| Organisatie | Druten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatregeling gemeente Druten |
| Citeertitel | Mandaatregeling gemeente Druten 2011 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Hoofdstuk 10 Awb
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | 30-09-2014 | Nieuwe regeling | 21-12-2010 De Waalkanter | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester, van de gemeente Druten, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft:
dat het in verband met een efficiënt en doelmatig functioneren van de gemeentelijke organisatie gewenst is om de afdoening en de ondertekening van besluiten, privaatrechtelijke handelingen en overige handelingen, die behoren tot de bevoegdheid van burgemeester en wethouders, dan wel de burgemeester, op te dragen aan de daartoe aangewezen ambtenaren.
dat naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen, de vierde tranche van de Algemene wet bestuursrecht, de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Druten 2010 (APV) en de Afvalstoffenverordening gemeente Druten 2010, de regeling van 10 juni 2008, inwerkingtreding op 3 juli 2008, aangepast dient te worden;
dat er bedrijfsmatiger, sneller en klantgerichter gehandeld kan worden, omdat de procedures korter zullen zijn;
dat bestuursorganen minder uitvoerend bezig behoeven te zijn, waardoor de werklast van de bestuurders zal worden verlicht en er meer tijd beschikbaar zal zijn voor het sturen op hoofdlijnen en het nemen van complexere beslissingen;
dat de deskundigheid in het ambtelijk apparaat kan worden benut;
dat de verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijker tot uitdrukking komen.
Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht;
Tot het verlenen van bevoegdheden krachtens mandaat, volmacht en machtiging aan de ambtelijke organisatie,
overeenkomstig de aan dit besluit gehechte mandaatregister en onder de volgende algemene regels:
Het mandaat voor het nemen van de in het mandaatregister opgenomen besluiten, respectievelijk de bevoegdheid om de in het mandaatregister opgenomen privaatrechtelijke of feitelijke handelingen te verrichten, namens het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester, wordt verleend aan de afdelingshoofden resp. de commandant Brandweer.
De afdelingshoofden, resp. de gemeentesecretaris, resp. de coördinator P&O, resp. de commandant Brandweer kunnen de hen in mandaat, volmacht en machtiging verleende bevoegdheid in ondermandaat, -volmacht en -machtiging verlenen aan de in het mandaatregister genoemde functionarissen.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen de bevoegdheden die betrekking hebben op besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (mandaat), privaatrechtelijke rechtshandelingen (volmacht) en handelingen die hier niet onder vallen c.q. feitelijke handelingen (machtiging).
De (onder)mandaten als opgenomen in het bij deze mandaatregeling behorende mandaatregister betreffen alle afdoeningsmandaten, tenzij anders is aangegeven (ondertekeningsmandaat).In geval van ondertekeningsmandaat worden de besluiten die door het college c.q. de burgemeester zelf zijn genomen, ondertekend door degene aan wie het mandaat is verleend, inclusief het bekend maken en mededelen van deze besluiten aan derden.
Bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat, volmacht en machtiging wordt in acht genomen wat daaromtrent wordt gesteld in wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, beleidsregels, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van wetgevers of bestuursorganen van rijk, provincie, regio en/of gemeente Druten.
Onverminderd de verlening van (onder)mandaat, -volmacht en -machtiging blijft beslissing in een bepaalde zaak voorbehouden aan de (onder)mandaatgever, (onder)volmachtverlener of (onder)machtigingverlener indien:
a. Het nemen van een besluit kan leiden tot overschrijding van het budget c.q. de begroting;
b. De afdoening van een zaak, naar redelijkerwijs mag worden aangenomen, precedentwerking kan oproepen, dan wel betekenen dat de burgemeester of een wethouder persoonlijk op het besluit zal worden aangesproken;
c. Uit te nemen besluit financiële risico's of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien;
d. Omtrent een zaak de standpunten van de gemandateerde, gevolmachtigde, gemachtigde en een voorgeschreven adviserende instantie uiteenlopen;
e. De gemandateerde, gevolmachtigde, gemachtigde daartoe de wens te kennen geeft.
Voor het nemen van besluiten inzake personele aangelegenheden wordt altijd het advies van het cluster P&O ingewonnen.
Bij de uitoefening van (onder)mandaat worden stukken van het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester, als volgt ondertekend:
Hoogachtend/Met vriendelijke groet,Namens Burgemeester en wethouders van Druten,
Naam functionarisFunctieaanduiding van de (onder)gemandateerde
Hoogachtend/Met vriendelijke groet,Namens de Burgemeester van Druten
Naam functionarisFunctieaanduiding van de (onder)gemandateerde
Bij de uitoefening van het ondertekeningsmandaat worden stukken van het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester, als volgt ondertekend:
Overeenkomstig het door Burgemeester en wethouders van de gemeente Druten genomen besluit,
Naam functionarisFunctieaanduiding van de (onder)gemandateerde
Overeenkomstig het door de Burgemeester van de gemeente Druten genomen besluit,
Naam functionarisFunctieaanduiding van de (onder)gemandateerde
Het bepaalde in de artikelen 9 en 10 is tevens van toepassing op de bevoegdheden die in (onder)volmacht en (onder)machtiging worden uitgeoefend.
De (onder)gemandateerde stelt de mandaatgever in kennis van krachtens (onder)mandaat genomen besluiten, waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door het college of de burgemeester van belang is.
Bij afwezigheid van de gemandateerde kan de bevoegdheid worden uitgeoefend door diens schriftelijk aangewezen plaatsvervanger.
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DRUTENde secretaris de burgemeester
mr. J.J. Driessen G.C.M. van Elk l.b.
MANDATENREGISTER GEMEENTE DRUTEN 1
Afdeling Namens het college en de burgemeester :
Volkshuisvesting Ruimtelijke Ordening en Milieu:De heer D.J. Schierboom, Mevrouw drs. S.J.P.T. Bindels, De heer mr. D.R. Wensink, De heer W.J. Wolters, De heer mr. ing. M.W.H.P. Jansen, De heer L. Flier, De heer E. Janssen, De heer ing. F.P.E. Warrens, De heer E.D.T. van Zanten.
Openbare Werken:De heer H. Cornelissen Msm, De heer H. van Deelen, De heer ing. M. Eijkhout, De heer E. Tavenier, De heer M. Megens.
Burgerzaken:De heer A. Slot, De heer H.M. Claassen, Mevrouw M. HendriksMevrouw A. de Grundt, De heer W. Pijnappel.
Centrale Stafafdeling:De heer drs. J.P.P. van den Heuvel, Mevrouw mr. J.J.M.C. Voncken, Mevrouw mr. drs. N.L.M. Pol.
Toelichting 1 Toelichting behorende bij de mandaatregeling gemeente Druten 2011
Een mandaatregeling is een weergave van bevoegdheden en functiebenamingen zoals die op een bepaald moment in een organisatie te vinden zijn. Een mandaatregeling behoort actueel te zijn.Diverse omstandigheden zijn er de oorzaak van dat een mandaatregeling regelmatig geactualiseerd moet worden. Te denken valt hierbij aan wijziging van functiebenamingen en aanpassingen in de structuur van de organisatie die in een mandaatregeling kunnen worden geformaliseerd. Ook kan gedacht worden aan wetten die vervallen of worden gewijzigd, waardoor bevoegdheden ook kunnen veranderen of vervallen.
Voor de huidige actualisatie van de mandaatregeling is de aanleiding gelegen in de inwerkingtreding van een aantal nieuwe wetten en verordeningen, te weten: de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen, de vierde tranche van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Druten 2010 (APV) en de Afvalstoffenverordening. Daarnaast zullen alle losse mandaatbesluiten, die genomen zijn na 2008, aan het mandaatregister worden toegevoegd. Tevens zullen nog enkele kleine aanpassingen meegnomen worden. Omdat bovengenoemde wetten inmiddels allen in werking zijn getreden, is het van belang dat de nieuwe mandaatregeling zo spoedig mogelijk wordt vastgesteld. Zolang de mandaatregeling nog niet in werking is getreden, moet het college resp. de burgemeester de in deze wetten toegekende bevoegdheden zelf uitvoeren. Dat is niet wenselijk en ook niet praktisch. Getracht wordt de mandaatregeling zo vaak te actualiseren als dat noodzakelijk is.
In deze toelichting worden de gehanteerde begrippen mandaat en delegatie uitgelegd en worden de beleidsuitgangspunten voor wat betreft de mandaatverlening beschreven. Hierbij komen de doelstelling en de uitgangspunten van mandaatverlening aan de orde. Verder worden enkele beperkende voorwaarden opgenoemd en wordt ingegaan op het beheer van de mandaatregeling.In het mandaatbesluit zijn de beleidsuitgangspunten in artikelen verwoord. Dit besluit is door de betreffende bestuursorganen ondertekend. In het mandaatregister zijn alle bevoegdheden opgenomen waarvoor mandaat is verleend.
2. Begripsomschrijvingen attributie, delegatie, mandaat, volmacht en machtiging
Het is van belang de begrippen attributie, delegatie, mandaat, volmacht en machtiging goed te onderscheiden.
Sinds de inwerkingtreding van de vierde tranche van de Awb zijn in hoofdstuk 10 van de Awb bepalingen opgenomen over mandaat, delegatie en attributie.
Onder attributie wordt verstaan het toekennen van een nieuwe publiekrechtelijke bevoegdheid; het gaat om zowel bestuursbevoegdheden als om bevoegdheden tot feitelijke handelingen. De wetgever in formele zin of een bestuursorgaan met wetgevende bevoegdheid roept een bestuursbevoegdheid in het leven en kent deze toe aan een bestuursorgaan. Attributie kan betrekking hebben op bevoegdheden tot regelgeving en bestuur, maar ook op de bevoegdheid tot feitelijk handelen.In artikel 10:22 Awb wordt het volgende bepaald met betrekking tot attributie:Indien een bevoegdheid tot het nemen van besluiten bij wettelijk voorschrift is toegedeeld aan een persoon of college, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, kan dit bestuursorgaan per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de uitoefening van de toegedeelde bevoegdheid.Degene aan wie de bevoegdheid is toegedeeld, verschaft het bestuursorgaan op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid.
Attributie onderscheidt zich van delegatie, doordat bij attributie een nog niet bestaande bevoegdheid in het leven wordt geroepen en toegedeeld, terwijl bij delegatie een reeds bestaande bevoegdheid wordt overgedragen.Beide, attributie en delegatie, onderscheiden zich van mandaat, doordat in het laatste geval geen bevoegdheid wordt toegedeeld of overgedragen, maar een bevoegdheid wordt uitgeoefend in naam van degene die deze bevoegdheid juridisch bezit. Bij attributie en delegatie wordt - anders dan bij mandaat – de toegedeelde respectievelijk overgedragen bevoegdheid op eigen naam uitgeoefend.
Ingevolge artikel 10:13 Awb wordt onder delegatie het volgende verstaan.Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent.Bij delegatie is er sprake van een overdracht van bevoegdheden tussen bestuursorganen. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de overgedragen bevoegdheid berust niet langer bij de delegans (degene die de bevoegdheid heeft gedelegeerd), maar komt bij degene aan wie de bevoegdheid is gedelegeerd te liggen; deze oefent haar verder zelfstandig uit. Het delegerende bestuursorgaan is de zeggenschap over de wijze van uitoefening van de bevoegdheid in beginsel kwijt. De overgedragen bevoegdheid wordt zelfstandig en op eigen naam uitgeoefend. Delegatie aan ondergeschikten is verboden (artikel 10:14 Awb)Gemeenschappelijk aan mandaat en delegatie is dat deze beide rechtsfiguren een bestuursorgaan de mogelijkheid geven een aan dat bestuursorgaan toekomende bevoegdheid door een ander te laten uitoefenen.Het delegatiebesluit kan, evenals een mandaatbesluit, te allen tijde door de delegans worden ingetrokken.
Ingevolge artikel 10:1 Awb wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kenmerk van mandaat is dat de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden gebeurt namens het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan blijft dus ten volle verantwoordelijk voor de krachtens mandaat genomen besluiten. Het gaat om een bevoegdheidsuitoefening waarvoor het mandaterende bestuursorgaan verantwoordelijk blijft en waarover het dan ook de zeggenschap blijft behouden. Juridisch geldt een in mandaat genomen besluit als een besluit van de mandaatgever: de rechtsgevolgen zijn hetzelfde als wanneer de mandaatgever zelf het besluit tot stand had gebracht. Op grond van artikel 10:10 Algemene wet bestuursrecht moet dit ook uit het besluit blijken. Een krachtens mandaat genomen besluit dient te bevatten de mededeling namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Dit kan in de ondertekeningswijze zichtbaar worden gemaakt.
Traditioneel wordt er een onderscheid gemaakt tussen afdoenings / beslissingsmandaat (besluitvormingsmandaat) en ondertekeningsmandaat.Onder besluitvormingsmandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Een ondertekeningsmandaat houdt in, dat een door een bestuursorgaan genomen besluit namens hem kan worden ondertekend. Degene aan wie het ondertekeningsmandaat is verleend draagt ook zorg voor het bekend maken en mededelen van deze besluiten aan derden. Bij publicaties in de Waalkanter wordt altijd het college resp. de burgemeester genoemd. In het mandaatbesluit is opgenomen hoe de ondertekening plaatsvindt bij beide soorten mandaten.
Er is sprake van ondermandaat als de gemandateerde vervolgens een aan hem ondergeschikte ambtenaar machtigt om de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. De voorschriften die voor het mandaat gelden, zijn onverkort van toepassing op het ondermandaat. De mandaatgever blijft volledig verantwoordelijk voor de besluiten van degene aan wie de bevoegdheid in ondermandaat is gegeven.
2.3.3 mandaat aan niet-ondergeschikten
Op grond van de Algemene wet bestuursrecht is het mogelijk (schriftelijk) mandaten te verlenen aan niet-ondergeschikten (artikel 10:4). Dat is hier niet aan de orde.
Het bestuursorgaan dat bevoegdheden mandateert is deze niet “kwijt”. Mandaat kan te allen tijde worden ingetrokken. Ook kan het bestuursorgaan besluiten de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.De wet geeft ook een aantal uitzonderingen voor mandaat, deze zijn opgenomen in artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit artikel bevat ook de hoofdregel voor mandaat. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaat verzet.Mandaat is niet toegestaan, indien het betreft de bevoegdheid tot:
a. het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;
b. het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;
c. tot het beslissen op een beroepschrift;
d. tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.
Mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift wordt niet verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen. In deze mandaatregeling wordt ervoor gekozen om beslissingen op bezwaarschriften door het bevoegde bestuursorgaan te laten nemen. Wel is hiervoor een ondertekeningsmandaat aan de afdelingshoofden verleend.
Artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt, dat de mandaatregels overeenkomstig van toepassing zijn, indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke handelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.Rond volmachten doet zich vooral het probleem voor, dat uit het systeem van de Awb en de organieke wetgeving voortvloeit, dat moet worden onderscheiden tussen het besluit tot het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling enerzijds en de rechtshandeling zelf anderzijds. Indien bijvoorbeeld een gemeente een ambtenaar de bevoegdheid wil verlenen om namens de gemeente overeenkomsten aan te gaan, moet enerzijds het college de bevoegdheid om tot het aangaan van een overeenkomst te besluiten aan deze ambtenaar mandateren, en anderzijds de burgemeester aan dezelfde ambtenaar een volmacht verlenen om de overeenkomst namens de gemeente te sluiten. In de praktijk blijkt men er vaak ten onrechte van uit te gaan, dat het mandaat de volmacht impliceert of omgekeerd.
3. Uitgangspunten van het verlenen van mandaat
Door het verlenen van mandaat door het bestuursorgaan wordt deze ontlast van routinematige besluitvormingstaken, zodat zij zich meer kan richten op de bepaling van de hoofdlijnen, het nemen van niet-routinematige besluiten en het stellen van doelen voor de (middel) lange termijn.Verder kan het verlenen van een bevoegdheid in mandaat er voor zorgen dat de administratieve procedures sneller doorlopen kunnen worden. Dit heeft tot gevolg dat de dienstverlening richting de burger kan verbeteren, de organisatie klantvriendelijker wordt.Om deze doelen te realiseren dienen er wel voorwaarden en kaders aan het mandaat gegeven te worden. Naast de wettelijke voorwaarden en kaders kan het college van burgemeester en wethouders nadere eisen stellen.Uitgangspunt is dat mandaat niet aan een persoon wordt verleend, maar de bevoegdheid aan de functie is verbonden, d.w.z. dat het (onder)mandaat wordt uitgeoefend door degene, die op dat moment de functie vervult.
3.1 Verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie
Het is gezien de vele besluiten die dagelijks worden genomen niet praktisch en feitelijk ondoenlijk om dit door het bestuursorgaan zelf te laten doen. Daarnaast is een kenmerk van een moderne organisatie dat de verantwoordelijkheden op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie worden neergelegd.
Voornaamste uitgangspunt van de nieuwe regeling is, dat uitgegaan wordt van een systeem van ondermandatering. Het betreffende bestuursorgaan mandateert zijn bevoegdheid aan het afdelingshoofd (bij P&O zaken aan gemeentesecretaris resp. de coördinator P&O), die vervolgens ondermandaat verleent aan de betreffende coördinator of medewerker. In deze mandaatregeling worden de bevoegdheden die gemandateerd kunnen worden, zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Afdelingshoofden blijven wel integraal verantwoordelijk voor werkzaamheden op hun afdeling. Het bestuursorgaan blijft politiek en juridisch eindverantwoordelijke voor het geleverde product.
Afhankelijk van het onderwerp, zullen sommige bevoegdheden, ondanks de verlening van mandaat, toch voorbehouden blijven aan de mandaatgever. Dit kunnen besluiten zijn die kunnen leiden tot overschrijding van het budget c.q. de begroting. Over de overschrijding van het begrote bedrag is, ook voor open einde regelingen, artikel 5 van de mandaatregeling volstrekt duidelijk: het mandaat voor inkopen wordt begrensd door het begrote bedrag (lid 2). Vervolgens regelt de budgethoudersregeling (aangeduid onder de regelingen in lid 1) dat er rapportage plaatsvindt bij (dreigende) overschrijding. De inhoud van de rapportage ingevolge de budgethoudersregeling bevat doorgaans het voorstel aan college of raad om het budget X of Y aan te passen. In feite gaat het dan om een aanpassing van de begroting. Op basis daarvan is er weer begrotingsruimte en treedt het mandaat weer in werking.
Ook besluiten met mogelijke politieke of bestuurlijke implicaties kunnen toch voorbehouden blijven aan de mandaatgever. Zaken die belangrijke politieke items impliceren moeten niet in mandaat genomen worden omdat deze extra omzichtig en terughoudend benaderd moeten worden. Datzelfde geldt ook voor op zich kleine zaken, die in de beleving van de burger en bestuurders echter een veel grotere betekenis hebben. Datgene wat door bestuurders als belangrijk in de relatie met de burgers wordt gezien, vergt extra aandacht en terughoudendheid waardoor het gebruik maken van een mandaat in dergelijke gevallen niet wenselijk is.Op voorhand kan moeilijk aangegeven worden welke besluiten mogelijke politieke of bestuurlijke implicatie met zich mee brengen. Hiervan is in ieder geval sprake indien een gegrond vermoeden bestaat dat een besluit beleidsmatige of substantiële consequenties heeft, dan wel politiek gevoelig ligt, het besluit opvallend veel aandacht in de publiciteit zal krijgen of het onderwerp waar het besluit betrekking op heeft al in de publiciteit is of indien er concrete aanwijzingen zijn dat tegen het te nemen besluit bezwaar of beroep zal worden aangetekend. Uiteindelijk zal het inzicht van de gemandateerden bepalend zijn.
In het mandaatregister zijn in bepaalde gevallen voorwaarden opgenomen, waaronder de mandaatverlening plaatsvindt. Het is namelijk wel toegestaan om beperkende voorwaarden in een mandaatregeling op te nemen, maar deze moeten wel duidelijk en toetsbaar geformuleerd zijn. Is dit niet het geval dan kan een burger niet vertrouwen op de geldigheid en juistheid van een in mandaat genomen besluit.
Wanneer een dergelijke beperkende voorwaarde niet in de mandaatregeling wordt opgenomen dan is een ambtenaar nog wel gehouden aan het terugleggen van het mandaat of op zijn minst overleg met het bestuursorgaan bij politieke implicaties. Dit is het gevolg van het feit dat het bestuursorgaan uiteindelijk verantwoordelijk is en blijft voor een in mandaat genomen besluit.
Uitgangpunt is dat de verdeling van bevoegdheden logischerwijs voortkomt uit de verdeling van taken binnen de afdelingen. Dit betekent dat het mandaat voor afdoening ligt bij de afdeling die in hoofdzaak verantwoordelijk is voor de taak.Indien meerdere afdelingen betrokken zijn bij een besluit dient er overeenstemming te bestaan over de wijze van afdoening. Indien geen overeenstemming over het te nemen besluit wordt bereikt, legt de gemandateerde dit ter beslissing aan het bestuursorgaan voor.
De mandaatregeling dient een overzichtelijk en volledig geheel te zijn van gemandateerde bevoegdheden in de gemeente Druten. Op basis van de mandaatregeling moet, voor zowel ambtenaren als inwoners, eenvoudig te beoordelen zijn wie in welke gevallen bevoegd is. Dit gebeurt door het bijhouden van een register, dat ook voor inwoners raadpleegbaar is.Artikel 10:10 juncto artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht stelt dat een algemeen mandaatbesluit bekendgemaakt dient te worden.
Zowel medewerkers als externen moeten kunnen vertrouwen op een register dat inhoudelijk juist en actueel is. Wijziging van wetgeving en wijzigingen in mandaat als gevolg daarvan worden dan ook op korte termijn in het register opgenomen. Om te voorkomen dat met iedere vacature de mandaatregeling moet worden aangepast, wordt mandaat verleend op basis van functies en niet op naam.Jaarlijks worden de machtigingen om het bestuursorgaan te vertegenwoordigen op naam vastgesteld omdat de instanties waarbij deze machtiging getoond moet worden, een machtiging op naam willen hebben.
4. Randvoorwaarden van het mandaat
4.1 Reikwijdte van het mandaat
Mandaat wordt in principe verleend tot op niveau van afdelingshoofd, die vervolgens ondermandaat verleent aan de coördinator of een medewerker. Vanzelfsprekend kan de mandaatgever in elke situatie het verleende mandaat (tijdelijk) intrekken of wijzigen. Ook kan de gemandateerde besluiten geen gebruik te maken van zijn mandaat of besluiten dat voorafgaand overleg met de portefeuillehouder noodzakelijk is. Dit is in eerste instantie een oordeel en verantwoordelijkheid van de gemandateerde.
De mandaatregeling bevat onderwerpen die zowel privaatrechtelijk als bestuursrechtelijk zijn en betrekking hebben op zowel de publiekrechtelijke taak van de gemeente als de interne bedrijfsvoering.
Het uitgangspunt dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie liggen, brengt met zich mee dat een goede verantwoording van in mandaat genomen besluiten noodzakelijk is. Gelet op het vele aantal afdoeningen in mandaat is het in de praktijk moeilijk een gedetailleerd register te geven van alle afdoeningen in mandaat. Uitgangspunt van de verantwoordingsplicht dient dan ook te zijn dat de verantwoording op hoofdlijnen dient te zijn. De verantwoording bestaat daarom, indien aangegeven in het mandaatregister, uit het periodiek uitbrengen van een overzicht van besluiten die in mandaat zijn genomen. Er wordt bij de besluiten alleen aangegeven of het een positief of negatief besluit betrof. Voor sommige bevoegdheden wordt er geen periodieke verantwoording afgelegd, omdat dit via een jaarverslag gebeurt.In principe wordt aangesloten bij de structuur van rapportages in het kader van de planning en control cyclus, tenzij de aard van de onderwerpen andere frequenties vereist.Uiteraard staat dit los van de mogelijkheid van de mandaatgever om in individuele gevallen verantwoording te vragen.
Het beheer van het mandaatregister is een verantwoordelijkheid van het cluster Juridische Zaken (JZ) van de afdeling Centrale Staf. Zo vaak als dat noodzakelijk is wordt door het cluster JZ aan de afdelingen de vraag voorgelegd welke wijzigingen in het mandaatregister moeten worden opgenomen. Vanuit het uitgangspunt dat het mandaatregister een actueel overzicht geeft van de bevoegdheden, geven afdelingen relevante tussentijdse wijzigingen in het mandaatregister door aan het cluster JZ. De afdelingen hebben daarvoor vaste contactpersonen aangewezen. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens volgens het model zoals dat wordt vastgesteld bij de geactualiseerde mandaatregeling. Het cluster JZ zal de wijzigingen verwerken in een B&W voorstel. Dit geldt ook voor tussentijdse wijzigingen. Uitgangspunt bij wijzigingen is dat de wijziging aan het mandaatregister wordt toegevoegd. Het cluster JZ zorgt ervoor dat er altijd een actueel (geconsolideerd, dat wil zeggen: waarin alle wijzigingen zijn verwerkt) mandaatregister op internet en intranet te raadplegen is.