| Overheidsorganisatie | Gemeente Dirksland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Dirksland 2011 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Dirksland 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Gemeentewet, art. 33, derde lid
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2013 | 01-01-2013 | intrekking | 02-01-2013 Huis-aan-huiskrant Groot Goeree-Overflakkee, 08-01-2013 | Z-13-00363 | |
| 01-04-2011 | 01-01-2013 | nieuwe regeling | 24-03-2011 Gemeenteblad 2011, 7 | 2011-III-9 |
De raad van de gemeente Dirksland;
gelezen het voorstel van het presidium van 17 maart 2011;
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
b e s l u i t :
vast te stellen de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Dirksland 2011.
1 Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:a. feitelijke informatie van geringe omvang;b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
2 Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van een gegeven advies geheim wordt gehouden.
3 De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.
4 Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit.
5 De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
1 Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;b. dit het belang van de gemeente kan schaden;c. het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft.
2 De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
3 Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
4 Behoudens ingeval van geheimhouding als bedoeld in artikel 1, tweede lid, verstrekt de secretaris desgewenst een afschrift van het verzoek aan het college.
5 Indien het college of elk van zijn leden afzonderlijk informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
1 Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris.
2 Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.
De secretaris houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand, als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht;b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht;c. welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;d. hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;e. de reden waarom het verzoek is geweigerd.
De fracties, zoals bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de gemeenteraad 2010, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage bedraagt maximaal € 1.000,- voor elke fractie.
1 Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
2 De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;c. giften;d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden, tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.
3 Bij niet-volledige besteding van de bijdrage wordt het niet-gebruikte gedeelte daarvan in mindering gebracht op de eerstvolgende te verlenen bijdrage.
1 De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op de kalenderjaar verstrekt.
2 Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.
In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van het jaar.
1 Bij afsplitsing van ene fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
2 Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.
1 Het niet-gebruikte gedeelte van de bijdrage blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
2 Bij splitsing van een fractie, wordt het niet-gebruikte gedeelte van de bijdrage verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
1 Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad beknopt schriftelijk verslag uit over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning.
2 De raad stelt de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de omvang van het niet-gebruikte gedeelte van de bijdrage;c. de bijdrage waarop de fractie na vermindering met het bedrag van het niet gebruikte gedeelte van de bijdrage recht heeft;d. voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Dirksland 2007 wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Dirksland 2011.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Dirksland, gehouden op 24 maart 2011.
De griffier, De voorzitter,
P.J. de Pagter. drs. S. Stoop.
AlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Deze is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is in het algemeen, zeker in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.Deze verordening heeft in de afgelopen jaren zijn waarde bewezen. In jurisprudentie wordt er regelmatig naar verwezen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties staat op het standpunt dat de verordening prima voldoet. Toch is in de geactualiseerde versie een aantal bepalingen gewijzigd. Een aantal andere bepalingen is gedetailleerder uitgewerkt. Waar het kon zijn artikelen samengevoegd en zinsconstructies aangepast. Dat leidt tot een overzichtelijker geheel. Ook hebben de diverse artikelen, conform de Aanwijzingen voor de decentrale regelgeving, nu opschriften gekregen.
Tevens is een nieuw artikel 13 aan deze verordening toegevoegd waarin titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing wordt verklaard op de fractievergoeding.
Artikelsgewijze toelichting.
Artikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad en in het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college.
Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
Het voormalige artikel 7, eerste lid, is vanwege de helderheid toegevoegd als tweede lid van artikel 1. Het betreft hier namelijk een bepaling omtrent hetzelfde onderwerp dat reeds geregeld is in artikel 1.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Artikel 2De voormalige artikelen 6 en 7, tweede lid, van de verordening zijn vanwege de helderheid nu toegevoegd aan artikel 2, vierde en vijfde lid. Het betreft hier bepalingen omtrent hetzelfde onderwerp dat reeds geregeld is in artikel 2.In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 3Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 van de Gemeentewet).
Artikel 4Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5Het artikel uit de modelverordening van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten biedt de mogelijkheid om aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen. De raad van de gemeente Dirksland heeft er bewust voor gekozen deze beperking niet op te nemen. De ambtelijke bijstand kan derhalve onbeperkt worden gevraagd.
Het door de secretaris bij te houden register maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie. Tevens kan het een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.
Artikel 6Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een door de raad vastgesteld bedrag van maximaal € 1.000,-- per jaar.
Artikel 7Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.In het derde lid is bepaald dat bij niet-volledige besteding van de bijdrage het niet-gebruikte gedeelte in mindering wordt gebracht op de eerstvolgende te verlenen bijdrage. De bestaande praktijk in de gemeente Dirksland wordt hiermee voortgezet.
Artikel 8De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Artikelen 9 en 10Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Artikel 11De fractie is, zo blijkt uit artikel 7, niet verplicht de verleende bijdrage geheel te besteden. Artikel 11 regelt de gevolgen bij niet-volledige besteding in het verkiezingsjaar. Dit artikel voorziet voorts in het naar evenredigheid verdelen van het niet-gebruikte gedeelte van het niet-gebruikte gedeelte van de bijdrage bij splitsing van de fractie.
Artikel 12Uit de toelichting op de Modelverordening van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten kan worden afgeleid dat de controle van het verslag door de accountant kan worden meegenomen met de controle op de jaarrekening. Uit diezelfde toelichting op dit artikel blijkt dat accountantscontrole achterwege kan blijven als het om een beperkte bijdrage gaat. In de gemeente Dirksland doet zich deze situatie voor. Daarom is ervoor gekozen geen accountantscontrole te laten plaatsvinden. Die controle heeft ook in het verleden niet plaatsgevonden.
Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Algemene wet bestuursrecht. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Artikel 13Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 14Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 15Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 16Dit artikel behoeft geen toelichting.