Organisatie | Voerendaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Voerendaal 2010 |
Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Voerendaal 2010 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Financiën |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-02-2011 | 01-02-2015 | Nieuwe regeling | 25-01-2011 Weekblad Parkstad, 09-02-2011 | 11.000619 |
De budgethouder c.q. budgetbeheerder is bevoegd tot onderhandelen, (besluitvorming inzake) het aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten ten behoeve van leveringen, diensten en werken ten aanzien van aan hem/haar toegewezen producten binnen een vastgestelde begrotingspost, mits volgens het gemeentelijk aanbestedingsbeleid enkelvoudig onderhands mag worden gegund en voor zover gemandateerd in het mandaatbesluit.
De budgetbeheerder is verplicht de budgethouder onmiddellijk te informeren omtrent de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden (zowel in hoeveelheden als in tijd) en kostendekkingspercentages en overige kengetallen.
De budgethouder c.q. budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een tijdige en juiste registratie in de financiële administratie van de gemeente Voerendaal van op zijn budgetten betrekking hebbende ontvangen facturen (uitgaven) en uitgaande nota's (inkomsten). De norm voor de verwerkingstijd van facturen is tot maximaal 1 week voor uiterste betaaldatum van betreffende factuur. Voor uitgaande nota's geldt dat deze, onmiddellijk na bekend worden van de vordering, worden doorgegeven aan de financiële administratie ter registratie.
De budgethouder is verantwoordelijk voor verstrekking van alle actuele gegevens en stukken die ten behoeve van een adequate planning & control cyclus nodig zijn. Hij stelt, in samenwerking met het MT en met ondersteuning van de financieel adviseurs, zodanige organisatorische maatregelen vast dat hieraan kan worden voldaan.
Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico's. Hiertoe wordt o.a. gerekend het benoemen van risico's, het waar mogelijk bepalen van de omvang van het risico en het nemen van maatregelen ter beperking van de risico's.
De functie van budgetbeheerder is onverenigbaar met de functies van “medewerker financieel beheer” en “medewerker betalingsverkeer en treasurer” (de kassier), evenals met de functie “medewerker financiën”.
Afwijkingen tussen budget en verwachte realisatie worden door de budgethouder, op basis van prognoses, vooraf via de directeur voor besluitvorming voorgelegd aan het college. Het gaat hierbij om afwijkingen in zowel positieve als negatieve zin en waarbij te leveren prestaties en ingezette middelen altijd in samenhang worden bezien.
Er wordt via de directeur en het college van burgemeester en wethouders gerapporteerd aan de raad op de drie in de planning en control cyclus opgenomen momenten (voor- en najaarsrapportage en jaarrekening). Dit gebeurt volgens het “geen bericht, is goed bericht” principe. Indien noodzakelijk wordt er via de directeur en het college van burgemeester en wethouders tussentijds gerapporteerd. Naast de afdelingsplanning, de voortgang van het beleid en de bedrijfsvoering, maakt budgetcontrol onderdeel uit van de te behandelen onderwerpen in de periodieke managementgesprekken tussen de directeur en de individuele afdelingshoofden.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze regeling is niet mogelijk. In onvoorziene spoedeisende gevallen, waarin onverwijld handelen geboden is, handelt de budgethouder in de geest van dit besluit. Waar nodig kan de directeur nadere regels stellen over de manier van uitvoering van de regeling. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.