Reglement burgerlijke stand gemeente Assen 2011

In dit artikel worden de basisbegrippen uit het reglement opgesomd en beschreven.

Bij de begrippen ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is aansluiting gezocht bij de benoemingsvereisten zoals artikel I:16 BW voorschrijft.

Ten opzichte van het oude reglement is dit artikel aangevuld met de omschrijving van het college.

Een dergelijke omschrijving moet verschil in uitleg voorkomen.

Het begrip gemeentehuis is in het kader van dit reglement ruimer dan alleen het Stadhuis. In het kader van het dualisme kan het college locaties aanwijzen als “huis der gemeente” voor het voltrekken van huwelijken en geregistreerde partnerschappen.

Voor het dualistische systeem was de gemeenteraad het bevoegd orgaan tot het aanwijzen van locaties als “huis der gemeente”. Omdat hans ook nog gebruik wordt gemaakt van locaties die destijds door de raad zijn aangewezen als trouwlocatie, worden bij de begripsomschrijving “gemeentehuis” zowel de raad als het college als aanwijzend bestuursorgaan genoemd.

 

Met de hierin vermelde eisen tot benoembaarheid wordt uitvoering gegeven aan artikel I:16 BW

In onderdeel a van dit artikel is de benoemingstermijn van de ambtenaar van de burgerlijke stand gekoppeld aan een structureel dienstverband met het organisatieonderdeel waaronder de dagelijkse taken van de burgerlijke stand vallen. Door deze algemene beschrijving hoeft niet steeds het reglement te worden aangepast wanneer er sprake is van een nieuwe afdelingen/units als gevolg van een gewijzigde organisatiestructuur.

Voor benoeming komen in aanmerking die functionarissen die een goede kennis en een zelfstandige werkervaring op het gebied van de burgerlijke stand hebben. Hiermee wordt beoogd de kwaliteit van de werkzaamheden te waarborgen.

Na het beëindigen van het dienstverband met de gemeente Assen blijft op grond van het BW de benoeming als ambtenaar van de burgerlijke stand formeel doorlopen, terwijl echter de hierbij behorende werkzaamheden feitelijk niet meer worden uitgeoefend. Met lid 2 wordt een dergelijke ongewenste situatie voorkomen.

In lid 3 wordt aangegeven dat de benoeming van de ambtenaar van de burgerlijke stand automatisch gekoppeld is aan het verrichten van de dagelijkse taken op het gebied van de burgerlijke stand. Bij het uitvoeren van werkzaamheden, die niet gerelateerd zijn aan die van de burgerlijke stand, kan het college de benoeming doen beëindigen.

Hiermee wordt voorkomen dat personen ambtenaar van de burgerlijke stand blijven zonder dat er een verband is met de hierbij behorende dagelijkse werkzaamheden ten dienste van de gemeente Assen.

Op grond van artikel I:16 BW is het mogelijk de benoemingstermijn van de ambtenaar van de burgerlijke stand te binden aan een bepaalde tijdsduur.

 

Met de bevoegdheid buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand te benoemen wordt uitvoering gegeven aan artikel I:16 BW.

Lid 1, onderdeel a, regelt de benoeming van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, die structureel belast is met het sluiten en bevestigen van respectievelijk huwelijken en geregistreerde partnerschappen.

In lid 1, onderdeel b, is het B&W besluit van 22 december 2010 opgenomen. Hiermee is het benoemingsbeleid ten aanzien van buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand verruimd. Het college kan thans in principe diegene tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand benoemen conform de wens van het bruidspaar om hun huwelijk of geregistreerd partnerschap te voltrekken dan wel te bevestigen (eendaagse benoeming).

In lid 2 en 3 is de benoemingstermijn gekoppeld aan een bepaalde periode. Ook voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is dit mogelijk op grond van artikel I:16 BW.

In lid 2 wordt met de koppeling van een termijn aan de benoeming van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand vermeden dat niet naar behorende functionerende buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand voor het leven dit ambt blijven uitoefenen. Indien dit gewenst is, kan herbenoeming voor een nieuwe periode plaatsvinden. Op deze manier kan worden ingespeeld op de kwaliteit en continuïteit van het team buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand, die structureel huwelijken en geregistreerde partnerschappen sluiten, respectievelijk bevestigen.

Lid 3 heeft betrekking op de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, die op speciaal verzoek van het bruidspaar is benoemd. Een dergelijke benoeming geldt voor één dag, zijnde de dag waarop het

huwelijk of geregistreerd partnerschap zal worden gesloten dan wel zal worden bevestigd door deze buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.

Ook een dergelijke ééndaagse benoeming is op grond van artikel I:16 BW mogelijk.

Door lid 4 op te nemen houdt het college zich het recht voor om nadere eisen te stellen aan de benoeming tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand. Hiermee kan de kwaliteit van deze functionaris gewaarborgd worden en in het verlengde hiervan ook de kwaliteit van de huwelijks-sluitingen en de bevestiging van de geregistreerde partnerschappen.

 

In lid 1 van dit artikel wordt bepaald wanneer het bureau van de burgerlijke stand is geopend voor het sluiten van huwelijken en het bevestigen van geregistreerde partnerschappen. Dat het hier gaat om vooraf vastgestelde tijden, heeft een praktische achtergrond. Er moet namelijk intern afstemming plaatsvinden tussen personen die een functie hebben bij een huwelijkssluiting of partnerschapsregistratie. (bode/gastdame, ambtenaar, verhuurder/gebruiker van de locatie van huwelijkssluiting/geregistreerd partnerschap).

Desondanks is in lid 2 de mogelijkheid geschapen om buiten de genoemde tijdstippen een huwelijk of geregistreerd partnerschap aan te gaan. Hiermee kan tegemoet worden gekomen aan specifieke wensen van het bruidspaar.

In lid 3 zijn de openingstijden voor de overige werkzaamheden van het bureau burgerlijke stand om praktische redenen geconformeerd aan die van het Stadhuis.

Met het opnemen van dit artikel wordt uitvoering gegeven aan de verplichting zoals genoemd in artikel I:16c BW.

 

Het BW schrijft in artikel 63 voor dat het huwelijk (geregistreerd partnerschap) in het gemeentehuis moet worden voltrokken. Het begrip gemeentehuis kan uiteenlopend worden uitgelegd, variërend van het stadhuis tot alle overdekte locaties binnen de gemeentegrenzen.

In dit artikel van het reglement is het besluit van burgemeester en wethouders van 24 juni 2008 opgenomen waarbij het beleid ten aanzien van de aanwijzing van trouwlocaties is verruimd in die zin

dat op verzoek locaties kunnen worden aangewezen als “huis der gemeente” voor het sluiten van huwelijken en het bevestigen van geregistreerde partnerschappen.

Om de kwaliteit van de locatie te waarborgen zijn de volgende criteria en randvoorwaarden vastgesteld:

• - verzoek moet door het bruidspaar schriftelijk worden ingediend.

• - burgemeester en wethouders beslissen op verzoek;

• - de openbaarheid van de locatie moet gewaarborgd zijn;

• - De locatie moet toegankelijk zijn voor minder-validen;

• - het huwelijk/geregistreerd partnerschap mag niet in de openlucht gesloten worden;

• - bij een huwelijk/geregistreerd partnerschap aan boord van een schip, dient deze volledig afgemeerd te zijn;

• - de locatie mag niet in strijd zijn met de openbare orde, (brand)veiligheid en goede zeden;

• - in voorkomende gevallen kan een gebruikersvergunning worden geëist;

• - desnoods kan een onderzoek worden ingesteld naar de geschiktheid van de gewenste locatie;

• - er moet kleedruimte beschikbaar zijn voor (buitengewoon) de ambtenaar van de burgerlijke stand

• en de dienstdoende bode;

• -huwelijken en geregistreerde partnerschappen waarvoor geen leges hoeven te worden betaald,

• worden alleen gesloten dan wel bevestigd in het Stadhuis aan de Noordersingel.

 

Met dit artikel wordt verdere invulling gegeven aan de Wet rechten burgerlijke stand, die gemeenten verplicht een aantal keren per week de gelegenheid te geven tot het kosteloos sluiten van huwelijken/geregistreerde partnerschappen. Voor de gemeente Assen geldt een aantal van tenminste twee huwelijken of geregistreerde partnerschappen per week.

De locatie voor deze kosteloze huwelijke en van geregistreerde partnerschappen is gelegen in een daartoe aangewezen ruimte in het stadhuis. Deze locatie kan dus ook gelegen zijn buiten de trouwzaal waarmee het sobere karakter van een kosteloos huwelijk of geregistreerd partnerschap wordt benadrukt. Een en ander is reeds aangegeven in een memo van 1 februari 2010 en wordt nu door dit reglement geformaliseerd.

In dezelfde memo van 1 februari 2010 is eveneens aangegeven dat dergelijke huwelijken of geregistreerde partnerschappen worden gesloten respectievelijk worden bevestigd door ambtenaren van de burgerlijke stand, werkzaam bij de afdeling Publieksbalie.

Door het opnemen van de zinsnede “in beginsel’ in lid 2 blijft de mogelijkheid open voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand om een dergelijk huwelijk of geregistreerd partnerschap te sluiten, respectievelijk te bevestigen. Met deze bepaling wordt beoogd de continuïteit van de sluiting van huwelijken en de bevestiging geregistreerde partnerschappen te allen tijde te waarborgen.

Gezien de juridische status van genoemde memo is het raadzaam e.e.a. te formaliseren in dit reglement.

Het bovenstaande brengt met zich mee dat de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand met een ééndaagse benoeming geen kosteloze huwelijken of geregistreerde partnerschappen kan sluiten dan wel bevestigen.

Ook met lid 4 wordt uitgedrukt dat het sluiten van een kosteloos huwelijk of het kosteloos bevestigen van een geregistreerd partnerschap een sober karakter dient te hebben. Dit betekent dat dergelijke formele verbintenissen beperkt blijven tot die handelingen die wettelijk noodzakelijk zijn (ja-woord, ondertekenen van de akte en trouwboekje). Er is hier derhalve geen plaats voor een (uitgebreide) ceremonie. Met dit lid wordt uitvoering gegeven aan de hiervoor aangehaalde memo van 1 februari 2010 aan burgemeester en wethouders.

 

Dit artikel brengt tot uitdrukking dat de ambtenaar van de burgerlijke stand een onbezoldigd ambtenaar is ten aanzien van het sluiten van huwelijken en het bevestigen geregistreerde partnerschappen. Het verrichten van deze werkzaamheden is namelijk verdisconteerd in diens salaris.

Dit in tegenstelling tot de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, die voor het sluiten van huwelijken en het bevestigen van geregistreerde partnerschappen wel een vergoeding ontvangt.

Dit vergoedingssysteem is conform de huidige praktijk maar met het opnemen van een dergelijke bepaling wordt beoogd eventuele onduidelijkheden omtrent de bezoldiging van (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand te voorkomen. Dit speelt des te meer nu het Burgerlijk Wetboek

niet meer het onderscheid maakt tussen de onbezoldigd ambtenaar van de burgerlijke stand (thans de ambtenaar van de burgerlijke stand werkzaam op het stadhuis) en de bezoldigd ambtenaar van de burgerlijke stand (= de huidige buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand).

De buitengewoon ambtenaar voor de burgerlijke stand met een ééndaagse benoeming ontvangt geen vergoeding. Voor een huwelijkssluiting of bevestiging van een geregistreerd partnerschap door een

dergelijke buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand worden namelijk extra leges in rekening gebracht. Deze extra leges zijn ter compensatie van de extra administratieve handelingen die de benoemingsprocedure van de ééndaagse buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand met zich meebrengt. Een vergoeding voor het gesloten huwelijk of het bevestigde partnerschap zou dan ook een tegenstrijdig beeld geven, mede gelet op het feit dat een ééndaagse benoeming vanuit gemeentelijk oogpunt niet noodzakelijk is maar omwille van de klantgerichtheid stand is gekomen.

 

Met een dergelijke omzetting wordt het geregistreerde partnerschap beëindigd en komt tegelijkertijd een huwelijk tot stand. Een en ander wordt uitdrukkelijk geregeld in Boek I BW.

De vorm waarin een dergelijke omzetting tot stand komt, kan echter verschillen.

• a.

  De omzetting vindt plaats aan de balie in de centrale hal. Dit is de meest gangbare praktijk. Aan deze vorm zit geen ceremonie maar moet slechts worden gezien als een administratieve handeling ter plaatse waarvoor geen leges verschuldigd zijn. Derhalve kan in het kader van dit reglement een dergelijke vorm van omzetting niet worden behandeld als zijnde een huwelijkssluiting.

• b.

  Er kan door het bruidspaar ook gekozen worden voor een omzetting in een officiële trouwlocatie. Deze vorm sluit aan bij het voltrekken van een huwelijk en moet en moet in die vorm worden gelijkgesteld worden met een huwelijkssluiting.

Het is niet gewenst om een geregistreerd partnerschap kosteloos in een huwelijk kosteloos te laten omzetten op grond van artikel 6 van dit reglement. Kosteloze huwelijken op grond van dit artikel zijn namelijk sober en kennen geen ceremonie. Nu ook de omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk met een administratieve handeling aan de balie kan worden geëffectueerd, heeft artikel 6 op dit punt geen meerwaarde.

 

Op grond van dit artikel kan in voorkomende gevallen worden ingespeeld op onvoorzienbare situaties.

 

Lid 1 spreekt voor zich.

Lid 2 betreft de verkorte benaming van het Reglement houdende bepalingen ten aanzien van de ambtenaren van de burgerlijke stand, de buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand en de openstelling van het bureau van de burgerlijke stand.