Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roosendaal;
Gelet op het bepaalde in artikel 19 van de Financiële verordening gemeente
Roosendaal 2008 en artikel 212 Gemeentewet
Overwegende dat de gemeente streeft naar een transparante bedrijfsvoering
die zich richt op kwalitatieve dienstverlening en een doelmatige en
doeltreffende inzet van mensen en middelen;
BESLUIT:
Vast te stellen de navolgende:
REGELING BUDGETBEHEER GEMEENTE ROOSENDAAL
Artikel 1. Definities
Artikel 1. Definities In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Raad: de gemeenteraad van de gemeente Roosendaal.
- b.
Griffier: de griffier als bedoeld in hoofdstuk VII paragraaf 3 van
de Gemeentewet.
- c.
College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente
Roosendaal
- d.
Directieteam: de leiding van de organisatie bestaande uit de
algemeen directeur en de directeuren.
- e.
Algemeen directeur: de gemeentesecretaris in zijn functie van hoofd
van de ambtelijke organisatie (is verantwoordelijk voor en
aanspreekbaar op het functioneren van de ambtelijke organisatie,
waaronder het bevorderen van de samenwerking en de communicatie
zowel binnen de organisatie als met de samenleving).
- f.
Teamleider: de medewerker die belast is met de dagelijkse leiding
van een team.
- g.
Programma: door de raad benoemde samenhangende activiteiten die zijn
opgenomen in de programmabegroting. Deze kunnen mogelijk team
overstijgend zijn.
- h.
Beleidsvelden: samenhangende producten waaraan middelen en
doelstellingen zijn toegekend.
- i.
Producten: door het college vastgestelde producten die noodzakelijk
zijn voor enerzijds invulling te geven aan de programma’s en
anderzijds voor de bedrijfsvoering.
- j.
Budget: samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaat- en
prestatieafspraken, waaronder kengetallen en prestatie-indicatoren,
en de daarvoor toegekende financiële middelen.
- k.
Masterbudgethouder: de algemeen directeur die verantwoordelijk is
voor en aanspreekbaar is op de juiste besteding en beheersing van de
budgetten.
- l.
Budgethouder: de teamleider die verantwoordelijk is voor de juiste
besteding en beheersing van het toegekende budget.
- m.
Deelbudgethouder: een schriftelijk door de budgethouder aangewezen
functionaris die bevoegd is onder verantwoordelijkheid van de
budgethouder taken met betrekking tot een aan hem toegekend budget
uit te voeren.
- n.
Team Administratie & Faciliteiten: is verantwoordelijk voor de
registratie van de budgetten in de financiële administratie.
- o.
Team Interne Dienstverlening & Communicatie: is verantwoordelijk
voor het proces van de financiële informatievoorziening.
- p.
De comptabele: is verantwoordelijk voor de betalingen en ontvangsten
ten laste c.q. ten gunste van de budgetten, dit met in achtneming
van de goedkeuring door de budgethouder en de regels zoals die in
het kader van de administratieve organisatie en interne controle
zijn opgesteld.
- q.
Rechten en verplichtingen: onder rechten, respectievelijk
verplichtingen, worden verstaan het aangaan van overeenkomsten tot
levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van
diensten door c.q. aan de gemeente, verkrijging van subsidiegelden.
- r.
Interne beheersing: het zo doeltreffend, rechtmatig en doelmatig
mogelijk inzetten van de ter beschikking gestelde budgetten en de
beleidsmatige kant van een programma en onderliggende
producten.
Artikel 2. Rechten en verplichtingen
- a.
Rechten en verplichtingen kunnen alleen door de daartoe aangewezen
(master)budgethouder worden aangegaan.
- b.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de
(master)budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend
budget beschikbaar is en het aangaan van de verplichtingen direct
verband houdt met de doelstelling van het product (waaronder
activiteiten), project en/of dienst voortvloeiende uit de opgedragen
taken.
- c.
Bij het aangaan van rechten en verplichtingen dienen de regels in acht
genomen te worden zoals verwoord in het laatst vastgestelde algemeen
mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit, inkoopbeleid en / of nadere
(uitvoerings)voorschriften die door burgemeester en wethouders of raad
kunnen worden vastgesteld.
Artikel 3. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden
masterbudgethouder
- a.
Alle bevoegdheden van de budgethouders zoals vermeld in deze regeling,
gelden onverkort voor de masterbudgethouder.
- b.
De masterbudgethouder wijst de producten en de daarbij behorende
budgetten toe aan de budgethouders.
- c.
De masterbudgethouder is derhalve bevoegd om een nadere instructie te
geven aan een budgethouder indien zij dat noodzakelijk acht. De
masterbudgethouder maakt zorgvuldig van deze bevoegdheid gebruik en
beargumenteert dit.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden budgethouder
- a.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de lasten, respectievelijk
baten, die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen.
- b.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de verstrekking van informatie
over de werkelijke, dan wel de te verwachten uitkomsten van het budget
en voorziet deze van analyses en toelichtingen met de frequentie en in
de vorm die is vastgesteld voor de planning & controlcyclus.
- c.
De budgethouder legt de op product, project of dienst betrekking
hebbende rechten en verplichtingen zodanig vast in de financiële
administratie dat de actuele stand van het ingezette toegekende budget
direct blijkt.
- d.
De budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie van de
processen die nodig zijn voor het realiseren van de doelstelling van het
betreffende product, project en/of dienst.
- e.
De budgethouder draagt zorg voor een doeltreffende, doelmatige en
rechtmatige inzet van de ter beschikking gestelde budgetten en legt
hierover verantwoording af.
- f.
De budgethouder informeert het bestuur en management tijdig over de door
hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende
budget.
- g.
De budgethouder verstrekt Team Administratie & Faciliteiten en/of
Team Interne Dienstverlening & Communicatie tijdig alle gegevens en
stukken die voor een juiste registratie in de financiële administratie
en de (jaar-)verslaglegging noodzakelijk zijn.
- h.
De budgethouder is bevoegd inzage te hebben in de financiële
administratie van de gemeente voor die onderdelen die betrekking hebben
op de hem toegekende budgetten.
Artikel 5. Taken en bevoegdheden deelbudgethouder
- a.
Onverminderd de eigen verantwoordelijkheid kan de (master)budgethouder
taken en bevoegdheden met betrekking tot de aan zijn budget verbonden
werkzaamheden overdragen aan een of meer door hem schriftelijk aan te
wijzen (master)deelbudgethouders. De (master)budgethouder is daarbij
gehouden aan het algemeen mandaat-, volmacht- en
machtigingsbesluit.
- b.
De (master)deelbudgethouder is gevraagd en ongevraagd verantwoording
verschuldigd aan de (master)budgethouder.
Artikel 6. Condities en beperkingen
- a.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is
toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid
hebben voor één budget.
- b.
De functie van budgethouder en deelbudgethouder is onverenigbaar met die
van comptabele, betalingsfiatteur, beheerder gemeentefinanciën en de
registrerende functie.
- c.
Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en
bevoegdheden overgedragen aan zijn direct leidinggevende of de door de
budgethouder schriftelijk aangewezen functionaris.
- d.
Bij afwezigheid van de deelbudgethouder gaan de taken en bevoegdheden
over naar de budgethouder.
Artikel 7. Budgetregistratie en informatieverstrekking
De budgethouder verzamelt zelfstandig alle informatie die noodzakelijk is
voor de uitvoering van zijn taak, desgewenst wordt hij hierbij ondersteund
door Team Administratie & Faciliteiten en/of Team Interne
Dienstverlening & Communicatie.
Artikel 8. Overige bepalingen
- a.
Bij de toepassing c.q. uitvoering van deze regeling kunnen burgemeester
en wethouders nadere uitvoeringsvoorschriften vaststellen met betrekking
tot de wijze van budgetbeheer.
- b.
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslissen burgemeester en
wethouders.
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel
- a.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de derde dag na die
waarop de regeling is bekendgemaakt.
- b.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling budgetbeheer gemeente
Roosendaal.
- c.
De Regeling budgethouders d.d. 2 april 1997, sindsdien gewijzigd,
wordt ingetrokken.