| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Centrum |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Nota activabeleid Stadsdeel Centrum |
| Citeertitel | Nota activabeleid |
| Vastgesteld door | deelraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Financiën |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: Onbekend
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Publicaties Stadsdeelbestuur, Stadsdeelraad, Besluiten, 29 maart 2011-10a
Algemene wet bestuursrecht, art 4:81
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-04-2011 | 01-01-2011 | 30-11-2015 | vastgesteld in plaats van de bijlage bij artikel 9, lid 1 van de Financiele verordening van het stadsdeel Centrum 2008 (versie 6 april 2011) | 06-04-2011 Publicaties Stadsdeelbestuur, Stadsdeelraad, Besluiten, 29 maart 2011-10a | Publicaties Stadsdeelbestuur, Stadsdeelraad, Vergaderstukken/Voordrachten, 29 maart 2011-10a |
In de huidige financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet van het stadsdeel is het volgende artikel opgenomen over activa:
Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa
1. Vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven. Hierbij worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage 'Afschrijvingsbeleid vaste activa met economisch nut' die onderdeel uitmaakt van deze verordening.
2. Investeringen in de openbare ruimte (activa met een meerjarig maatschappelijk nut) worden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de deelraad aan te geven tijdsduur.
In deze nota worden nadere regels gesteld voor:
Activering van activa;
Waardering van activa;
Afschrijving van activa.
Vaste activa
Vaste activa ontstaan door het plegen van een investering. Een investering is een uitgave waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren. De financiering van een investering door middel van een krediet leidt tot kapitaallasten. Deze bestaan uit rente- en afschrijvingslasten. De kapitaallasten dienen te worden gedekt uit de begroting van baten en lasten van het stadsdeel.
Onder vaste activa wordt verstaan die bezittingen van een organisatie waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. Het zijn de bezittingen die een organisatie langdurig gebruikt voor de bedrijfsvoering, en waarvan zij het economisch eigendom bezit.
We onderscheiden drie soorten vaste activa:
1. Materiële vaste activa; voorbeelden hiervan zijn grond en gebouwen, machines en installaties, transportmiddelen en computers. Materiële vaste activa onderscheiden zich van immateriële en financiële vaste activa doordat zij stoffelijk van aard zijn. Je kunt ze pakken of aanraken.
2. Immateriële activa zijn vaste activa die niet tastbaar zijn. Het betreft bezittingen die wel een rol spelen in het financiële proces, maar nooit in het fysieke bedrijfproces. Immateriële activa kunnen alleen dan op de balans opgevoerd worden, wanneer zij een objectief bepaalbare waarde hebben. Voorbeelden van immateriële activa zijn:
Goodwill. Het bedrag dat betaald moet worden voor de overname van klanten. Klanten vertegenwoordigen een potentiële omzet, en in die zin een waarde.
Octrooien en patenten. Dit zijn de rechten om een product in monopolie te maken.
Onderzoeks / Ontwikkelingskosten. Kosten die gemaakt worden om een product te ontwikkelen.
3. Financiële vaste activa. Het gaat in de eerste plaats om deelnemingen in het kapitaal van verbonden partijen en lange-termijn voorschotten, in de vorm van liquide middelen of in de vorm van uitstel van betaling, aan zulke verbonden partijen.
In deze nota beperken wij ons verder tot die activa die relevant zijn voor het stadsdeel.
Ten behoeve van de presentatie in de balans stelt het Besluit Begroting en Verantwoording 2004 (BBV), dat de materiële vaste activa moeten worden opgesplitst in investeringen met een meerjarig economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijk nut. In de toelichting van de balans dienen deze twee hoofdrubrieken nog nader te worden gesplitst naar activasoorten. Deze onderverdeling is te vinden in artikel 52 BBV.
Conform artikel 52 moeten de volgende materiële activa afzonderlijk worden opgenomen:
gronden en terreinen;
woonruimten;
bedrijfsgebouwen;
grond-, weg- en waterbouwkundige werken;
vervoermiddelen;
machines, apparaten en installaties;
overige materiële vaste activa.
Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid geld te genereren (bijv. via tarieven) of die verhandelbaar zijn (waar een markt voor is). Of dat wel of niet gebeurt, is niet relevant voor het onderscheid.
Het gaat dan bijvoorbeeld om gebouwen waar een markt voor is en dus in principe koop en verkoop mogelijk is.
Investeringen met een maatschappelijk nut zijn investeringen die geen economisch, maar uitsluitend een maatschappelijk nut hebben. Dit gaat om investeringen in de openbare ruimte, zoals bijvoorbeeld wegen en bruggen.
Investeringen met een economisch nut en investeringen met een maatschappelijk nut kunnen beide voorkomen in verschillende categorieën:
Nieuwe of uitbreidingsinvesteringen: Dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van huidige activiteiten.
Vervangingsinvesteringen: Dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage.
Levensduurverlengende investeringen: Dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief. Het gaat hier niet om (groot) onderhoud, dat per definitie niet levensduurverlengend is, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.
Immateriële vaste activa omvatten:
kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.
In stadsdeel Centrum gaat het om onderzoek- en ontwikkelingskosten. Deze mogen worden geactiveerd als:
het voornemen tot gebruik of verkoop van het actief bestaat en; de uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat (er is een uitvoerbaar plan) en;
het actief in de toekomst economisch nut 2 zal genereren en; de uitgaven die aan het actief worden toegerekend betrouwbaar kunnen worden vastgesteld (de kosten zijn in te schatten).
Deze voorwaarden betekenen dat dergelijke kosten alleen dan mogen worden geactiveerd als de plannen betreffende het actief waarvoor de kosten worden gemaakt al redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten. Ook is het van belang dat het daadwerkelijk om kosten ter voorbereiding van een investering gaat.
Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden op grond van artikel 61 BBV opgenomen onder de financiële vaste activa. Om die bijdragen te mogen activeren gelden de volgende voorwaarden:
er sprake is van een investering door derden en;
de investering bijdraagt aan de publieke taak en;
de derde zich verplicht tot investeren op een overeengekomen wijze en;
de bijdrage kan worden teruggevorderd of dat de gemeente recht kan doen gelden op de activa als de derde in gebreke blijft.
Volgens het eerste lid van artikel 59 van het BBV worden de investeringen met een economisch nut altijd geactiveerd. Dit geschiedt voor het volledige bedrag van de investering. Dit betekent dat reserves niet in mindering op het actief mogen worden gebracht. Hetzelfde geldt voor voorzieningen en beschikbaar gestelde bedragen a fonds perdue (bv. prioriteiten). Ook mogen boekwinsten op een voorgaande investering niet in mindering gebracht worden op de investering. In afwijking van de bepaling in het eerste lid van artikel 59 BBV worden kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde wel gerekend tot de investeringen met een economisch nut, maar niet geactiveerd (art 59 lid 3 BBV).
Volgens artikel 62 lid 2 BBV mogen bijdragen van derden in mindering worden gebracht op de waardering van het actief indien zij een directe relatie hebben met het actief.
Volgens het BBV dienen investeringen met een maatschappelijk nut niet te worden geactiveerd. Een uitzondering is gemaakt voor investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Deze investeringen mogen volgens het BBV wel worden geactiveerd, maar in stadsdeel Centrum wordt dit niet gedaan. BBV bepaald dat "Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden bij voorkeur niet geactiveerd" Het gaat biivoorbeeld om (water)wegen, viaducten, geluidswallen, parken, openbare verlichting. Artikel 59, vierde lid BBV, geeft aan dat investeringen met een maatschappelijk nut kúnnen worden geactiveerd. De nota van toelichting stelt dat het de voorkeur verdient om investeringen met een maatschappelijk nut niet te activeren. De periode van afschrijven dient zo kort mogelijk te zijn, en niet langer dan maximaal de economische levensduur. Ook de mogelijkheid om extra af te schrijven op investeringen met een maatschappelijk nut, uit hoofde van artikel 64, vierde lid BBV, duidt op een zo kort mogelijke periode.
De financiële verordening van stadsdeel Centrum bepaalt:
" Investeringen in de openbare ruimte (activa met een meerjarig maatschappelijk nut) worden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het lineair afschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de deelraad aan te geven tijdsduur." (artikel 9, lid 2)
Met andere woorden: investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden niet geactiveerd, tenzij daar expliciet door de deelraad toe wordt besloten.
Zoals blijkt uit het voorgaande komen alleen investeringen met een economisch nut in aanmerking om te worden geactiveerd. Om praktische redenen verdient het niet de voorkeur om deze investeringen in alle gevallen te activeren. Daarom gelden de volgende minimumeisen, waarbij de eerste eis voortvloeit uit het BBV en de andere met ingangsdatum 1 januari 2010 eigen richtlijn van het stadsdeel betreft:
1. er dient sprake te zijn van een meerjarig nut;
2. activa met een levensduur van twee jaar of minder worden direct ten laste van de exploitatie gebracht;
3. ten aanzien van de drempelbedragen voor het activeren geldt dat per 1 januari 2010 activa met een aanschafwaarde van minder dan € 50.000 niet geactiveerd worden 3. Deze activa dienen in het jaar van aanschaf ten laste van de exploitatie te worden gebracht. De activa kleiner dan € 50.000 van de periode vóór 1 januari 2010 mogen op de balans blijven staan. Activa met een aanschafwaarde van meer dan € 50.000 dienen altijd te worden geactiveerd;
4. een uitzondering op de drempelwaarde van € 50.000 vormen ICT-investeringen. De reden hiervoor is dat de kosten voor de aanschaf van de afzonderlijke ICT-onderdelen (hard- en software) relatief laag zijn, maar deel uitmaken van de totale ICT-infrastructuur. Voor de continuïteit van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk, dat de kosten geactiveerd worden. Voor activering van ICT-investeringen geldt een drempelwaarde van € 5.000.
5. De afschrijvingsduur van de kosten van onderzoek en ontwikkeling is ten hoogste vijf jaar. (art 64, lid 6 BBV).
Onderhoud is het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat te houden of te brengen (op een vooraf door de deelraad vastgesteld kwaliteitsniveau). Onderhoud kan worden onderscheiden in groot onderhoud en klein onderhoud. Onder groot onderhoud wordt verstaan onderhoud van veelal ingrijpende aard dat op een groot deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere gebruiksperiode moet worden verricht. Klein onderhoud is het onderhoud dat in het eerste of het lopende planjaar op een klein gedeelte van het object wordt uitgevoerd. Onderhoudskosten worden gemaakt om het object gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden (naar behoren laten functioneren en een bepaalde representativiteit laten behouden). De kosten van klein en groot onderhoud zijn dus niet levensduurverlengend. Dit in tegenstelling tot investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffende actief, zoals het renoveren van een gebouw.
In mei 2007 heeft de Commissie BBV een Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen uitgebracht. Daarin is opgenomen de volgende uitspraak over onderhoud:
" De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd.
Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht.
Kosten van groot onderhoud kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de administratie:
1. Kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen, met eventuele vrijval via resultaatbestemming van een daartoe gevormde reserve.
2. Kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen.
Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht. "
In navolging van de Commissie BBV worden in stadsdeel Centrum kosten van onderhoud niet geactiveerd. Indien de kosten van onderhoud ten laste van een voorziening worden gebracht, dient daaraan een door het dagelijks bestuur vastgesteld onderhoudsplan aan ten grondslag te liggen.
Volgens het BBV dienen de activa te worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs. Daarbij dienen ook de voorbereidingskosten te worden betrokken.
De verkrijgingsprijs is gedefinieerd als inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs bevat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten voorzover die rechtstreeks aan de vervaardiging zijn toe te rekenen. Aan de vervaardigingsprijs kunnen verder indirecte kosten en rentekosten worden toegerekend.
De restwaarde is de verwachte waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn tegen het huidige prijspeil. Het vertegenwoordigt de schatting tegen het huidige prijspeil van de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het activum. Bij het bepalen van de jaarlijkse afschrijving geldt per 1 januari 2011 dat een eventuele restwaarde buiten beschouwing wordt gelaten. Een investering wordt dus volledig afgeschreven..
Indien een object met een bepaalde restwaarde wordt afgestoten, dient afboeking van de restwaarde (sanering) plaats te vinden. Indien bij het afstoten een boekwinst wordt gerealiseerd, dan dient deze boekwinst na overdracht te worden verwerkt als incidentele baat in de jaarrekening. De opbrengst mag niet direct met de aanschafwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend. Bovenstaande geldt ook indien sprake is van boekverlies.
Uitgangspunt is dat binnen de gemeente Amsterdam afschrijvingen altijd op lineaire basis geschieden. Dit is vastgelegd in de bijlage bij de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet.
Het BBV stelt aan het afschrijven een aantal voorwaarden:
het afschrijven van activa dient onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar te geschieden;
slechts om gegronde redenen mogen afschrijvingen plaatsvinden op andere grondslagen dan die welke in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van de aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar;
vaste activa met een beperkte levensduur worden afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte levensduur. Dit betekent dat extra afschrijven met betrekking tot activa met een economisch nut alleen is toegestaan als er sprake is van duurzame waardevermindering of als het actief eerder buiten gebruik wordt gesteld (BBV art. 65).
Vaste activa worden lineair afgeschreven met een afschrijvingstermijn die afhankelijk is van de economische of technische levensduur van het actief. Basisregel is dat voor alle investeringscategorieën geldt dat wordt afgeschreven conform de technische levensduur. De motivatie van deze keuze is dat de technische levensduur een meer objectieve maatstaf is dan de economische levensduur die vaak afhankelijk is van andere (subjectieve) gronden.
Afschrijvingstermijnen mogen niet worden aangepast om budgettaire doelen te verwezenlijken. Dit volgt uit de voorschriften van het BBV waarin gesteld wordt, dat het afschrijven van activa resultaatonafhankelijk dient te geschieden.
Voor het bepalen van de te hanteren afschrijvingstermijn wordt hieronder een overzicht gegeven van standaard afschrijvingstermijnen voor een aantal verschillende categorieën activa.
Bij het bepalen van de jaarlijkse afschrijving wordt een eventuele restwaarde buiten beschouwing gelaten. Het bepalen van een restwaarde na afloop van de technische levensduur over vele jaren is subjectief (zie ook paragraaf 4.2).
Voor wat betreft de vraag wanneer moet worden begonnen met afschrijven, geldt dat wordt afgeschreven in het jaar volgend op gereedmelding van de investering.
In geval van verkoop voor het eind van de afschrijvingstermijn wordt afgeschreven tot de werkelijke vervreemdingsdatum.
In onderstaande tabel 4zijn de afschrijvingstermijnen van de verschillende categorieën activa weergegeven.
| Categorie activa | Afschrijvingstermjn |
|---|---|
| Grond | Geen afschrijving |
| Gebouwen, incl nieuwbouw/permanente uitbreiding school | 40 jaar |
| Technische installaties in gebouwen | 15 jaar |
| Tijdelijke huisvesting, waaronder noodlokalen | 10 jaar |
| Inrichting gebouwen (incl. scholen) (Voor onderwijshuisvesting was in de oude nota activabeleid een separaat stelsel aan afschrijvingstermijnen opgenomen. In deze nota is meer aangesloten bij het handboek financieel beheer.) | 10 jaar |
| Inventaris (niet-onderwijs) | 10 jaar |
| Transportmiddelen | 5 jaar |
| Hardware | 4 jaar |
| Software | 3 jaar |
| Materieel | Tussen de 5 en 20 jaar, afhankelijk van de technische levensduur (te besluiten door de deelraad bij het kredietbesluit) |
Voor gebouwen en tijdelijke huisvesting geldt, dat de afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op het handboek financieel beheer 5. Voor materieel is in overeenstemming met het handboek financieel beheer de grondslag voor afschrijving de technische levensduur 6.
Bij het handboek financieel beheer is niet aangesloten als het gaat om de afschrijvingstermijn voor automatiseringskosten. In plaats van één afschrijvingstermijn van vijf jaar voor alle automatiseringskosten is hier een onderscheid gemaakt tussen hardware en software 7. Daarmee wordt beter aangesloten bij de levensduur van de verschillende onderdelen.
Het is denkbaar dat een investering bestaat uit meerdere delen, waarvoor verschillende afschrijvingstermijnen gelden. In dat geval wordt de zgn. componentenmethode gebruikt. De componentenmethode houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. .
Kapitaallasten bestaan uit rente en afschrijving.
De afschrijving is hierboven beschreven. Aangezien in het stadsdeel lineair wordt afgeschreven, zijn de afschrijvingslasten van een bepaald actief jaarlijks gelijk.
Voor de rente geldt het percentage van de leningfonds (omslagrente). Dit is het rentepercentage dat de centrale stad hanteert voor het leningsfonds en dat jaarlijks door de centrale stad wordt geactualiseerd in haar begrotingscirculaire.
Jaarlijks wordt voor het opstellen van de begroting een actueel overzicht kapitaallasten opgesteld. Daarin zijn verwerkt:
de afschrijvingslasten voor komend jaar van lopende activa;
nieuwe activa;
afgeschreven activa;
de rentelasten gebaseerd op de omslagrente van het komend jaar.
Soms komt het voor, dat activa die feitelijk al ‘afgeschreven' zijn, toch nog in gebruik zijn. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren bij gebouwen en meubilair. Deze blijven dan wel in de activastaat opgenomen ten behoeve van eigendomsregistratie. Daarnaast treedt er mogelijk nog een resultaat op bij vervreemding en is mogelijk een verzekering afgesloten voor het activum. De waarde van deze activa is bedrijfseconomisch gezien nul.