| Overheidsorganisatie | Gemeente Sint-Oedenrode |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Vervangt verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning van 27 februari 2003
Gemeentewet, artikel 33, derde lid
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-05-2011 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 28-04-2011 Midden Brabant 4 mei 2011 | 29/2011 |
Gelezen het voorstel d.d. 29 maart 2011, nr.29/2011;
gezien het advies van het presidium d.d. 5 april 2011;
de raad van de gemeente Sint-Oedenrode;
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
vast te stellen de “Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011”;
1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden.
2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
4. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
5. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris.
2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.
1. De fracties als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2. Deze bijdrage bestaat uit een vast bedrag voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel. De hoogte van de bedragen worden jaarlijks vastgesteld bij de vaststelling van de gemeente-begroting.
1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.
1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt in halfjaarlijkse periodes achteraf betaalbaar gesteld in de maand volgende op de verstreken halfjaarlijkse periode.
2. In afwijking van het eerste lid wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden de periode van 1 januari tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatshebben aan de zittende fracties betaalbaar gesteld. Uitbetaling vindt plaats in de maand volgende op de maand waarin de verkiezingen hebben plaatsgevonden.
Elke fractie legt uiterlijk vier weken vóór de verkiezingsdatum verantwoording af over de besteding van de bijdrage over de achterliggende raadsperiode door overlegging van een door de fractievoorzitter ondertekende verklaring dat besteding heeft plaatsgevonden overeenkomstig het bepaalde in artikel 6.
1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 5, tweede lid, vastgestelde bijdrage per raadszetel voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de bij de splitsing betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de afsplitsing betrokken leden.
2. Bij afsplitsing van een fractie vindt geen verrekening plaats van de vastgestelde vaste bijdrage per fractie. Een door afsplitsing ontstane fractie maakt onverkort aanspraak op de vastgestelde vaste bijdrage per fractie.
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht (subsidies) is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning d.d. 27 februari 2003 wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2011
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 28 april 2011,
De verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening regelt de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
In de geactualiseerde versie zijn enkele bepalingen gewijzigd of toegevoegd en heeft een zekere “fine-tuning” plaatsgevonden. Waar het kon zijn artikelen samengevoegd en zinsconstructies aangepast. Dat leidt tot een overzichtelijker geheel. Tevens is een nieuw artikel 10 aan deze verordening toegevoegd waarin titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing wordt verklaard op de fractievergoeding.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of met een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Artikel 2.
De voormalige artikelen 6 en 7 van de modelverordening zijn vanwege de helderheid nu toegevoegd aan artikel 2, vierde en vijfde lid. Het betreft hier immers regels omtrent hetzelfde onderwerp dat reeds geregeld is in artikel 2.
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft om op de hoogte te zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 3.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4.
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor het variabele deel naar evenredigheid een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 6.
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.
Artikel 7.
In de modelverordening wordt uitgegaan van bevoorschotting van hele kalenderjaren. In onze gemeente wordt in verband met de betrekkelijk geringe omvang van de vergoeding sinds jaar en dag achteraf betaald per halfjaarlijkse periode (1-1 t/m 30-06 en 1-7 t/m 31-12). De fractie dient het eerste half jaar dus zelf voor te schieten. De lokale praktijk is hier in een regel omgezet.
Artikel 8.
In de modelverordening is de bepaling opgenomen dat het verslag door de accountant meegenomen wordt met de controle op de jaarrekening. In de toelichting daarop wordt evenwel opgemerkt dat controle door de accountant wellicht achterwege kan blijven voor kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat. Vanuit deze overweging is deze bepaling niet overgenomen. In het Presidium is afgesproken dat als uitgangspunt volstaan kan worden met overlegging van een door de voorzitter namens de fractie ondertekende verklaring dat de gelden overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 zijn besteed.
Artikel 9.
Bij afsplitsing van een fractie vindt een herverdeling plaats van het varabele deel tussen de bij de splitsing betrokken fracties. Zo zal de afsplitsing van één raadslid als eenmansfractie ertoe leiden, dat de achterblijvende fractie voor één raadszetel minder uitbetaald krijgt . De afsplitsing heeft geen gevolgen voor de vaste bijdrage per fractie. Dit leidt weliswaar tot een niet gedekte uitgave, maar gezien de bescheiden hoogte van de bijdrage (momenteel € 166 per fractie per jaar) en het feit dat het vaste deel moet garanderen dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen, wordt verrekening niet opportuun geacht.
Artikel 10.
Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb.
Het verkrijgen van fractieondersteuning wordt gelijkgesteld met het verkrijgen van subsidie. In de regel zal het met name gaan over de mogelijkheid om bezwaar en beroep in te stellen tegen de (hoogte van) de bijdrage of om bezwaar en beroep in te stellen tegen een terugvordering.
Artikel 11.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 12.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 13.
Dit artikel behoeft geen toelichting.