CVDR100776_1Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens GBAnlregelingVeenendaal2017-06-27VeenendaalOnbekendPrivacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens GBAWet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensWet bescherming persoonsgegevensVerordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2005-07-05De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2005-07-052016-08-31nieuwe regeling2005, 29-06-122bestuurlijke organsiatiegeenDit reglement is gebaseerd op de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). De verordening regelt welke verbanden er binnengemeentelijk zijn met de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), welke binnengemeentelijke afnemers er zijn van de GBA, voor welk doel zij afnemer zijn en voor welke persoonsgegevens, welke (categorieën van) vrije derden er zijn. Verder regelt de verordening voor welk doel de gegevens worden verstrekt en onder welke voorwaarden. Dit reglement werkt een aantal zaken verder uit.exb-2017-27425 Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens GBA Burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal;   gelet op: * de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens; * de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA); besluit: vast te stellen het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA); 1 Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: a.de Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b.verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA); c.GBA: de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zoals bedoeld in de wet GBA; d.verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; e.beheerder: degene die op grond van de beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder; f.bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd; g.ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen; h.afnemer: Bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht; i.binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA; j.derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.
2 Binnengemeentelijke afnemers 1. Binnengemeentelijke afnemers zijn diensten, sectoren, afdelingen, en de daarbinnen werkzame ambtenaren, die hiërarchisch ondergeschikt zijn aan het gemeentebestuur. 2. Gelet op artikel 96 lid 2 wet GBA wordt aan het regionale politiekorps, tot wiens regio deze gemeente behoort, op dezelfde voet gegevens verstrekt als aan binnengemeentelijke afnemers. 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Gelet op artikel 96 van de Wet GBA en artikel 1 van de verordening GBA, wijzen Burgemeester en wethouders de in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers aan, aan wie gegevens uit de GBA worden verstrekt, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens. 4 Rechtstreeks toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1. Gelet op de artikelen 88, 89 en 96 van de Wet GBA en artikel 1 van de verordening GBA, wijzen Burgemeester en wethouders de in Bijlage 2 genoemde afdelingen aan, die rechtstreekse toegang tot de GBA hebben. 2. De hoofden van deze afdelingen kunnen voor hun medewerkers een aanvraag tot autorisatie voor rechtstreekse inzage schriftelijk indienen bij de beheerder van de GBA. De beheerder stelt hiervoor een aanvraagformulier vast. 3. De beheerder van de GBA is bevoegd de schriftelijke aanvragen tot rechtstreekse inzage in de GBA van individuele medewerkers van de in Bijlage 2 genoemde afdelingen te beoordelen en de autorisatie toe te kennen, te wijzigen of in te trekken. De beheerder hanteert hiervoor de in Bijlage 2 opgenomen profielen. 4. De applicatiebeheerder GBA neemt geen autorisatie in de GBA-applicatie op, of breidt deze uit, dan nadat hij hiervoor de toestemming heeft gekregen van de beheerder GBA. De applicatiebeheerder GBA is ten alle tijden bevoegd een autorisatie te beperken of te beëindigen indien dit noodzakelijk voor een goede beveiliging van de GBA. Hiervan maakt hij direct melding bij de beheerder van de GBA. 4a Binnengemeentelijke afnemers Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4 en 5 regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikel 3b en 62 van de Wet GBA kunnen voldoen. 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt 1. Gelet op de artikelen 88, 89 en 96 van de Wet GBA en artikel 1 van de verordening GBA, wijzen Burgemeester en wethouders de in Bijlage 3 genoemde afdelingen aan, die systematisch gegevens worden verstrekt. 6 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt 1. Gelet op artikel 100 van de Wet GBA en artikel 2 van de verordening GBA, worden, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de Wet GBA, aan vrije derden gegevens op verzoek worden verstrekt. 2. Hiervoor gelden de in Bijlage 4 opgenomen regels en richtlijnen. 3. Burgemeester en wethouders wijzen in afwijking van lid 2 van de verordening de in Bijlage 5 opgenomen vrije derden aan, die voor verstrekking van gegevens in aanmerking komen, indien zij voldoen aan de volgende criteria:
  • de verzoeker is geen (rechts)persoon met winstoogmerk;
  • het verzoek betreft geen commercieel doel;
  • de verzoeker kan niet op minder ingrijpende wijze zijn doel of doelgroep bereiken;
  • het doel betreft een maatschappelijk of gemeentelijk belang of het doel ligt in het verlengde van het gemeentelijke beleid.
    •      6a Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke. 2. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan. 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmeldplicht worden gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de Wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 7 Slotbepalingen 1. Dit reglement treedt in werking op 5 juli 2005. 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens GBA. 3. Het reglement ligt ter inzage bij de beheerder van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Aldus vastgesteld op 5 juli 2005. Burgemeester en wethouders van Veenendaal, secretaris - de heer J.T. Langelaar burgemeester - de heer mr. T. Elzenga     Bijlage 1 Overzicht binnengemeentelijke afnemers aan wie, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, de gegevens uit de GBA worden verstrekt. (Zoals bedoeld in artikel 3 Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Naam afdeling Financiën & Control - team Belastingen Betreffende registratie WOZ-applicatie Beheerder verwerking Hoofd afd. Middelen Betreffende doel/taken Onderhouden persoonsgegevens bewoners – eigenaren woningen en bedrijfspanden Verstrekte gegevens Zie overzicht Belastingen (Koppeling)
    Naam afdeling afdelingDocumentaire dienstverlening Betreffende registratie Basisregistratie DDS4ALL Beheerder verwerking Koen de Hart Betreffende doel/taken Binnengemeentelijke afstemming en verstrekking van (persoons)gegevens ten behoeve van ambtelijke doelen Verstrekte gegevens Zie systeembeschrijving DDS4ALL (berichtenverkeer)
    Naam afdeling Betreffende registratie Beheerder verwerking Betreffende doel/taken Verstrekte gegevens
    Naam afdeling Betreffende registratie Beheerder verwerking Betreffende doel/taken Verstrekte gegevens
    Naam afdeling Betreffende registratie Beheerder verwerking Betreffende doel/taken Verstrekte gegevens
    Bijlage 2 Overzicht binnengemeentelijke afnemers, die rechtstreekse toegang hebben tot de GBA. (Zoals bedoeld in artikel 4 Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens)
  • welke medewerkers dit betreft;
  • de afdelingen/sectoren waartoe zij behoren;
  • ten behoeve van welk doelen/taken;
  • voor welke gegevens zij geautoriseerd zijn.
    •  Voor de toekenning van rechtstreekse toegang voor inzage in de GBA worden de volgende profielen gehanteerd: Profiel Raadplegen
  • NAW-gegevens
  • verwijsgegevens
  • datum inschrijving in de gemeente
  • naamgebruik
    •  Profiel Raadplegen 2
  • idem als profiel raadplegen
  • geboorteplaats
  • geboorteland
  • gerelateerden
  • adreshistorie
    •  Profiel Raadplegen 3
  • idem als profiel raadplegen 2
  • sofi-nummers
  • nationaliteiten
    •  Profiel Raadplegen 4
  • idem als profiel raadplegen 3
  • reisdocumenten
  • verblijfstitel
  • historische persoonsgegevens
    •  Voor de technische vertaling naar de GBA-applicaties wordt verwezen naar de uitdraai van de registratie in de applicatie (respectievelijk profiel # 39, 40, 42, 43 en 159). De beheerder van de GBA is bevoegd tot het toekennen van autorisaties aan individuele medewerkers op basis van bovenstaande profielen. Hiervoor wordt een aanvraagformulier vastgesteld. De applicatiebeheerder beheert een register waarin wordt opgenomen welke medewerkers zijn geautoriseerd en voor welk profiel. AAN: de beheerder van GBA, hoofd Burgerzaken BETREFT: aanvraag autorisatie rechtstreeks inzage binnengemeentelijke afnemer Ondergetekende, medewerker van afdeling/ bureau ……………………...…………………………. vraagt hierbij de autorisatie aan voor rechtstreekse inzage in de GBA. De rechtstreekse inzage is nodig voor de volgende wettelijke taken / ambtelijke doelen: Voor deze taken zijn de volgende gegevens nodig (aankruizen wat van tooepassing is): ( ) naam- en geboortegegevens van de persoon ( ) SoFi-nummer van de persoon ( ) naam- en geboortegegevens van de ouders ( ) SoFi-nummer van de ouders ( ) naam- en geboortegegevens van de (ex-)partners ( ) SoFi-nummer van de (ex-)partners ( ) naam- en geboortegegevens van de kinderen ( ) SoFi-nummer van de kinderen ( ) adresgegevens van de persoon ( ) gegevens voogdij/ouderlijke gezag ( ) nationaliteit(en) van de persoon ( ) overige gegevens; namelijk ………………………………………………………………………. Ondergetekenden is bekend met de onderstaande voorwaarden en zal deze in acht nemen. 1) De gegevens worden alleen gebruikt in het belang van de gemeente Veenendaal en de aangegeven ambtelijke doelen en/of wettelijke taken. 2) Gegevens worden niet zonder voorafgaande toestemming van het Hoofd Burgerzaken aan derden verstrekt. 3) De aanvrager draagt er zorg voor dat anderen niet van zijn autorisatie gebruik kunnen maken om zo toegang tot de GBA-gegevens te krijgen. 4) Verzoeken om inzage of verstrekking van gegevens uit de GBA worden doorverwezen naar Burgerzaken. 5) Misbruik, fraude of pogingen daartoe door derden worden direct gemeld bij het Hoofd Burgerzaken. 6) Misbruik, fraude of pogingen daartoe door de aanvrager leidt tot beëindiging van de autorisatie en Kan leiden tot het nemen van disciplinaire maatregelen tegen betrokkene(n). 7) Aanvrager meldt uit eigen beweging wanneer de autorisatie gewijzigd of beëindigd kan worden. Ondertekening door aanvrager: Datum: Naam: functie: Handtekening: Ondertekening door de direct leidinggevende van de aanvrager voor akkoord: Datum: Naam: functie: Handtekening:
    Bijlage 3 Overzicht binnengemeentelijke afnemers, die systematische gegevens uit de GBA krijgen verstrekt (anders dan rechtstreekse inzage). (Zoals bedoeld in artikel 5 Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Burgemeester en wethouders leggen hiervoor in het Privacyreglement vast:
  • welke gegevens worden verstrekt;
  • de afdelingen/sectoren aan wie wordt verstrekt;
  • ten behoeve van welk doelen/taken.
  • -> via welk medium (papier, digitaal,…)
    •  Afdeling Doel Medium Gegevens Middelen WOZ belastingen digitaal Zie overzicht Belastingen
    Bijlage 4 Regels en richtlijnen voor de verstrekking van gegevens aan vrije derden op grond van artikel 100 wet GBA . (Zoals bedoeld in artikel 6 Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Artikel 1 In de volgende situaties kunnen telefoonboekgegevens wel worden verstrekt, tenzij een of meer van de bepalingen uit artikel 2 van toepassing zijn.
  • De verzoeker betreft een door de gemeente gesubsidieerde instelling en het verzoek past in de doelstelling waarvoor de subsidie is verleend.
  • Het doel van het verzoek betreft een maatschappelijk doel gericht op het verbeteren van de situaties van bepaalde achterstandsgroeperingen, zoals:
  • inburgering van nieuwkomers;
  • welzijn ouderen;
  • jeugdzorg;
  • gehandicaptenzorg;
    •
  • Het doel wetenschappelijk of medisch onderzoek betreft;
  • Het doel een maatschappelijk of gemeentelijk belang betreft of het doel ligt in het verlengde van het gemeentelijke beleid.
    • Artikel 2 In de volgende situaties worden geen gegevens verstrekt.
  • Indien de verzoeker een (rechts)persoon met winstoogmerk betreft;
  • Indien het verzoek een commercieel belang betreft;
  • Indien de selectiecriteria andere gegevens bevatten dan telefoonboekgegevens en de wijk-buurtcode in de GBA;
  • Indien het doel een reünie betreft;
  • Indien het doel de bijhouding van een administratie van leden of begunstigers betreft;
  • Het doel het vinden van familieleden of relaties betreft;
  • De verzoeker kan op minder ingrijpende wijze zijn doel of doelgroep bereiken.
    •      Bijlage 5 Overzicht aangewezen vrije derden, die in afwijking van artikel 6 lid 2 van de verordening, voor verstrekking van gegevens in aanmerking komen. (Zoals bedoeld in artikel 6 lid 3 Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Deze vrije derden voldoen aan de volgende criteria:
  • de verzoeker is geen (rechts)persoon met winstoogmerk;
  • het verzoek betreft geen commercieel doel;
  • de verzoeker kan niet op minder ingrijpende wijze zijn doel of doelgroep bereiken;
  • het doel betreft een maatschappelijk of gemeentelijk belang of het doel ligt in het verlengde van het gemeentelijke beleid.
    •  Gelet op artikel 6 lid 3 van de verordening GBA kunnen de volgende vrije derden gegevens uit de GBA verstrekt worden:
  • Woningstichtingen en corporaties voor zover het de bewoning van huurwoningen in Veenendaal betreffen, ten dienste van:
  • Huursubsidie
  • Woonruimte verdeling (inclusief voorkoming illegale bewoning)
  • Uitvoerende taken mbt. volkshuisvesting;
  • Stichting Welzijn Ouderen voor het jaarlijks toezenden van de ouderengids aan de doelgroep;
  • Stichting Vluchtelingenwerk de begeleiding van voor hun doelgroep;
  • De Stichting FIOM voor het doel van het vinden van familieleden en relaties van hun cliënten.
    •  Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA schema voor de schriftelijke verzoeken