Organisatiebesluit Zaanstad 2011

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.

budgethouder:

Degene die bevoegd is om te beschikken over een toegekend budget ter uitvoering van een specifieke taak en hierover verantwoording aflegt (definitie budgetregels gemeente Zaanstad artikel 2c definitie budgethouder; GMT vastgesteld 28 maart 2011).

b.

college:

college van burgemeester en wethouders.

c.

dienst:

iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan het college heeft en een eigen rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de secretaris.

d.

financiële rechtmatigheid:

het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan de gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

e.

GMT:

Gemeentelijk Managementteam.

f.

juridische rechtmatigheid:

het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale en Europese wet- en regelgeving.

g.

portefeuillehouder:

lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen, waarvoor hij de politiek-bestuurlijke verantwoording draagt.

h.

secretaris:

gemeentesecretaris/algemeen directeur.

i.

treasurer:

functionaris als bedoeld in de Verordening op de treasury.

1.

Het college stelt de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast op voordracht van de secretaris.

2.

De secretaris stelt de hoofdstructuur van de diensten vast op voordracht van de betreffende directeur.

3.

De hoofdstructuur van de diensten wordt als bijlage A aan dit besluit toegevoegd.

4.

Binnen de vastgestelde structuren als bedoeld in lid 1 en lid 2 stelt de directeur de organisatie van zijn dienst vast.

5.

Voor zover niet bij wet anders is voorzien, wordt een directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het college op voordracht van de secretaris.

6.

De gemeentearchivaris als bedoeld in artikel 31, eerste lid van de Archiefwet 1995 oefent, in overeenstemming met het bepaalde in het tweede lid van het vorengenoemde artikel, rechtstreeks onder de bevelen van het college het beheer uit over de naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en historisch-documentaire verzamelingen.

7.

Indien bij afzonderlijke verordening of besluit een commissie als bedoeld in de artikelen 82 en volgende van de Gemeentewet wordt ingesteld, die belast is met het beheer van een dienst of een onderdeel daarvan, mogen in die verordening of in dat besluit geen bepalingen voorkomen, die de in dit besluit geregelde bevoegdheden van de secretaris, directeuren en concerncontroller aantasten.

1.

Alle bevoegdheden van het college op het gebied van personeel en organisatie zijn gemandateerd aan de secretaris, met uitzondering van:

a.

Bevoegdheden die het college aan zichzelf heeft voorbehouden:

1.

vaststellen van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie;

2.

aanstelling in vaste of tijdelijke dienst van directeuren en de concerncontroller;

3.

vaststelling en wijziging van de bepalingen van de CAR/UWO overeenkomstig de in het LOGA (landelijk Overleg gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden) gemaakte afspraken.

b.

Bevoegdheden die steunen op een regeling die zich tegen mandatering verzet.

c.

Bevoegdheden die in dit besluit zijn belegd.

2.

De secretaris geeft bevoegdheden op het gebied van personeel en organisatie in ondermandaat aan de directeuren ten behoeve van het dagelijks beheer van de diensten.

3.

De directeuren wordt toegestaan terzake het vorenstaande mandaat, ondermandaat te verlenen aan functionarissen van de door hen geleide dienst.

4.

Het ondermandaatbesluit van de secretaris wordt als bijlage B aan dit besluit toegevoegd.

5.

Hij bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de diensten en geeft daartoe, indien noodzakelijk, aanwijzingen aan de directeuren.

6.

Hij heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per dienst, de inlichtingen in te winnen die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig acht.

7.

Ter bewaking van de eenheid in de uitvoering van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de secretaris overleg met de directeuren van de diensten. Dit overleg vindt plaats in de vergadering die wordt aangeduid met de benaming GMT.

8.

De concerncontroller is adviserend lid van het GMT.

9.

Het GMT is tegenover het college verantwoordelijk voor een gecoördineerde en geïntegreerde beleidsadvisering en beleidsuitvoering.

10.

Indien in het GMT geen overeenstemming wordt bereikt over de aan het college te adviseren beleidsvoorbereiding of over aangelegenheden betreffende de beleidsuitvoering is de stem van de secretaris beslissend.

Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende diensten:

a.

Concernstaf;

b.

Middelen;

c.

Stad;

d.

Wijken;

e.

Publiek;

f.

Stadsbedrijven;

g.

Gemeentelijke Brandweer.

1.

De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2.

Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college.

3.

Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

4.

Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college.

5.

Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

6.

Hij draagt er zorg voor dat de tijdens de vergadering van het college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

7.

Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college de secretaris nadere richtlijnen geven.

1.

De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

2.

Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

3.

Voorts is hij daartoe de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen alsmede de bewaking van het functioneren van collegiaal bestuur van het college.

4.

Hij staat de burgemeester ter zijde bij diens zorg voor de vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte en bevordert daartoe in overleg met de burgemeester de goede relaties van de gemeente met andere openbare besturen en de onder die besturen ressorterende ambtelijke organisaties.

1.

Tenzij bij afzonderlijke verordening of bij afzonderlijk besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 5 en 6 voorzover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door het college of de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college, onderscheidenlijk de burgemeester.

2.

De secretaris is, zo dikwijls het college dat verlangt, of op uitdrukkelijke uitnodiging van een commissie of indien hij dat zelf wenselijk acht, aanwezig in de vergaderingen van de in het eerste lid bedoelde commissies of bij van gemeentewege te voeren besprekingen en heeft daarin een adviserende stem.

1.

De secretaris is gehouden aanwezig te zijn bij die evenementen en bijeenkomsten, waarbij zijn aanwezigheid naar het oordeel van het college uit representatief oogpunt is vereist.

2.

Hij geeft, indien hij door ziekte of anderszins verhinderd is zijn functie uit te oefenen, hiervan onmiddellijk kennis aan de burgemeester.

3.

Hij wordt bij verhindering of ontstentenis vervangen door één van de door het college daarvoor aangewezen ambtenaren.

4.

Hij bevordert het tot stand komen van de voordrachten bedoeld in het derde lid.

5.

Voor een afwezigheid anders dan vanwege ziekte behoeft hij toestemming van het college voor zover die afwezigheid langer dan vijf dagen zal duren. De toestemming wordt alleen geweigerd, indien het belang van de gemeente door de afwezigheid zou worden geschaad.

6.

Het is niet toegestaan dat de secretaris en de door het college aangewezen ambtenaren als bedoeld in het derde lid allen gelijktijdig met verlof zijn.

1.

Aan de directeuren wordt mandaat verleend tot het nemen van besluiten en het afdoen van zaken die verband houden met en voortvloeien uit de verantwoordelijkheid die zij ingevolge artikel 15 van dit besluit dragen.

2.

De directeuren wordt toegestaan terzake het vorenstaande mandaat, ondermandaat te verlenen aan functionarissen van de door hen geleide dienst.

3.

Besluiten tot verlening van ondermandaat worden schriftelijk vastgelegd en ter kennisneming aan de secretaris gezonden.

4.

De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend.

5.

In de gevallen waarin de secretaris, de directeuren of de ondergemandateerde gebruik maken van de binnen dit besluit verleende mandaat, worden de desbetreffende stukken voorzien van de ondertekeningsformule opgenomen in bijlage C van dit besluit.

6.

De secretaris kan ten aanzien van het bepaalde in dit artikel nadere aanwijzingen geven.

Het ingevolge de artikelen 9 en 10 verleende (onder)mandaat is niet van toepassing:

a.

op zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen;

b.

op zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van het tot dan toe door het gemeentebestuur gevoerde beleid;

c.

op zaken die een beslissing vergen die zou afwijken van een advies waarvan het inwinnen ingevolge wettelijk voorschrift dan wel ingevolge een gemeentelijke richtlijn verplicht is;

d.

op zaken die een beslissing vergen die leidt tot overschrijding van het voor deze beslissing(en) aan de gemandateerde beschikbaar staande budget;

e.

de beslissing om de raad een voorstel te doen;

f.

op zaken die de vaststelling van algemeen verbindende voorschriften vergen, alsmede op de vaststelling van beleidsregels, tenzij het regels betreffen ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de organisatie van de griffie;

g.

op zaken die het nemen van een besluit vergen waarvoor is bepaald dat dit genomen moet worden met versterkte meerderheid of waarvan de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen het nemen van een besluit krachtens mandaat;

h.

op besluiten die wettelijk onderworpen zijn aan goedkeuring.

1.

Aan de directeuren wordt volmacht verleend om in naam van de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten ter uitvoering van besluiten waartoe is besloten

a.

door de raad,

b.

door of namens het college of

c.

door of namens de burgemeester

2.

De volmacht beperkt zich tot handelingen die onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid zijn voorbereid;

3.

Aan de functionarissen die krachtens het ondermandaatbesluit van een directeur bevoegd zijn tot het uitoefenen van bevoegdheden, wordt volmacht verleend indien en voor zover de vertegenwoordiging van de gemeente om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten voortvloeit uit de uitoefening van deze bevoegdheden.

1.

De secretaris komt daartoe, na overleg met de directeuren, onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, met ieder van hen voor een begrotingsjaar, overeen in een managementcontract:

a.

De budgetten van de productenraming opgenomen in de programma’s van de programmabegroting;

b.

De te behalen resultaten van de programmabegroting;

c.

De richtlijnen waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de dienst, al of niet op basis van artikel 3, tweede lid, zal worden uitgevoerd.

2.

Indien tussen de secretaris en de directeur geen overeenstemming wordt bereikt, stelt de secretaris deze aangelegenheden eenzijdig vast.

Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in artikel 16 wordt in ieder geval gerekend:

a.

het financiële beleid;

b.

het organisatiebeleid;

c.

het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;

d.

het juridisch beleid

e.

het personeelsbeleid;

f.

het informatiebeleid;

g.

het automatiseringsbeleid;

h.

het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat;

i.

het communicatiebeleid;

j.

het inkoopbeleid.

2.

De Concernstaf is in het bijzonder belast met de coördinatie van de onderdelen a, b, c en d van het gemeentelijk middelenbeleid en doet voorstellen aan het GMT als bedoeld in artikel 3, zesde lid, voor de door het college vast te stellen algemene beleidskaders.

3.

De dienst Middelen is in het bijzonder belast met de coördinatie van de onderdelen e, f, g, h, i en j van het gemeentelijk middelenbeleid en doet voorstellen aan het GMT als bedoeld in artikel 3, zesde lid, voor de door het college vast te stellen algemene beleidskaders.

1.

Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het maken van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’.

2.

De secretaris draagt de zorg voor het formuleren van een bestuursopdracht.

1.

Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd onder ambtelijk opdrachtgeverschap van de directeur tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2.

Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één dienst uitstrekt wijst de secretaris, na overleg in het GMT, een directeur aan, die ambtelijk opdrachtgever is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

3.

De ambtelijk opdrachtgever ziet erop toe dat bij de voorbereiding en uitvoering van een zaak wordt samengewerkt met andere diensten en dat er een integrale advisering is aan het college.

1.

Indien een zaak het taakgebied van een andere dienst raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste dienst aanvullend advies aan die andere dienst.

2.

Een dienst kan ook eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De secretaris wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

3.

De Concernstaf voorziet waar nodig gevraagd of ongevraagd in de coördinatie bij de advisering als bedoeld in dit artikel.

1.

De directeuren wijzen ieder voor hun dienst ambtenaren aan, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de directeuren verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg kunnen voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze ambtenaren ontvangen daartoe mandaat van de directeur. Omtrent de inhoud van het overleg leggen zij verantwoording af tegenover de directeur.

2.

Bij verschil van inzicht bevat het besluitvormingsdictum het standpunt van de directeur en wordt in de toelichting het standpunt van de portefeuillehouder opgenomen.

1.

De functies van concerncontroller als bedoeld in artikel 25, respectievelijk van dienstcontroller als bedoeld in artikel 26 en van concernadministrateur als bedoeld in artikel 29, zijn onverenigbaar.

2.

De functie van treasurer is onverenigbaar met de functies van concerncontroller, dienstcontroller en concernadministrateuren met het budgethouderschap.

1.

De directeuren zijn ervoor verantwoordelijk, dat bij het college ingediende voorstellen zijn getoetst op:

a.

inhoud en integraliteit;

b.

juridische en financiële rechtmatigheid;

c.

tijdigheid;

d.

juistheid en volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

e.

doelmatigheid;

f.

juistheid van de te volgen procedure;

g.

toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.

2.

Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de bij of krachtens dit besluit vastgestelde regels.

3.

De concerncontroller ziet erop toe, dat deze toetsing van voorstellen plaats vindt. Waar nodig voorziet de concerncontroller in een aanvullende toetsing.

1.

Het college wijst op voordracht van de secretaris een ambtenaar van de Concernstaf aan als concerncontroller.

2.

De concerncontroller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de gemeentelijke organisatie. In het kader van deze taken heeft de concerncontroller de bevoegdheid het college gevraagd en ongevraagd rechtstreeks te adviseren.

3.

De concerncontroller is belast met en ten opzichte van het college, voor de gemeente als geheel, verantwoordelijk voor:

a.

het ontwikkelen en (doen) uitvoeren van planning- en controlinstrumenten en van de administratieve organisatieontwikkeling;

b.

het samenstellen van de concern jaar- en meerjarenbegroting en de toelichting daarop;

c.

het doen samenstellen van managementrapportages en het samenstellen van concern- en bestuursrapportages, -jaarverslagen en -rekeningen;

d.

het arrangeren van doelmatigheidsoperaties;

e.

het (doen) uitvoeren van beleidsevaluerende onderzoeken en doelmatigheidsonderzoeken in verband met de bedrijfsvoering;

f.

het scheppen van randvoorwaarden ter bevordering van de rechtmatige aanwending van middelen en integer handelen van de organisatie;

1.

De secretaris wijst op voorstel van de directeur een ambtenaar aan als dienstcontroller bij de betreffende dienst.

2.

De dienstcontroller richt zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van de dienst. In het kader van deze taken heeft de dienstcontroller de bevoegdheid de secretaris alsmede de concerncontroller gevraagd en ongevraagd rechtstreeks te adviseren.

3.

De dienstcontroller is belast met en ten opzichte van de directeur, voor de dienst als geheel, verantwoordelijk voor:

a.

het vanuit de dienst leveren van bijdragen aan de financiële meerjarenplanning en aan de voorbereiding van middelenbeleidskaders, onder meer door het samenstellen van managementrapportages en jaarverslagen;

b.

het samenstellen van de begroting, managementrapportage en jaarrekening van de dienst als bijdragen aan de op te stellen begroting, management-rapportage en jaarrekening;

c.

het toetsen van de beleidsuitvoering aan de doelstellingen van de dienst;

d.

het bijdragen aan de ontwikkeling en de invoering van systemen en instrumenten voor de beheersing en sturing;

e.

het doen van verbeteringsvoorstellen in verband met de administratieve organisatie;

f.

het scheppen van randvoorwaarden ter bevordering van de rechtmatige aanwending van middelen en integer handelen van de organisatie;

g.

het adviseren over de onder a tot en met f genoemde onderwerpen aan de directeur.

1.

Uit oogpunt van consistentie bij de bevordering van de doelmatigheid en doeltreffendheid op het niveau van de dienst en binnen de gemeente als geheel, bestaat een controllersoverleg.

2.

Het controllersoverleg wordt gevormd door de controllers van de diensten bedoeld in artikel 4, en staat onder leiding van de concerncontroller.

3.

De concerncontroller regelt vanuit de Concernstaf de administratieve ondersteuning van het controllersoverleg.

4.

Onverkort het bepaalde in het eerste en tweede lid voert de concerncontroller ter bevordering van de doelmatigheid en doeltreffendheid op het niveau van de dienst regelmatig overleg met elk van de controllers van de diensten bedoeld in artikel 4.

2.

De secretaris kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concerncontroller ter handhaving en uitvoering van dit besluit nadere richtlijnen kan geven.

3.

Indien de concerncontroller van oordeel is dat op enigerlei wijze een meer doelmatig financieel beheer kan worden verkregen, treedt hij over te nemen maatregelen in overleg met de verantwoordelijke directeur en de verantwoordelijke dienstcontroller en legt hij zo nodig een voorstel aan de secretaris voor.

1.

De concernadministrateur kan één of meer afzonderlijke bank- en/of girorekeningen en/of rekening-courantrekeningen aanwijzen voor het innen van door hem aan te geven inkomsten onderscheidenlijk het verrichten van uitgaven.

2.

De inkomsten en uitgaven van de diensten geschieden met inachtneming van door het college vast te stellen procedures en toe te kennen fiatteringsbevoegdheden.

1.

Jaarlijks voor een door het college vast te stellen datum, met in acht neming van de gemeentewet, biedt de secretaris aan het college en na overleg met de concerncontroller, overeenkomstig de door het GMT vastgestelde richtlijnen opgemaakt ontwerp begroting en ontwerp jaarstukken aan, waarin opgenomen de beleids- en financiële begroting van het komend dienstjaar en de meerjarenbegroting, respectievelijk de ontwerp jaarrekening en jaarverslag van het afgesloten dienstjaar.

2.

De directeur stelt een productraming en productverantwoording op voor die producten die onder de dienstverantwoordelijkheid vallen.

3.

De dienstcontroller accordeert de productraming en productverantwoording.

4.

Indien en voor zover de concerncontroller met betrekking tot de financieel-technische aspecten van de productraming of het verslag van de producten, dan wel de beleidsvoorstellen bedoeld in het voorgaande lid, een van de directeur afwijkend standpunt heeft doet hij, na overleg met de directeur, bij de aanbieding van de ontwerp begroting, de ontwerp jaarstukken, dan wel bij de beleidsvoorstellen schriftelijke mededeling aan het college. Een afschrift van dat advies zendt hij aan de secretaris.

1.

Dit besluit treedt in werking op 1 juni 2011.

2.

Op dat moment vervalt de Organisatieverordening Zaanstad, zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 31 mei 2001.

3.

Op dat moment vervalt het Algemeen Mandaatbesluit Zaanstad, zoals vastgesteld in de vergadering van het college van 20 december 2005.

4.

Op dat moment vervallen de volgende volmachtbesluiten:

a.

Volmachtbesluit dienst Middelen, bekendgemaakt op 3 juni 2010;

b.

Volmachtbesluit dienst Stadsbedrijven, bekendgemaakt op 3 juni 2010;

c.

Volmachtbesluit dienst Wijken, bekendgemaakt op 18 maart 2008;

d.

Volmachtbesluit dienst Publiek, bekendgemaakt op 28 september 2007;

e.

Besluit vertegenwoordiging in en buiten rechte voor de dienst Stad, bekendgemaakt op 9 juli 2009.

5.

De ondermandaatbesluiten op grond van de Organisatieverordening Zaanstad en het Algemeen Mandaatbesluit Zaanstad worden aangemerkt als ondermandaatbesluiten op grond van artikel 9 van dit besluit.

1.

Dit besluit zal worden bekend gemaakt door het plaatsen van de regeling in het Gemeenteblad.

2.

Tevens zal dit besluit worden gepubliceerd in de CVDR.