Organisatie | Zuid-Holland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling provincie Zuid-Holland 2011 (Organisatieregeling provincie Zuid-Holland 2011) |
Citeertitel | Organisatieregeling provincie Zuid-Holland 2011 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-03-2013 | 03-05-2017 | wijzging artikelen: art. 2, tweede lid; art. 3, vijfde lid. Vervallen: art. 2, derde lid; art. 6, tweede lid. | 26-02-2013 | DOS-2012-0005666 | |
10-05-2011 | 01-03-2013 | nieuwe regeling | 22-04-2011 Provinciaal blad, 2011, 47 | Onbekend. |
In deze regeling wordt verstaan onder:
p. directieplan: een door de directeur van de betreffende directie jaarlijks op te stellen plan waarin inzicht wordt gegeven in de wijze waarop de doelen en prestaties van de productgroepen zoals benoemd in de productenraming planmatig worden gerealiseerd. Het plan geeft (tevens) inzicht in de uitvoering van de bedrijfsvoering;
q. dienstplan: een door de directeur van de betreffende dienst jaarlijks op te stellen plan waarin inzicht wordt gegeven in de wijze waarop de doelen en prestaties van de productgroepen zoals benoemd in de productenraming planmatig worden gerealiseerd. Het plan geeft (tevens) inzicht in de uitvoering van de bedrijfsvoering;
s. hoofdproces (primair en ondersteunend): een logisch geheel aan stappen in (een deel van) het primair en ondersteunend proces op basis van de missie en de strategische doelen van de provinciale organisatie. De primaire processen resulteren in een product of dienst. De ondersteunende processen zijn essentieel voor het effectief kunnen uitvoeren van de primaire processen;
t. integraal management: de verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid van de manager op alle gebieden die invloed hebben op het product of de dienstverlening van zijn organisatieonderdeel, binnen de kaders die hiervoor door het college van Gedeputeerde Staten dan wel het directieteam zijn vastgesteld;
ee. productenrealisatie: de verantwoording van de uitvoering van de productenraming, de gerealiseerde baten en lasten en het saldo per product, waarbij wordt aangegeven welke de financiële resultaten van het afgelopen boekjaar zijn; de toelichting op de productenrealisatie bestaat tenminste uit een overzicht van kapitaallasten, een lijst van verbonden partijen en een toelichting op onderhanden werk betreffende grondexploitatie;
ff. programma: en bundeling van samenhangende projecten en overige inspanningen, in een tijdelijke organisatievorm, die binnen een bepaalde tijd moet leiden tot realisatie van één of meerdere vooraf duidelijk omschreven doelen. De route en de projecten hoeven bij de start niet geheel vast te liggen;
hh. rapportage: het periodiek verantwoorden van de uitvoering van de onderdelen van de productenraming op directieniveau, dienstniveau, en afdelingsniveau, waarbij wordt aangegeven wat de beleidsmatige en financiële resultaten van de rapportageperiode zijn. Tevens wordt de eventuele bijsturing van middeleninzet en beleidsactiviteiten vermeld die nodig zijn om in het resterende deel van het jaar de doelstellingen te bereiken;
Hoofdstuk II Structuur van de provinciale organisatie
Artikel 2 Provinciale organisatie
1. De provinciale organisatie draagt zorg voor de ondersteuning van het college van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin bij de uitoefening van hun taken.
2. De provinciale organisatie is onderverdeeld in twee beleidsdirecties en twee diensten, die gekoppeld zijn aan een directie. De directies zijn belast met de uitvoering van een of meer primaire processen danwel het verrichten van taken die leiden tot het realiseren van de provinciale doelstellingen, te weten:
4. De provinciale organisatie kent tevens een ondersteunende directie, te weten de directie Concernzaken. Deze directie is belast met de concerncontrolling, met de beleidsvorming, de kaderstelling, de toetsing, de advisering en de uitvoering op het middelenterrein en de bedrijfsvoering voor/van de gehele provinciale organisatie.
5. Daarnaast kent de provinciale organisatie de volgende organisatieonderdelen:
6. Over voorstellen aangaande het instellen, wijzigen dan wel opheffen van een directie of dienst beslist het college van Gedeputeerde Staten, gehoord het directieteam.
1. De secretaris is eerste adviseur van het college van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin, draagt als algemeen directeur de verantwoordelijkheid ten opzicht van het college van Gedeputeerde Staten voor het ambtelijk apparaat en is tevens bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.2. De secretaris staat het college van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin terzijde in de uitoefening van hun taken, in overeenstemming met de door het college van Gedeputeerde Staten opgestelde ambtsinstructie (artikel 100, lid 2, Provinciewet).3. Bij verhindering of ontstentenis van de secretaris, wordt diens ambt waargenomen door de ambtenaren, daartoe aangewezen door het college van Gedeputeerde Staten. 4. Ten aanzien van de secretaris is de Commissaris van de Koningin leidinggevende in de zin van de Regeling jaargesprekken 2005.5. De secretaris wijst namens het college van Gedeputeerde Staten voor elke dienst genoemd in artikel 2, lid 2, gehoord het directieteam, één van de leden van het directieteam aan als verantwoordelijke voor de desbetreffende dienst.6. De bevoegdheid tot instellen, wijzigen of opheffen van een organisatieonderdeel, niet deel uitmakend van een afdeling of directie, berust namens het college van Gedeputeerde Staten bij de secretaris.
Artikel 4 Directeur van een directie
1. Aan het hoofd van een directie staat een directeur. Hij is als integraal manager verantwoording verschuldigd aan de secretaris voor de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsrealisering en middeleninzet ten aanzien van de taken van de directie en de daartoe behorende bureaus, afdelingen en diensten. 2. De directeur is eerste adviseur van de portefeuillehouder(s). 3. Het college van Gedeputeerde Staten benoemt de directeur, op voordracht van de secretaris. 4. Bij elke directie kan een adjunct-directeur worden benoemd. Deze kan worden belast met een aantal taken van de directeur, onverlet de verantwoordelijkheid van de directeur. 5. De directeur is lid van het directieteam. 6. Ten aanzien van de directeur is de secretaris leidinggevende, mede in de zin van de regeling jaargesprekken 2005.7. De secretaris benoemt de adjunct-directeur, gehoord het directieteam, namens het college van Gedeputeerde Staten.8. De adjunct-directeur treedt op bij afwezigheid van de directeur als diens plaatsvervanger. 9. De directeur stelt een managementteam in. 10. De directeur van de directie Concernzaken beslist, het directieteam gehoord, over het instellen, wijzigen c.q. opheffen van een proces.
Artikel 5 Directies, afdelingen en bureaus
1. Elke directie is samengesteld uit ten minste twee afdelingen.2. Aan het hoofd van een afdeling staat een afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is als integraal manager verantwoordelijk ten opzichte van de directeur van de directie voor de aan de afdeling opgedragen taken.3. De secretaris benoemt het (plaatsvervangend) afdelingshoofd, namens het college van Gedeputeerde Staten en gehoord het directieteam. 4. Ten aanzien van een afdelingshoofd is de directeur van de directie leidinggevende mede in de zin van de Regeling jaargesprekken 2005. 5. Over het instellen, wijzigen dan wel opheffen van een afdeling of bureau beslist de directeur van de directie waartoe de afdeling of het bureau behoort, gehoord het directieteam. 6. De directeur van de directie kan de afdelingen, die tot zijn directie behoren, onderverdelen in bureaus. In dat geval telt een afdeling tenminste twee bureaus. Het directieteam kan besluiten hiervan gemotiveerd af te wijken.7. Aan het hoofd van een bureau staat een bureauhoofd. Het bureauhoofd is als integraal manager verantwoordelijk ten opzichte van het afdelingshoofd voor de aan het bureau opgedragen taken, met inbegrip van het budgetbeheer en het peoplemanagement van de medewerkers binnen het bureau. De personele ondergrens van een bureau is in beginsel 25 fte. Het Directieteam kan besluiten dat van de genoemde ondergrens wordt afgeweken. 8. De directeur benoemt, namens het college van Gedeputeerde Staten, het (plaatsvervangend) bureauhoofd. 9. Ten aanzien van een bureauhoofd is het hoofd van de afdeling leidinggevende mede in de zin van de Regeling jaargesprekken 2005. 10. In voorkomende gevallen, door het directieteam te bepalen, kan een directeur, gehoord de concerncontroller, besluiten de verantwoordelijkheid van een bureauhoofd voor het budgetbeheer te beperken en het budgetbeheer toe te wijzen aan het afdelingshoofd of de directeur zelf. 11. De bevoegdheid tot het instellen, wijzigen dan wel opheffen van afdelingsoverstijgende samenwerkingsvormen als projecten en programma’s berust bij de directeur. De directeur bepaalt de plaats in de directie waar projecten en programma’s worden gepositioneerd. 12. De directeur benoemt namens het college van Gedeputeerde Staten projectdirecteuren, projectleiders en programmamanagers. Over de budgetverantwoordelijkheid van de projectdirecteur, projectleider of programmamanager dient apart te worden besloten. 13. Het hoofd van de afdeling personeel, processen en organisatie kan, gehoord de directeur van de betreffende directie of dienst, aan een organisatie-eenheid een organisatiecode toekennen. Deze code wordt vastgelegd in de organisatietabel. In bijzondere gevallen kan van de basisinrichting van de organisatietabel worden afgeweken.14. De directeur kan binnen een bureau clusters vormen, wijzigen of opheffen, indien dit bijdraagt tot een verhoging van de effectiviteit en efficiency van het bureau. Medewerkers binnen een cluster kunnen functioneel en operationeel worden aangestuurd door een coördinator. Deze coördinator heeft geen integrale en hiërarchische verantwoordelijkheden. Deze blijven berusten bij het bureauhoofd.
1. Het directieteam bestaat uit de secretaris, tevens zijnde voorzitter en de directeuren van de directies, zoals genoemd in artikel 2, lid 2 en lid 4. 2. Vervallen.3. Het directieteam adviseert met inachtneming van het bepaalde in artikel 3, lid 1, van deze regeling, het college van Gedeputeerde Staten gevraagd en ongevraagd over strategische, beleidsinhoudelijke en uitvoeringsaangelegenheden; daartoe is een protocol opgesteld. Dit protocol wordt vastgesteld door het college van Gedeputeerde Staten.4. Het directieteam bevordert door middel van coördinatie, afstemming en voortgangsbewaking een integrale, doelmatige en doeltreffende beleidsadvisering en -realisering. 5. Het directieteam is binnen door het college van Gedeputeerde Staten vastgestelde kaders (productenraming/paragrafen) verantwoordelijk ten opzichte van het college voor het tot stand komen van een integraal beleid op het gebied van ondersteunende processen en de realisering daarvan. 6. Het directieteam waarborgt de continuïteit en het functioneren van de organisatie. 7. Het directieteam kan directie- en dienstoverstijgende samenwerkingsvormen en overlegorganen instellen, wijzigen en opheffen, dan wel personen aanwijzen, die het directieteam bij de uitoefening van zijn taken terzijde staan. Aan deze organen en personen kunnen uitsluitend adviserende bevoegdheden worden toegekend. 8. Er is sprake van horizontale vervanging binnen het directieteam waar het gaat om het doorgeleiden van voorstellen aan het college van Gedeputeerde Staten. 9. Het directieteam kan na overleg tussen de secretaris en de voorzitter van Provinciale Staten, Provinciale Staten adviseren over majeure onderwerpen die betrekking hebben op de strategische positie van de provincie.10. Het directieteam wijst proceseigenaren aan.11. De proceseigenaar is voor een bepaald hoofdproces verantwoordelijk voor het (verbeteren van het) procesontwerp en voor de toetsing van de implementatie van dat procesontwerp. 12. De proceseigenaar fungeert als voorzitter van het familieoverleg van het betreffende hoofdproces.
Artikel 7 Directeur van een dienst
1. Aan het hoofd van een dienst staat een directeur.2. De directeur van een dienst is verantwoording verschuldigd aan de conform artikel 3, lid 5, aangewezen directeur (hierna: ‘verantwoordelijk directeur’) voor de beleidsvoorbereiding, -realisering en middeleninzet ten aanzien van de taken van de dienst. 3. De secretaris benoemt de directeur van een dienst namens het college van Gedeputeerde Staten, gehoord het directieteam. 4. De verantwoordelijk directeur is de leidinggevende van de directeur van de dienst mede in de zin van de Regeling jaargesprekken 2005.5. De directeur van een dienst is verantwoording verschuldigd aan de verantwoordelijk directeur voor de uitvoering van het dienstplan en de dienstverleningsovereenkomsten met derden. 6. De directeur van een dienst rapporteert over de uitvoering van het dienstplan en de dienstverleningsovereenkomsten met derden aan de verantwoordelijk directeur. 7. Bij elke dienst kan een adjunct-directeur worden benoemd. Deze kan worden belast met een aantal taken van de directeur van de dienst, onverlet diens verantwoordelijkheid t.o.v. de verantwoordelijk directeur. 8. De secretaris benoemt de adjunct-directeur, namens het college van Gedeputeerde Staten en gehoord het directieteam.9. De adjunct-directeur kan bij afwezigheid van de directeur als diens plaatsvervanger optreden. 10. De directeur van een dienst stelt een managementteam in.
Artikel 8 Diensten, afdelingen en bureaus
1. Een dienst kan zijn onderverdeeld in een aantal afdelingen. 2. Artikel 5, leden 2 tot en met 11, zijn van overeenkomstige toepassing.3. De directeur van een dienst kan binnen een bureau secties vormen, wijzigen of opheffen, indien dit bijdraagt tot het verhogen van de effectiviteit en efficiency van het bureau. Medewerkers binnen een sectie kunnen functioneel en operationeel worden aangestuurd door een coördinator. Deze coördinator heeft geen integrale en hiërarchische verantwoordelijkheden. Deze blijven berusten bij het bureauhoofd.
Hoofdstuk III Planning en Control
Artikel 9 Planvorming en rapportage
1. De directeur van een directie stelt op basis van de door het college van Gedeputeerde Staten vastgestelde productenraming jaarlijks een directieplan op en voert dit uit. 2. De secretaris stelt namens het college van Gedeputeerde Staten de directieplannen vast en verstrekt de planmachtiging tot uitvoering van de plannen. Mede op grond van de rapportages van de directeur en na overleg met hem kan de secretaris correcties in het plan aanbrengen. Het directieplan is de basis voor de planmachtiging, die door de secretaris wordt verstrekt.3. De directeur van een dienst stelt op basis van het directieplan een dienstplan op voor de onder zijn verantwoordelijkheid vallende dienst en voert dit uit.4. De verantwoordelijk directeur stelt op basis van de door het college van Gedeputeerde Staten vastgestelde productenraming jaarlijks voor de onder zijn verantwoordelijk vallende dienst een dienstplan vast en verstrekt de planmachtiging tot uitvoering van het dienstplan. Mede op grond van de rapportages van de directeur van de dienst en na overleg met hem kan de verantwoordelijk directeur correcties in het plan aanbrengen. Het dienstplan is de basis voor de planmachtiging, die door de verantwoordelijk directeur wordt verstrekt. 5. Het afdelingshoofd stelt jaarlijks op basis van het directie- c.q. dienstplan het afdelingsplan op en voert dit uit. Mede op grond van de rapportages van het afdelingshoofd en na overleg met hem kan de directeur van de directie c.q. dienst correcties in het plan aanbrengen. Het afdelingsplan is de basis voor de planmachtiging, die in opdracht van het college van Gedeputeerde Staten door de directeur c.q. de directeur van de dienst wordt verstrekt.6. De directeur c.q. de directeur van een dienst stelt jaarlijks op basis van het directie- c.q. dienstplan voor de onder zijn directie c.q. dienst vallende afdelingen, de afdelingsplannen vast.7. De kaders waarbinnen de integrale managementverantwoordelijkheid gestalte krijgt, worden bij besluit van Gedeputeerde Staten nader vastgesteld.
Artikel 10 Instrumenten en proces van planning en control
1. Het directieteam stelt de planning en controlkalender vast. De kalender is kaderstellend voor het opstellen van de directie-, dienst- en afdelingsplannen. 2. Op afdelingsniveau wordt periodiek door middel van een rapportage aan de directeur verantwoording afgelegd over de uitvoering van het afdelingsplan. 3. De directeur van een directie c.q. dienst stelt periodiek een in het jaar voortschrijdende directie- c.q. dienstrapportage op, op basis van de afdelingsrapportages binnen zijn directie c.q. dienst.4. De rapportages, bedoeld in het vierde lid, vinden op zodanige wijze plaats dat deze kunnen dienen als basis voor de periodieke voortgangsrapportages aan het college van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten over de uitvoering van en verantwoording over de productenraming en begroting. 5. Aanvullend op de productenraming en de productenrealisatie leveren directieteam en directies aan het college van Gedeputeerde Staten zodanige informatie dat de meerjarenraming, de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening door Provinciale Staten kunnen worden vastgesteld.
1. De directeur van de directie Concernzaken is tevens concerncontroller.2. Het directieteam stelt de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van concerncontrol vast in een protocol. 3. De concerncontroller geeft organisatiebreed aanwijzingen over het toepassen van het controlinstrumentarium en de inrichting van de bedrijfsvoering van de provinciale organisatie. 4. De concerncontroller rapporteert aan de secretaris over die toepassing. 5. De concernafdelingen van de directie Concernzaken vervullen een concerncontrolrol voor de gehele organisatie:
1. De Auditcommissie bestaat uit de Commissaris van de Koningin (tevens voorzitter), de betreffende portefeuillehouder(s) voor financiën, personeel en organisatie, de secretaris, de leden van het directieteam, het hoofd van de Eenheid Audit en Advies (tevens secretaris) en een extern deskundige.2. De Auditcommissie heeft een regierol die is gericht op het in hoofdlijnen borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de provincie. Tot haar taken behoren:
Artikel 13 Eenheid Audit en Advies
1. De Eenheid Audit en Advies ressorteert rechtstreeks onder de secretaris. 2. De Eenheid Audit en Advies is in opdracht van de Auditcommissie, de Commissaris van de Koningin, de leden van het college van Gedeputeerde Staten, de secretaris of managers belast met:
3. De Eenheid Audit en Advies is in opdracht van de secretaris belast met het verrichten van onderzoeken in verband met de Procedureregeling melding misstand provincies 2005. 4. De Eenheid Audit en Advies toetst de werking van de controlfunctie ten aanzien van de directie Concernzaken en rapporteert hierover rechtstreeks aan de secretaris. 5. De Eenheid Audit en Advies toetst het directieplan en de directierapportages van de directie Concernzaken en rapporteert hierover aan de secretaris.6. De Eenheid Audit en Advies heeft onbeperkte toegang tot alle informatie die zij voor de uitoefening van haar werkzaamheden relevant acht.