CVDR100271_1Financiële verordening 2011nlregelingHaarlemmerliede en Spaarnwoude2018-01-09Haarlemmerliede en SpaarnwoudeGeenFinanciële verordening gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude 2011Gemeentewet, art. 212gemeenteraadfinanciën en economie2011-03-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-03-292011-01-012015-01-01Nieuwe regelingMID 11/004Deze regeling vervangt de Financiële verordening gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude 2006.De stukken voor het begrotingsjaar 2011 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.Financiële verordening 2011De raad van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 februari 2011; gehoord de commissie Raadsvoorbereiding van 8 maart 2011, gelet op artikel 212 van de gemeentewet, besluit: vast te stellen: - de “Financiële verordening 2011”; - in te trekken de “Financiële verordening 2006”. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 maart 2011. De griffier, De voorzitter,1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:Afdeling: iedere organisatorische eenheid
binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen
rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.Administratie: het systematisch verzamelen,
vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de
organisatie van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude en ten
behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.Financiële administratie: het onderdeel van
de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van
financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente
Haarlemmerliede en Spaarnwoude, teneinde te komen tot een goed inzicht
in:
De financieel-economische positie
Het financieel beheer
De uitvoering van de begroting
Het afwikkelen van vorderingen en schulden
Alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover
Administratieve organisatie: het stelsel
van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het
in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke
informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.Financieel beheer: het uitoefenen van
bestuur over en het toezicht op het beheer van middelen en het
uitoefenen van rechten van de gemeente Haarlemmerliede en
Spaarnwoude.Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn
met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen,
raadsbesluiten en collegebesluiten.Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde
prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde
maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden
behaald.1Begroting en verantwoordingKaderstellen2Programmabegroting1.De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe
raadsperiode een programma - indeling vast.2.De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we
bereiken?);
de te leveren goederen en diensten (wat doen we
hiervoor?);
de baten en lasten (wat mag het kosten?);
de meetbare resultaten (wanneer zijn wij
tevreden?);
een indeling van de baten en lasten naar de mate van
beleidsvrijheid (hoe groot is
de gemeentelijke beleidsvrijheid?);
een overzicht van de vindplaatsen van het beleid (waar
is het beleid van de
gemeente vastgelegd?).
3.Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van
gegevens over de geleverde goederen en diensten en de
maatschappelijke effecten, zodat de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad,
kunnen worden getoetst.1.Bij de begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van
de toedeling van de producten uit de productraming aan de
programma’s.2.De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor
de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot
wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet
vermeld.4Kaders begroting1.Het college biedt de raad een nota aan met de kaders
(uitgangspunten) voor de eerstvolgende begroting en de drie
opvolgende jaren. 2.De raad stelt deze nota vast. 4aAutorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de
totale lasten, de totalebaten en het saldo per programma en het
overzicht algemene dekkingsmiddelen.2.De raad voteert bij de vaststelling van de jaarlijkse begroting
de investeringen voor datbegrotingsjaar.3.Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of
investeringskrediet metmeer dan € 15.000 dreigt te worden
overschreden, dan wordt dit door het college via deeerstvolgende
vergadering aan de raad gemeld. Het college geeft daarbij aan op
welkewijze aan de raad een voorstel wordt gedaan voor wijziging
van het budget of van hetinvesteringskrediet.4.Lasten en baten die niet in de begroting zijn opgenomen legt het
college voorafgaandaan het aangaan van de verplichting voor aan
de raad, voor zover het betreft aankopenen verkopen van goederen
en diensten groter dan € 15.000.5.Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in
de begroting zijnopgenomen, legt het college voorafgaand aan het
aangaan van de verplichting eenvoorstel tot het voteren van een
krediet en de bijbehorende dekking aan de raad voor.Uitvoering5Uitvoering begroting1.Het college waarborgt dat de uitvoering van de begroting
rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.2.Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg
voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening,
volgens een vaste methodiek zijn toegewezen aan de
producten van de productraming;
de budgetten en kredieten voor investeringen binnen de
kaders van de geautoriseerde begroting passen.
de lasten van de producten niet dusdanig worden
overschreden dat de realisatie van andere producten
binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3.Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de
programmaonderdelen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde)
begroting niet worden overschreden.4.Indien de lasten van een programmaonderdeel zoals geautoriseerd
in de (gewijzigde) begroting worden overschreden, maar de lasten
van het betreffende programma zoals geautoriseerd in de
(gewijzigde) begroting in zijn totaliteit niet worden
overschreden, kan de verantwoording daarvan achteraf
plaatsvinden door middel van de tussentijdse rapportages als
bedoeld in artikel 7, eerste lid.Beheer en Interne controle6Interne controle1.Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse
interne toetsing van de getrouwheid van de
informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de
beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college
maatregelen tot herstel.2.Het college biedt ten minste eenmaal per vier jaar een nota aan
inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de
gemeentelijke regelingen. De raad stelt deze nota vast binnen 2
maanden nadat deze is aangeboden.3.Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van
bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van
de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van
beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de
gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de
gemeente wordt periodiek getoetst.4.Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets
bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van
verbetering.5.De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden
ter kennisgeving aan de raad aangeboden.Rapportage en Verantwoording7Tussentijdse rapportage en informatie 1.Het college informeert de raad door middel van tussentijdse
rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente
met een Kadernota / 1e Managementrapportage en een
2e Managementrapportage in het najaar.Hierin wordt een beeld gegeven van de verwachte financiële
uitkomsten van het lopende jaar.2.De tussenrapportages worden overeenkomstig de planning in de
betreffende Programmabegroting aan de raad aangeboden.3.De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
programma-indeling van de begroting.4.De rapportages gaan in op afwijkingen met zowel een financieel
effect als, wanneer daarvoor aanleiding is met maatschappelijke
effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht
besteed aan:
de baten en lasten per programma;
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;
het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen
a. en b.;
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan
reserves;
het resultaat na bestemming volgend uit de onderdelen c.
en d.;
financiële gevolgen van de algemene uitkering;
de effecten van grondexploitatie;
afwijkingen tussen realisatie en raming van de
investeringskredieten.
5.In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke
ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de
begroting toegelicht. Het betreft afwijkingen groter dan 10% van
het productbudget of het investeringskrediet met een minimum van
€ 15.000, waarbij alle afwijkingen vanaf € 15.000 altijd worden
toegelicht.8Jaarstukken1.Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de productenrealisatie naar de
programmaverantwoording.2.Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de
programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
welke goederen en diensten zijn geleverd;
wat de kosten zijn
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
3.De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s
of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar
bijstelling behoeven.2Financiële positieKaderstellen9Financiële positie1.Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de
raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de begroting en de
meerjarenramingen is opgenomen.2.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de
investeringskredieten. Het college stelt lopende het
begrotingsjaar de investeringskredieten beschikbaar.10Waardering & afschrijving vaste activa1.Het college stelt minimaal eenmaal per vier jaar een
geactualiseerde nota “Investeren & Afschrijven“ op en biedt
deze aan ter vaststelling door de raad;2.De nota “Investeren en afschrijven” behandelt tenminste de
beleidslijnen inzake:
het activeren van vaste activa;
het waarderen van vaste activa
het afschrijven van vaste activa
het accorderen en afsluiten van investeringen
3.De raad stelt per geactualiseerde nota “Investeren en
Afschrijven” uiterlijk 2 maanden na aanbieding door het college
vast.11Voorziening voor oninbare vorderingen1.Voor openstaande vorderingen betreffende de gecombineerde
aanslag en andere gemeentelijke belastingen wordt een
voorziening dubieuze debiteuren getroffen ter grootte van het
historisch percentage van oninbaarheid.2.Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens
oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid
van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.12Reserves en voorzieningen1.Het college stelt minimaal eenmaal per vier jaar een
geactualiseerde nota reserves en voorzieningen op en biedt deze
aan ter vaststelling door de raad.2.De nota behandelt:de vorming en besteding van reserves;de vorming en besteding voorzieningen;de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de
voorzieningen.3.De raad stelt deze nota uiterlijk 2 maanden na aanbieding door
het college vast.13Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en
diensten van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude wordt
een vaste methode van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die
indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de
door de gemeente verleende diensten.2.Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan
reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken
activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en
voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de
compensabele BTW.3.De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten
wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en
de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen
vermogen en voorzieningen.14Financieringsfunctie1.Het college draagt bij de uitoefening van de
financieringsfunctie zorg voor
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het
uitzetten van overtollige gelden om de programma’s
binnen de door de raad vastgestelde kaders van de
begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de
financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s
en kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de
leningen en het bereiken van een voldoende rendement op
de uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe
kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële
posities.
2.Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie
het door de Raad vastgestelde treasurystatuut in acht.15Registratie bezittingen, activa en vermogen1.Het college draagt zorg voor een actuele en volledige
registratie van bezittingen.2.Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente
systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de
waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de
(debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen
leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden
gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste
eenmaal in de 4 jaar.3.Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het
college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De
resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering
worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.Titel 3 Paragrafen16AlgemeenDe begroting bevat de volgende paragrafen:
lokale heffingen;
weerstandsvermogen;
onderhoud kapitaalgoederen;
financiering;
bedrijfsvoering;
verbonden partijen,
grondbeleid
17Lokale heffingen1.Het tarievenbeleid van de gemeente wordt weergegeven in de paragraaf
lokale heffingen bij de begroting en de jaarrekening, conform de
richtlijnen van het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV).18.Weerstandsvermogen1.Het weerstandsvermogen en het risicomanagement van de gemeente wordt
weergegeven in de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en
de jaarrekening, conform de richtlijnen van het Besluit Begroten en
Verantwoorden (BBV).19Onderhoud kapitaalgoederen 1.Het college biedt tenminste eenmaal per vier jaar een nota onderhoud
openbare ruimte aan de raad aan. De nota geeft het kader weer voor
de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor
het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en
eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair
beslag. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is
aangeboden.2.Het college biedt tenminste eenmaal per vier jaar een nota
rioleringsplan aan de raad aan. De nota geeft het kader weer voor de
inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de
uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en
eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair
beslag. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is
aangeboden.3.Het college biedt jaarlijks een nota onderhoud gebouwen aan ter
behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de
voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten
aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek
en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast
binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden.4.4.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de
paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van
het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan
openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair,
riolering, gebouwen, openbare verlichting en beschoeiingen.20FinancieringNaast de in het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten genoemde onderwerpen doet het college bij de begroting en de
jaarstukken in de paragraaf financiering in ieder geval verslag
van:
de kasgeldlimiet;
de renterisico-norm;
de stand en het verloop van het vreemd vermogen per
vermogenselement en de bijbehorende rentepercentages;
de rentebaten, en
de berekening van de renteomslag.
21BedrijfsvoeringNaast de in het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten genoemde onderwerpen wordt in de paragraaf bedrijfsvoering
opgenomen:
de baten en lasten van de bedrijfsvoering van de interne
organisatie die doorbelast worden aan de verscheidene
programmaonderdelen;
een overzicht van de tarieven van deze doorbelasting,
uitgesplitst naar de binnendienst en de buitendienst, zowel voor
het begrotingsjaar als voor het vorig begrotingsjaar, en
de kostenverdeelstaat waaruit deze doorbelasting per
programmaonderdeel blijkt, uitgesplitst naar de binnendienst en
de buitendienst, zowel voor het begrotingsjaar als voor het
vorig begrotingsjaar, zowel uitgedrukt in euro’s als in
uren.
22Verbonden partijen
Naast de in het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten genoemde onderwerpen wordt in de paragraaf
verbonden partijen opgenomen een overzicht van alle verbonden
partijen.
Per verbonden partij wordt in de paragraaf verbonden partijen
opgenomen:
de vestigingplaats;
de rechtsvorm;
de activiteiten;
de programmaonderdelen waarin baten en/of lasten met
betrekking tot de verbonden partij zijn opgenomen;
het financiële belang van de gemeente;
het bestuurlijke belang van de gemeente;
het eigen vermogen per 31 december van het voorvorig
begrotingsjaar;
het vreemd vermogen per 31 december van het voorvorig
begrotingsjaar;
het jaarresultaat van het voorvorig begrotingsjaar, en
het begroot jaarresultaat van het vorige
begrotingsjaar.
23Verstrekking subsidies1.Het college stelt tenminste eenmaal per vier jaar een
geactualiseerde nota Verstrekking gemeentelijke subsidies op en
biedt deze ter vaststelling aan de raad aan. De nota bevat het kader
voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies.2.Overeenkomstig de planning in de Handleiding budgetcyclus, wordt bij
de vaststelling van de begroting de hoogte van de subsidieplafonds
door de raad vastgesteld.4Financiële organisatie en administratie24AdministratieDe administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente als geheel en in afdelingen.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen en schulden, enz.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het
maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet-
en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
25.Financiële organisatieHet college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een
eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de
afdelingen zoals vastgelegd in het organisatiebesluit.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten, zoals vastgelegd in de
mandaatregeling, en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten, zoals vastgelegd in de regeling
budgethouderschap.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten
en uitputting van middelen.
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde
beheer van de afdelingen.
26Aanbesteding en inkoopHet college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten.
De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de
regels ter zake van de Europese Unie. De regels zijn vastgelegd in de
nota inkoopbeleid.27Subsidieverstrekking en steunverlening Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne
regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan
ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in
overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de
subsidieverordening van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude.5Slotbepalingen28Bijzondere omstandigheden en nadere regels1.In bijzondere omstandigheden is het college van burgemeester en
wethouders bevoegd om gemotiveerd af te wijken van de
standaardregels, tenzij wet- en andere (hogere) regelgeving zich
hiertegen verzet. Indien bedoeld afwijken de bevoegdheid van de raad
betreft, dan wordt laatstgenoemde een voorstel tot besluitvorming
voorgelegd.2. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om nadere
beleidsregels vast te stellen met betrekking tot een hem toekomende
of onder zijn verantwoordelijkheid uit te oefenen, dan wel een aan
hem gedelegeerde bevoegdheid. Beleidsregels kunnen de vorm hebben
van nota’s of van regelingen.29Inwerkingtreding1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011.
De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen
aan de bepalingen van deze verordening; 2.Deze verordening wordt bekend gemaakt in het tweewekelijks
gemeenteblad “Maak kennis met Haarlemmerliede en Spaarnwoude” van 6
april 2011; 3.Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening
gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude 2006” als vastgesteld door
de gemeenteraad op 31 oktober 2006. 30CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële
verordening gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude 2011”.