CVDR106102_1Archiefverordening van Nieuwkoop 2007nlregelingNieuwkoop2018-11-29NieuwkoopGemeenteblad, 06-07-2011, 27Archiefverordening van Nieuwkoop 2007Archiefwet 1995, art. 30, lid 1, art. 31, art. 32, lid 2, art. 35, lid 1, art. 36, art. 37, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2007-05-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2007-01-012007-01-012018-07-01nieuwe regeling2007-0058Geen.De Archiefverordening Liemeer 2004, de Archiefverordening Ter Aar 2004 en de Archiefverordening Nieuwkoop 1997 worden ingetrokken.Archiefverordening van Nieuwkoop 2007HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:de wet: de Archiefwet 1995;a. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; b. het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwkoopc. de archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Rijnlands Midden;d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 7.1 van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden jo. artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris;e. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;f. beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaatsArtikel2De in artikel 31/36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in gedeelten van het perceel Burgemeester Visserpark 28 te Alphen aan den Rijn (Streekarchief Rijnlands Midden).HoofdstukIIIDe zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel3Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel4Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.Artikel5Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel61Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel7Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.Artikel9Het college doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30/35 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel10Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel11Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.Artikel12Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel13Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel14De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.Artikel15Het college kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.Artikel16De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.HoofdstukVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welkeArtikel17De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel18De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32/37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel191De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel20De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college/het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel21De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.Artikel22De archivaris doet eenmaal per jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukVISlotbepalingenArtikel23De Archiefverordening Liemeer 2004, de Archiefverordening Ter Aar 2004 en de Archiefverordening Nieuwkoop 1997 worden ingetrokken.Artikel24Deze verordening treedt in werking met ingang van (datum raadsbesluit) en werkt terug tot 1 januari 2007Artikel25Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Nieuwkoop 2007.