CVDR101470_2Archiefverordening 2010nlregelingGeldermalsen2018-05-08GeldermalsenGemeenteblad, 06-12-2013Archiefverordening van gemeente Geldermalsen 2010Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2013-10-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2013-07-012013-07-01intrekking001Archief, archiveren, archivaris, archiefbewaarplaats, archiefbescheidenGeenDeze verordening is vervangen door de Verordening betreffende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.ARCHIEFVERORDENINGDe gemeenteraad van Geldermalsengelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 maart 2010, nummer 106,gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,besluitvast te stellen de verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde t.a.v. het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebrachtnaar de archiefbewaarplaats.Archiefverordening 2010HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archief-bescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

f.beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzenorganisatie-onderdeel;g.informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, metbehulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt,verzonden, ontvangen en geraadpleegd.HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatigearchiefruimten als bedoeld in artikel 31 van de wet.Artikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor dewerkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaireverzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelenworden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organendie niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast (gehoord de raadscommissie Bestuur& Middelen).Artikel8Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per (twee) jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zijhebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door dearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op hetbeheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIIINaleving toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijnovergebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel9De archivaris is belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde t.a.v. het beheervan de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht.Artikel10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht,zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikteambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel111.De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders,alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welkevoorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel13De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester enwethouders een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel14De archivaris doet eenmaal per (twee) jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefeningvan het toezicht.HoofdstukIVSlotbepalingenArtikel15De Archiefverordening gemeente Geldermalsen 1996 wordt ingetrokken.Artikel16Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 mei 2010.Artikel17Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van gemeente Geldermalsen 2010.Aldus besloten in de openbare vergaderingvan 27 april 2010, nummer 6de griffier, de voorzitter,