Organisatie | Bodegraven-Reeuwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2011 |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2011 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 212
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-01-2011 | 29-08-2013 | Nieuwe regeling | 04-01-2011 Bodegraafs Nieuwsblad, 6 januari 2011 | Onbekend |
Het college van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk,
Gelet op de financiële verordening ter uitvoering van artikel 212 van de Gemeentewet van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk:
Besluit inzake de interne regels van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken.
In dit besluit wordt verstaan onder:
Non-discriminatie: één van de drie grondbeginselen van de Europese richtlijn. Het is in beginsel niet toegestaan om leveranciers-, merk- of typenamen te gebruiken omdat het bepaalde leveranciers zou uitsluiten. Als het echt niet anders kan dient aan de naam toegevoegd te worden “of daarmee overeenstemmend”.
Artikel 3 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid
Doelstellingen van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid vormen:
Artikel 5 Aanbestedingsprocedures
De navolgende aanbestedingsprocedures worden gehanteerd:
Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen is het ook aan te bevelen om aanvullend in de vakbladen een aankondiging te plaatsen. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing.
Bij geïntegreerde contractvormen (zie nadere toelichting bijlage 3.1) wordt in beginsel meervoudig onderhands of Europees aanbesteed, afhankelijk van de in bijlage 5 genoemde drempelbedragen. Verder worden ook de (Europese) wet- en regelgeving in acht genomen.
Is het houden van een voorgeschreven meervoudig onderhandse aanbesteding om aantoonbare en gegronde redenen niet mogelijk of naar het oordeel van het college ondoelmatig, dan vindt enkelvoudige uitnodiging plaats. De volgende genoemde bijzondere situaties worden geacht tot deze uitzonderingscategorie te behoren:
Artikel 6 Verbod op splitsen van opdrachten
Opdrachten mogen op geen enkele wijze worden gesplitst (“geknipt”) om zo aan de toepasselijkheid van de relevante Europese aanbestedingsregels te ontkomen. Van knippen is bijvoorbeeld sprake indien fase één en twee door dezelfde leverancier gedaan zouden kunnen worden. Tijdgebrek kan en mag ook geen reden zijn om de opdracht te splitsen.
Artikel 7 Selectie en gunningcriteria
Gunning bij leveringen, diensten en werken vindt plaats aan de aanbieder met de “optimale prijs- kwaliteitverhouding”. Deze moet voldoen aan het minimale eisenpakket. Met prijs wordt hier de Total Cost of Ownership (TCO; levensduurkosten) bedoeld, en kwaliteit omvat hier tijdigheid, hoeveelheid en kwaliteit.
Artikel 8 Inkoopbundeling, schaalvoordelen en doorlegging
Het doorleggen van de aanbestedingsplicht is in beginsel alleen mogelijk vanwege grondposities en een zelfrealisatierecht. Dus wanneer de marktpartij eigenaar is van de grond waarop de gemeente wil ontwikkelen gedwongen is die partij te kiezen. Indien een dergelijke grondpositie ontbreekt, is het doorleggen een te beschouwen als een opdracht voor diensten, welke aanbesteedt dient te worden.
Artikel 9 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren
Aanvullend op het vastgelegde integriteitbeleid zijn de volgende beleidsregels specifiek van toepassing op het inkoop- en aanbestedingsbeleid:
Artikel 10 Integriteiteisen aan opdrachtnemers
De gemeente stelt ook eisen op het gebied van integriteit van de opdrachtnemers:
Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, wordt contact opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).
Het leveranciersbeleid is als volgt:
Plaatselijke leveranciers worden in de gelegenheid gesteld om bij onderhandse aanbestedingsprocedures, offerte uit te brengen, mits daarbij sprake is van voldoende concurrentie met leveranciers buiten de regio en zij aan de selectie- en gunningscriteria voldoen (zie nadere toelichting bijlage 3.2.1.1).
Artikel 17 Beslissingsbevoegdheid
De aanbesteding van afdelingspecifieke opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder, dan wel een door deze persoon aangewezen medewerkers (of functionaris). Uitvoering kan plaatsvinden door ad hoc inkoopteams, bestaande uit medewerkers van de desbetreffende diensten al dan niet met inbreng van de gecoördineerde inkoopfunctie en/of de centrale adviesfunctie aanbesteden.
De aanbesteding van afdelingoverschrijdende opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de directie, dan wel een door deze personen aangewezen medewerkers (of functionaris). Uitvoering kan plaats vinden door multidisciplinaire ad hoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende diensten, de gecoördineerde inkoopfunctie, de centrale adviesfunctie aanbesteden en waar nodig externe expertise.
Iedere afwijking op de beleidsregels behoeft de schriftelijke instemming van het college van burgemeester en wethouders, waarbij de reden om af te wijken deugdelijk wordt gemotiveerd. Van de Europese aanbestedingsprocedure kan echter nimmer worden afgeweken.
Artikel 20 Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid
Eens per 2 jaar zal het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geëvalueerd.
Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam “Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2011”. De toegevoegde bijlagen maken integraal deel uit van dit besluit.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 4 januari 2011,
mw. C.M.J.M. van Pijkeren MSM drs. J.P.J. Lokker
Overzicht bijlagen bij het Inkoop- en aanbestedingsbesluit:
Bijlage 1 Juridische uitgangspunten
1.1Naleven van wet- en regelgeving
Voor de gemeente gelden voor het formuleren van het inkoop en aanbestedingsbeleid de volgende juridische kaders:
Algemene voorwaarden van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk (bijlage 11). De ‘Algemene voorwaarden van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk’ zijn van toepassing op alle inkopen/aanbestedingen met betrekking tot werken, levering van zaken en diensten door een leverancier, tenzij de gemeente expliciet en onderbouwt hiervan afwijkt;
De gemeente is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). Uiteraard moet de gemeente zich ten alle tijde houden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de wettelijke bepalingen van bijvoorbeeld de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet en het Burgerlijk wetboek. Voor opdrachten waarvan de waarde boven de Europese drempelwaarden uitkomt, zijn de richtlijnen van de EG van kracht. Voor gevallen waarop de EG-richtlijnen niet van toepassing zijn, geldt uiteraard de nationale wet- en regelgeving.
De jaarlijkse accountantscontrole moet onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van deze juridische inkoopkaders maakt
onderdeel uit van de accountantscontrole.
1.2 Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie
De drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze beginselen hanteert de gemeente voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit, en de doelmatige besteding van publieke gelden.
Bijlage 2 Ethische en ideële uitgangspunten
2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren
Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn.
Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de vastgesteld integriteitsregels voor bestuurders en ambtenaren van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk’. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit.
Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn. Dit kan bijvoorbeeld door de volgende functiescheiding te maken:
2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers
De gemeente stelt ook eisen op het gebied van integriteit aan de leveranciers, dienstverleners oftewel opdrachtnemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer.
Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten. Potentiële opdrachtnemers worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen.
2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers
Duurzaamheid is voor de gemeente een belangrijk onderwerp ten behoeve van het beschermen en verbeteren van de leefomgeving. Zij stelt op dit punt niet alleen eisen aan burgers en bedrijven, die stelt zij ook aan zichzelf. In de programma’s van eisen en in bestekken worden duurzaamheidsaspecten, zoals het gebruik van duurzame energie en materialen, bijvoorbeeld het FSC-keurmerk voor hout, zoveel mogelijk betrokken. Ook bij het beoordelen van offertes is het aspect duurzaamheid, indien mogelijk, een standaard te hanteren gunningscriterium.
Derhalve zij nadrukkelijk vermeldt dat de gemeente bij de gunning voor zoveel als mogelijk rekening moet houden met milieuvriendelijkheid en duurzaamheid.
Met ‘duurzaam inkopen’ wordt bedoeld, dat rekening gehouden wordt met de milieu- en de sociale aspecten, die aan de inkopen verbonden zijn. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten kunt u denken aan thema’s als kinderarbeid of mensenrechten.
Duurzaam inkopen, milieu aspecten:
De gemeente Bodegraven-Reeuwijk staat voor duurzame ontwikkeling waarin Cradle to Cradle een centrale rol speelt en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. Zij onderschrijft dan ook het “Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007–2011”, waarin de afspraak is opgenomen dat de gemeenten zullen streven naar 75 % duurzaam inkopen in 2010 en 100 % in 2015.
Duurzaam inkopen, sociale aspecten:
Opdrachtnemers van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk worden geacht zich te houden aan gangbare normen en waarden op het gebied van arbeid (een en ander overeenkomstig de conventies van de International Labour Organization). Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden (arbo) of andere onethische praktijken worden niet getolereerd en kunnen leiden tot uitsluiting bij inschrijvingen en ontbinden van bestaande overeenkomsten.
2.4 Sociaal maatschappelijke doelstelling
De gemeente Bodegraven-Reeuwijk wil vanuit haar sociaal-maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft ze zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te helpen om die afstand te verkleinen. Deze kan veroorzaakt worden door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door culturele of etnische achtergronden.
Voorbehoud aan sociale werkvoorziening
Conform artikel 19 van het Bao heeft gemeente Bodegraven-Reeuwijk de mogelijkheid om bepaalde opdrachten voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen. Sociale werkvoorzieningen worden door Nederlandse gemeenten vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen, die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap, kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Daar waar mogelijk zal gemeente Bodegraven-Reeuwijk gebruik maken van deze mogelijkheid.
Het stimuleren van lokale werkgelegenheid is een speerpunt in het arbeidsmarktbeleid van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Zij kan gebruik maken van de mogelijkheid om bij aanbestedingen sociale aspecten te betrekken door eisen te stellen aan de werknemers, die de opdrachtnemer zal inzetten voor de uitvoering van de opdracht. Zo kan gemeente Bodegraven-Reeuwijk de eis stellen, dat er een bepaald percentage langdurig werklozen of arbeidsgehandicapten wordt ingezet door de opdrachtnemer. De gemeente Bodegraven-Reeuwijk zal per opdracht beslissen of en zo ja, welke eisen zij stelt aan het in te zetten personeel. Daarbij zal de gemeente Bodegraven-Reeuwijk ervoor zorg dragen, dat de gestelde eisen proportioneel en niet discriminerend zijn.
Bijlage 3 Economische uitgangspunten
De volgende twee aspecten komen aan de orde bij de bedrijfseconomische uitgangspunten:
3.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures
Er zijn diverse vormen van aanbesteding waaruit de gemeente een keuze kan maken om de markt te benaderen. De volgende wijzen van aanbesteden worden al naar gelang de hoogte van het te besteden bedrag worden toegepast:
De gemeente is in veel gevallen niet vrij in de keuze van de aanbestedingsprocedure.
In geval een aanbestedingsbedrag boven het op basis van de Europese richtlijn vastgestelde drempelbedrag (zie bijlage 5 Drempelbedragen) uitkomt, is de gemeente verplicht om Europees aan te besteden. De gemeente plaatst daartoe op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Uitgangspunt is een vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers. Veel gemeenten die een opdracht Europees (moeten) aanbesteden, laten zich voor wat betreft de procedure begeleiden door één van de gespecialiseerde bureaus die daarvoor hun diensten aanbieden.
Als de gemeente gebruik maakt van meervoudig onderhands aanbesteden, is sprake van een beperkte concurrentie tussen een aantal leveranciers die de gemeente zelf heeft uitgekozen.
Tenslotte is er de mogelijkheid van enkelvoudige onderhandse aanbesteding. De gemeente kiest in dat geval zelf de leverancier uit zonder dat sprake is van enige concurrentie tussen leveranciers.
Prijsvragen zijn de procedures die tot doel hebben de gemeente als aanbestedende dienst, in het bijzonder op het gebied van ruimtelijke ordening, stadsplanning, architectuur en weg- en waterbouw, of op het gebied van automatische gegevensverwerking, een plan of ontwerp te verschaffen dat op basis van mededinging door een jury wordt geselecteerd, al dan niet met toekenning van prijzen (artikel 1 lid 11 sub e richtlijn 2004/18). De toelating van deelnemers tot prijsvragen mag niet worden beperkt tot het grondgebied van een lidstaat of een deel daarvan. Beperkingen op grond van de rechtspersoonlijkheid van de deelnemers zijn evenmin toegestaan (artikel 66 richtlijn 2004/18). Prijsvragen op het gebied van diensten en prijsvragen met prijzengeld kunnen ingevolge artikel 67 van richtlijn 2004/18 ook worden georganiseerd door aanbestedende diensten van decentrale overheden (vanaf een drempelbedrag van 211.000 Euro, exclusief BTW). De aanbestedende dienst dient overeenkomstig de voorschriften voor het plaatsen van overheidsopdrachten een aankondiging van een prijsvraag bekend te maken (artikel 69 richtlijn 2004/18). Bij de uitwisseling en opslag van informatie moet voor integriteit en een vertrouwelijke behandeling van de gegevens worden gezorgd. De aanbestedende dienst mag pas na afloop van de vastgestelde termijn kennisnemen van de ingediende plannen en ontwerpen (artikel 71 richtlijn 2004/18). De selectiecriteria dienen helder en niet-discriminerend te zijn en daadwerkelijke concurrentie mogelijk te maken (artikel 72 richtlijn 2004/18). De jury moet uit natuurlijke, onafhankelijke personen bestaan. Wordt specifieke vakbekwaamheid vereist, dan dient ten minste een derde van de juryleden over dezelfde kwalificatie te beschikken (artikel 73 richtlijn 2004/18). De jury dient de projecten aan de hand van de criteria die in de aankondiging van de prijsvraag zijn vermeld te bekijken en haar beslissingen geheel autonoom te nemen. Vóór de eindbeslissing van de jury mogen de namen van de deelnemers niet bekend worden gemaakt (artikel 74 richtlijn 2004/18).
Bij projecten kunnen verscheidene contractvormen worden toegepast. Er zijn veel verschillende manieren om een contract in te steken. Daarbij wordt door de opdrachtgever een contractvorm samengesteld.
Geïntegreerde contractvormen zijn contractvormen waarbij de opdrachtnemer (aannemer) zowel ontwerp- als uitvoeringswerkzaamheden verricht. Voorbeelden hiervan zijn turnkey- en design- & constructcontracten. Hierbij verschuiven de verantwoordelijkheden voor het ontwerptraject naar de opdrachtnemer. In vergelijking met een traditioneel bestek hebben deze verantwoordelijkheden consequeties voor de inhoud van het project. Daarnaast zijn de uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen, de zogenaamde UAV-GC-contracten, interessant wanneer de opdrachtgever gebruik wil maken van innovaties in de markt of als er behoefte is aan invulling van een functie en niet aan een specifieke (technische) oplossing.
Enkele geïntegreerde/specifieke contractvormen zijn:
Bij deze vorm van projectrealisatie bouwt de aannemer het bouwwerk niet alleen, maar ontwerpt het ook.
De opdrachtgever is alleen aanwezig bij het initiatief en eventueel bij de haalbaarheid en vervolgens pas weer bij de ingebruikname om ‘de sleutel om te draaien’. Bij een Turnkey-vorm gaat het initiatief uit van de opdrachtgever die een bouwproject wil laten realiseren. De opdrachtnemer wordt belast met zowel het ontwerpen als het uitvoeren van het te realiseren bouwproject.
Publiek-Privrate samenwerking (PPS)
PPS is een ruim begrip. Er bestaat geen algemene definitie hiervan, maar bijna alle samenwerkingsverbanden van een overheid met een private partij vallen hieronder. In de handreikingen van het voormalige kenniscentrum PPS wordt de volgende, ruime omschrijving gebruikt:
‘PPS is een samenwerkingsverband waarbij overheid en bedrijfsleven, met behoud van eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren op basis van een heldere taak- en risicoverdeling. Het resultaat van de samenwerking is meerwaarde: een kwalitatief beter eindproduct voor hetzelfde geld, of dezelfde kwaliteit voor minder geld. (…)
De overheid realiseert maatschappelijke doelstellingen en creëert perspectief op een hogere kwaliteit en een reductie van de projectkosten.’
Gemeenten, provincies en waterschappen maken bij gebiedsontwikkeling regelmatig gebruik van PPS. Bijvoorbeeld bij de aanleg van wegen, bruggen, tunnels, spoorwegtrajecten en jachthavens. Maar ook de ontwikkeling van een industriegebied, de bouw van een ziekenhuis of een multifunctioneel centrum of de aanleg en exploitatie van een bedrijvencomplex – al dan niet in combinatie met elkaar- kunnen als PPS-project worden uitgevoerd. Deze samenwerkingsvorm kan voor overheid, bedrijfsleven én voor het gezamenlijk project diverse voordelen opleveren.
Echter, (decentrale) overheden dienen bij PPS wel rekening te houden met de Europese regels voor staatssteun en aanbesteden.
3.2 Te hanteren selectie- en gunningcriteria
Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld.
Om een keuze te maken tussen de leveranciers die zaken met de gemeente willen doen moet een selectie worden gemaakt. De ondernemingen die zaken willen doen met de gemeente worden met behulp van geschiktheidcriteria getoetst aan de door de gemeente gestelde minimale eisen van geschiktheid. De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een leverancier zowel op de dag van inschrijving c.q. dag van offerte verzending als op de dag van opdrachtverlening moet voldoen.
De selectiecriteria kunnen zijn:
Het achterliggende idee hierbij is dat zoveel mogelijk moet worden zeker gesteld dat de betreffende leverancier in staat is om het product dat de gemeente vraagt, ook te leveren. Het risico dat een opdracht niet wordt uitgevoerd of niet wordt uitgevoerd op de manier waarop de gemeente het wenst moet worden beperkt. Belangrijk is dat de gestelde eisen in verhouding staan tot de uit te voeren opdracht. Indien de eisen te hoog zijn gesteld, zullen gegadigden afvallen omdat zij niet aan die hoge eisen kunnen voldoen. Dat kan leiden tot een beperking van de keuzemogelijkheden voor de gemeente en tot hogere prijzen. Uit het oogpunt van objectiviteit en transparantie zullen de selectiecriteria voor alle gegadigden gelijk dienen te zijn en ook op gelijke wijze dienen te worden toegepast.
De gemeente mag van alle ondernemingen verwachten dat zij de beste kwaliteit leveren tegen de laagste prijs. Er is voldoende vertrouwen dat lokale ondernemingen kunnen concurreren met ondernemingen van buiten de gemeente. Daarom is het niet nodig dat de gemeente bij het doen van uitnodigingen tot het indienen van offertes een voorkeursbeleid hanteert ten aanzien van lokale ondernemingen. Een voorkeursbeleid is bovendien in strijd met de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese Richtlijnen.
Als leveranciers voldoen aan de selectiecriteria, beoordeelt de gemeente op basis van de ontvangen offertes van de leveranciers aan wie de opdracht wordt gegund. Gunning is het toekennen van een opdracht aan een bepaalde leverancier.
Het gunningcriterium van de laagste prijs spreekt voor zich. In veel gevallen kan gekozen worden voor het criterium van “de laagste prijs”. Indien gekozen wordt voor de laagste prijs, dient de opdracht te worden gegund aan de aanbieder met het laagste aanbod. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen op specifieke inhoudelijke aspecten. Indien het aanbod voldoet aan de gestelde (minimum)eisen, moet de opdracht aan de aanbieder met de laagste prijs worden gegund. Daarom kan het criterium “laagste prijs” alleen gebruikt worden, indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven, dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel is er dan sprake van relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn en eenvoudig meetbaar en beheersbaar zijn.
Indien niet aan de hiervoor beschreven voorwaarden is voldaan, dient gekozen te worden voor het criterium “de economisch meest voordelige aanbieding”.
Het criterium van de economisch meest voordelige inschrijving kan verschillende subcriteria bevatten, zoals bijvoorbeeld de kwaliteit, de prijs, functionele eisen, technische waarde, milieukenmerken, klantenservice, onderhoud, maar ook de mate waarin de gemeente zelf werkzaamheden moet verrichten, bijvoorbeeld bij de begeleiding van de opdrachtnemer. Alle subcriteria moeten uiteraard gerelateerd zijn aan het doel van de opdracht en aan de beginselen van transparant, objectief en niet discriminerend. De subcriteria krijgen een bepaalde weging. In de aankondiging moet een specificatie worden opgenomen van het relatieve gewicht van elk subcriteria. Zo is het de inschrijver vooraf bekend wat en hoe de subcriteria worden gewogen. Zo kan hij weten wat bepalend is om te komen tot de economisch meest voordelige aanbieding. In het geval een weging aantoonbaar niet mogelijk is, moet de (afnemende) volgorde van belangrijkheid van de subcriteria worden vermeld (artikel 54 lid 2 en 3 BAO).
Als de aanbestedende dienst tot een gunning heeft besloten, wordt dat gemotiveerd meegedeeld. Deze mededeling van de gunningbeslissing houdt nog niet een aanvaarding in van het aanbod en leidt dus nog niet tot een overeenkomst. Er is een “bezwaartermijn “ of standstillperiode van 15 (kalender) dagen na de verzending van de mededeling van de (gemotiveerde) gunningbeslissing. In de Europese richtlijn is deze standstillperiode voorgeschreven. In de aanbestedingsdocumentatie (offerteaanvraag en bestek) moet worden aangegeven dat de gemeente de overeenkomst zal sluiten als gedurende een termijn van 15 dagen door belanghebbenden geen gebruik is gemaakt van de mogelijkheid rechtsmiddelen aan te wenden tegen het voornemen tot gunning. Zodoende kunnen belanghebbenden rechtsmiddelen aanwenden tegen de gunning en kan degene aan wie de opdracht zal worden gegund geen nakoming vorderen.
Ingevolge de ARW 2005 wordt voor de procedure van het indienen van bezwaar de burgerlijke rechter bevoegd verklaard en dus niet de Raad van Arbitrage.
Voor leveringen en diensten kiest de gemeente ook voor de gewone burgerlijke rechter. Na de termijn van 15 dagen kan een aanbestedende dienst de opdracht (definitief) gunnen of een overeenkomst sluiten. Van de termijn van 15 dagen kan alleen worden afgeweken wegens dwingende spoed van onvoorziene omstandigheden die niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.Motiveringplicht voor de gunningbeslissing
Op 19 februari 2010 is de Wet implementatie rechtbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira) in werking getreden. Deze wet regelt de implementatie van de nieuwe Europese rechtsbeschermingsrichtlijn (nr. 2007/66/EG) die op 20 december 2009 al in werking trad. De Wira bevat een aantal concrete invullingen van rechtsbeschermende maatregelen binnen het aanbestedingsproces, gericht op aanbestedende diensten, dus ook op decentrale overheden.
In het kort verandert er het volgende:
Motivering Ten eerste wordt de aanbestedende dienst verplicht in de gunningsbeslissing voldoende gemotiveerd uitleg te geven over de redenen van zijn beslissing. Op basis daarvan kan een afgewezen ondernemer bepalen of hij bezwaar wil maken tegen de gunningsbeslissing bij de rechter. Termijn Als de gemeente de gunningsbeslissing onvoldoende motiveert, gaat de opschortende termijn van vijftien dagen niet van start. Een benadeelde ondernemer kan in dat geval, ook na de termijn van vijftien dagen, de rechter verzoeken de overeenkomst te vernietigen vanwege het aangaan van een overeenkomst zonder een geldig verlopen opschortende termijn. De opschortende termijn is namelijk niet van start gegaan bij gebrek aan een voldoende gemotiveerde gunningsbeslissing. Vernietiging Ten tweede kan een benadeelde ondernemer naar de rechter om de overeenkomst te laten vernietigen in het geval de opdracht ten onrechte niet is aanbesteed. De rechter zal de opdracht bijvoorbeeld moeten vernietigen wanneer blijkt dat de opdracht is gegund zonder voorafgaande aankondiging en dit in strijd is met Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) of Bass (Besluit aanbestedingen speciale sectoren). Slechts in uitzonderingsgevallen kan de rechter de overeenkomst (deels) in stand laten en alleen als dwingende redenen van algemeen belang dit rechtvaardigen.
De gemeente kan een succesvol beroep op de directe werking van de rechtsbeschermingsrichtlijn voorkomen door opdrachten in overeenstemming met het Bao of het Bass aan te besteden en gunningsbeslissingen goed te motiveren.
Een aanbestedingsvraagstuk dat veel bij gemeenten speelt is de vraag in hoeverre er sprake zou zijn van een opdracht binnen de eigen organisatie, waardoor er sprake zou zijn van inbesteden (‘in-house aanbesteden’). Bij zuiver inbesteden (dat wil zeggen: de gemeente verleent een opdracht aan een eigen dienst waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer onderdeel zijn van een en dezelfde rechtspersoon, bijvoorbeeld een inzamelingsopdracht door een gemeente aan een eigen afvalstoffendienst zonder rechtspersoonlijkheid) is de EG-aanbestedingsrichtlijn 2004/18 niet van toepassing omdat er geen sprake is van een (aanbestedingsplichtige) opdracht in de zin van de richtlijn van – enerzijds - een overheidsopdrachtgever aan – anderzijds - een aannemer, leverancier of dienstverlener. De aanbestedingsrichtlijn 2004/18 is op dergelijke opdrachten dan ook niet van toepassing. Daarnaast kan sprake zijn van quasi-inbesteden, waarbij er geen sprake is van een opdracht binnen dezelfde rechtspersoon, maar waarbij de gemeente een opdracht verleent aan een gelieerde instelling die een andere rechtspersoon (publiek of privaat) is. Voor de vraag in hoeverre in het geval van quasi-inbesteden een beroep gedaan kan worden op niet toepasselijkheid van de aanbestedingsrichtlijn 2004/18 zijn in de jurisprudentie diverse criteria ontwikkeld. Deze betreffen onder andere (de uitwerking van) de vraag of de decentrale overheid toezicht op de gelieerde instelling uitoefent alsof het een eigen dienst betreft alsmede de vraag of de gelieerde instelling het merendeel van zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van de decentrale overheid. Is dit laatste niet het geval, dan kan de gelieerde instelling immers meer marktgericht werken en met andere ondernemingen concurreren. Inbesteden kan dus niet zonder meer. Er moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. In rechtspraak1) heeft van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen (hierna: Hof) een oordeel gegeven over inbesteding. Om deze uitzondering (Inbesteding) te kunnen inroepen moet volgens het Hof aan twee (cumulatieve) voorwaarden voldaan zijn. Er is geen aanbestedingprocedure nodig:
Is aan beide voorwaarden (op het eerste gezicht eenvoudig ogende) voldaan, dan gelden de Europese regels van het aanbestedingsrecht niet, omdat er sprake is van ‘interne’ opdracht verlening (Inbesteden).
Ten aanzien van het toezichtcriterium heeft het Hof bij de toepassing van quasi-inbestedingsvraagstuk in het geval van meerdere gemeenten participeren in een publieksamenwerkingsverband in 2008 het volgende bepaald2):
‘Wanneer een overheidsinstantie toetreedt tot een intergemeentelijke cv waarvan alle vennoten overheidsinstanties zijn, om aan die vennootschap het beheer van een openbare dienst over te dragen, kan het toezicht van de bij die vennootschap aangesloten instanties op die vennootschap, om als toezicht zoals op hun eigen diensten te worden aangemerkt, door deze instanties gezamenlijk worden uitgeoefend, in voorkomend geval bij meerderheidsbeslissing. Het toezicht op de (in dit geval) concessiehouder moet effectief zijn (als toezicht op hun eigen diensten te worden aangemerkt), maar het hoeft niet door elk aangesloten lid individueel te worden uitgeoefend.’
1) HvJ EG 18 november 1999, zaak C-107/98 (Teckal).
2) HvJ EG 13 november 2008, zaak C-324/07 (Coditel). Ook de rechtbank te Leeuwaarden heeft een soortgelijke uitspraak gedaan (LJN-nr. BL0852)
Bijlage 3A Elektronisch aanbesteden
In de richtlijn 2004/18 worden elektronische en klassieke communicatiemiddelen voor de uitwisseling van gegevens op voet van gelijkheid behandeld. De betrokkenen kunnen zelf bepalen met wat voor communicatiemiddelen ze in de loop van de procedure willen werken. Zie artikel 42 van richtlijn 2004/18. In de gevallen waarin de aanbestedende diensten een vooraankondiging langs elektronische weg hebben bekendgemaakt, kan de termijn voor de ontvangst van inschrijvingen (voor openbare procedures 52 dagen; voor niet openbare procedures 40 dagen (zie artikel 38 leden 2 en 3 van richtlijn 2004/18) worden ingekort tot 36 dagen maar in geen geval tot minder dan 22 dagen (zie artikel 38 lid 4 richtlijn 2004/18). Ook geldt voor de indiening van aanvragen tot deelneming in het geval van procedures van gunning door onderhandelingen en de concurrentiegerichte dialoog een mogelijkheid tot verkorting van termijnen (zie lid 3 en volgende). Worden de aankondiging en de aanbestedingsstukken op internet geplaatst/ elektronisch gedaan, dan kan de termijn voor de indiening/ontvangst van de inschrijvingen of verzoeken tot deelneming ingevolge leden 5 en 6 van artikel 38 richtlijn 2004/18 nog eens met zeven en vijf dagen worden ingekort. Als nieuwe aankooptechniek is het dynamische aankoopsysteem in opkomst (artikel 33 richtlijn 2004/18). Artikel 1 van richtlijn 2004/18 omschrijft het dynamisch aankoopsysteem als een geheel elektronisch proces voor aankopen voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken die overeenkomen met de behoeften van de aanbestedende dienst, beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd open voor elke ondernemer die voldoet aan de selectiecriteria en die overeenkomstig de eisen van het bestek een indicatieve inschrijving heeft ingediend. Dit systeem stoelt geheel en al op elektronische communicatiemiddelen. De aanbestedende dienst kan voor de gunning van een opdracht gebruikmaken van een elektronische veiling (artikel 54 richtlijn 2004/18). Elektronische veilingen zijn toegestaan voor elk type opdracht, met uitzondering van bepaalde opdrachten voor diensten en werken die te maken hebben met werkzaamheden en van intellectuele aard (bijvoorbeeld het ontwerpen van werken). Elektronische veilingen draaien om:
In het bestek moeten de volgende gegevens worden opgenomen:
Voordat tot een elektronische veiling wordt overgegaan, dient de aanbestedende dienst eerst een evaluatie van de inschrijvingen te maken. Daarna worden de inschrijvers allemaal gelijktijdig langs elektronische weg uitgenodigd om aan de veiling deel te nemen. In de uitnodiging worden de datum, de begintijd en in voorkomend geval ook het aantal fasen van de veiling vermeld. Ook wordt de wiskundige formule voor de automatische herklasseringen aangegeven. Het gewicht dat aan de gunningscriteria wordt gegeven, is in deze formule verwerkt. De deelnemers aan de veiling kunnen in elke fase zien hoe ze ten opzichte van de andere deelnemers staan. De identiteit van die andere deelnemers wordt hen niet bekendgemaakt.
De elektronische veiling eindigt op een van tevoren vastgestelde datum en een van tevoren vastgesteld uur. Ook kan de veiling worden gesloten, nadat na de laatste bieding een bepaalde termijn verstreken is of alle fasen van de veiling hebben plaatsgevonden. Zie voor meer achtergrondinformatie over elektronisch aanbesteden ook het dossier Informatiemaatschappij via http://www.europadecentraal.nl/menu/375/e_Aanbesteden.html
Bijlage 4 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur (abbb)
De gemeente moet bij het aangaan en uitvoeren van privaatrechterlijke rechtshandelingen ook de beginselen van behoorlijk bestuur in acht nemen. De toepasselijkheid van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur op het privaatrechtelijk handelen van de gemeente is terug te voeren tot artikel 3: 14 van het Burgerlijk Wetboek (BW). De abbb zijn ook van toepassing in de pre-contractuele fase. In de Algemene wet bestuursrecht zijn een aantal van deze beginselen opgenomen.
Zorgvuldige voorbereiding: alle relevante factoren en omstandigheden worden opgespoord en bij het nemen van de beslissing moet daarmee rekening worden gehouden. Het formele zorgvuldigheidsbeginsel stelt onder meer eisen aan het onderzoek van de relevante belangen en eist dat al die belangen in de afweging worden betrokken.
Fair play: de burger moet alle gelegenheid krijgen om voor zijn kansen op te komen en aan het besluit mag zelfs geen schijn van partijdigheid kleven.
Verbod van détournement de procedure: als een bepaald resultaat kan worden bereikt via een eenvoudige ‘lichte’ weg maar ook via een besluitvormingsprocedure die meer waarborgen voor de burger bevat (een ‘zwaardere’ procedure) dan betekent het kiezen voor de eerste methode in het algemeen détournement de procedure.
Motiveringsbeginselen: doorgaans is vereist dat een besluit van een uitdrukkelijke redengeving is voorzien en de gegeven motivering moet het besluit ook kunnen dragen.
Formele rechtszekerheid: bestuursbesluiten moeten duidelijk zijn geformuleerd, de betekenis van een besluit mag niet afhankelijk zijn van een uitleg door een ander of door onzekere factoren en de belanghebbenden moeten van het besluit op de hoogte zijn.
Materiële rechtszekerheid: het geldende recht moet worden toegepast, besluiten mogen niet met terugwerkende kracht worden gewijzigd of ingetrokken ten nadele van burgers. Je moet van het recht op aankunnen.
Vertrouwensbeginsel: de overheid mag door haar gewekte verwachtingen niet (licht) beschamen.
Gelijkheidsbeginsel: gelijke gevallen moeten gelijk worden behandeld. Er moet voldoende rekening worden gehouden met relevante verschillen.
Verbod van détournement de pouvoir: een aan een bestuursorgaan toekomende bevoegdheid mag alleen voor het doel op grond waarvan de bevoegdheid is verstrekt, ter behartiging van bepaalde belangen, worden gebruikt, dus niet voor een ‘onjuist’ doel.
Materiële zorgvuldigheid: de voor burgers nadelige gevolgen van een besluit mogen niet in verhouding zijn tot de met het besluit te dienen doelen. De overheid mag niet meer inbreuk maken op de belangen van burgers dan met het oog op het algemeen belang strikt onvermijdelijk is. Soms brengt dit met zich mee dat een maatregel pas aanvaardbaar is als de daardoor veroorzaakte schade geheel of gedeeltelijk wordt vergoed. Het materiële zorgvuldigheidsbeginsel stelt eisen aan het resultaat van de afweging van de betrokken belangen.
Evenredigheidsbeginsel: dit speelt met name bij sancties een rol: de zwaarte van de opgelegde sanctie moet in een behoorlijke verhouding staan tot de zwaarte van de geconstateerde overtreding.
Verbod van willekeur: de overheid moet voor zover er beleidsvrijheid is, blijven binnen de grenzen van wat redelijk kan worden genoemd.
De omschrijvingen van de beginselen zijn ontleend aan het boekje ‘Resume: hoofdlijnen van administratief recht’ van Willem Konijnenbelt.
Voor Europees aanbesteden gelden wettelijke vastgestelde bedragen. Ligt de opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan moet de opdracht conform de Europese richtlijnen worden aanbesteed. De belangrijkste Europese drempelwaarden voor decentrale overheden worden vastgelegd ingevolge artikel 7 van richtlijn 2004/18. De wijze waarop de drempelwaarden dienen te worden berekend worden aangegeven in artikel 9. De vastgestelde drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Commissie bekeken en vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro.
Voor de aanbesteding van opdrachten wordt de procedure gevolgd conform onderstaand schema. De bedragen zijn exclusief BTW.
1 De vastgestelde drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Commissie bekeken en vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro. Voor de drempelbedragen, zie de websites: www.minez.nl, www.vng.nl en www.vng.nl. Ook zullen de vastgestelde drempelbedragen jaarlijks in de organisatie worden bekend gemaakt.
De relatie tussen inkoop en aanbesteding wordt duidelijk uit het inkoopproces. Aanbesteding is een onderdeel van het inkoopproces. Zodra is bepaald wat de gemeente nodig heeft en wat wordt aangeboden door de markt, doorloopt het proces in de regel de volgende fasen:
Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na concurrentiestelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactisch inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen.
Hieronder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bij het
inkoopproces betrokken partijen beschreven.
Het college neemt kennis van de door de controller en de accountant geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen. Vervolgens neemt zij kennis van de adviezen van de accountant en controller. Indien adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.
De directie (masterbudgethouder)
Afdelingshoofd (Deel)budgethouder
Elke afdeling is zelfstandig verantwoordelijk voor de kwaliteit, de kwantiteit en het proces van de aanbesteding van afdelingspecifieke opdrachten, en neemt daarbij de regels met betrekking tot het aanbesteden en het gemeentelijke inkoopbeleid in acht. Binnen de afdelingen zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces.
Een (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor het op rechtmatige en doelmatige wijze inkopen van werken, leveringen en diensten. Dit houdt in dat er volgens de voorgeschreven procedures wordt aanbesteed en het vastleggen van de gevolgde procedures in dossiers zodat zowel gedurende het proces als na afloop van het proces verantwoording afgelegd kan worden over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
De concerncontroller kan ongevraagd adviseren inzake lopende en nog op te starten aanbestedingsprocedures. Van de adviezen mag alleen worden afgeweken met toestemming van het Directieteam bij alle gevallen tot en met openbare aanbestedingen, en met toestemming van het college bij Europese aanbestedingen.
Afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling (jurist)
De afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling is verantwoordelijk voor het toetsen van de juridische rechtmatigheid van de voorgestelde procedure in het geval er wordt afgeweken van de hoofdregel en bij openbare (Europese) aanbestedingen. Bij openbare (Europese) aanbestedingen is de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling tevens verantwoordelijk voor de toets op juridische rechtmatigheid van het gunningbesluit. In het geval er wordt afgeweken van de hoofdregel en bij opdrachten op of boven de drempelwaarden voor Europese aanbesteding/openbare aanbestedingen, is de budgethouder verplicht om vóór de start van de aanbestedingsprocedure de aanbestedingsstukken ter toetsing aan de concerncontroller en de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling voor te leggen. De concerncontroller en de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling toetsen dan of de stukken voldoen aan de (Europese) regelgeving en het aanbestedingsbeleid en voorts of met de wijze van aanbesteden, waaronder de geformuleerde selectie - en gunningcriteria, een optimaal (economisch) resultaat wordt gewaarborgd. Na de aanbesteding dient, alvorens het college op advies van de verantwoordelijke budgethouder een gunningbesluit neemt, het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies ter goedkeuring aan de controller en de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling worden voorgelegd. Van de adviezen van de controller en de afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college. Voorstellen daartoe aan het college, gaan vergezeld van een advies van het directieteam.
De afdeling Concernondersteuning en ontwikkeling kan gevraagd en ongevraagd adviseren inzake lopende en nog op te starten aanbestedingsprocedures. Van de adviezen mag alleen worden afgeweken met toestemming van het Directieteam bij alle gevallen tot en met openbare aanbestedingen, en met toestemming van het college bij Europese aanbestedingen.
Afdeling Informatievoorziening en Automatisering
Informatievoorziening en Automatisering is verantwoordelijk voor het inrichten van het centrale contractarchief. In dit archief worden alle lopende en afgeronde contractdossiers opgeborgen. Alle originele stukken komen in het betreffende contractdossier in het centraal archief.
Het vormen van een dossier direct bij de eerste planvorming over het aanbesteden van een opdracht is van groot belang voor de bewaking van de positie van de gemeente Bodegraven.
Dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris belast met het uitvoeren van de betreffende aanbesteding, waarbij opzet en werkwijze op hoofdlijnen bij alle aanbestedingen hetzelfde is. Het dossier dient als leidraad bij de vaststelling van de wijze waarop en door wie intern de aanbesteding is behandeld. Kortgezegd, dient het aanbestedingsdossier als belangrijke bron voor de vaststelling van de integriteit van de gemeente en haar individuele ambtenaren. Het dossier dient derhalve alle documentatie te bevatten waaruit die positie is af te leiden. Denk daarbij aan telefoonnotities, memo’s, notulen, correspondentie, (concept-) contracten etc. Daarmee wordt voorkomen dat gegevens verloren gaan en de juridische positie van de gemeente in gevaar komt dan wel onvolledige politieke verantwoording wordt afgelegd. Tevens dient het dossier als bron voor interne vaststelling van de betrokkenheid van de individuele ambtenaar alsmede diens verantwoordelijkheden. Kortgezegd, een volledig dossier voorkomt discussie over de wijze van behandeling en afhandeling van opdrachten aan derden.
Dossiervorming is ook ten voordeel van de budgethouder. Enkele voordelen zijn:
De omvang van een dossier van een (Europese) aanbesteding is mede afhankelijk van de wijze waarop aanbesteed is. In elk geval bevat het dossier van een (Europese) aanbesteding de volgende informatie:
* voldoen de aanbestedingsstukken al dan niet aan de Europese regels en
het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
* resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningsadvies.
Bij aanbestedingen tot € 25.000 volstaat:
(N.B. Dit is een algemeen voorbeeld, er zijn aparte verklaringen beschikbaar voor werken enerzijds en leveringen en diensten anderzijds)
Verklaring conform artikel 45 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten
De gemeente Bodegraven-Reeeuwijk kan van deelneming aan een overheidsopdracht uitsluiten iedere ondernemer:
die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie;
Binnen 7 kalenderdagen na een daartoe gedaan verzoek dient de gegadigde de bijbehorende bewijsstukken te overleggen. Als bewijsstukken zullen worden geaccepteerd de documenten waarnaar wordt verwezen in artikel 46 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. De bewijsstukken dienen op het moment van overleggen niet ouder te zijn dan zes maanden.
Middels deze offerteaanvraag verzoeken wij u ons een offerte te doen toekomen voor het uitvoeren van <naam opdracht>. De gewenste invulling van de werkzaamheden staan beschreven in de bijgevoegde werkinstructie.
<Eventueel een korte beschrijving van de opdracht. Indien het bijvoorbeeld niet in een bijlage is uitgewerkt>
Aan het opstellen en uitbrengen van een offerte zijn voor de gemeente Bodegraven Reeuwijk geen kosten verbonden. Onder uitsluiting van uw of andere standaardvoorwaarden zijn op deze offerteaanvraag en de eventueel daaruit voortvloeiende opdracht van toepassing de Algemene voorwaarden van de Gemeente Bodegraven Reeuwijk”, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer<nummer van deponering> . Deze zijn als bijlage toegevoegd. Door het indienen van een offerte conformeert u zich aan deze voorwaarden.
De door u verstrekte informatie wordt commercieel vertrouwelijk behandeld. Daarbij geldt dat alle inkopende afdelingen van de gemeente Bodegraven Reeuwijk kennis kunnen nemen van de inhoud van de ingediende offertes. De prijzen die u aanbiedt zijn vast.
De offerte is in ieder geval dubbelzijdig bedrukt; één exemplaar is voldoende. U kunt dit sturen aan onderstaand adres.
Uw offerte dient uiterlijk ….. door ons ontvangen te zijn.
Voor meer informatie kunt u zich wenden tot de heer/mevrouw ….., bereikbaar onder telefoonnummer 0172-522522
burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,
het hoofd van de afdeling …………..,
A. Aan de inschrijver(s) aan wie gegund zal worden.
Hierbij berichten wij u dat de gemeente voornemens is de opdracht aan u te gunnen.
Dit impliceert dat u met ingang <datum> conform het bepaalde in de aanbestedingsstukken en de raamovereenkomst de nadere opdracht <naam> uitvoert.
Volledigheidshalve benadrukken wij dat deze mededeling van deze gunningsbeslissing geen aanvaarding in de zin van artikel 6:217, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek inhoudt. U kunt aan deze mededeling geen rechten ontlenen. De andere inschrijver(s) hebben wij gelijktijdig mededeling gedaan van de gunningsbeslissing. Deze inschrijver(s) heeft (hebben) de gelegenheid om daartegen gedurende een termijn van vijftien dagen na verzending van de aan hen gerichte mededeling een kort geding aanhangig maken. Indien gedurende voormelde termijn van vijftien dagen een kort geding aanhangig is gemaakt, zullen wij niet overgaan tot gunning van de opdracht, voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt.
Op deze opdracht zijn de “Algemene voorwaarden gemeente Bodegraven-Reeuwijk”, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer <nummer van deponering>, van toepassing. Een kopie van de algemene voorwaarden hebben wij toegevoegd.
Teneinde de voorgenomen gunning te kunnen formaliseren, resulteerde in een door partijen ondertekende nadere overeenkomst, zal binnenkort contact met u worden opgenomen.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
Voor de opdracht <naam opdracht> zijn drie/vijf inschrijvingen ontvangen.
Hierbij delen wij u mee dat de gemeente voornemens is –na evaluatie van de voorgelegde inschrijvingen aan de hand van de gestelde voorschriften en gunningscriteria- de opdracht te gunnen aan <naam inschrijver>.
De gemeente zal derhalve geen gebruik maken van uw aanbieding. Hieronder wordt dit gemotiveerd:
<motivatie afwijzing, bijvoorbeeld vermelding van de kenmerken en voordelen van de gekozen inschrijver> Let wel: motivering spiegelen aan de selectiecriteria.
Indien u bezwaar hebt tegen de voorgaande beslissing dan dient u binnen 15 dagen na dagtekening van deze brief een kort geding dagvaarding te laten betekenen bij de gemeente Bodegraven Reeuwijk. De bevoegde rechter de Voorzieningenrechter van de Rechtbank te Den Haag.
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en wil u, ondanks dit negatieve resultaat, niettemin danken voor de getoonde belangstelling en de door u verrichte inzet.
burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
U heeft op <datum> van de gemeente een brief ontvangen. In deze brief werd u geïnformeerd dat de gemeente Bodegraven het voornemen had de aanbesteding over <onderwerp> aan u te gunnen.
Bij deze berichten wij u dat de opdracht definitief aan uw organisatie wordt gegund en onder de voorwaarden en bepalingen als neergelegd in de aanbestedingsstukken, de offerteaanvraag en de in de overeenkomst nader te maken afspraken.
Op deze opdracht zijn de “Algemene voorwaarden gemeente Bodegraven-Reeuwijk”, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer <nummer van deponering>, van toepassing.
De overeenkomst zal in werking treden met ingang van de datum van ondertekening. De heer/mevrouw <contactpersoon> van onze organisatie zal met u contact opnemen over de ondertekening van de overeenkomst.
Wij zien uit naar een vruchtbare samenwerking.
burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
Op <datum brief voorlopige afwijzing> stuurden wij u een brief. In deze brief lieten wij u weten dat u voorlopig niet was geselecteerd voor de aanbesteding van <onderwerp>.
Bij deze berichten wij u dat definitief aan een andere organisatie wordt gegund. Inmiddels is er een overeenkomst getekend met de andere aanbieder.
Wij danken u voor de genomen moeite en vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,
Bijlage 11 Algemene voorwaarden
Algemene Voorwaarden Gemeente Bodegraven-Reeuwijk
Informatiedragers: papieren documenten en/of dragers van digitale informatie, zoals diskettes, cd-roms en USB-sticks, waarop informatie staat afkomstig van of toebehorend aan de gemeente of waarop de prestaties/resultaten van de opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld aan de Gemeente of vice versa.
De nietigheid of de vernietigbaarheid van een bepaling van de algemene voorwaarden is niet van invloed op de geldigheid of de toepasbaarheid van de overige bepalingen van de Algemene voorwaarden. De gemeente verbindt zich de nietig of vernietigbaar gebleken voorwaarden zo spoedig mogelijk te wijzigen of te vervangen door geldige voorwaarden die het beoogde doel van de oorspronkelijke bepalingen benaderen.
Artikel 3 Geldigheidsduur van een aanbod
Een aanbod van een opdrachtnemer is onherroepelijk gedurende een termijn van 30 dagen na ontvangst door de gemeente, tenzij de uitnodiging van de gemeente tot het doen van een aanbod een afwijkende termijn vermeldt. In geval van een inschrijving vangt de termijn aan op de dag dat de inschrijving sluit.
Artikel 4 Totstandkoming van een overeenkomst
De overeengekomen prijs is, exclusief BTW, vast. Indien het inkoop van roerende zaken betreft, geldt voor levering franco huis aan de gemeente. In deze prijs zijn begrepen de verpakkings-, vracht- en verzekeringskosten. Alle valutarisico’s, douanekosten en in- en uitvoerrechten zijn voor rekening van de opdrachtnemer.
Op factu(u)r(en) en informatiedragers dient de opdrachtnemer te vermelden, de datum en het nummer van de overeenkomst of order, het BTW-bedrag en andere door de gemeente verlangde gegevens. Bij niet vermelding van één of meer relevante gegevens kan de betalingsverplichting worden opgeschort totdat bedoelde gegevens zijn vermeld. De opdrachtnemer wordt hiervan op de hoogte gesteld. Tevens dient de factu(u)r(en) een specificatie van de kosten te bevatten, zulks ten genoegen van de gemeente.
De opdrachtnemer garandeert dat al het geleverde beantwoordt aan de overeenkomst en dat het beschikt over de eigenschappen en specificaties die zijn overeengekomen, vrij is van gebreken, geschikt is voor het doel waarvoor het is bestemd en voldoet aan de wettelijke eisen en overige overheidsvoorschriften, alsmede aan de eisen van de binnen de betreffende branche gehanteerde veiligheids- en kwaliteitsnormen, alle zoals deze gelden op het moment van levering.
Artikel 8 Keuring en beproeving
Ingeval van de levering van een product of nieuw product, ontwikkeld door de opdrachtnemer, is de opdrachtnemer verplicht de keurende instantie tijdig in te lichten omtrent het tijdstip waarop de zaak gereed is voor keuring of beproeving, teneinde de gemeente in de gelegenheid te stellen daarbij vertegenwoordigd te zijn.
Artikel 10 Levertijd en levering
Onverminderd het recht van de gemeente om nakoming en/of schadevergoeding te vorderen en onverminderd het recht van de gemeente tot ontbinding overeenkomstig het bepaalde in artikel 20, heeft zij de bevoegdheid om bij iedere tekortkoming van de opdrachtnemer met betrekking tot het bepaalde in lid 1 van dit artikel, aan de opdrachtnemer een direct opeisbare boete op te leggen tot een maximum van 5% van de koopprijs van de gehele order.
Zodra de opdrachtnemer weet of behoort te weten dat de levering niet, niet tijdig of niet naar behoren zal plaatsvinden, geeft deze hiervan onmiddellijk schriftelijk kennis aan de gemeente onder vermelding van de redenen van deze tekortkoming. Ten gevolge hiervan kan de overeenkomst door de gemeente worden ontbonden overeenkomstig het bepaalde in artikel 20 van deze algemene voorwaarden.
Indien een wijziging naar het oordeel van de opdrachtnemer gevolgen heeft voor de overeengekomen vaste prijs en/of het tijdstip van levering, is de opdrachtnemer verplicht, alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de gemeente hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 8 dagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren.
Artikel 13 Tekeningen, modellen, enzovoorts
Alle zaken, tekeningen, modellen, gereedschappen, specificaties, bestekken en instructies die de gemeente in het kader van een overeenkomst aan de opdrachtnemer heeft verstrekt, of die de opdrachtnemer in het kader van een overeenkomst heeft vervaardigd of heeft laten vervaardigen, blijven of worden eigendom van de gemeente en maken onderdeel uit van de overeenkomst.
De opdrachtnemer zal de in dit artikel genoemde zaken en bescheiden zo spoedig mogelijk dan wel uiterlijk bij de laatste overeengekomen levering aan de gemeente terugzenden, bij gebreke waarvan de gemeente haar betalingsverplichtingen mag opschorten of de kosten van vervanging van de niet teruggezonden zaken in mindering mag brengen op de aan de opdrachtnemer te verrichten betalingen.
De eigendom van informatiedragers, die partijen over en weer beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij deze informatiedragers vanaf het moment dat een overeenkomst is aangegaan door de opdrachtnemers aan de gemeente ter beschikking worden gesteld. In dat geval wordt het recht van eigendom overgedragen aan de gemeente.
Artikel 15 Industriële en intellectuele eigendom
De opdrachtnemer garandeert dat het gebruik, daaronder begrepen doorverkoop, van de door haar geleverde zaken, of van de door haar ten behoeve van de gemeente gekochte of vervaardigde hulpmiddelen, geen inbreuk zal opleveren op octrooirechten, merkrechten, modelrechten, auteursrechten of andere rechten van derden.
De opdrachtnemer verplicht zich tot geheimhouding tegenover derden van tekeningen, modellen, constructieschema’s, technische bescheiden en andere informatie en know how in de ruimste zin van het woord, afkomstig van de gemeente, of die inzake de levering ter kennis van de opdrachtnemer zijn gebracht of gekomen.
De opdrachtnemer is bij uitvoering van de overeenkomst jegens de gemeente aansprakelijk voor alle schade, gevolgschade daaronder begrepen, en gehouden tot vergoeding van bedrijfsschade, alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, schade voortvloeiende uit aanspraken van derden of welke andere schade dan ook die door of als gevolg van de opdrachtnemer bij de uitvoering in het kader van de opdracht en het één en ander in het breedste zin van het woord.
De gemeente is niet aansprakelijk voor enige schade of enig letsel van welke aard ook en op welke wijze ontstaan of toegebracht aan de opdrachtnemer of aan de opdrachtnemer toebehorende goederen of bij hem in dienst zijnde personen of derden die de opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst inzet, een en ander behoudens opzet of grove schuld van de gemeente.
Artikel 19 Overdracht van verplichtingen
De opdrachtnemer verplicht zich op het eerste moment dat de opdrachtnemer weet van een aanvraag van haar faillissement of surseance van betaling hiervan onmiddellijk mededeling te doen aan de gemeente. Ook bij verlening van surseance of faillietverklaring dient de opdrachtnemer hiervan onmiddellijk mededeling te doen.
De gemeente kan in de overeenkomst een boetebeding opnemen waarin onder meer is bedongen dat indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, de opdrachtnemer aan de gemeente na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd is van een nader te bepalen percentage van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt tot een maximum van 10 % daarvan. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.
Indien een overmachtsituatie zich voordoet is de opdrachtnemer verplicht dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan de gemeente. De gemeente heeft gedurende vier werkdagen na ontvangst van deze kennisgeving het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen conform het bepaalde in artikel 20, dan wel in overleg met de opdrachtnemer een periode te bepalen waarin de partijen de nakoming van overeengekomen verplichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituatie.
Onder overmacht wordt in elk geval niet verstaan:
onvoldoende beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel, ziekte van personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt c.q. tekortschiet.
Indien de opdrachtnemer na afloop van de overeengekomen periode ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. te kort schiet in zijn verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de gemeente het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat bij de opdrachtnemer daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan.
Artikel 24 Afwijken Algemene voorwaarden
De gemeente kan in voorkomende gevallen deze algemene voorwaarden niet van toepassing verklaren en andere voorwaarden aan een overeenkomst verbinden.
Artikel 25 Inwerkingtreding en intrekking
Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als "Algemene voorwaarden gemeente Bodegraven-Reeuwijk”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 4 januari 2011,