CVDR101138_1Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2011nlregelingBloemendaal2017-12-14BloemendaalWeekblad Kennemerland-Zuid d.d. 10 maart 2011Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2011Gemeentewet, art. 147gemeenteraadbestuur en recht2011-03-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2011-01-012011-01-012011-01-01nieuwe regeling20110064001.Geen.Geen.Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2011 De raad der gemeente Bloemendaal;gelezen het voorstel van de griffier; b e s l u i t: vast te stellen de: VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING BLOEMENDAAL 2011VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING BLOEMENDAAL 2011Paragraaf1:Ambtelijke bijstandArtikel 1Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens deze verordening.Artikel 21.Een raadslid richt zich tot een ambtenaar met verzoeken om: a.feitelijke informatie van geringe omvang; b.inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. 2.Indien de ambtenaar twijfelt of een verzoek betrekking heeft op informatie of inzage als bedoeld in respectievelijk het eerste lid sub a en b stelt hij de secretaris daarvan direct in kennis, die vervolgens zo spoedig mogelijk op het verzoek beslist. 3.Een raadslid richt zich tot de griffier met verzoeken om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 4.De griffier of een medewerker van de griffie verleent de bijstand bedoeld in het derde lid. Als de griffier of een medewerker van de griffie de gevraagde bijstand niet kan verlenen, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. 5.Een raadslid richt zich tot het college met verzoeken die niet voldoen aan lid 1.Artikel 31.Een ambtenaar verleent zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen nadat informatie is gevraagd, ambtelijke bijstand, tenzij: a.het raadslid niet aannemelijk maakt dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b.dit verzoek het belang van de gemeente kan schaden.2.De ambtenaar weigert verzoeken om ambtelijke bijstand uitsluitend op grond van de in het eerste lid onder a en b genoemde omstandigheden en in overleg met de secretaris.3.Indien de ambtenaar de bijstand op grond van het eerste lid weigert, deelt hij dit zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen twee weken schriftelijk en met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek indiende.Artikel 4Als een verzoek om bijstand van een ambtenaar wordt geweigerd op grond van artikel 3, kan het betrokken raadslid het betreffende verzoek aan het college voorleggen. Het college beslist vervolgens zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel 51.Als een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand of over het uitblijven daarvan, doet hij hiervan mededeling aan de secretaris. 2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het college. Het college beslist vervolgens zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel 61.Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim moet worden gehouden. 2.Indien het college of leden van het college informatie wensen over een dergelijk verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies richten zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf2:FractieondersteuningArtikel 71.Elke fractie kan een beroep doen op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2.Het maximum van de tegemoetkoming in een kalenderjaar bedraagt een vast deel per fractie plus een bedrag per raadszetel van die fractie.3.De raad stelt jaarlijks deze beide bedragen vast en neemt het totaal bedrag als afzonderlijke post in de begroting op.Artikel 81.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.2.De fracties mogen de bijdrage niet gebruiken voor de bekostiging van:a.uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen en/of natuurlijke personen; c.giften (inclusief bloemen, fruitmanden e.d.);d.uitgaven voor kosten die de leden moeten bekostigen uit hun vergoedingen op grond van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden; e.opleidingen voor raads- en duocommissieleden;f.uitgaven voor communicatie zoals advertenties, website, folders/flyers (incl. verspreiding) in de periode gelegen een half jaar vóór gemeentelijke verkiezingen in deze gemeente.3.Uitgaven voor communicatie zoals advertenties, website, folders/flyers (inclusief verspreiding) – voor zover deze niet zijn uitgesloten van vergoeding op grond van artikel 8 sub 2- worden voor 50% vergoed met een maximum van 1000 euro per jaar.Artikel 91.De verstrekking van de bijdrage heeft plaats op basis van een bij de griffier ingediende declaratie met originele rekening/factuur.2.Indien de griffie meent dat een declaratie (mogelijk) niet in aanmerking komt voor vergoeding in het kader van de verordening, wordt de indiener (fractie) hierover geadviseerd.3.De accountant controleert na afloop van het kalenderjaar de ingediende declaraties met originele rekening/factuur en toetst deze aan de verordening in het kader van de controle van de gemeentelijke jaarrekening.Artikel 101.Bij verandering van het zeteltal van een fractie als gevolg van verkiezingen, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de datum waarop de nieuwe gekozen raad voor de eerste keer vergadert.2.Bij splitsing van een fractie heeft verdeling van de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie plaats over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Artikel 11De raad reserveert het in een jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage van het fractiebudget niet, maar laat dit terugvloeien naar de algemene reserve.Artikel 121.Elke fractie kan tot maximaal 1 maand na het einde van een kalenderjaar declaraties met originele rekening/factuur indienen.2.Indien de accountant tot de conclusie komt dat de declaraties ten onrechte zijn gehonoreerd, stort de fractie het betreffende bedrag binnen één maand na mededeling daarvan door de griffier, terug aan de gemeente.Paragraaf3:SlotbepalingArtikel 13Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2011.Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2011.Met ingang van het in het tweede lid genoemde tijdstip vervalt de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2005. Op niet afgehandelde uitgaven en budgetten die betrekking hebben op 2010 en voorgaande jaren, blijft die verordening van kracht.Aldus besloten in de openbare vergaderingvan de raad der gemeente Bloemendaal,gehouden op 3 maart 2011R.Th.M. Nederveen , voorzitterK.A. van der Pas , griffierGepubliceerd in het Weekblad Kennemerland-Zuid d.d. 10 maart 2011.In werking (met terugwerkende kracht): 1 januari 2011.TOELICHTING VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING BLOEMENDAAL 2011ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTINGParagraaf 1: Ambtelijke bijstandArtikel 1Uitgangspunt van deze verordening is het recht van ieder raadslid op ambtelijke bijstand. De verordening heeft tot doel het afhandelen van verzoeken om bijstand doelmatig en doeltreffend te regelen en niet om formele barrières op te werpen, die het verlenen van bijstand aan raadsleden moeilijker maken. Artikel 2Als het gaat om een verzoek om informatie van feitelijke aard en van geringe omvang, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De verordening verstaat onder het begrip document de betekenis, die de Wet openbaarheid van bestuur daaraan geeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten of omvangrijke feitelijke informatie moet het raadslid zich tot het college wenden (zie lid 5). Dan is artikel 40 van het Reglement van Orde van toepassing.De verordening maakt onderscheid tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. De verordening verstaat onder ambtenaren de ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie, die onder gezag van het college staan en dus niet de medewerkers van de griffie, die onder gezag staan van de raad. Overigens zijn die medewerkers wel ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet.Op grond van het tweede lid beslist de gemeentesecretaris bij twijfel over verzoeken als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b.Artikelen 3 en 4 Uit lid 1 van artikel 3 blijkt dat de ambtenaar zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen, de informatie moet verstrekken. Deze termijn is dezelfde als die geldt voor schriftelijke vragen aan het college (artikel 40 Reglement van Orde). Uiteraard is dit een maximale termijn en kan (en moet) de informatie meestal per omgaande worden verstrekt.In eerste instantie beoordeelt de ambtenaar of zich ten aanzien van een verzoek om informatie of inzage weigeringsgronden voordoen, genoemd in artikel 3. Mocht hij op één van de twee weigeringsgronden stuiten, dan treedt hij in overleg met de gemeentesecretaris en beslist dan in overeenstemming met de secretaris (de woorden “in overleg met” in plaats van “na overleg met” geven dit al aan). Een weigering zal zich uiteraard niet vaak voordoen. Regel dient te zijn dat een raadslid recht heeft op ambtelijke bijstand (zie artikel 1). Een voorbeeld van de weigeringsgrond genoemd in artikel 3, lid 1, sub a, zou kunnen zijn informatie over een bedrijf die een raadslid uitsluitend ten behoeve van zijn eigen bedrijf nodig heeft. Een voorbeeld van weigeringsgrond b is nòg moeilijker denkbaar. Te denken valt aan mondelinge of schriftelijke informatie over delicate onderhandelingen door het college die nog niet zover zijn dat de raad er al in gekend moet worden. Artikel 4 bepaalt dat het college uiteindelijk over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand beslist. Dit is in het kader van het dualisme een betere oplossing dan dit aan het Presidium over te laten.Artikel 5Als naar de mening van een raadslid de ambtelijke organisatie op onvoldoende wijze gehoor geeft aan zijn verzoek om bijstand dan kan hij het verzoek aan de gemeentesecretaris voorleggen en zo nodig vervolgens aan het college. Artikel 6Een raadslid moet er bij een verzoek om ambtelijke bijstand van uit kunnen gaan, dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De verordening voorziet in de mogelijkheid voor een raadslid om aan te geven dat voor een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheimhouding geldt. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over een geheim verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor dit soort informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, behoort tot de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.Paragraaf 2: FractieondersteuningArtikel 7Onder fractie wordt in dit verband verstaan: het deel van de raad dat behoort tot één politieke partij, inclusief de duo-commissieleden. Bij de berekening van het variabele deel van de fractieondersteuning tellen de duo-commissieleden echter niet mee. Dat deel is nl. afhankelijk van het aantal raadszetels. Fractieondersteuning heeft plaats in de vorm van een financiële ondersteuning. De raad stelt het totale bedrag van het budget voor fractieondersteuning bij de gemeentebegroting vast en neemt het in deze begroting op. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Dit bedrag is de maximum vergoeding per fractie. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat de lasten ook afhankelijk zijn van de grootte van een fractie in de raad is het logisch dat het variabele deel van de vergoeding afhankelijk is van die fractiegrootte. Artikel 8De fracties hebben een grote vrijheid voor wat betreft de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. De besteding van de bijdrage moet plaats hebben voor raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de fracties de bijdrage niet mogen gebruiken. Deze opsomming moet als uitputtend worden beschouwd. De regeling voorkomt dat fracties met de bijdrage verkiezingscampagnes financieren en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. De fractiebijdrage is niet bestemd voor opleidingen voor raads- en duocommissieleden. De voorzieningen op grond van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden dienen voor de bekostiging van deze opleidingen.De in lid 2 onder d bedoelde uitgaven zijn:• representatiekosten • kosten van vakliteratuur • contributies, lidmaatschappen• telefoon- en internetkosten • bureaukosten, porti• giften • bijdrage aan fractiekosten • ontvangsten thuis • excursiesDe verordening regelt niet het ter beschikking stellen van gemeenteambtenaren aan de fracties, dit vanwege het politieke karakter van die ondersteuning. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. De kosten daarvan kunnen uit de financiële bijdrage als bedoeld in deze verordening, worden voldaan.Artikel 9Doordat de declaraties bij de griffie moeten worden ingediend, zal daar een eerste toetsing aan de verordening plaatsvinden.Artikel 10Wijziging van de bijdrage heeft plaats bij veranderd zeteltal van een raadsfractie. De regeling heeft tot gevolg dat de bijdrage bij verandering van het zeteltal met ingang van de eerste dag van de maand waarop de nieuw gekozen raad voor het eerst vergadert, wijzigt. Bij splitsing van een fractie heeft direct verdeling van de vastgestelde bijdrage plaats. Artikel 11Dit artikel spreekt voor zich.Artikel 12Dit artikel spreekt voor zich.Paragraaf 3: SlotbepalingArtikel 13Dit artikel spreekt voor zich.