| Organisatie | Venlo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Strategisch inkoopkader 2011 |
| Citeertitel | Strategisch inkoopkader 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Opmerkingen: met de inwerkingtreding van dit besluit komt het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2007 vastgesteld door de raad op 27 september 2007 te vervallen.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2011 | 01-07-2013 | nieuwe regeling | 01-06-2011 E3-journaal | Gemeenteblad jaargang 2013, nummer 30 |
De raad van de gemeente Venlo;
gelezen het voorstel van het college van 19 april 2011;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet of op het Besluit van 16 juli 2005, houdende regels betreffende de procedures voor het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, Staatsblad 2005, 408;
Binnen de gemeente wordt hard gewerkt aan het professionaliseren van de inkoopfunctie. Een - evenals bij andere gemeentelijke overheden - complex veranderingsproces. Desalniettemin zetten we stappen en wordt de bewuste keuze gemaakt om hier ook verder mee te gaan.
Immers middels onze gemeentelijke inkopen kunnen we ook bijdrage aan het realiseren van de Strategische visie Venlo 2030, in het bijzonder het raadsprogramma “Innovatieve en excellente stad). Middels inkoop kunnen we (in)direct innovatie bij leveranciers stimuleren en het opleidingsniveau van onze bevolking verhogen alsmede ook het aandeel mensen uit de creatieve klasse doet bevorderen.
Dat betekent ook dat ons strategische inkoopkader actualisering en aanscherping behoeft. In het strategische inkoopkader staan de kaders waarbinnen de gemeente Venlo haar inkoopactiviteiten uitvoert.
Doel van het strategisch inkoopkader is de gemeentelijke organisatie in staat te stellen om doelmatig, rechtmatig, integer en transparant in te kopen. Kortom het streven naar professionele inkoop. Professionele inkoop en daarmee dus ook het strategisch inkoopkader beoogt:
Deze speerpunten kunnen worden samengevat in 6 doelstellingen van inkoop, namelijk:
Bedacht dient te worden dat alle doelstellingen relevant zijn, maar ze tellen niet op elk moment en voor elke inkoop even zwaar. Inkopen binnen de gemeente is het continu zoeken naar een balans, waarbij het onderlinge belang van deze doelstellingen voortdurend wordt afgewogen. De taakstellingen op het terrein van inkoop (begroting 2011-2014) duidt erop dat de doelstelling doelmatigheid - binnen de (wettelijke) kaders - de komende jaren de hoogste prioriteit heeft. Het is evenwel de uitdaging, of te wel de kans, om hierbij niet uit het oog te verliezen het realiseren van de Strategische visie Venlo 2030 (Venlo Kansenstad).
In het onderstaande worden de genoemde 6 doelstellingen nader uitgelegd. Vervolgens komen de marktbenaderingen en aanbestedingsprocedures aan bod, incl. de mogelijkheden tot afwijking. Tenslotte ronden we af met een praktisch punt.
De gemeente Venlo bevordert doelmatig aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt en effectief mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt.
Hierbij wordt gekeken naar het beheersen en verlagen van de totale kosten voor de gemeente (Total cost of ownership), waarbij een optimale prijs-kwaliteit verhouding wordt bereikt binnen door de gemeente vastgestelde voorwaarden.
Met de vaststelling van de begroting 2011–2014 geldt er op het terrein van inkoop een aanzienlijke financiële taakstelling die de doelmatigheidsdoelstelling benadrukt.
De gemeente Venlo streeft naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico’s op schadeclaims door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen.
Uitgangspunt voor inkopen is rechtmatig handelen, wat wil zeggen overeenkomstig het wettelijk kader (zie hierna). De gemeente Venlo is verplicht tot naleving van de nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt voor alle inkopen van leveringen, diensten en werken. Een belangrijk doel van deze wetgeving is het stimuleren van de vrije markt en eerlijke concurrentie.
Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring waardoor een aantoonbare verantwoording van de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures essentieel is. Het strategisch inkoopkader draagt hier nadrukkelijk aan bij.
Op inkopen binnen de gemeente Venlo is het volgende wettelijk kader van toepassing.
Het EG-verdrag met daarin de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vestiging die in aanbestedingstermen worden vertaald doordat bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de Europese drempel) transparant, objectief en non-discriminatoir dient te handelen en daarbij geen disproportionele eisen mag stellen.
In het bijzonder het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO);
De wet BIBOB die integriteitsbeoordeling van leveranciers bevordert;
De Algemene wet bestuursrecht (algemene beginselen van behoorlijk bestuur);
Het Burgerlijk Wetboek (precontractuele goede trouw; redelijkheid en billijkheid);
Bij het verstrekken van opdrachten handelt de gemeente Venlo als een professionele opdrachtgever integer, wat wil zeggen dat alle inkopen op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze worden uitgevoerd. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben.
De integriteitsdoelstelling houdt daarnaast ook in dat de gemeente Venlo uitsluitend opdrachten wil verlenen aan integere leveranciers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt de leverancier uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers worden hierop getoetst met inachtneming van het BAO en de wet Bevordering Integriteitsbeoordeling door het Openbaar Bestuur (BIBOB), bijvoorbeeld door een verklaring omtrent het gedrag rechtspersonen (VOG-RP), een eigen gedragsverklaring (nieuwe Aanbestedingswet) dan wel een toetsing door het bureau BIBOB.
Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces, opdat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten en werken. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten betreft het thema’s als kinderarbeid en mensenrechten.
De laatste jaren is er veel aandacht voor duurzaam inkopen en het stimuleren van innovatie. De gemeente heeft hierin een voorbeeldfunctie richting inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven en streeft er naar om in 2015 alle inkopen en aanbestedingen (100%) duurzaam in te kopen door het toepassen van de duurzaamheidscriteria van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en specifiek voor de gemeente Venlo het integreren van C2C-benadering binnen haar inkoop.
Volgens de Strategische visie Venlo 2030 en in het bijzonder het programma innovatieve en excellente stad wil de gemeente excelleren in duurzaamheid en daarin wat betreft innovatie voorop lopen. Onze gemeentelijke inkopen bieden de kans om ook als organisatie daadwerkelijk mee te werken aan het realiseren van deze visie. Bijkomend voordeel is dat door het stimuleren van innovatie bij onze leveranciers ook wordt gewerkt aan het verhogen van het opleidingsniveau van onze bevolking alsmede ook het aandeel mensen uit de creatieve klasse doet bevorderen.
e. Social Return/ compliance contract
De gemeente Venlo koppelt haar sociale doelstellingen aan het besteden van middelen voor allerlei diensten, werken en leveringen met als doel opleidingsmogelijkheden, werk en stageplekken te creëren voor mensen die nu langs de kant staan. Sociaal ondernemerschap wordt gestimuleerd door met voorrang producten en diensten van sociale ondernemers in te kopen. Social return moet daar waar mogelijk worden toegepast bij alle Europese aanbestedingen en mag worden toegepast bij alle overige aanbestedingen.
Bij de uitwerking van het strategisch inkoopkader (zie hierna) wordt nadere invulling gegeven aan social return, hierbij kan gedacht worden aan:
Uit het bovenstaande blijkt dat ook de doelstelling social return kan bijdragen aan het realiseren van de strategische visie, want ook deze doelstelling beoogt kennisontwikkeling en innovatie.
In het verlengde van social return ligt ook de gemeente als sociale ondernemer. Vanuit haar eigen taakstelling beoogt zij ook zelf om opleidingsmogelijkheden, werk- en stageplekken te creëren voor mensen die nu aan de kant staan. Onder meer wordt dit gedaan door bepaalde werkzaamheden als gemeente zelf te doen en derhalve niet uit te besteden (lees: in te kopen). Hiervoor maakt de gemeente met name gebruik van de regionale sociale werkvoorziening, de WAA.
f. Midden- en Kleinbedrijf (MKB) vriendelijk aanbesteden
Als lokale overheid achten wij het wenselijk een bepaling op te nemen omtrent het waar mogelijk stimuleren van deelname aan aanbestedingen door het midden en kleinbedrijf (MKB) ten behoeve van de lokale en regionale werkgelegenheid. Gelet op de strategische visie en het programma innovatieve en excellente stad willen we middels inkoop het MKB ook aanmoedigen om haar innovatiekracht te vergroten. Mede ook omdat dit bijdraagt aan het verhogen van het opleidingsniveau van onze bevolking alsmede ook het aandeel mensen uit de creatieve klasse doet bevorderen.
De grondbeginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijn zijn gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Dit betekent dat de gemeente evenwel geen enkel bedrijf, dus ook geen MKB/ lokale of regionale ondernemer, mag voortrekken bij gunning van opdrachten. Noch mag de overheid onnodige drempels opwerpen voor het inschrijven op aanbestedingen.
Hoe kan de gemeente dan er voor zorgen dat ook het MKB kan meedingen naar opdrachten? Bijvoorbeeld door:
Geen disproportionele eisen te stellen aan ondernemers. De eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht;
Transactiekosten van aanbestedingen voor inschrijvers zo laag mogelijk te maken.
Het voortzetten en aanmoedigen van het vragen naar een eigen verklaring inzake financiële gegoedheid in plaats van het vragen naar diverse bedrijfseconomische ratio’s en een bankgarantie, daar waar dat passend is;
Door bij grote opdrachten gebruik te maken van de zogenaamde percelenregeling [1] (artikel 9 BAO).
Daarentegen acht de gemeente Venlo het onwenselijk, dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente Venlo indien, om wat voor reden dan ook, de gemeente als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële klanten/ opdrachtgevers aan te trekken.
II. Marktbenadering en aanbestedingsprocedures incl. afwijkingen
Inkopen start met het vaststellen van de inkoopbehoefte. Vervolgens moet worden bepaald of de gemeentelijke organisatie zelf in de behoefte kan voorzien (met name door inschakeling van de WAA werkvoorzieningschap) of dat er moet worden overgegaan tot het inkopen van de vraag. Indien wordt besloten tot het inkopen van de behoefte dan is vervolgens de vraag hoe de gemeente het maximale resultaat kan halen uit de markt. Het vaststellen van de te hanteren aanbestedingsprocedure is onderdeel van het vaststellen van de juiste inkoopstrategie.
Om te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform het BAO (artikel 9). Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te clusteren. Hierbij is het van belang dat gerealiseerd wordt dat de gemeente Venlo wettelijk als één aanbestedende dienst wordt gezien.
Op basis van de vastgestelde waarde en aard van de/ het in te kopen levering/ dienst/ werk, wordt met inachtneming van de in onderstaande tabel genoemde drempelbedragen één van onderstaande aanbestedingsprocedures geselecteerd. De in de tabel aangeven aanbestedingsprocedures zijn de minimaal te hanteren procedures.
* De Europese drempels worden iedere twee jaar door de Europese commissie vastgesteld. De genoemde bedragen gelden tot eind 2011.
Enkelvoudige onderhands wordt ook wel 1 op 1 benadering of “gunning uit de hand” genoemd. In principe is geen sprake van een aanbesteding omdat slechts met één door de gemeente te selecteren partij wordt onderhandeld over de opdracht. Wel geldt voor enkelvoudige onderhandse opdrachten een meldingsplicht bij het inkoopbureau.
Meervoudige onderhands is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee - door de gemeente te selecteren - partijen wordt uitgenodigd. Ten behoeve van concurrentiebevordering wordt voorgestaan om drie partijen te benaderen. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2005 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de onderhandse procedure.
Nationaal openbare procedure is een aanbesteding die nationaal bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2005 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de openbare procedure.
Nationaal niet – openbare procedure wordt ook wel aangeduid als een openbare procedure met voorafgaande selectie. Deze aanbesteding wordt nationaal bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor tenminste één, doch niet meer dan het aantal gegadigden vermeld in de bekendmaking, kunnen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Voor werken geldt het Aanbestedingsreglement (ARW) 2005 waarin voorschriften zijn opgenomen voor de niet-openbare procedure.
Europese openbare procedure is een aanbesteding volgens voorschriften van het BAO/ ARW 2005 en de daarbij behorende Europese aanbestedingsrichtlijn. Deze procedure is verplicht indien de geraamde waarde van de opdracht de Europese drempelbedragen overschrijdt. De aanbesteding wordt Europees bekend gemaakt en is toegankelijk voor alle (Europese) leveranciers.
Europese niet-openbare procedure wordt ook wel aangeduid als een openbare procedure met voorafgaande selectie. Deze aanbesteding wordt uitgevoerd volgens de voorschriften van het BAO/ ARW 2005 en Europees bekend gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor een van te voren genoemd minimaal aantal gegadigden kunnen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen.
Afwijken van de aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het in een enkel specifiek geval mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen die in het BAO zijn gedefinieerd.
Afwijken van de aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is, in analogie met de uitzonderingen gedefinieerd in het BAO, slechts toegestaan bij:
Afwijken mag alleen met voorafgaande toestemming van het college. In het kader van integraal management is een advies van inkoop aan de orde.
Afwijkingen achteraf laten goedkeuren door het college is niet mogelijk. Deze bevoegdheid voor het college gaf in het verleden een mogelijkheid om onregelmatigheden bij aanbesteding achteraf (financieel) rechtmatig te vinden. Het college had evenwel dan echter geen daadwerkelijke keuze meer. Het vervallen van de bevoegdheid om achteraf goed te keuren is - ondanks dat daarmee het risico wordt vergroot om het niet verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening – een bewuste keuze om tot een verdere professionalisering van inkoop te komen. Om evenwel het risico niet te groot te laten zijn wordt een overgangsperiode tot 1 januari 2012, zijnde een half jaar, ingelast waarin het nog (zonder beperkingen) mogelijk is om achteraf afwijkingen door het college te laten goedkeuren.
Om op een eenvoudige wijze een goede balans te vinden tussen de genoemde doelstellingen wordt voor de praktijk een “Handboek inkoop en aanbesteding” opgesteld en vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Hierin wordt een nadere uitwerking gegeven van het strategisch inkoopkader 2011.