CVDR103596_1 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning nl regeling Noordwijkerhout 2017-11-28 Noordwijkerhout Onbekend Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Onbekend gemeenteraad bestuur en recht 2004-01-29 De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht 2004-02-01 2019-01-01 Onbekend Onbekend Geen Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning De raad van de gemeente Noordwijkerhout; Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; Besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 1: Ambtelijke bijstand 1 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
  • feitelijke informatie;
  • inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
  • bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
    • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven. 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist. 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.     2 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:
  • het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
  • dit het belang van de gemeente kan schaden.
    • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.     3 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. 4 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. 5 1. De griffier houdt een register bij van de bijstand als bedoeld in artikel 1, 1e lid, sub a (voor zover het een uitgebreidere informatiebehoefte betreft) en sub c. 2. De griffier verleent raadsleden desgewenst inzage in dit register.     2: Fractieondersteuning 6 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van Orde, hebben jaarlijks recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2. Deze bijdrage bestaat maximaal uit een vast deel voor elke fractie en een bedrag per raadszetel. De betreffende bedragen worden bij begroting of begrotingswijziging vastgesteld. 7 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
  • uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
  • betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
  • giften;
  • uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
  • opleidingen voor raads- en commissieleden.
    • 8 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt op declaratiebasis in het betreffende kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden kan de bijdrage worden verstrekt – in ieder geval naar rato - voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, kan de bijdrage – in ieder geval naar rato – worden verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 9 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de maximale bijdrage.
  • bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand, waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
  • bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
    • 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, 2e lid, vastgestelde maximale bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3. Bij splitsing van een fractie wordt de voor de oorspronkelijke fractie bestemde maximale bijdrage verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het 2e lid.     3 Slotbepaling 10 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 februari 2004.     Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 29 januari 2004 Toelichting op de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast, dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. Opvallend in het dualistische stelsel is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand, dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Te allen tijde dient voorkomen te worden, dat de betreffende ambtenaar in een spagaathouding verzeild raakt. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier. Dat de raad nu beschikt over een griffie betekent niet, dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt van omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. De voorliggende verordening is vrijwel geheel ontleend aan de VNG-modelverordening. Overigens wordt in de verordening onder raadslid of raadsleden tevens niet-raadslid of niet-raadsleden verstaan, zoals geformuleerd in artikel 4 van de verordening op de raadscommissies. Artikelgewijze toelichting 1 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen, die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglement van Orde (R.v.O.) voor de raad en de verordening op de raadscommissies. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Bij de onder sub a. genoemde feitelijke informatie wordt onderscheid gemaakt tussen eenvoudige vragen (waar bij wijze van spreken à la minute antwoord op kan worden gegeven) en vragen met meer importantie. Voor eenvoudige vragen mag een raadslid rechtstreeks – dus zonder tussenkomst van de griffier – de betreffende ambtenaar benaderen. De complexere vragen geeft de griffier door aan de secretaris, die op zijn beurt het betreffende sectorhoofd benadert. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die te allen tijde onder gezag van het college staan (het verlenen van ambtelijke bijstand behoort tot de normale taakuitoefening) en wordt dus niet een griffiemedewerker bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook de griffier c.s. ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). 4 Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. 5 In eerste instantie wordt er vanaf gezien, dat aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie wordt toegekend, zodat dan een extra garantie zou worden geboden, dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het zou de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid bieden enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Omdat er nauwelijks inzicht bestaat in welke mate gebruik wordt gemaakt van het recht op ambtelijke bijstand, zal die bijstand in het eerste jaar (2004) niet worden gemaximaliseerd. Door middel van een door de griffier bij te houden register zal in 2004 per fractie de aan bijstand bestede tijd worden geregistreerd. Aan de hand van die registratie zal begin 2005 worden geëvalueerd of een begrenzing nodig is. Daartoe zal onder meer een post in het electronische tijdschrijfsysteem (TIM-systeem) voor de ambtenaren worden opgenomen (zoals nu ook al het geval is bij vragen ingevolge artikel 41 van het R.v.O.). Overigens geldt deze registratie en begrenzing niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. 6 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Het variabele deel maakt dat mogelijk. 7 De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel, dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen, dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden) en de niet-raadsleden hun presentiegeld aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. 8 De bijdrage wordt op declaratiebasis verstrekt. Het betreft uitsluitend uitgaven in het betreffende kalenderjaar ten behoeve van fractieondersteuning, zoals omschreven in artikel 7. In een verkiezingsjaar wordt de maximale bijdrage in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat zij aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. 9 Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand, waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert, de bijdrage kunnen ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uit kan vallen dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zullen de al eerder op declaratiebasis verstrekte bedragen – indien nodig - verrekend moeten worden. Indien daarbij sprake zou zijn van ten onrechte uitgekeerde bedragen, kan de raad deze terugvorderen. Overigens wordt bij deze systematiek van declareren afgezien van reservevorming. Na het verlopen van het betreffende kalenderjaar kunnen geen rechten worden ontleend aan openstaande bedragen, zijnde het verschil tussen de maximaal beschikbare bijdrage per fractie en de gedeclareerde bedragen per fractie. Dit impliceert, dat niet uitgekeerde bedragen in enig kalenderjaar het gemeentelijk rekeningsaldo positief beïnvloeden. De controle op de uiteindelijk (op declaratiebasis) beschikbaar gestelde bijdragen worden door de accountant meegenomen bij de controle op de jaarrekening. 10 Dit artikel behoeft geen toelichting. Instructie voor de griffier van de gemeente Noordwijkerhout Instructie voor de griffier van de gemeente Noordwijkerhout. De raad van de gemeente Noordwijkerhout; Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; Besluit vast te stellen de volgende instructie: 1 Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad, waarbij onderscheid gemaakt kan worden in de secretariële, de procesmatige en de inhoudelijke ondersteuning. 2 Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. 3 Bijstand voorzitter van de raad en voorzitters van de raadscommissies
  • De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
  • De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.
    • 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie
  • De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen met inbegrip van de vastlegging van de besluiten.
  • De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies.
  • De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads- en commissieleden.
    • 5 Ondersteuning presidium, waar in de tekst wordt gesproken over het ‘presidium’ moet het ‘fractievoorzittersoverleg’ gelezen worden(vastgesteld d.d.14 september 2006).
  • De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
  • Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
    • 6 Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. 7 Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. 8 Organisatie griffie
  • De griffier geeft leiding aan de griffie.
  • De griffier wordt tevens in zijn werkzaamheden ten behoeve van de raad en de commissies bijgestaan door daartoe door de gemeentesecretaris aangewezen functionarissen uit de ambtelijke organisatie.
    • 9 Facilitaire zaken De griffier maakt gebruik van de facilitaire voorzieningen, die de ambtelijke organisatie ten dienste staan, zulks conform de daarvoor geldende regels. 10 Verhindering en vervanging Indien de griffier (meer dan 5 dagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. De plaatsvervangend griffier treedt gedurende de periode van verhindering in zijn plaats. 11 (Jaar)werkplan en jaarverslag werkzaamheden griffie Met ingang van het jaar 2004 biedt de griffier jaarlijks een werkplan en een jaarverslag aan van de werkzaamheden en de bevindingen van de griffie aan de raad. 12 Functionerings-/beoordelingsgesprek Jaarlijks voeren de voorzitter van de gemeenteraad en twee leden uit het presidium een functionerings-/beoordelingsgesprek met de griffier. Het verslag van het gesprek wordt aangeboden aan het presidium. 13 Slotbepaling
  • In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
  • Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling. Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Noordwijkerhout op 29 januari 2004
    • Volgens artikel 107a, 2e lid van de Gemeentewet dient de raad een instructie vast te stellen voor de griffier. Daarnaast staat in de artikelen 107d en 107 e van de Gemeentewet, dat de raad de vervanging van de griffier regelt en, dat de raad regels kan stellen over de organisatie van de griffie. De voorliggende instructie is opgesteld op basis van de modelinstructie van de VNG. Overigens wordt in deze instructie onder raadslid of raadsleden tevens niet-raadslid of niet-raadsleden verstaan, zoals geformuleerd in artikel 4 van de verordening op de raadscommissies. Artikel 1 De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. In de structurele werkzaamheden zijn te onderscheiden: -Logistiek/secretarieel Dit betreft de zorg ten aanzien van vergaderingen van de raad, de raadscommissies en het presidium. Te denken valt aan het bijwonen van vergaderingen, agendavorming, opstellen van interne besluitenlijst (voor de raad), lezen van stukken, verslaglegging, actualiseren van toezeggingenlijsten en afhandeling van stukken. Daarnaast bestaat aandacht voor scholing en vorming (cursussen, congressen, symposia, etc.) en allerlei vormen van overleg (o.a. structureel, wekelijks driehoeksoverleg met voorzitter van de raad en secretaris, regionaal griffiersoverleg, etc.). -Procesbeheer Voortgangsbewaking rond raad, raadscommissies en presidium. -Inhoudelijke ondersteuning Vraagbaak voor raad, fracties en individuele raadsleden. Veelal mondeling en via emailverkeer. Ondersteuning en advisering van raad(sleden) ten aanzien van zaken als amendement, vragenrecht, onderzoek, motie, initiatiefrecht en algehele ondersteuning met mogelijkheid van coaching. Rol als vertrouwenspersoon (klankbordrol in een vertrouwelijker setting). Artikel 2 De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het presidium (zie ook de toelichting op artikel 5). De griffie neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt eveneens door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda o.i.d. wenst vast te stellen, ligt het in de rede, dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Artikelen 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, is eindverantwoordelijk voor de verslaglegging en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Artikel 5 Het presidium (waarvan de samenstelling is geregeld in het R.v.O.) wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het presidium leidt doorgaans een virtueel bestaan. Via de digitale snelweg (per email) wordt overleg gevoerd over de samenstelling van de voorlopige raadsagenda. Op ad hoc-basis komt het presidium bijeen voor de bespreking van procedurele zaken. Kwesties betreffende het dualisme worden behandeld in de commissie bestuurlijke aangelegenheden en middelen. Artikel 6 Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra menskracht (intern dan wel extern) ingeschakeld moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Artikel 7 De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Artikel 8 Het tweede lid heeft betrekking op de ambtelijke bijstand, die de griffier nodig heeft voor het adequaat uit kunnen oefenen van zijn functie. Te denken valt aan de eenheid interne zaken (waaronder de bodedienst), de eenheid financiën en het bestuurssecretariaat. De afspraken voor deze reeds feitelijk plaatsvindende ondersteuning dienen nog te worden geformaliseerd. Artikelen 9, 10 en 11 Deze artikelen behoeven geen toelichting. Artikel 12 Dit artikel is van belang voor de functionerings- en rechtspositionele aspecten van het griffierschap.