Organisatie | Gelderland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer provincie Gelderland |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer provincie Gelderland |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archief, bestuurlijke organisatie |
Geen
Archiefwet 1995
Archiefverordening
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-1997 | 07-09-2017 | Onbekend | 03-06-1997 Provinciaal Blad 1997/29 | BD1997.8101 |
Hoofdstuk 3 Archiefvorming en -ordening
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voorzover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe dat de uniformiteit wordt nageleefd.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbijbehorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. De identificatie van documenten kan op grond van uniforme afspraken uitgebreid worden.
Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. De beheerseenheid heeft voor de afdoeningstermijnen een signalerende functie. Bij het opstellen en wijzigen van de procedures ziet het hoofd van de beheerseenheid toe op de uniformiteit.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige, doeltreffende en uniforme systematiek.
Hoofdstuk 4 Beheer van documenten
Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het bijhouden, welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en voor controle op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 3 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Voor het raadplegen van documenten door derden wordt de functionaris benaderd die ambtelijk belast is met de behandeling van de tot de documenten behorende aangelegenheid. De betreffende functionaris bepaalt of de documenten raadpleegbaar zijn. Uitgangspunt is het openbaarheidsregime van de Wet Openbaarheid van Bestuur. Onder het toezicht van de functionaris vindt raadpleging plaats. Het hoofd van de beheerseenheid, of degenen aan wie op grond van artikel 3 de uitvoering van het Besluit is opgedragen, zijn bij het raadplegen door derden aanwezig. Het raadplegen vindt in het archief plaats.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt de Beheersverordening archiefbescheiden van de provincie Gelderland, vastgesteld op 20 juli 1981 en laatstelijk gewijzigd op 12 oktober 1993.
Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op de datum van vaststelling.
Procedure FB486 d.d. 23 mei 1996 (genoemd in artikel 18, zesde lid)
Procedure afgifte provinciale stukken voor justitieel onderzoek
1. Toelichting In deze notitie is de procedure opgenomen die binnen de archieven wordt gehanteerd in die gevallen waarin er een verzoek voorligt van justitie voor het opeisen van stukken. Nadat eerst wordt ingegaan op de verschillende situaties waarvan sprake kan zijn, wordt de procedure aangegeven. Uitgangspunten voor de notitie is enerzijds de verantwoordelijkheid van GS ten aanzien van privacybescherming en het compleet hebben en houden van de archieven (archiefwet) en anderzijds haar verantwoordelijkheid om mee te werken aan juridische procedures. Ook is getracht een procedure op te stellen die niet te bureaucratisch van aard is, maar waarbij er wel juridische waarborgen zijn voor de medewerkers van het archief.
2. Mogelijke situaties Er kan sprake zijn van twee situaties, zijnde een verzoek tot 'inzage' en een verzoek waarin de stukken worden 'opgeëist'.
a. Inzage van stukken. Hieronder wordt verstaan die gevallen waarin vanuit justitie het verzoek komt tot inzage. Hierbij worden stukken ingezien in 'de gebouwen' van de provincie, zijnde het archief of de directe omgeving. De stukken verlaten de provincie dus niet. b. Opeisen van stukken. In deze situatie acht justitie het noodzakelijk dat stukken daadwerkelijk in het bezit komen van justitie. Het Openbaar Ministerie is echter niet in het algemeen bevoegd stukken zonder meer op te eisen. In de diverse wetgevingen zijn hiervoor procedures opgenomen welke per delict verschillend (kunnen) zijn. In die gevallen waarin het opeisen van stukken is toegestaan, zal dit vertaald worden in een 'machtiging'. Deze wordt opgesteld door de rechter-commissaris of de (hulp)officier. Op de machtiging dient vermeld te zijn op basis van welk wetsartikel de stukken worden gevorderd. 3. Procedure voor de archiefdependances ad a. Inzage in stukken. In deze situatie zijn er geen belemmeringen. Justitie kan de stukken zonder enig probleem inzien, waarbij het gewenst is dit binnen het archief te realiseren.
ad b. Opeisen van stukken. Als een politiefunctionaris stukken komt opeisen dan worden de onderstaande stappen doorlopen; * vraag de politiefunctionaris om zijn legitimatie en noteer de gegevens; * vraag de machtiging die ten grondslag ligt aan de vordering en maak hier een kopie van; * laat bij twijfel of als mogelijk de privacy van een persoon in geding is (dan is nl. de Wet Persoonsregistraties ook van toepassing), de machtiging door een jurist van AJZ beoordelen. Bij een akkoord wordt dit met paraaf en datum aangegeven op de kopie van de machtiging. Mocht de machtiging niet correct zijn dan zal hij/zij de zaak met de politiefunctionaris afhandelen; * is er geen twijfel en de machtiging correct dan kunnen de stukken verstrekt worden. Er worden echter geen originele stukken verstrekt, maar alleen gewaarmerkte kopieën. Mocht justitie erop staan dat de originele stukken worden overgedragen, dan kan dit alleen plaatsvinden met een schriftelijk akkoord van de jurist van AJZ en een door hem/haar duidelijk omschreven ontvangstbewijs. Van de betreffende bescheiden worden voor afgifte eerst gewaarmerkte kopieën gemaakt; * de gegevens van de legitimatie, de kopie van de machtiging en eventueel het ontvangstbewijs worden opgeborgen in het betreffende dossier. Indien de originele stukken zijn afgegeven dan houdt het archief in de gaten dat deze terugkomen.