CVDR104708_1Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsnlregelingWinsum2011-06-22WinsumDe Wiekslag, 25-10-2011Archiefverordening van de gemeente Winsum 2011Archiefwet 1995, art. 30, lid 1 en art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2011-09-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2011-10-26Nieuwe regelingOnbekendBesluit informatiebeheer van de gemeente Winsum 2011Deze regeling vervangt de Archiefverordening van de gemeente Winsum 1997Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Agendanummer: Vergadering: 5 juli 2011De Raad van de gemeente Winsum;gezien het voorstel van burgemeester en wethouders;gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995b e s l u i t :vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:b.gemeentelijke organende overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c.archiefbewaarplaatsde overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;d.beheerderdegene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;e.beheereenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;f.informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;a.de regelingde Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; g.de wetde Archiefwet 1995.HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.Artikel8Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIIISlotbepalingenArtikel9De Archiefverordening van de gemeente Winsum 1997 wordt ingetrokken.Artikel10Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.Artikel11Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Winsum 2011.Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van 13 september 2011.De raad voornoemd,voorzitter,griffie,Memorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden,die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr 70 + wijziging Stcrt. 2010, nr 17967).Artikelsgewijze toelichtingArtikel1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel2De regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit informatiebeheer. Artikel5De regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer. Artikel8Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad tenminste manier tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.