Beheersverordening gemeente Wijchen 2001

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  organisatie-eenheid;

• ongeacht

  het  bepaalde in de Organisatieverordening 2001 wordt de gemeentelijke organisatie financieel beschouwd als één organisatie-eenheid

• b.

  administratie;

• het

  systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  financiële administratie

• het

  systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een organisatie-eenheid daarbinnen, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1.

  de financieel-economische positie;

• 2.

  het beheer van de vermogenswaarden;

• 3.

  de uitvoering van de begroting;

• 4.

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• alsmede

  tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• d.

  administratieve organisatie:

• het

  stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het instandhouden van de goede werking van de administratie.

• e.

  management control-systeem;

• het

  geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.

• f.

  beheer van de vermogenswaarden:

• het

  uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de gemeentelijke middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term beheer.

• g.

  rechtmatigheid;

• de

  formele en materiële juistheid van een administratieve verantwoording c.q. de formele juistheid van het beheer.

• Formele

  juistheid:

• De

  (administratieve) handelingen en/of beheersdaden zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheden van de handelende functionaris en overeenkomstig de daarvoor gegeven (wettelijke en andere) voorschriften; met name het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebuik van regelingen voor zover er financiële consequenties verbonden zijn aan het misbruik of oneigenlijk gebruik.

• Materiële

  juistheid:

• De

  verantwoording of administratie is in overeenstemming met de werkelijkheid.

• h.

  doelmatigheid

• binnen

  de kaders van de beleidsuitgangspunten van de raad handelt het college zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van de gemeenteraad.

• Bij

  het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend. Het gaat hierbij om:

• •

  het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten gegeven een gewenst kwaliteitsniveau;

• •

  de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de activiteiten;

• •

  het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van activiteiten

• i.

  middelenbeleid- en plannen;

• beleid

  en plannen voor personeel, financiën, organisatie, informatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.

Artikel 2 Organisatie van beheer en administratie

• 1.

  De organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en het in stand houden van een deugdelijke administratieve organisatie.

• 3.

  Bij de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college het gestelde in deze verordening in acht.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor financieel beheer en de financiële administratie

• 1.

  De verantwoordelijkheid voor het financieel beheer en de financiële administratie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders

• 2.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders berust de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het financieel beheer en de financiële administratie bij de afdelingsmanager financiën.

• 3.

  De in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie. Het college van burgemeester en wethouders mandateert het opzetten en het instandhouden van de administratieve organisatie aan de afdelingsmanagers.

• 4.

  De administratieve organisatie wordt vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand- en procedureboeken.

Artikel 4 Administratie

• 1.

  De administratie van de gemeente bestaat uit de administratie van de gemeente als één geheel met de mogelijkheid om voor organisatieonderdelen een verbijzonderde subadministratie te voeren.

• 2.

  De administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.

• 3.

  Bij de inrichting en de werking van de financiële administratie dient te worden voldaan aan het gestelde in het Besluit gemeentelijke Comptabiliteitsvoorschriften.

• 4.

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

  • •

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden;

  • •

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onroerendgoedbezit, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;

  • •

    het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;

  • •

    het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid;

  • •

    het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • •

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.

Artikel 5 Administratieve organisatie

• 1.

  De opzet en de werking van de administratieve organisatie zijn gericht op het waarborgen van:

  • •

    de economisch verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);

  • •

    het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;

  • •

    de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering c.q. de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.

• 2.

  De opzet en werking van de administratieve organisatie dienen zodanig te zijn dat deze dienstbaar zijn en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.

• 3.

  Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

• 4.

  Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient onder meer een beschrijving te worden vastgesteld aan de wijze waarop tussen het college van burgemeester en wethouders en de leiding van de afdelingen afspraken worden gemaakt over:

  • •

    de te leveren prestaties;

  • •

    de daarvoor beschikbaar te stellen middelen

  • •

    de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van de activiteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.

• 5.

  De accountant toetst steekproefsgewijze de opzet van de administratieve organisatie en de werking van de interne controle.

Artikel 6 Functionarissen

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan als: concerncontroller, administrateur, beheerder gemeentefinanciën en kashouder(s) alsmede hun respectievelijke plaatsvervangers.

• 2.

  De beheerder gemeentefinanciën wordt door het college aangewezen als ambtenaar bedoeld in art. 231, lid 2c van de Gemeentewet (de gemeente-ambtenaar belast met de invordering van gemeentelijke belastingen).

• 3.

  De functies van concerncontroller en administrateur zijn onverenigbaar met die van beheerder financiën en van kashouder, alsmede met enige, de functiescheiding wezenlijk belastende, andere functie. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.

Artikel 7 Concerncontroller

• 1.

  De concerncontroller is, onverlet de in artikel 3, lid 1 en 2, aangeduide verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders, belast met :

  • •

    de financiële planning op gemeenteniveau en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;

  • •

    De aansluiting van de gemeentebegroting op de daaraan ten grondslag liggende afdelingsplannen en beheersplannen;

  • •

    het opstellen van periodieke rapportages op gemeenteniveau;

  • •

    de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

  • •

    het signaleren van omissies bij de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle);

  • •

    het opzetten en doen functioneren van een budgetsysteem;

  • •

    het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie in het algemeen en, meer in het bijzonder, van de algemene dienst;

  • •

    de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens. Hij/zij bewerkt deze gegevens zodanig dat deze geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten bij de algemene dienst voor het betrokken management en voor de sturing en beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;

  • •

    de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om het college van burgemeester en wethouders c.q. de raad in staat te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;

  • •

    de verslaggeving ten behoeve van het bestuur en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering ;

  • •

    het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van gemeentelijke debiteuren.

• 2.

  De concerncontroller heeft onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de leiding van de afdelingen een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het financieel beheer en de financiële administratie. De concerncontroller toetst (laat toetsen) in dit kader de opzet en de werking van de administratieve organisatie en interne controle.

• 3.

  De concerncontroller ondersteunt de afdelingen bij het opzetten en doen functioneren van de administratieve organisatie en interne controle.

• 4.

  Indien de concerncontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van de betreffende afdeling. Zo nodig legt hij/zij zelfstandig voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.

• 5.

  De concerncontroller kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.

• 6.

  Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concerncontroller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven.

• 7.

  De concerncontroller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

Artikel 8 Administrateur

• 1.

  De administrateur heeft de zorg voor:

  • •

    het voeren van de financiële administratie;

  • •

    het opstellen van de periodieke financiële rapportages en van de rekening.

• 2.

  Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de administrateur de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de concerncontroller in acht.

• 3.

  De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie.

• 4.

  De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig aanleveren van de producten van c.q. de gegevens uit zijn administratie aan de concerncontroller.

Artikel 9 Informatieplicht

• 1.

  De concerncontroller en de administrateur worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de leiding van de afdelingen genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

• 2.

  De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de concerncontroller c.q. de administrateur alle gegevens en stukken die hij ten behoeve van de juiste verzorging van zijn administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaglegging nodig heeft. Zij stellen in overleg met hem en de verantwoordelijke leiding zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichtingen volledig wordt voldaan. De leiding ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

Artikel 10 Beheerder gemeentefinanciën

• 1.

  Het beheer van de geldmiddelen van de gemeente is opgedragen aan de beheerder gemeentefinanciën. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van gemeentelijke belastingen, de debiteuren van de algemene dienst en het mede doen van betalingen van de gemeente.

• 2.

  Het geldverkeer wordt zoveel mogelijk geleid via de girale weg. Het aanhouden van chartale kassen kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring van de concerncontroller, die terzake nadere richtlijnen vaststelt, plaatsvinden.

• 3.

  Alvorens betalingen te doen, vergewist de beheerder gemeentefinanciën zich ervan dat de opdrachten door bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd. Deze functionarissen zijn door het college van burgemeester en wethouders aangewezen.

• 4.

  Onder toezicht van de beheerder gemeentefinanciën zijn kashouders belast met de bewaring van chartale gelden.

Artikel 11 Coördinatie informatievoorziening

• 1.

  De gemeentebegroting en de –rekening worden opgesteld conform de geldende wettelijke bepalingen, het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.

• 2.

  Het opstellen gebeurt binnen het door het college van burgemeester en wethouders te stellen randvoorwaarden en tijdsplanning

• 3.

  De concerncontroller stelt in samenspraak met de administrateur een tijdsplanning op. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de begrotingsgegevens en de rekeningsgegevens alsmede andere relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de tijdigheid van de verstrekking van de gegevens door de verschillende sectoren te waarborgen.

Artikel 12 Verantwoording en décharge

• 1.

  De afdelingen stellen jaarlijks een rekening en een verslag over het gevoerde beheer op. Deze dienen voor het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Aanbieding van de rekening en het verslag door de leiding van de afdeling geschiedt binnen de door het college van burgemeester en wethouders gestelde termijn en conform de door hem gegeven richtlijnen.

• 3.

  Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheid en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

• 4.

  Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad, de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 november 2001.

• 2.

  Met ingang van dezelfde datum vervalt de “Verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het beheer van de geldmiddelen van de algemene dienst van de gemeente Wijchen” vastgesteld bij raadsbesluit van 26 mei 1988.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Beheersverordening gemeente Wijchen 2001”.