Budgethoudersregeling gemeente Voerendaal 2010

Begripsbepaling en algemene uitgangspunten.

• 1.

  Onder budget wordt verstaan een door het bestuur goedgekeurd bedrag, met de daarbij behorende taakstelling, en onderdeel uitmakend van de productenbegroting.

• 2.

  De productenbegroting is een verzameling van kosten en opbrengsten inclusief bijbehorende taakstelling, ontleend aan de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting.

• 3.

  Een taakstelling is de opdracht om met een daarvoor toegekend budget een afgesproken prestatie te leveren.

• 1.

  Het afdelingshoofd is budgethouder.

• 2.

  De budgethouder is voor het college van burgemeester en wethouders en de directeur aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

• 3.

  Het budget geldt per (begrotings)jaar.

• 4.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer personen dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één product met bijbehorend budget.

• 5.

  Schuiven met budgetten tussen producten binnen een programma is aan het College.

• 6.

  Schuiven met budgetten binnen een product is aan de budgethouder en geldt alleen voor de directe kosten en opbrengsten.

   

Bevoegdheden.

• 1.

  Vaststellen of wijzigen van programma's en programmabudgetten, het beslag op algemene middelen en het vormen, (her)bestemmen en aanwenden van reserves is een bevoegdheid van de gemeenteraad.

• 2.

  Het vaststellen of wijzigen van producten en productbudgetten, en het vormen en aanwenden van voorzieningen is een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders.

• 1.

  Met inachtneming van artikel 2.2 wordt de budgetbevoegdheid namens de budgethouder uitgeoefend door de budgetbeheerder.

• 2.

  Budgetbeheerder is hij/zij die conform de financiële administratie als zodanig is gekoppeld aan een product uit de begroting.

• 3.

  De budgetbevoegdheid kan alleen per product worden overgedragen.

• 4.

  Ten behoeve van de uitoefening van de onder artikel 4.1 genoemde bevoegdheid door de budgetbeheerder, kan de budgethouder in schriftelijke werkafspraken aanvullende c.q. beperkende voorwaarden stellen.

• 5.

  Bij afwezigheid van de budgetbeheerder treedt de budgethouder op als vervanger.

• 1.

  De budgethouder c.q. budgetbeheerder is bevoegd tot onderhandelen, (besluitvorming inzake) het aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten ten behoeve van leveringen, diensten en werken ten aanzien van aan hem/haar toegewezen producten binnen een vastgestelde begrotingspost, mits volgens het gemeentelijk aanbestedingsbeleid enkelvoudig onderhands mag worden gegund en voor zover gemandateerd in het mandaatbesluit.

• 2.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder c.q. budgetbeheerder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling.

• 3.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 13.2 mogen verplichtingen alleen worden aangegaan met inachtneming van geldende gemeentelijke voorschriften en beleid (zoals verordening art. 212 gemeentewet, nota inkoop- en aanbestedings-beleid).

• 4.

  Voor verplichtingen, groter dan € 5.000,-- is tevens de schriftelijke goedkeuring van de budgethouder noodzakelijk. Voor verplichtingen, kleiner dan € 5.000,--, kunnen in de in artikel 4.4 bedoelde schriftelijke werkafspraken aanvullende c.q. beperkende voorwaarden worden gesteld.

• 5.

  Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de aangewezen budgethouder c.q. budgetbeheerder.

   

Verplichtingen.

• 1.

  Budgethouders c.q. budgetbeheerders zorgen ervoor, dat de hen toebedeelde budgetten voor die activiteiten ter realisatie van de producten worden ingezet, waartoe zij op basis van onderbouwde (prijs x hoeveelheid) voorcalculaties in de begroting zijn opgenomen.

• 2.

  Budgethouders c.q. budgetbeheerders zorgen voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en leggen verantwoording af over het doelmatig en rechtmatig gevoerde beheer.

• 1.

  De budgetbeheerder is verplicht de budgethouder onmiddellijk te informeren omtrent de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden (zowel in hoeveelheden als in tijd) en kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

• 2.

  De budgethouder draagt zorg voor het verstrekken van de juiste informatie aan de directeur omtrent afwijkingen van budgetten.

• 3.

  De directeur informeert het college van burgemeester en wethouders over de in artikel 7.2 genoemde afwijkingen.

• 4.

  De budgethouder c.q. de budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaft hieromtrent de nodige informatie. Hij is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten.

De budgethouder c.q. budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een tijdige en juiste registratie in de financiële administratie van de gemeente Voerendaal van op zijn budgetten betrekking hebbende ontvangen facturen (uitgaven) en uitgaande nota's (inkomsten). De norm voor de verwerkingstijd van facturen is tot maximaal 1 week voor uiterste betaaldatum van betreffende factuur. Voor uitgaande nota's geldt dat deze, onmiddellijk na bekend worden van de vordering, worden doorgegeven aan de financiële administratie ter registratie.

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor verstrekking van alle actuele gegevens en stukken die ten behoeve van een adequate planning & control cyclus nodig zijn. Hij stelt, in samenwerking met het MT en met ondersteuning van de financieel adviseurs, zodanige organisatorische maatregelen vast dat hieraan kan worden voldaan.

• 2.

  De budgethouder c.q. budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een tijdige en volledige informatie-verstrekking voor begroting, voor- en najaarsrapportage en jaarrekening conform jaarplanning.

• 3.

  De budgethouder c.q. budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de onderbouwing (waarvoor is budget bedoeld) en analyse (waarom is er sprake van een afwijking ten opzichte van vorige jaarschijf) van de producten in de begroting.

• 4.

  De budgethouder c.q. budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de

• 5.

  De budgethouder c.q. budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de analyse van afwijkingen in de jaarrekening (waarom is er sprake van een afwijking van de begroting).

Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico's. Hiertoe wordt o.a. gerekend het benoemen van risico's, het waar mogelijk bepalen van de omvang van het risico en het nemen van maatregelen ter beperking van de risico's.

Spelregels.

De functie van budgetbeheerder is onverenigbaar met de functies van “medewerker financieel beheer” en “medewerker betalingsverkeer en treasurer” (de kassier), evenals met de functie “medewerker financiën”.

• 1.

  Niet bestede budgetten (doelmatigheid) of budgetten van niet geleverde prestaties (doeltreffendheid) gaan naar de algemene middelen.

• 2.

  Afwijkingen tussen budget en verwachte realisatie worden door de budgethouder, op basis van prognoses, vooraf via de directeur voor besluitvorming voorgelegd aan het college. Het gaat hierbij om afwijkingen in zowel positieve als negatieve zin en waarbij te leveren prestaties en ingezette middelen altijd in samenhang worden bezien.

• 3.

  Er wordt via de directeur en het college van burgemeester en wethouders gerapporteerd aan de raad op de drie in de planning en control cyclus opgenomen momenten (voor- en najaarsrapportage en jaarrekening). Dit gebeurt volgens het “geen bericht, is goed bericht” principe. Indien noodzakelijk wordt er via de directeur en het college van burgemeester en wethouders tussentijds gerapporteerd. Naast de afdelingsplanning, de voortgang van het beleid en de bedrijfsvoering, maakt budgetcontrol onderdeel uit van de te behandelen onderwerpen in de periodieke managementgesprekken tussen de directeur en de individuele afdelingshoofden.

• 4.

  Van investeringsprojecten wordt onmiddellijk na gereedkomen van het project een eindverantwoording inclusief budgetrapportage opgesteld en via de directeur gerapporteerd aan het college van burgemeester en wethouders.

   

Slotbepalingen.

• 1.

  Beroep op eventuele onvolledigheid van deze regeling is niet mogelijk. In onvoorziene spoedeisende gevallen, waarin onverwijld handelen geboden is, handelt de budgethouder in de geest van dit besluit. Waar nodig kan de directeur nadere regels stellen over de manier van uitvoering van de regeling. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  De budgethouder c.q. budgetbeheerder dient zich tevens te houden aan het Besluit Begroting en Verantwoording en alle verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen, en alle overige interne en externe voorschriften.

De budgethoudersregeling treedt in werking met ingang van de dag na de dag van bekendmaking. Dit besluit kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Voerendaal 2010”.