Organisatie | Capelle aan den IJssel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling vertrouwenspersonen Capelle aan den IJssel 2009 |
Citeertitel | Regeling vertrouwenspersonen Capelle aan den IJssel 2009 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-08-2009 | nieuwe regeling | 14-07-2009 IJsselpost, 05-08-2009 | Besluitenlijst B&W van 14 juli 2009 |
Het bevoegd gezag verschaft de vertrouwenspersoon de middelen, faciliteiten en scholing die voor een goede uitoefening van de functie nodig zijn.
Toelichting Regeling vertrouwenspersonen gemeente Capelle aan den IJssel 2009
De functie 'vertrouwenspersoon' werd in 1994 voor het eerst formeel geïntroduceerd in de Memorie van Toelichting op het toen nieuwe artikel in de Arbo-wet inzake seksuele intimidatie. In de Klachtenregeling seksuele intimidatie, door de raad vastgesteld in 1999, is voor de eerste keer de vertrouwenspersoon geïntroduceerd. Inmiddels heeft de vertrouwenspersoon ook een rol toebedeeld gekregen in de Regeling Klokkenluiders en Procedureregeling beoordelen.
Om te voorkomen dat in elke bestaande of toekomstige regeling waarin de vertrouwenspersoon wordt genoemd de benoeming, taken en bevoegdheden moeten worden opgenomen is er voor gekozen een aparte regeling voor de vertrouwenspersoon vast te stellen. Dit schept niet alleen duidelijkheid voor de vertrouwenspersonen zelf maar voorkomt ook dat er afwijkingen in taakomschrijving en bevoegdheden in verschillende (toekomstige) regelingen (gaan) ontstaan.
Mocht in een regeling nu of in de toekomst een taak aan de vertrouwenspersoon worden toebedeeld dan kan voor de uitoefening van die taak worden verwezen naar deze regeling.
Toelichting artikel 1 Begripsbepalingen
Deze bepaling spreekt voor zich.
Deze bepaling spreekt voor zich.
Onder het indienen van een klacht wordt tevens verstaan een melding van een vermoeden van een misstand zoals bedoeld in de Regeling Klokkenluiders. Op deze melding zijn de bepalingen van de Regeling Klokkenluiders van toepassing.
Voor een omschrijving van dit begrip wordt verwezen naar de omschrijving in de Klachtenregeling ongewenst gedrag gemeente Capelle aan den IJssel.
Sub e: vermoeden van een misstand
Deze bepaling spreekt voor zich.
Een ieder die werkzaam is of is geweest in of voor de gemeente een klacht indienen. Dit betekent dat ook degenen die niet zijn aangesteld als ambtenaar, maar bijvoorbeeld werkzaam zijn als stagiair, vrijwilliger of als uitzendkracht een klacht in kunnen dienen.
Net als de klager dient ook de aangeklaagde werkzaam te zijn of te zijn geweest in de organisatie van de gemeente. Ook tegen degenen die niet zijn aangesteld als ambtenaar, maar bijvoorbeeld werkzaam zijn als stagiair, vrijwilliger of als uitzendkracht kan een klacht worden ingediend.
Opgemerkt wordt dat de behandeling van een klacht tegen een voormalig medewerker of een externe medewerker zijn beperkingen kent omdat aan hen niet dezelfde verplichtingen kunnen worden opgelegd of omdat een ex-medewerker bijvoorbeeld niet meer te traceren is.
Lid 1: de aanwijzing van de vertrouwenspersoon geschiedt door het college. Het betrekken van de ondernemingsraad bij het aanwijzen van de vertrouwenspersoon draagt bij aan het vertrouwen dat de medewerkers in hem kunnen stellen.
Lid 2: om de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon zo veel als mogelijk te waarborgen is in deze bepaling opgenomen dat hij geen verantwoording schuldig is aan zijn eigen leidinggevende maar aan het hoogste gezag binnen de organisatie.
Het zijn van vertrouwenspersoon binnen de gemeente Capelle aan den IJssel is een nevenfunctie. Om de functie goed uit te kunnen oefenen zal de vertrouwenspersoon door het college in de gelegenheid worden gesteld deze functie om zijn taak naar behoren te kunnen uitoefenen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een ruimte waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd kunnen worden, een dossierkast die afgesloten kan worden, de mogelijkheid om op de intranetpagina voorlichting te geven en een budget voor scholing. Ook het tijdsaspect speelt een rol. De vertrouwenspersoon moet niet alleen voldoende tijd hebben om individuele gevallen zorgvuldig te kunnen behandelen, maar ook tijd om te overleggen met andere vertrouwenspersonen in de organisatie en deel te nemen trainingen e.d.
De vertrouwenspersoon is het eerste opvang- en aanspreekpunt voor de medewerker die geconfronteerd is met ongewenst gedrag. Samen met de klager wordt bezien welke actie wordt ondernomen. Soms zal de klager het ongewenste gedrag alleen willen melden; soms zal deze om advies vragen om het probleem zelf te kunnen oplossen. Een en ander is geheel afhankelijk van de situatie.
Het is de taak van de vertrouwenspersoon naar een informele oplossing van de problematiek
te zoeken. Uit de praktijk is gebleken dat dit vaak lukt. In sommige gevallen is dit echter niet mogelijk.
Zo is een informele oplossing niet mogelijk of gewenst als er sprake is van recidive, de aard van de kwestie zich niet leent voor informele oplossing (bijvoorbeeld in geval van aanranding, verkrachting) of de klager duidelijk maakt een formele klacht bij de klachtencommissie te willen indienen.
De nazorg bestaat er bijvoorbeeld uit dat de vertrouwenspersoon bij de klager informeert of het ongewenste gedrag definitief is gestopt.
In de praktijk is gebleken dat de vertrouwenspersoon ook wel eens om advies wordt gevraagd bij een prive/persoonlijk probleem van een medewerker. Bewust is er voor gekozen deze mogelijkheid open te houden (letter g).
Medewerkers moeten de vertrouwenspersoon kunnen vinden en moeten weten wat een vertrouwenspersoon kan doen voordat zij zich tot hem wenden. Het bestaan van de vertrouwenspersoonfunctie moet actief en bij herhaling worden uitgedragen, bijvoorbeeld via het intranet.
Lid 1: Om een volledig en goed beeld van de situatie te krijgen is het noodzakelijk dat de vertrouwenspersoon bevoegd is alle bij de zaak betrokken personen te spreken.
Lid 2: Het kan voorkomen dat de vertrouwenspersoon het noodzakelijk vindt een externe deskundige, bijvoorbeeld een jurist, te raadplegen. Omdat hier (hoge) kosten aanverbonden kunnen zijn dient hij hiervoor vooraf toestemming te vragen aan het college.
Lid 3: De situatie kan zich voordoen dat de vertrouwenspersoon van oordeel is dat hij zich niet onpartijdig kan opstellen. In dat geval moet hij de mogelijkheid hebben om zich te ontrekken aan zijn taak. In dat geval dient hij de klager door te verwijzen naar één van de andere vertrouwenspersonen binnen de organisatie.
Lid 4: Om belangenverstrengeling te voorkomen kan het ongewenst zijn dat de vertrouwenspersoon en de klager voor dezelfde afdeling of unit zijn. Dit zal zich met name voordoen als de klacht zich richt tegen de leidinggevende van zowel klager als vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon kan zich in dat geval aan zijn taak onttrekken.
Lid 1: De klager moet erop kunnen vertrouwen dat de vertrouwenspersoon zorgvuldig omgaat met zijn persoonsgegevens en zijn privacy respecteert. Daarom verzamelt en verwerkt de vertrouwenspersoon alleen persoonsgegevens die voor het doel waarvoor deze verkregen en noodzakelijk zijn en zorgt hij ervoor dat deze gegevens 'niet op straat' komen te liggen.
Lid 2: Deze bepaling verplicht de vertrouwenspersoon om geheimhouding te bewaren over zaken die hij in zijn functie komt te weten. Het spreekt voor zich dat deze geheimhouding niet vervalt na beeindiging van zijn aanwijzing.
In lid 2 wordt bewust alleen gesproken van privacy m.b.t. tot een klacht over ongewenst gedrag. Een melding van een vermoeden misstand is namelijk van een andere aard. Bij een misstand, denk bijvoorbeeld aan corruptie of fraude, is niet meer alleen het individuele belang van de klager aan de orde maar een groter, bedrijfsbelang. In een dergelijk geval zal het college op de hoogte gesteld moeten worden van de misstand. Overigens kan de medewerker de vertrouwenspersoon wel verzoeken zijn identiteit bij het college niet bekend te maken (artikel 2 lid 2 van de Regeling Klokkenluiders).
Door het opstellen van een verslag ontstaat inzicht in de aard en hoeveelheid van de klachten en/of meldingen. Met de verkregen informatie kunnen vervolgens knelpunten benoemt worden en kunnen aanbevelingen gedaan worden ter bestrijding en voorkoming van ongewenst gedrag.
Om te bewerkstelligen dat de vertrouwenspersoon zijn functie volledig onafhankelijk kan uitvoeren moet hij niet hoeven te vrezen voor zijn rechtspositie. Een benadelingsverbod is daarom noodzakelijk.