Regeling interne klachtenbehandeling Slochteren

Artikel 1 Reikwijdte en begrippen

• 1.

  Deze regeling is alleen van toepassing op klachten over gedragingen van bestuursorganen van de gemeente Slochteren jegens klager of een ander in een bepaalde aangelegenheid.

• 2.

  Een gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.

• 3.

  In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Awb: Algemene wet bestuursrecht

  • b.

    behandelaar: de perso(o)n(en) van advies als bedoeld in artikel 2 van deze regeling;

  • c.

    behartiger: de persoon als bedoeld in artikel 11 van deze regeling;

  • d.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Slochteren;

  • e.

    ombudscommissie: de gezamenlijke intergemeentelijke ombudscommissie van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren;

  • f.

    raad: de raad van de gemeente Slochteren.

Artikel 2 Onderzoek/behandeling

• 1. Een klacht over een gedraging van de raad wordt onderzocht en behandeld door de voorzitter en de griffier van de raad als personen van advies aan de raad in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.

• 2. Een klacht over een gedraging van het college als geheel wordt onderzocht/behandeld door de collegevoorzitter of diens 1e plaatsvervanger en een ander door het college aan te wijzen collegelid, niet zijnde collegeleden die het klachtonderwerp in hun portefeuille hebben, als personen van advies aan het college in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.

• 3. Een klacht over de burgemeester wordt, behoudens lid 6, onderzocht/behandeld door de loco-burgemeester en de gemeentesecretaris als personen van advies aan de burgemeester in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.

• 4. Een klacht over een gedraging van een collegelid of de gemeentesecretaris wordt onderzocht/behandeld door de collegevoorzitter en een ander door het college aan te wijzen collegelid, niet zijnde beklaagde, als personen van advies aan het college in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.

• 5. Een klacht over een gedraging van een raadscommissie of een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb wordt onderzocht/behandeld door de voorzitter en de secretaris/griffier van die commissie als personen van advies aan die commissie in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb; voor zover over die medewerkers individueel geklaagd wordt, vervangen hun plaatsvervangers hen.

• 6. Een klacht over de aangeduide voorzitter van de raad en commissies uit lid 5 wordt onderzocht/behandeld door de volgende personen van advies in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb aan die voorzitter:

  • -

    voorzitter: de plaatsvervangend/waarnemend voorzitter en de (commissie)griffier/secretaris;

  • -

    waarnemend/plaatsvervangend voorzitter: de voorzitter en de (commissie)griffier/secretaris.

• 7. Een klacht over een gedraging van de directeuren wordt onderzocht/behandeld door de gemeentesecretaris als persoon van advies aan het college in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.

• 8. Een klacht over een gedraging van de griffier wordt onderzocht/behandeld door de burgemeester en de plaatsvervangend griffier als personen van advies aan de raad in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.

• 9. Een klacht over een gedraging van de concerncontroller wordt door onderzocht/behandeld door de gemeentesecretaris als persoon van advies in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb;

• 10. Een klacht over een gedraging van overige medewerkers wordt onderzocht/behandeld door de leidinggevende als persoon van advies aan respectievelijk de raad en het college in de zin van artikel 9:14, lid 1 Awb.

Artikel 3 Indiening

• 1. Een mondelinge klacht over een gedraging van een gemeentelijk bestuursorgaan jegens klager of een ander, kan telefonisch of in persoon worden ingediend bij de klachtencoördinator of zijn/haar plaatsvervanger(s).

• 2. De klacht wordt vastgelegd op een door het college vast te stellen intakeformulier. Na vastlegging van de klacht gaat een afschrift van het intakeformulier zo spoedig mogelijk naar de behandelaar en naar de klager.

• 3. Voor de indiening van een schriftelijke klacht over gedragingen jegens een ander dan de klager gelden de bepalingen in artikel 5 en artikel 6, lid 1.

Artikel 4 Behandeling en afdoening

• 1. De klacht wordt niet in behandeling genomen als op, advies van de klachtencoördinator, de behandelaar artikel 9:8, lid 1, sub a, b, c, d, e of f, dan wel lid 2 Awb van overeenkomstige toepassing acht.

• 2. Binnen 3 weken na indiening stuurt de klachtencoördinator aan klagers bij mandaat het bericht dat klachten niet in behandeling worden genomen met een berichtkopie aan de behandelaar, of de behandelaar doet de klacht op zorgvuldige wijze schriftelijk af. Een kopie van het geschrift stuurt de behandelaar naar de beklaagde en de klachtencoördinator.

Artikel 5 Indiening

• 1. Een schriftelijke klacht over een gedraging van een bestuursorgaan jegens klager wordt ingediend c.q. gericht aan het betreffende bestuursorgaan, ter attentie van de klachtencoördinator.

• 2. Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ingevolge artikel 9:4, lid 2 Awb tenminste:

  • a.

    De naam en het adres van de indiener;

  • b.

    de dagtekening;

  • c.

    een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

Artikel 6 Inbehandelingname/ontvangstbevestiging/beklaagden informatie

• 1. Als het klaagschrift niet voldoet aan het tweede lid van artikel 9:4 Awb, wordt de klager namens het bestuursorgaan bij brief door de klachtencoördinator in de gelegenheid gesteld om het verzuim alsnog binnen 2 weken na de verzending van die brief te herstellen. De tijdige datum van ontvangst van het verzuimherstel, wordt dan geacht de ontvangstdatum van het klaagschrift te zijn. Als het verzuim niet tijdig hersteld wordt, besluit het bestuursorgaan, op advies van de klachtencoördinator, de klacht niet in behandeling te nemen.

• 2. Het bestuursorgaan kan op binnen 2 weken uitgebracht advies van de klachtencoördinator besluiten dat artikel 9:8, lid 1, sub a, b, c, d, e of f, dan wel lid 2 Awb van toepassing is. Dan stelt de klachtencoördinator de klager binnen 4 weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk, met ontvangstbevestiging, in kennis van het niet in behandeling nemen daarvan. Bij de inkennissstelling wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om binnen 1 jaar na de datum van verzending van de inkennisstelling de klacht in te dienen bij de ombudscommissie. De rest van deze regeling blijft buiten toepassing.

• 3. Als het advies uit het tweede lid niet wordt uitgebracht en het klaagschrift voldoet aan artikel 9:4, lid 2 en 3 Awb wordt de ontvangst namens het bestuursorgaan door de behartiger binnen 2 weken daarna schriftelijk bevestigd. De bevestiging bevat een beschrijving van de verdere gang van zaken.

• 4. Binnen 2 weken na de ontvangst zendt de behandelaar een afschrift van het klaagschrift en de daarbij meegezonden stukken aan beklaagde(n).

Artikel 7 Informele klachtbehandeling

• 1. De behandelaar heeft, bij toepassing van de leden 3 en 4 van artikel 6, tot vier weken na ontvangst van het klaagschrift de gelegenheid om bij wijze van een informele klachtbehandeling aan de klacht tegemoet te komen.

• 2. Indien de informele klachtbehandeling binnen vier weken leidt tot een mondelinge of schriftelijke verklaring van klager dat de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, dan wordt de behandeling van de klacht gestaakt. De behandelaar stelt klager en de klachtencoördinator hiervan op de hoogte.

• 3. Indien de informele klachtbehandeling niet leidt tot tevredenheid bij klager, wordt de klachtenprocedure ingevolge artikelen 8 en 9 vervolgd.

Artikel 8 Horen

• 1. De behandelaar stelt klager en beklaagde(n) binnen 7 weken na ontvangst van het klaagschrift in de gelegenheid in beslotenheid te worden gehoord en, voor zover van toepassing, op elkaars standpunt te reageren. De behartiger verstuurt de uitnodigingen minimaal een week vóór de hoorzitting.

• 2. De raad en commissies laten zich dan, evenals bij de ombudscommissie, als beklaagden vertegenwoordigen door hun plaatsvervangend voorzitter, en het college door het collegelid dat het onderwerp van de klacht in zijn portefeuille heeft, tenzij het betreffende bestuursorgaan heeft besloten tot een andere vertegenwoordiging.

• 3. Van het horen stelt de klachtencoördinator een verslag op.

Artikel 9 Resultaat

• 1. Het bestuursorgaan besluit, binnen 10 weken na ontvangst van de klacht, over de afdoening daarvan op basis van een rapport van bevindingen, een advies, het verslag van de hoorzitting en eventuele aanbevelingen van de behandelaar.

• 2. De behartiger stelt gelijktijdig klager en beklaagde schriftelijk in kennis van de door dat bestuursorgaan vastgestelde bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt, vergezeld van het verslag en van het eventuele advies. Daarbij wordt de klager op de mogelijkheid gewezen om binnen 1 jaar na de datum van verzending van de brief de klacht in te dienen bij de ombudscommissie.

Artikel 10 Verdaging

De behartiger kan de afdoening voor ten hoogste 4 weken verdagen, met dien verstande dat de behandelaar dit doet voor door de raad en de commissies af te handelen klachten. In geval van verdaging zijn de termijnen uit de artikelen 6, 7 en 8 niet van toepassing. Van de verdaging wordt door de behartiger binnen die eerste 10 weken schriftelijk mededeling gedaan aan klager.

Artikel 11 Ambtelijke behartiging

• 1. Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over het college en de collegeleden worden verricht door of namens de gemeentesecretaris.

• 2. Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over de gemeentesecretaris worden verricht door of namens de loco-gemeentesecretaris.

• 3. Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over directeuren en de concerncontroller worden verricht door of namens de gemeentesecretaris.

• 4. Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over medewerkers worden verricht door of namens de leidinggevende.

• 5. Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over een andere beklaagde dan die uit de vorige vier artikelleden worden verricht door of namens de behandelaar.

Artikel 12 Onvoorzien

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist telkens het voor de beklaagde gedraging verantwoordelijke afhandelend bestuursorgaan.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 12 mei 2011.

• 2.

  Met ingang van 12 mei 2011 vervalt de Regeling interne klachtenbehandeling, vastgesteld bij besluit van 19 december 2005, met dien verstande dat de regeling van toepassing blijft op klachten die vóór die datum zijn ingediend.