Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling over de ambtelijke organisatie van de Gemeente Westland met uitzondering van de organisatie van de griffie |
Citeertitel | Organisatieregeling gemeente Westland 2011 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de organisatieregeling Westland 2008.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | 01-01-2014 | intrekking | 17-12-2013 Gemeenteblad Westland, 27-12-2013 | Gbw, 2013, 61 | |
01-01-2011 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 07-12-2010 Gemeenteblad Westland, 23-12-2010 | 2010, 51 |
HOOFDSTUK 1 STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE
Artikel 2 Doel en uitgangspunt van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie van de gemeente is gebaseerd op het directiemodel en heeft tot doel het gemeentebestuur en zijn organen bij de uitoefening van hun taken te ondersteunen en zorg te dragen voor een adequate dienstverlening aan de burger. Integraal management is hierbij het uitgangspunt.
Artikel 3 Inrichting en hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie wordt aangestuurd door een directie en bestaat uit de volgende afdelingen:
De ambtelijke organisatie kent verder de volgende organisatorische eenheden:
Artikel 5 Hoofdtaken van de directie
De directie is verantwoordelijkheid voor het functioneren en de integrale bedrijfsvoering van de gehele ambtelijke organisatie met uitzondering van die van de griffie. Zij legt hierover verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders. De directie kan richtlijnen en aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden, de programmamanagers en aan de concerncontroller om de kwaliteit en de samenhang van de organisatie te verzekeren. Daartoe
Artikel 8 Inrichting van Concerncontrol
Concerncontrol is een organisatie-eenheid en staat onder leiding van de concerncontroller.
Artikel 9 Hoofdtaken van Concerncontrol
Concerncontrol ondersteunt en adviseert de directie bij het opstellen van concernkaders en de uitoefening van de controlfunctie. Voor de hoofdtaken van de concerncontroller wordt verwezen naar artikel 17 van deze regeling.
Artikel 10 Inrichting van Bureau Strategie
Het Bureau Strategie is samengesteld uit door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde bestuurlijk/strategische programma's en projecten met een afdelingsoverstijgend karakter die worden uitgevoerd onder leiding van een programmamanager.
HOOFDSTUK 3 OVERIGE FUNCTIONARISSEN
Indien de gemeentearchivaris bij de uitoefening van zijn werkzaamheden in het kader van het toezicht als bedoeld in lid 3 van dit artikel, een ten opzichte van het afdelingshoofd en de directie afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan, na het afdelingshoofd en de algemeen directeur hierover te hebben ingelicht, mededeling aan het college.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 7 december 2010.
Westland, 23 december 2010
de secretaris, de burgemeester,
M.van Beek J. van der Tak
Toelichting Organisatieregeling
De invoering van het dualisme en de hieruit voortgevloeide wijziging van de Gemeentewet, heeft de verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie (met uitzondering van de organisatie van de griffie) bij het college gelegd. Op grond van artikel 160 Gemeentewet heeft het college de bevoegdheid regels vast te stellen over de organisatie van het ambtelijke apparaat. Daartoe stelt het college een organisatieregeling of -besluit vast. De raad heeft de bevoegdheid in een organisatieverordening regels vast te stellen over de organisatie van de griffie (artikel 107e Gemeentewet). Over de uitoefening van het gezag van het college over de ambtelijke organisatie is het college uiteraard wel verantwoording schuldig aan de raad.
Het college van Westland legt met de organisatieregeling voor de ambtelijke organisatie een kader vast voor de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
De regeling is een vertaling van het directiemodel en de daarbij behorende organisatieopzet. Daarnaast zijn elementen als het onderscheid programmahouder/producthouder, taken en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit de functies van gemeentesecretaris en concerncontroller meegenomen en is aansluiting gezocht bij de verordeningen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid). De regeling moet overigens worden gelezen in samenhang met de regeling budgethouderschap en de mandaatregeling.
De burgemeester is niet alleen voorzitter van de gemeenteraad en voorzitter van het college. Hij is ook zelf bestuursorgaan en heeft eigenstandige wettelijke bevoegdheden. Deze bevoegdheden hebben met name betrekking op het gebied van openbare orde en veiligheid. De burgemeester heeft het toezicht op openbare bijeenkomsten en op voor het publiek openstaande gebouwen, zoals horecagelegenheden. Ingeval van calamiteiten is hij bevoegd noodbevelen te geven en noodverordeningen vast te stellen. De burgemeester heeft het opperbevel bij brand en bij ongevallen waarbij de brandweer een taak heeft. Voor de uitoefening van deze wettelijke taken en bevoegdheden is de ondersteuning van de burgemeester ondergebracht bij twee teams (Openbare Orde en Veiligheid en Toezicht Openbare Ruimte) van de afdeling Ruimte, Omgeving en Veiligheid. In geval van calamiteiten en indien de burgemeester dit anderszins wenselijk acht, kan hij voor de uitoefening van zijn wettelijke taken en bevoegdheden rechtstreeks de teamleiders van de genoemde teams benaderen. Andersom bestaat voor de desbetreffende teamleiders ook de bevoegdheid om rechtstreeks de burgemeester te benaderen.
De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de gemeentelijke kolom in de rampenbestrijding, dat wil zeggen aansturing van de gemeentelijke operationele processen. De algemeen directeur
wordt hierin ondersteund door team OOV.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen In artikel 1 worden de voor de organisatieregeling nog nader te definiëren begrippen omschreven. Over de verschillende programma’s en de verantwoordelijkheden voor de uitvoering ervan, kunnen tussen de directie en de afdelingshoofden nadere afspraken worden gemaakt.
Artikel 2 Doel en uitgangspunt van de ambtelijke organisatie De organisatie Westland is gebaseerd op het zogenaamde directiemodel. Dit organisatiemodel gaat ervan uit dat de eindverantwoordelijkheid voor de integraliteit van beleidsvoorbereiding en –uitvoering en de ontwikkeling van de bedrijfsvoering ligt bij een meerhoofdige directie, onder leiding van een hiërarchisch bovengeschikte algemeen directeur, waarbij de directie onderling haar taken heeft verdeeld. Ter versterking en verheldering van de uitwerking van het directiemodel zijn de taken van de directie volledig gescheiden van de (wettelijke) taken van de gemeentesecretaris. Dit weerhoudt niet de praktijk dat de taken van de algemeen-directeur en die van de gemeentesecretaris in een medewerker worden verenigd.
Daarnaast zijn afdelingen geformeerd rond samenhangende taakclusters, die staan onder leiding van een afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is integraal manager is en daarmee verantwoordelijk voor de inhoud, het proces, de omvang en kwaliteit van producten en diensten, de middeleninzet en de afstemming met de andere afdelingen Ook draagt hij zorg voor het doorontwikkelen van de eigen afdeling. Hij geldt als sparringpartner van de leden van het college.
Artikel 3 Inrichting en hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie In dit artikel is weergegeven de indeling van de organisatie in vakafdelingen, ondersteunende afdelingen en organisatorische eenheden overeenkomstig de detailstructuur.
Artikel 4 Inrichting van de directie De directie kan ertoe besluiten om periodiek wijzigingen aan te brengen in de onderlinge taakverdeling.
Artikel 5 Hoofdtaken van de directie
De hoofdtaken van de directie volgen uit de bestuurlijke besluiten. Daarnaast heeft het college ook in de mandaatregeling bevoegdheden gemandateerd aan de secretaris, ook dit wordt niet expliciet vermeld en is ook aansluiting gezocht bij de door het college vastgestelde regeling budgethouderschap.
De expliciet in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) neergelegde bevoegdheid dat de algemeen directeur optreedt als WOR-bestuurder is niet als zodanig opgenomen, maar daarvan is wel sprake. Immers komt uit deze regeling helder naar voren dat de algemeen-directeur in de gemeentelijke organisatie de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.
Artikel 6 Inrichting van de afdelingen In dit artikel is bewust gekozen voor de formulering dat ‘afdelingen zijn onder andere samengesteld uit teams’, aangezien er in de afdeling ook nog medewerkers zijn die niet tot een team behoren en daardoor rechtstreeks onder het afdelingshoofd vallen.
Artikel 7 Hoofdtaken van de afdelingen Na goedkeuring van het afdelingsplan door de directie, wordt het afdelingsplan gezien als sturingsinstrument voor het afdelingshoofd en vormt het de basis voor de teamplannen en de rapportages.
Artikel 11 Hoofdtaken programmabureau Het begrip programma is in deze regeling specifiek gedefinieerd in artikel 1.
In de organisatie is de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken een belangrijke randvoorwaarde. Ter bewaking hiervan en ter bevordering van een goede samenwerking en samenhang tussen de directie en de afdelingen onderling voert de directie regelmatig overleg met de afdelingshoofden en de concerncontroller. Het managementteam heeft tot doel:
Artikel 13 Hoofdtaken secretaris De secretaris is verantwoordelijk voor de algehele ondersteuning van de bestuursorganen. Daarmee wordt gedoeld op het college van burgemeester en wethouders (tezamen en individueel) de door het college ingestelde commissies.
In het vierde lid van dit artikel is de vervanging van de secretaris geregeld, waarmee uitvoering wordt gegeven aan artikel 106 van de Gemeentewet, waarin wordt vermeld dat het college deze vervanging regelt.
Voor wat betreft de verplichting uit artikel 33 van de Gemeentewet waarin aan groeperingen in de raad en individuele raadsleden zo nodig ook ambtelijke ondersteuning wordt geboden, wordt hierbij verwezen naar de verordening “ambtelijke bijstand aan raadsleden 2006”. Hierin is geregeld hoe de ambtelijke organisatie zich verhoudt tot de rol van de secretaris en de griffier.
Artikel 14 Bevoegdheden secretaris De secretaris bewaakt de kwaliteit die worden gesteld aan de stukken voor het college. Daarbij beziet hij met name of die voldoen aan alle daarvoor geldende vereisten die worden genoemd in lid 2 van dit artikel.
Artikel 15 Ondersteuning college en burgemeester De omschrijving van dit artikel is inherent aan de functie van gemeentesecretaris.
Artikel 16 Ambtelijke coördinatie De omschrijving van dit artikel is inherent aan de functie van gemeentesecretaris.
Artikelen 8 t/m 10 en 17 t/m 20 Behoeven geen nadere toelichting.
De gemeentearchivaris heeft een uit de Archiefwet voortvloeiende verantwoordingsverplichting richting het college omtrent het toezicht op het beheer van archiefbescheiden voor zover hij die niet zijn overgedragen naar de archiefbewaarplaats (die door hemzelf wordt beheerd). Deze eigenstandige onafhankelijke taak (buiten de hiërarchische lijn om) wordt hiermee gegarandeerd.