Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Grave

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. AccountantEen door de raad aangewezen;• registeraccountant;• accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten;• organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b. AccountantscontroleDe controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad aangewezen accountant van:• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;• het in overeenstemming zijn van de door het college van B&W opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;• de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

c. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontroleHet overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

d. DeelverantwoordingEen in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad aan te wijzen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar, met een mogelijkheid tot verlenging voor een nieuwe periode van vier jaar.

• 2

  Het college van B&W bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening;b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties);c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;g. de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4

  In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college van B

• 1

  Het college van B&W is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2

  Het college van B&W draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3

  Bij de jaarrekening bevestigt het college van B&W schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4

  Het college van B&W overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juli aan de raad.

• 5

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van B&W aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern)controller en de afdelingsmanager Bedrijfsvoering.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van B&W draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van B&W draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3

  Het college van B&W draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1

  Het college van B&W kan de door de raad aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college van B&W informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2

  Het college van B&W draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college van B&W is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3

  Het college van B&W draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college van B&W bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

• 1

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college van B&W.

• 2

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijke beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de manager van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is en de manager afdeling Bedrijfsvoering dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college van B&W voorgelegd met de mogelijkheid voor het college van B&W om op deze stukken te reageren.

• 4

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2011, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2010 en later.

• 2

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Controleverordening gemeente Grave 2004” vastgesteld door de raad op 16 december 2003.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Grave 2011”.