Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de raadscommissies 2008 |
Citeertitel | Verordening op de raadscommissies 2008 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 16
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
12-04-2008 | 03-04-2010 | nieuwe regeling | 01-04-2008 Stadsblad, 11-04-2008 | RV 08.0002 |
Hoofdstuk 1: Begripsbepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a) lid: lid van een raadscommissie
b) voorzitter: voorzitter van een raadscommissie
c) commissie: een raadscommissie ingesteld op grond van artikel 82 Gemeentewet
d) presidium: het presidium voor de raad en raadscommissies bestaande uit de commissievoorzitters, uitgezonderd de voorzitter van de Commissie voor de Rekeningen, de voorzitter van de raad en de griffier.
e) collegelid: een lid van van het college van Burgemeester en Wethouders
Hoofdstuk 2: Instelling, taken en samenstelling
Artikel 4 Taken van raadscommissies
Een commissie heeft de volgende taken:
a) Het voorbereiden van besluiten van de raad alsmede het verrichten van werkzaamheden in opdracht van de raad;
b) Het overleg en discussie over politieke standpunten;
c) Het nemen van beleidsinitiatieven, met name ten aanzien van beleidsplannen betrekking hebbend op haar sector;
d) Het geven van haar zienswijze over alternatieve oplossingen en het aangeven van een voorkeur voor één van deze oplossingen;
e) Het beoordelen van de activiteiten van gedecentraliseerde organen werkzaam binnen haar sector en het toetsen van eventuele besluiten van deze organen aan het te voeren beleid;
f) Het toetsen van de resultaten van de uitvoering binnen haar taakvelden aan het vastgestelde beleid;
g) Het voeling houden met de gemeenteraad, de gedecentraliseerde organen en de bevolking.
Artikel 5 Samenstelling commissie
Een fractie die uit minder dan 5 raadsleden bestaat heeft het recht 1 lid per commissie voor te dragen. Een fractie die uit ten minste 5 raadsleden bestaat heeft het recht 2 leden per commissie voor te dragen. Indien een fractie uit meer dan 8 raadsleden bestaat heeft het recht op 3 leden per commissie.
De leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. Zowel een raadslid als een duoraadslid kunnen tot lid van de commissie benoemd worden. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid. Een duoraadslid kan alleen zitting nemen in de commissie indien hij voldoet aan de vereisten genoemd in artikel 7 van deze verordening.
Ten behoeve van de sollicitatieprocedure genoemd in het zevende lid wordt een sollicitatiecommissie ingesteld bestaande uit vier fractievoorzitters en de voorzitter van de raad. Twee fractievoorzitters dienen afkomstig te zijn van een partij die geen zitting heeft in het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 6 Zittingsduur en vacatures
Indien een fractie op grond van het vijfde lid van artikel 5 geen plaatsvervangend lid heeft benoemd voor een commissielid en dit lid verhinderd is een commissievergadering bij te wonen, kan hij zich laten vervangen door een ander raadslid of duoraadslid van zijn fractie. Een vervanging wordt voorafgaand aan de commissievergadering gemeld aan de commissiegriffier.
Degene, die als vervanger optreedt, wordt in de betreffende vergadering geacht lid van de commissie te zijn.
Indien een lid bij verhindering geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot vervanging, kan hij voor of bij de aanvang van de vergadering aan de voorzitter zijn schriftelijke opmerkingen overhandigen, welke bij de behandeling betrokken zullen worden.
Een duoraadslid is een lid van een politieke partij die de raadsleden van de politieke partij bij hun werkzaamheden ondersteunt. Om tot duoraadslid te kunnen worden benoemd moet de persoon bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van een politieke partij voorkomen, en niet als raadslid zijn benoemd.
In afwijking van lid 1 kan een fractie een met redenen omkleed verzoek doen een lid van haar partij die bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen niet op de kandidatenlijst van een politieke partij voorkwam te laten benoemen als duoraadslid. Een fractie richt een met redenen omkleed verzoek hiertoe tot de voorzitter van de raad, die zo spoedig mogelijk over de benoembaarheid beslist. De fractie zendt tevens de geloofsbrieven van de kandidaat ter beoordeling aan de raad.
Een duoraadslid kan alleen op voordracht van een fractie worden benoemd of ontslagen. Voorafgaand aan zijn benoeming, wordt het duoraadslid beëdigd ten overstaan van de voorzitter van de raad en de griffier. Hij legt hiertoe in handen van de voorzitter conform artikel 14 Gemeentewet de eed of belofte af. De artikelen 10 tot en met 13 en artikel 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.
Een fractie met vijf of minder raadszetels mag maximaal drie duoraadsleden hebben. Een fractie met zes of meer raadszetels mag maximaal twee duoraadsleden hebben. Een fractie met twee of minder raadszetels, die tevens een voorzitter van een raadscommissie/lid presidium levert, kan een extra duoraadslid hebben.
De raad kan één of meer vaste adviseurs, niet zijnde raadsleden of ambtenaren uitgezonderd medewerkers werkzaam op de griffie, aan de commissie toevoegen. Deze adviseurs hebben niet de bevoegdheid deel te nemen aan de stemmingen.
Artikel 10 Aanwezigheid collegeleden en ambtenaren
De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verlangen van de commissie, gemeente-ambtenaren uit te nodigen de vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van feitelijke informatie, conform de begripsomschrijving in de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning. Dit geschiedt in aanwezigheid van de portefeuillehouder.
Het presidium bereidt de raads- en commissievergadering voor. Hij bespreekt alle vergaderingen van de raad en commissies voor, beoordeelt de kwaliteit van de stukken, bepaalt of stukken ‘rijp’ zijn voor behandeling, stelt een vergaderschema op voor de raads- en commissievergaderingen, houdt overzicht over aanlevering en agendering van stukken en de wijze van behandeling van stukken in commissies en raad. Hij bewaakt de langetermijnagenda’s van de commissies en de raad en draagt zorg voor de planning van activiteiten voor de commissies en de raad.
Het presidium doet een voorstel op welke wijze een onderwerp in de commissievergadering wordt geagendeerd, te weten I (informatief), BC(Besluit commissie), DC (debat en prebesluitvorming in de commissie, besluitvorming in de raad), DR (debat in de commissie, debat en besluitvorming in de raad) of als hamerstuk.
De vergaderingen van het presidium zijn openbaar, tenzij de aard van het te bespreken onderwerp zich daartegen verzet. De griffier verstuurt de agenda en de adviezen van de griffie op de te agenderen voorstellen minimaal 48 uur voor de vergadering per email aan de presidiumleden. De griffier maakt de besluitenlijst van de besluiten die zijn genomen tijdens de presidiumvergadering. Alle raadsleden, duoraadsleden en collegeleden ontvangen zo spoedig mogelijk de besluitenlijst per email.
De voorzitter of drie leden van de commissie kunnen het presidium verzoeken om een extra vergadering te plannen. Zij dienen aan te geven wat de reden is voor de extra vergadering. Het presidium oordeelt over dit verzoek in zijn eerstvolgende vergadering. Het presidium legt de commissie zo snel mogelijk de datum en het tijdstip voor waarop de extra vergadering gehouden kan worden.
Het presidium kan de commissie voorafgaand aan de vergadering voorstellen de aanvangstijd te vervroegen voor andere vergaderingen dan die genoemd in het zesde lid. Ook kan de voorzitter van de commissie ter vergadering voorstellen tot na 23.00 uur door te vergaderen. De commissie beslist met meerderheid van stemmen of zij wil doorgaan na 23.00 uur.
De commissiegriffier zendt, uit naam van de voorzitter, ten minste 14 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijk oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproeping aan de leden verzonden.
Het college of de commissie kan het presidium verzoeken een onderwerp of voorstel aan de agenda toe te voegen in geval van spoedeisendheid. Dit verzoek moet schriftelijke worden ingediend bij de griffier. Het college of de commissie dienen het verzoek om spoed-agendering met redenen te omkleden. Het presidium oordeelt over dit verzoek in zijn eerstvolgende vergadering. Indien het presidium het verzoek positief beoordeelt verzoekt hij de commissie het onderwerp aan de agenda toe te voegen.
Zo snel mogelijk na verzending van de agenda en de stukken aan de leden vindt openbare aankondiging plaats van de vergadering in het gemeentelijke informatieblad en op de internetsite van de gemeente. De openbare kennisgeving vermeldt de datum, tijd en plaats van de vergadering, de agendapunten die behandeld worden en de mogelijkheid om in te spreken.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, de agenda, notulen van een voorgaande vergadering en de toezeggingenlijst worden gelijktijdig met het verzenden van de agenda en stukken aan de leden op het stadhuis, stadsbouwhuis en openbare bibliotheek ter inzage gelegd.
Ieder lid van de commissie en de voorzitter kunnen binnen twee dagen na het verschijnen van de voorlopige agenda het presidium verzoeken een onderwerp aan de agenda toe te voegen. Het presidium oordeelt over dit verzoek in zijn eerstvolgende vergadering. Indien het presidium het verzoek positief beoordeelt verzoekt hij de commissie het onderwerp aan de agenda toe te voegen. De aangepaste agenda en de eventueel daarbij behorende stukken worden zo spoedig mogelijk verspreid.
Artikel 17 Inspreken bij vergadering
Diegenen die willen inspreken melden dit vóór 16.00 uur op de dag van de vergadering bij de commissiegriffier. De inspreker vermeldt zijn naam en telefoonnummer en het voorstel waarover hij wil inspreken. In bijzondere gevallen of indien veel insprekers worden verwacht kan de tijd waarvoor men zich moet aanmelden vervroegd worden.
Indien over het desbetreffende onderwerp een inspraakprocedure is gevoerd conform de Inspraakverordening, wordt na het inspreken een meningsvormende discussie gevoerd en vervolgens de beraadslaging gesloten. De besluitvormende behandeling vindt in een volgende vergadering van de commissie plaats. Bij de besluitvormende behandeling kan niet opnieuw worden ingesproken. In bijzondere gevallen kan de commissie besluiten dat hiervan wordt afgeweken.
Het presidium kan bij het agenderen van een voorstel bedoeld in artikel 14, eerste lid de commissie voorstellen een afwijkende wijze van inspreken te hanteren. Dit is alleen mogelijk indien over het desbetreffende onderwerp geen inspraakprocedure conform de Inspraakverordening is gevoerd. Indien een afwijkende wijze van inspreken wordt gekozen zijn de bepalingen van dit artikel niet van toepassing.
Artikel 20 Orde van vergaderingen
Indien een spreker zich beledigend of onbetamelijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp dat in behandeling is, of een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. De voorzitter kan spreker, als hij hieraan geen gevolg geeft, hem gedurende de vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
De voorzitter, leden en de leden van het college hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag te doen indien het onjuistheden bevat of niet duidelijk of onjuist weergeven is hetgeen is gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de vergadering waarin het verslag wordt vastgesteld, schriftelijk bij de commissiegriffier te worden ingediend.
Het conceptverslag van het behandelde in een besloten vergadering wordt in een envelop toegezonden aan de leden van de commissie en de leden van het college die aanwezig waren bij de vergadering. Het conceptverslag van het behandelde in een besloten vergadering waarover geheimhouding is opgelegd, ligt voor de leden van de commissie ter inzage bij de commissiegriffier. Het verslag van een besloten vergadering wordt in een volgende besloten vergadering vastgesteld.
Hoofdstuk 4: Besloten vergaderingen
De vergaderingen van de raadscommissie zijn openbaar, tenzij financiële of andere zwaarwegende belangen van de gemeente, van gemeentelijk personeel of van derden daardoor geschaad kunnen worden. De deuren worden gesloten wanneer de voorzitter het nodig acht of twee leden dit verlangen. De commissie besluit vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
Naast de voorzitter en de leden zijn bij een besloten vergadering de verantwoordelijk wethouder(s), de commissiegriffier, notulist en eventueel de behandeld ambtenaar aanwezig. Raads- of duoraadsleden die niet zitting hebben in de commissie kunnen na toestemming van de voorzitter bij de vergadering aanwezig zijn.
Hoofdstuk 5: Beraadslaging en advisering
Artikel 25 Beraadslaging en advies
In afwijking van het zesde lid wordt een wensen- en bedenkingenprocedure op grond van artikel 169 Gemeentewet afgesloten door of te wel het zenden van een raadsvoorstel met de wensen en bedenkingen aan de raad of door het zenden van een brief met de wensen en bedenkingen aan de raad. Indien gekozen wordt voor een raadsvoorstel, dan wordt deze geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering. Indien gekozen wordt voor het zenden van een brief dat wordt deze opgenomen op de lijst van ingekomen stukken van de eerstvolgende raadsvergadering.
In afwijking van het zesde lid bepaalt de commissie of een door de raad aangenomen motie door het college op voldoende wijze is afgehandeld. De commissiegriffier stelt een brief op aan de raad met daarin het oordeel van de commissie. De brief wordt geplaatst op de lijst van ingekomen stukken van de eerstvolgende raadsvergadering.
Besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen met dien verstande dat de stem van de afzonderlijke leden als volgt telt:
Indien een fractie drie leden in een commissie heeft, staat elk lid conform het bepaalde in artikel 5, tweede lid voor een derde van het aantal zetels die de fractie in de raad heeft. Indien maar twee leden aanwezig zijn staan zij ieder voor de helft van het aantal zetels dat de fractie in de raad heeft. Als maar één lid aanwezig is staat hij voor alle zetels die zijn fractie in de raad inneemt.