CVDR100690_2Organisatiebesluit Zaanstad 2011nlregelingZaanstad2018-04-24ZaanstadGemeenteblad 2011,nummer 44Onbekend160 Gemeentewetcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2011-05-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2011-06-012012-01-01Onbekend2011/136682GeenOrganisatiebesluit Zaanstad 2011Hoofdstuk 1 De structuur van de ambtelijke organisatie1Begripsbepalingen:In dit besluit wordt verstaan onder:a.budgethouder:Degene die bevoegd is om te beschikken over een toegekend budget ter uitvoering van een specifieke taak en hierover verantwoording aflegt (definitie budgetregels gemeente Zaanstad artikel 2c definitie budgethouder; GMT vastgesteld 28 maart 2011). b.college:college van burgemeester en wethouders. c.dienst:iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan het college heeft en een eigen rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de secretaris.d.financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan de gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. e.GMT:Gemeentelijk Managementteam. f.juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale en Europese wet- en regelgeving. g.portefeuillehouder:lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen, waarvoor hij de politiek-bestuurlijke verantwoording draagt. h.secretaris:gemeentesecretaris/algemeen directeur. i.treasurer:functionaris als bedoeld in de Verordening op de treasury.
2Ambtelijke Organisatie1.Het college stelt de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast op voordracht van de secretaris.2.De secretaris stelt de hoofdstructuur van de diensten vast op voordracht van de betreffende directeur.3.De hoofdstructuur van de diensten wordt als bijlage A aan dit besluit toegevoegd.4.Binnen de vastgestelde structuren als bedoeld in lid 1 en lid 2 stelt de directeur de organisatie van zijn dienst vast.5.Voor zover niet bij wet anders is voorzien, wordt een directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het college op voordracht van de secretaris.6.De gemeentearchivaris als bedoeld in artikel 31, eerste lid van de Archiefwet 1995 oefent, in overeenstemming met het bepaalde in het tweede lid van het vorengenoemde artikel, rechtstreeks onder de bevelen van het college het beheer uit over de naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en historisch-documentaire verzamelingen.7.Indien bij afzonderlijke verordening of besluit een commissie als bedoeld in de artikelen 82 en volgende van de Gemeentewet wordt ingesteld, die belast is met het beheer van een dienst of een onderdeel daarvan, mogen in die verordening of in dat besluit geen bepalingen voorkomen, die de in dit besluit geregelde bevoegdheden van de secretaris, directeuren en concerncontroller aantasten.
3De sturing van de ambtelijke organisatie1.Alle bevoegdheden van het college op het gebied van personeel en organisatie zijn gemandateerd aan de secretaris, met uitzondering van:a.Bevoegdheden die het college aan zichzelf heeft voorbehouden:1.vaststellen van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie;2.aanstelling in vaste of tijdelijke dienst van directeuren en de concerncontroller;3.vaststelling en wijziging van de bepalingen van de CAR/UWO overeenkomstig de in het LOGA (landelijk Overleg gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden) gemaakte afspraken.b.Bevoegdheden die steunen op een regeling die zich tegen mandatering verzet.c.Bevoegdheden die in dit besluit zijn belegd. 2.De secretaris geeft bevoegdheden op het gebied van personeel en organisatie in ondermandaat aan de directeuren ten behoeve van het dagelijks beheer van de diensten.3.De directeuren wordt toegestaan terzake het vorenstaande mandaat, ondermandaat te verlenen aan functionarissen van de door hen geleide dienst.4.Het ondermandaatbesluit van de secretaris wordt als bijlage B aan dit besluit toegevoegd.5.Hij bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de diensten en geeft daartoe, indien noodzakelijk, aanwijzingen aan de directeuren. 6.Hij heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per dienst, de inlichtingen in te winnen die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig acht.7.Ter bewaking van de eenheid in de uitvoering van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de secretaris overleg met de directeuren van de diensten. Dit overleg vindt plaats in de vergadering die wordt aangeduid met de benaming GMT.8.De concerncontroller is adviserend lid van het GMT.9.Het GMT is tegenover het college verantwoordelijk voor een gecoördineerde en geïntegreerde beleidsadvisering en beleidsuitvoering.10.Indien in het GMT geen overeenstemming wordt bereikt over de aan het college te adviseren beleidsvoorbereiding of over aangelegenheden betreffende de beleidsuitvoering is de stem van de secretaris beslissend.
4DienstenHet ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende diensten:a.Concernstaf;b.Middelen;c.Stad;d.Wijken;e.Publiek;f.Stadsbedrijven;g.Gemeentelijke Brandweer.
Hoofdstuk 2 De ambtelijke organisatie in relatie tot de bestuursorganenParagraaf 1 Secretaris in relatie tot de bestuursorganen5De relatie tot het college1.De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.2.Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college.3.Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.4.Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college.5.Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.6.Hij draagt er zorg voor dat de tijdens de vergadering van het college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst wordt bijgehouden.7.Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college de secretaris nadere richtlijnen geven.
6De relatie tot de burgemeester1.De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.2.Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.3.Voorts is hij daartoe de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen alsmede de bewaking van het functioneren van collegiaal bestuur van het college.4.Hij staat de burgemeester ter zijde bij diens zorg voor de vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte en bevordert daartoe in overleg met de burgemeester de goede relaties van de gemeente met andere openbare besturen en de onder die besturen ressorterende ambtelijke organisaties.
7Commissies1.Tenzij bij afzonderlijke verordening of bij afzonderlijk besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 5 en 6 voorzover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door het college of de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college, onderscheidenlijk de burgemeester.2.De secretaris is, zo dikwijls het college dat verlangt, of op uitdrukkelijke uitnodiging van een commissie of indien hij dat zelf wenselijk acht, aanwezig in de vergaderingen van de in het eerste lid bedoelde commissies of bij van gemeentewege te voeren besprekingen en heeft daarin een adviserende stem.
8Overige regels1.De secretaris is gehouden aanwezig te zijn bij die evenementen en bijeenkomsten, waarbij zijn aanwezigheid naar het oordeel van het college uit representatief oogpunt is vereist.2.Hij geeft, indien hij door ziekte of anderszins verhinderd is zijn functie uit te oefenen, hiervan onmiddellijk kennis aan de burgemeester.3.Hij wordt bij verhindering of ontstentenis vervangen door één van de door het college daarvoor aangewezen ambtenaren.4.Hij bevordert het tot stand komen van de voordrachten bedoeld in het derde lid.5.Voor een afwezigheid anders dan vanwege ziekte behoeft hij toestemming van het college voor zover die afwezigheid langer dan vijf dagen zal duren. De toestemming wordt alleen geweigerd, indien het belang van de gemeente door de afwezigheid zou worden geschaad.6.Het is niet toegestaan dat de secretaris en de door het college aangewezen ambtenaren als bedoeld in het derde lid allen gelijktijdig met verlof zijn.
Paragraaf 2 De ambtelijke organisatie en uitoefening van bestuursbevoegdheid9De relatie tot het college1.Aan de directeuren wordt mandaat verleend tot het nemen van besluiten en het afdoen van zaken die verband houden met en voortvloeien uit de verantwoordelijkheid die zij ingevolge artikel 15 van dit besluit dragen.2.De directeuren wordt toegestaan terzake het vorenstaande mandaat, ondermandaat te verlenen aan functionarissen van de door hen geleide dienst.3.Besluiten tot verlening van ondermandaat worden schriftelijk vastgelegd en ter kennisneming aan de secretaris gezonden.4.De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend.5.In de gevallen waarin de secretaris, de directeuren of de ondergemandateerde gebruik maken van de binnen dit besluit verleende mandaat, worden de desbetreffende stukken voorzien van de ondertekeningsformule opgenomen in bijlage C van dit besluit.6.De secretaris kan ten aanzien van het bepaalde in dit artikel nadere aanwijzingen geven.
10De relatie tot de burgemeesterHet bepaalde in artikel 9 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.11Voorwaarden waaronder het mandaat wordt verleendHet ingevolge de artikelen 9 en 10 verleende (onder)mandaat is niet van toepassing:a.op zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen;b.op zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van het tot dan toe door het gemeentebestuur gevoerde beleid;c.op zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van een advies waarvan het inwinnen ingevolge wettelijk voorschrift dan wel ingevolge een gemeentelijke richtlijn verplicht is;d.op zaken die een beslissing vergen die leidt tot overschrijding van het voor deze beslissing(en) aan de gemandateerde beschikbaar staande budget;e.de beslissing om de raad een voorstel te doen;f.op zaken die de vaststelling van algemeen verbindende voorschriften vergen, alsmede op de vaststelling van beleidsregels, tenzij het regels betreffen ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de organisatie van de griffie;g.op zaken die het nemen van een besluit vergen waarvoor is bepaald dat dit genomen moet worden met versterkte meerderheid of waarvan de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen het nemen van een besluit krachtens mandaat;h.op besluiten die wettelijk onderworpen zijn aan goedkeuring.
12Terugkoppeling naar bestuurlijk niveauIn de gevallen dat een of een aantal van de uitzonderingen genoemd in artikel 11 van toepassing is, dan wel indien de gemandateerde twijfelt of zulks het geval is, wordt het besluit of de afdoening van de zaak aan het college of aan het lid van het college tot wiens portefeuille het onderwerp logischerwijs behoort, voorgelegd.13Informatieverstrekking over gebruik van de gemandateerde bevoegdheidDe secretaris en de directeuren verstrekken de afzonderlijke leden van het college respectievelijk de burgemeester regelmatig informatie over de zaken die zij op basis van dit besluit afdoen of hebben afgedaan, de beslissingen krachtens ondermandaat daarbij inbegrepen.14Volmacht.1.Aan de directeuren wordt volmacht verleend om in naam van de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten ter uitvoering van besluiten waartoe is beslotena.door de raad, b.door of namens het college of c.door of namens de burgemeester2.De volmacht beperkt zich tot handelingen die onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid zijn voorbereid;3.Aan de functionarissen die krachtens het ondermandaatbesluit van een directeur bevoegd zijn tot het uitoefenen van bevoegdheden, wordt volmacht verleend indien en voor zover de vertegenwoordiging van de gemeente om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten voortvloeit uit de uitoefening van deze bevoegdheden.
Paragraaf 3 Uitvoerende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de ambtelijke organisatie.15Dagelijks beheerHet aan de directeuren opgedragen dagelijks beheer omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de dienst aan het hoofd waarvan zij staan, waaronder het realiseren van de met secretaris overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking gestelde middelen.16Begrotingsprogramma’s1.De secretaris komt daartoe, na overleg met de directeuren, onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, met ieder van hen voor een begrotingsjaar, overeen in een managementcontract:a.De budgetten van de productenraming opgenomen in de programma’s van de programmabegroting;b.De te behalen resultaten van de programmabegroting;c.De richtlijnen waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de dienst, al of niet op basis van artikel 3, tweede lid, zal worden uitgevoerd.2.Indien tussen de secretaris en de directeur geen overeenstemming wordt bereikt, stelt de secretaris deze aangelegenheden eenzijdig vast.
17MiddelenbeleidTot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in artikel 16 wordt in ieder geval gerekend:a.het financiële beleid;b.het organisatiebeleid;c.het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;d.het juridisch beleide.het personeelsbeleid;f.het informatiebeleid;g.het automatiseringsbeleid;h.het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat;i.het communicatiebeleid;j.het inkoopbeleid.2.De Concernstaf is in het bijzonder belast met de coördinatie van de onderdelen a, b, c en d van het gemeentelijk middelenbeleid en doet voorstellen aan het GMT als bedoeld in artikel 3, zesde lid, voor de door het college vast te stellen algemene beleidskaders.3.De dienst Middelen is in het bijzonder belast met de coördinatie van de onderdelen e, f, g, h, i en j van het gemeentelijk middelenbeleid en doet voorstellen aan het GMT als bedoeld in artikel 3, zesde lid, voor de door het college vast te stellen algemene beleidskaders.
18Informatieverstrekking door de dienstenDe secretaris stelt vast welke gegevens door de diensten worden verstrekt ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel. De aard, de inhoud, de vorm ervan en de frequentie van de informatieverstrekking wordt daartoe per categorie nader bepaald.Hoofdstuk 3 Werkwijze van de ambtelijke organisatieParagraaf 1 Procedures19Bestuursopdracht1.Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het maken van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’.2.De secretaris draagt de zorg voor het formuleren van een bestuursopdracht.
20Uitvoering bestuursopdracht1.Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd onder ambtelijk opdrachtgeverschap van de directeur tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.2.Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één dienst uitstrekt wijst de secretaris, na overleg in het GMT, een directeur aan, die ambtelijk opdrachtgever is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.3.De ambtelijk opdrachtgever ziet erop toe dat bij de voorbereiding en uitvoering van een zaak wordt samengewerkt met andere diensten en dat er een integrale advisering is aan het college.
21Advisering1.Indien een zaak het taakgebied van een andere dienst raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste dienst aanvullend advies aan die andere dienst.2.Een dienst kan ook eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De secretaris wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.3.De Concernstaf voorziet waar nodig gevraagd of ongevraagd in de coördinatie bij de advisering als bedoeld in dit artikel.
22Overleg met de portefeuillehouder1.De directeuren wijzen ieder voor hun dienst ambtenaren aan, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de directeuren verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg kunnen voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze ambtenaren ontvangen daartoe mandaat van de directeur. Omtrent de inhoud van het overleg leggen zij verantwoording af tegenover de directeur.2.Bij verschil van inzicht bevat het besluitvormingsdictum het standpunt van de directeur en wordt in de toelichting het standpunt van de portefeuillehouder opgenomen.
Hoofdstuk 4 Controlling, financieel management en de administratieve organisatie van de gemeente 23Onverenigbaarheid van functies1.De functies van concerncontroller als bedoeld in artikel 25, respectievelijk van dienstcontroller als bedoeld in artikel 26 en van concernadministrateur als bedoeld in artikel 29, zijn onverenigbaar.2.De functie van treasurer is onverenigbaar met de functies van concerncontroller, dienstcontroller en concernadministrateuren met het budgethouderschap.
24Toetsing voorstellen1.De directeuren zijn ervoor verantwoordelijk, dat bij het college ingediende voorstellen zijn getoetst op:a.inhoud en integraliteit;b.juridische en financiële rechtmatigheid;c.tijdigheid;d.juistheid en volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;e.doelmatigheid;f.juistheid van de te volgen procedure;g.toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.2.Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de bij of krachtens dit besluit vastgestelde regels.3.De concerncontroller ziet erop toe, dat deze toetsing van voorstellen plaats vindt. Waar nodig voorziet de concerncontroller in een aanvullende toetsing.
25Concerncontroller1.Het college wijst op voordracht van de secretaris een ambtenaar van de Concernstaf aan als concerncontroller.2.De concerncontroller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de gemeentelijke organisatie. In het kader van deze taken heeft de concerncontroller de bevoegdheid het college gevraagd en ongevraagd rechtstreeks te adviseren.3.De concerncontroller is belast met en ten opzichte van het college, voor de gemeente als geheel, verantwoordelijk voor:a.het ontwikkelen en (doen) uitvoeren van planning- en controlinstrumenten en van de administratieve organisatieontwikkeling;b.het samenstellen van de concern jaar- en meerjarenbegroting en de toelichting daarop; c.het doen samenstellen van managementrapportages en het samenstellen van concern- en bestuursrapportages, -jaarverslagen en -rekeningen;d.het arrangeren van doelmatigheidsoperaties;e.het (doen) uitvoeren van beleidsevaluerende onderzoeken en doelmatigheidsonderzoeken in verband met de bedrijfsvoering;f.het scheppen van randvoorwaarden ter bevordering van de rechtmatige aanwending van middelen en integer handelen van de organisatie;
26Dienstcontroller1.De secretaris wijst op voorstel van de directeur een ambtenaar aan als dienstcontroller bij de betreffende dienst.2.De dienstcontroller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de dienst. In het kader van deze taken heeft de dienstcontroller de bevoegdheid de secretaris alsmede de concerncontroller gevraagd en ongevraagd rechtstreeks te adviseren.3.De dienstcontroller is belast met en ten opzichte van de directeur, voor de dienst als geheel, verantwoordelijk voor:a.het vanuit de dienst leveren van bijdragen aan de financiële meerjarenplanning en aan de voorbereiding van middelenbeleidskaders, onder meer door het samenstellen van managementrapportages en jaarverslagen;b.het samenstellen van de begroting, managementrapportage en jaarrekening van de dienst als bijdragen aan de op te stellen begroting, management-rapportage en jaarrekening;c.het toetsen van de beleidsuitvoering aan de doelstellingen van de dienst;d.het bijdragen aan de ontwikkeling en de invoering van systemen en instrumenten voor de beheersing en sturing;e.het doen van verbeteringsvoorstellen in verband met de administratieve organisatie;f.het scheppen van randvoorwaarden ter bevordering van de rechtmatige aanwending van middelen en integer handelen van de organisatie;g.het adviseren over de onder a tot en met f genoemde onderwerpen aan de directeur.
27Controllersoverleg1.Uit oogpunt van consistentie bij de bevordering van de doelmatigheid en doeltreffendheid op het niveau van de dienst en binnen de gemeente als geheel, bestaat een controllersoverleg.2.Het controllersoverleg wordt gevormd door de controllers van de diensten bedoeld in artikel 4, en staat onder leiding van de concerncontroller.3.De concerncontroller regelt vanuit de Concernstaf de administratieve ondersteuning van het controllersoverleg.4.Onverkort het bepaalde in het eerste en tweede lid voert de concerncontroller ter bevordering van de doelmatigheid en doeltreffendheid op het niveau van de dienst regelmatig overleg met elk van de controllers van de diensten bedoeld in artikel 4.
28Richtlijnen2.De secretaris kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concerncontroller ter handhaving en uitvoering van dit besluit nadere richtlijnen kan geven.3.Indien de concerncontroller van oordeel is dat op enigerlei wijze een meer doelmatig financieel beheer kan worden verkregen, treedt hij over te nemen maatregelen in overleg met de verantwoordelijke directeur en de verantwoordelijke dienstcontroller en legt hij zo nodig een voorstel aan de secretaris voor.
29ConcernadministrateurDe secretaris wijst, gehoord de directeur van de dienst Middelen, een ambtenaar van de dienst Middelen aan als concernadministrateur.30De secretaris draagt er zorg voor dat elke directeur tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld wordt van alle door de raad en door het college genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor de dienst zijn verbonden. 311.De concernadministrateur kan één of meer afzonderlijke bank- en/of girorekeningen en/of rekening-courantrekeningen aanwijzen voor het innen van door hem aan te geven inkomsten onderscheidenlijk het verrichten van uitgaven.2.De inkomsten en uitgaven van de diensten geschieden met inachtneming van door het college vast te stellen procedures en toe te kennen fiatteringsbevoegdheden.
32Begroting en jaarstukken1.Jaarlijks voor een door het college vast te stellen datum, met in acht neming van de gemeentewet, biedt de secretaris aan het college en na overleg met de concerncontroller, overeenkomstig de door het GMT vastgestelde richtlijnen opgemaakt ontwerp begroting en ontwerp jaarstukken aan, waarin opgenomen de beleids- en financiële begroting van het komend dienstjaar en de meerjarenbegroting, respectievelijk de ontwerp jaarrekening en jaarverslag van het afgesloten dienstjaar.2.De directeur stelt een productraming en productverantwoording op voor die producten die onder de dienstverantwoordelijkheid vallen.3.De dienstcontroller accordeert de productraming en productverantwoording.4.Indien en voor zover de concerncontroller met betrekking tot de financieel-technische aspecten van de productraming of het verslag van de producten, dan wel de beleidsvoorstellen bedoeld in het voorgaande lid, een van de directeur afwijkend standpunt heeft doet hij, na overleg met de directeur, bij de aanbieding van de ontwerp begroting, de ontwerp jaarstukken, dan wel bij de beleidsvoorstellen schriftelijke mededeling aan het college. Een afschrift van dat advies zendt hij aan de secretaris.
Hoofdstuk 5 Slot- en overgangsbepalingen33EvaluatieDe secretaris brengt jaarlijks of zo veel eerder als hij redenen daartoe aanwezig acht, aan het college een rapport uit inzake het functioneren van dit besluit. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft, bij voorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.34Inwerkingtreding1.Dit besluit treedt in werking op 1 juni 2011. 2.Op dat moment vervalt de Organisatieverordening Zaanstad, zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 31 mei 2001.3.Op dat moment vervalt het Algemeen Mandaatbesluit Zaanstad, zoals vastgesteld in de vergadering van het college van 20 december 2005.4.Op dat moment vervallen de volgende volmachtbesluiten:a.Volmachtbesluit dienst Middelen, bekendgemaakt op 3 juni 2010;b.Volmachtbesluit dienst Stadsbedrijven, bekendgemaakt op 3 juni 2010;c.Volmachtbesluit dienst Wijken, bekendgemaakt op 18 maart 2008;d.Volmachtbesluit dienst Publiek, bekendgemaakt op 28 september 2007;e.Besluit vertegenwoordiging in en buiten rechte voor de dienst Stad, bekendgemaakt op 9 juli 2009.5.De ondermandaatbesluiten op grond van de Organisatieverordening Zaanstad en het Algemeen Mandaatbesluit Zaanstad worden aangemerkt als ondermandaatbesluiten op grond van artikel 9 van dit besluit.
35CiteertitelDit besluit kan worden aangehaald als: Organisatiebesluit Zaanstad 2011.36Bekendmaking1.Dit besluit zal worden bekend gemaakt door het plaatsen van de regeling in het Gemeenteblad. 2.Tevens zal dit besluit worden gepubliceerd in de CVDR.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op ……………………mr G.H. Faber, burgemeester, drs C. Vermeer, secretaris,Voor zover dit besluit bevoegdheden betreft van de burgemeester als bestuursorgaan,aldus vastgesteld op …………………………mr G.H. Faber, burgemeester, ADe hoofdstuctuur van de diensten o.g.v. artikel 2, tweede lid.Artikel 1       Hoofdtaken van de ConcernstafDe hoofdtaak van de Concernstaf is:1.het ondersteunen van het bestuur en GMT,2.het zorgdragen voor de ontwikkeling van een strategisch kader op het gebied van: a. Strategie & Coördinatie; b. Concerncontrol; c. Organisatieontwikkeling; d. Externe oriëntatie; e. Openbare Orde & Veiligheid;3.het toetsen en evalueren van het beleid, advies en uitvoering op bovenstaande gebieden.
Artikel 2       Hoofdtaken van de dienst MiddelenDe hoofdtaak van de dienst Middelen is de zorg voor het advies, het beleid en de uitvoering gericht op het gebied van:a. Financiële Administratie & Inkoop;b. Personeel & Organisatieontwikkeling;c. Communicatie;d. Juridische Zaken, Schade & Verzekeringen;e. Interne Dienstverlening;f. Informatiemanagement,alsmede het daarover verantwoording afleggen.
Artikel 3       Hoofdtaken van de dienst StadDe hoofdtaak van de dienst Stad is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:a. Ruimtelijke Ontwikkeling;b. Economische Zaken;c. Grondzaken;d. Cultuur, Monumenten en Toerisme;e. Wonen;f. Grote ontwikkellocaties en projecten,alsmede het daarover verantwoording afleggen.
Artikel 4       Hoofdtaken van de dienst WijkenDe hoofdtaak van de dienst Wijken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:a. Wijkmanagement;b. Ruimte en Milieu;c. Realisatie en Beheer;d. Maatschappelijke ontwikkeling;e. Handhaving,alsmede het daarover verantwoording afleggen.
 Artikel 5       Hoofdtaken van de dienst PubliekDe hoofdtaak van de dienst Publiek is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:a. Belastingen;b. Werk en Inkomen;c. Bouw- en Milieuvergunningen;d. Klant Contact Centrum;e. Archief,alsmede het daarover verantwoording afleggen.
Artikel 6       Hoofdtaken van de dienst StadsbedrijvenDe hoofdtaak van de dienst Stadsbedrijven is de zorg voor de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:a. Dagelijks onderhoud aan de stad;b. Havens & Vaarwegen,alsmede het daarover verantwoording afleggen.
Artikel 7       Hoofdtaken van de gemeentelijke BrandweerDe hoofdtaak van de gemeentelijke Brandweer is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:a. Operationele brandweerzorg;b. Voorbereidende brandweerzorg,alsmede het daarover verantwoording afleggen.
BBesluit secretaris, o.g.v. artikel 3, tweede lid, tot verlenen ondermandaat bevoegdheden personeel en organisatie aan de directeuren.Besluit secretaris, o.g.v. artikel 3, tweede lid, tot verlenen ondermandaat bevoegdheden personeel en organisatie aan de directeuren.1.Alle door het college aan mij gemandateerde bevoegdheden geef ik in ondermandaat aan de directeuren van de diensten ten behoeve van het dagelijks beheer van de dienst, behoudens: a.Het vaststellen van de hoofdstructuur van de diensten.  b.Het geven van toestemming voor en het toekennen van vergoedingen verband houdende met buitenlandse reizen.  c.Beslissingen inzake de toekenning van afkoopsommen en regelingen omtrent uittreden op grond van de AGZ.  d.Beslissingen met betrekking tot de voorlopige en definitieve vaststelling van niet eensluidende functiewaarderingsadviezen.  eVaststellen verzuimprotocol  f.Vaststellen standaardfunctiereeksen 2.De directeuren wordt toegestaan ondermandaat te verlenen aan functionarissen van de door hen geleide dienst.
COndertekeningsformule van de in mandaat genomen besluiten.1.In de gevallen, waarin het college gebruik maakt van haar bevoegdheid, hanteert zij de volgende formule:   Hoogachtend,   burgemeester en wethouders van Zaanstad,   (><titulatuur><voorletters><naam><burgemeester>)    (><titulatuur><voorletters><naam><gemeentesecretaris>)  voorbeeld:Hoogachtend,    burgemeester en wethouders van Zaanstad,   mr G.H. Faber, burgemeester   drs C. Vermeer, secretaris
2.In de gevallen, waarin een afzonderlijk lid van het college, gebruikmaakt van zijn mandaat tekent het lid van het college de betreffende stukken. In die gevallen worden de betreffende stukken voorzien van de volgende ondertekeningsformule:   Hoogachtend,   namens burgemeester en wethouders van Zaanstad,   wethouder (naam portefeuille, met hoofdletter),   (<titulatuur><voorletters><naam wethouder>)  voorbeeld:Hoogachtend,    namens burgemeester en wethouders van Zaanstad,   wethouder Milieu en Landschap.   drs R.J. Linnekamp
3.In de gevallen waarin de gemeentesecretaris, de directeuren of de ondergemandateerde gebruik maken van het binnen dit besluit verleende mandaat, worden de desbetreffende stukken voorzien van de volgende ondertekeningsformule:   Hoogachtend,   namens burgemeester en wethouders van Zaanstad, functienaam,   <mevrouw/mijnheer><titulatuur><voorletters><naam functionaris>  voorbeeld:Hoogachtend,    namens burgemeester en wethouders van Zaanstad, hoofd afdeling Juridische Zaken,   mevrouw mr N. Zeef
4.De burgemeester tekent volgens de volgende formule   Hoogachtend,   burgemeester van Zaanstad,   (<titulatuur><voorletters><naam burgemeester>) (bij vervanging loco-burgemeester gevolgd door naam wethouder)  voorbeeld 1:Hoogachtend,    de burgemeester van Zaanstad,   mr G.H. Faber  voorbeeld 2:Hoogachtend,   de loco-burgemeester van Zaanstad,   J. Olthof
5.In de gevallen, waarin een gevolmachtigde gebruik maakt van zijn volmacht, tekent de gevolmachtigde. In die gevallen worden de betreffende stukken voorzien van de volgende ondertekeningsformule:   Voor zover het een bevoegdheid van de burgemeester betreft:   Hoogachtend,   namens de burgemeester van Zaanstad, functienaam,   <mevrouw/mijnheer><titulatuur><voorletters><naam functionaris>  voorbeeld:Hoogachtend,    namens de burgemeester van Zaanstad, hoofd afdeling Juridische Zaken,   mevrouw mr N. Zeef