Instructie voor de gemeentesecretaris

Artikel 1 Algemene taken

• Behoudens de taken die hem in de Gemeentewet worden opgedragen, verricht de gemeentesecretaris de volgende taken:

• 1.

  De gemeentesecretaris, hierna te noemen de secretaris, is de eerste adviseur van het college en van de burgemeester.

• 2.

  De secretaris is algemeen directeur van de ambtelijke organisatie en als zodanig daarvoor de eindverantwoordelijke ten opzichte van het college.

• 3.

  De secretaris vormt de verbindende schakel tussen de in het eerste lid genoemde bestuursorganen en de ambtelijke organisatie. In die rol is hij het eerste aanspreekpunt voor deze bestuursorganen met betrekking tot de uitvoering van het door hen gevoerde bestuur.

• 4.

  De secretaris is voorzitter van de directie.

Artikel 2 Ambtelijke bijstand aan de griffier

• 1.

  De secretaris voldoet in zijn functie van algemeen directeur zoveel mogelijk aan verzoeken om ambtelijke bijstand van de raadsgriffier. Voorschriften hierover worden gesteld bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

• 2.

  De secretaris heeft regelmatig overleg met de griffier over de afstemming van hun beider werkzaamheden.

Artikel 3 Ondersteuning commissies

Aan door het college en door de burgemeester ingestelde bijzondere commissies biedt de secretaris zo nodig ondersteuning.

Artikel 4 Ondersteuning van het college

De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester ter zake, zorg voor de goede voorbereiding van de vergaderingen van het college. Daartoe:

• a.

  draagt hij er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitvoeren;

• b.

  ziet hij toe op een gedegen en tijdige advisering aan het college;

• c.

  is hij verantwoordelijk voor een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

Artikel 5 Ondersteuning van de burgemeester

• 1.

  De secretaris staat de burgemeester bij de bevordering van de eenheid van het collegebeleid

  ter zijde.

• 2.

  Hij bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de gemeentelijke

  bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

• 3.

  Hij is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van het functioneren van het college

  als collegiaal bestuur.

Artikel 6 Inlichtingen verkrijgen

De secretaris heeft het recht en de plicht van alle aan het college ondergeschikte ambtenaren de inlichtingen te verkrijgen die voor een goede invulling van zijn taak nodig zijn.

Artikel 7 Algemeen directeur, taken

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor de coördinatie van de beleidsinhoudelijke advisering aan het college.

• 2.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van de directie heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    de kwaliteit van de ambtelijke advisering aan en de ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • c.

    de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  • d.

    de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen;

  • e.

    de kwaliteit van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie.

Artikel 8 Vervanging

• 1.

  De secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de adjunct-directeur die daarmee eerste loco-secretaris is.

• 2.

  Bij afwezigheid van de eerste loco-secretaris wordt de secretaris vervangen door de concerncontroller.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1.

  Deze instructie treedt in werking met ingang van de eerste dag na publicatie.

• 2.

  Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de gemeentesecretaris’.

   

  Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 5 juli 2011.

  burgemeester en wethouders van Olst-Wijhe,

  de loco-secretaris, de burgemeester,

  G.F. Grashof A.G.J. Strien.