Persoonlijke Ontwikkelingsplan

Regels terugbetaling kosten, gemaakt voor scholing in het kader van het Persoonlijke Ontwikkelingsplan (POP)

In geval er sprake is van een meerdaagse opleiding, leergang, training of cursus wordt door de ambtenaar een studiecontract ondertekend.

Naast afspraken over keuze van opleidingsvorm of –instituut, de periode gedurende welke een studie gevolgd wordt en de minimaal te behalen resultaten worden in het studiecontract bepalingen opgenomen met betrekking tot de omstandigheden waaronder, de gevallen waarin en in welke mate door de ambtenaar terugbetaling van de van gemeentewege gemaakte kosten plaats zal vinden.

Deze bepalingen luiden als volgt:

• I

  Indien de ambtenaar de studie onderbreekt, voortijdig afbreekt, dan wel binnen een periode van twee jaren na afronding van de studie de gemeente Sittard-Geleen verlaat (voortijdig vertrek), waardoor aan de in het studiecontract vastgelegde afspraken niet kan worden voldaan, dan wordt de ambtenaar verplicht tot terugbetaling van een gedeelte van de van gemeentewege in verband met deze studie gemaakte resp. nog te maken kosten.

  • a

    Bij het onderbreken van de studie komen de meerkosten die verband houden met de onderbreking voor 50% voor rekening van de ambtenaar.

  • b

    Bij het voortijdig afbreken van de studie komen 50% van de voor de studie gemaakte kosten voor rekening van de ambtenaar.

  • c

    Bij voortijdig vertrek uit de organisatie, anders dan in het kader van goedgekeurd gemeentelijk mobiliteitsbeleid, komen 50% van de voor de studie gemaakte kosten voor rekening van de ambtenaar, met dien verstande dat wanneer na de afronding van de studie ten minste één jaar is verstreken, de verplichting tot terugbetaling beperkt blijft tot 1/24 gedeelte van de totale kosten voor iedere volle maand die aan de termijn van twee jaren ontbreekt.

• II

  De plicht tot terugbetaling komt voor de ambtenaar te vervallen dan wel wordt qua hoogte naar beneden bijgesteld, indien na afweging van alle in het geding zijnde belangen in redelijkheid niet resp. slechts tot een zekere hoogte van de ambtenaar gevergd kan worden dat hij zich aan het studiecontract houdt. De bewijslast in dezen rust volledig bij de ambtenaar.

• III

  Over de wijze van terugbetaling worden tussen de ambtenaar en diens leidinggevende nadere afspraken gemaakt met dien verstande dat de termijn waarin aan de terugbetalingsverplichting moet zijn voldaan, niet langer is dan de tijd gedurende welke de ambtenaar de studie ten aanzien waarvan de terugbetalingsverplichting geldt, daadwerkelijk heeft gevolgd.

Instructie reis- en verblijfkosten in het kader van studiecontract POP

De afspraken die in het kader van de Persoonlijke Ontwikkelingsplannen tussen leidinggevenden en medewerkers over te volgen opleidingen worden gemaakt, behelzen dat de te maken kosten voor rekening van de gemeente komen. Dit staat geregeld in het vierde lid van artikel 17:1:1 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van onze gemeente. Voor wat betreft de kosten van de overeengekomen opleiding is het vaak helder waaruit die kosten bestaan. Ten aanzien van de met het volgen van de opleiding verband houdende reis- en verblijfkosten kan onduidelijkheid ontstaan, indien daarover niet van tevoren specifieke afspraken worden gemaakt. Het gaat hierbij om maatwerk (zie hiervoor onderste tekstblok) of anders gezegd: redelijkerwijs in verband met de te volgen opleiding te maken extra kosten. Met extra kosten worden in dit verband kosten bedoeld die uitgaan boven uitgaven waarvan het als normaal mag worden aangenomen dat deze tijdens reguliere werkdagen voor eigen rekening worden gemaakt.

Als het gaat om afspraken over te maken reis- en verblijfkosten kunnen de regels volgens het Reisbesluit van deze gemeente als kader worden gebruikt voor de maximaal overeen te komen vergoedingen. Dit houdt in dat, afhankelijk van de omstandigheden, afspraken gemaakt moeten kunnen worden die op een redelijke wijze voorzien in tegemoetkoming van de extra kosten verband houdend met het volgen van de opleiding. Het plafond voor deze afspraken wordt dus gevormd door de bepalingen in het lokale reisbesluit. Het tijdig maken van afspraken in dit opzicht voorkomt onduidelijkheid en eventueel onenigheid over de uiteindelijk te declareren kosten.

Maatwerk betekent dat bijvoorbeeld een wekelijkse treinreis naar Roermond gedurende een cursusjaar niet persé in de eerste klasse hoeft plaats te vinden. Een gezamenlijke reis met enkele collega’s naar een bepaald seminar of symposium vraagt misschien wel om de relatieve rust van een eerste klasse coupé. Indien het verblijf bij het opleidingsinstituut inhoudt, dat een meegenomen lunchpakket voor voldoende “overbrugging” zorgt totdat na thuiskomst op een redelijk tijdstip nog een warme maaltijd genoten kan worden, dan onderscheidt zich de situatie niet wezenlijk van een normale werkdag. De vraag of hier dan sprake is van extra kosten in verband met het volgen van een studie, zou in dit geval negatief beantwoord moeten worden. In bepaalde gevallen zou bezien kunnen worden of de dagcomponent aangesproken zou moeten worden voor het maken van kosten voor een kopje koffie op het perron of in de trein. Al met al is het de bedoeling dat op een verantwoorde wijze met de kosten van de gemeente wordt omgegaan. Extra bevoordeling van de medewerker is niet aan de orde; van de andere kant hoeft betrokkene met een reële, zakelijke opstelling er niet bij in te schieten.