RegionaalSamenwerkingsorgaan Gooi en Vechtstreek

Leidraad ziekteverzuim

• Inleiding
  
• Procedure
  
  • A. Ziekmelding
    
  • B. Verzuimbegeleiding bij kortdurend ziekteverzuim (eerste 4 weken)
    
  • C. Hersteldmelding
    
  • D. Verzuimbegeleiding bij langdurige ziekte (langer dan 4 weken)
    

Als een medewerker van de BGV ziek is of een ongeluk heeft gehad is dat natuurlijk allereerst heel vervelend voor hemzelf. Hij dient alle maatregelen te treffen om te herstellen of het herstel te bespoedigen. Daarnaast is het noodzakelijk dat hij de BGV op de hoogte stelt van zijn ziekte, zodat eventuele geplande afspraken kunnen worden afgezegd of voor vervanging kan worden zorg gedragen. Als dat nodig is, kan de BGV dan ook maatregelen treffen die kunnen bijdragen aan een spoedig herstel.Hieronder volgt op grond van artikel 7:9, vierde lid, van de Arbeidsvoorwaardenregeling BGV, de formele procedure die bij ziekteverzuim van toepassing is.

• 1 De melding:
  
  • - De medewerker meldt zich telefonisch ziek bij de leidinggevende op de eerste verzuimdag omstreeks het tijdstip waarop hij normaal begint, maar uiterlijk om 09.00 uur ‘s morgens.
    
  • - Als de leidinggevende niet bereikbaar is, meldt de medewerker zich ziek bij een naaste collega of het secretariaat, die de melding doorgeeft aan de leidinggevende. De leidinggevende belt dezelfde dag terug.
    
  • - Als de medewerker tijdens werktijd ziek naar huis gaat wordt dezelfde procedure gevolgd.
    
  • - Ziekte tijdens vakantie moet zo spoedig mogelijk worden gemeld op de bovenbeschreven manier (NB: de medewerker moet achteraf de ziekte kunnen aantonen bijv. door een doktersverklaring of een rekening).
    
• 2 Het ziekmeldingsgesprek tussen de medewerker en de leidinggevende bevat de volgende onderwerpen:
  
  • - aard en verwachte duur van de ziekte. (NB: de medewerker hoeft niet de precieze klachten te melden, hij kan volstaan met aan te geven welke beperkingen hij heeft, waardoor hij zijn werkzaamheden niet kan uitoefenen.)
    
  • - eventuele relatie met het werk
    
  • - onder welk telefoonnummer en op welke adres de medewerker bereikbaar is
    
  • - of er een arts is geraadpleegd, of wanneer dat gaat gebeuren
    
  • - of er behoefte is aan snel contact met de Arbo-dienst of met andere personen (bijv. de P&O-adviseur, bedrijfsmaatschappelijk werk of psycholoog). Zo ja, dan wordt hierover een concrete afspraak gemaakt.
    
  • - welke zaken moeten worden overgenomen, welke afspraken moeten worden afgezegd, wanneer hij/zij verwacht weer terug te zijn e.d.
    
  • - of de medewerker behoort tot een bijzondere groep (zie onder 4)
    
• 3 De registratie van de ziekmelding in het personeelsinformatiesysteem gebeurt diezelfde dag via de medewerker P&O. De leidinggevende is hiervoor verantwoordelijk. Wanneer de medewerker behoort tot een van de bijzondere groepen (zie hieronder) geeft de leidinggevende dit aan.
  
• 4 Bijzondere groepen zijn:
  
  • - vrouwen die met zwangerschapsverlof gaan;
    
  • - zwangere vrouwen die ziek worden voorafgaand of aansluitend aan hun zwangerschapsverlof, voor zover er een relatie is met de zwangerschap en/of bevalling;
    
  • - heringetreden arbeidsgehandicapten die ziek worden;
    
  • - orgaandonoren;
    
  • - stagiaires en oproepkrachten die ziek worden;
    
  • - werknemers met adoptie-/pleegzorgverlof;
    
  • - werknemers die ziek worden aan het einde van hun dienstverband (in verband met het eventuele recht op ziekengeld van de UWV na hun ontslag).Bovengenoemde medewerkers moeten gemeld worden bij het UWV.
    
  • - Medewerkers die door een ongeval dat aan de schuld van een ander is te wijten ziek zijn geworden. Deze ongevallen worden gemeld bij Personeelszaken, die evt. de schade gaan verhalen.
    
• 5 De medewerker P&O geeft de ziekmeldingen dagelijks door aan de Arbodienst en deze zorgt voor verdere melding (UWV) als de zieke behoort tot een bijzondere groep zoals hiervoor genoemd.
  

• 1 De leidinggevende:
  
  • - Voert de verzuimbegeleiding en heeft, in vervolg op het ziekmeldingsgesprek, regelmatig contact met de zieke medewerker over de voortgang en mogelijk hervatting/re-integratie. Maakt hierover, al dan niet op basis van een advies van de bedrijfsarts (zie hierna), afspraken.
    
  • - Neemt contact op met de bedrijfsarts indien voor de verzuimbegeleiding een advies van of controle door de bedrijfsarts nodig is. Licht het verzoek voor een advies of controle (normaal of spoed) door de bedrijfsarts schriftelijk (email) of telefonisch toe met daarbij de concrete vraagstelling van hem/haarzelf en/of de medewerker.
    
  • - Maakt, indien noodzakelijk, afspraken met de bedrijfsarts over de betrokkenheid van de bedrijfsarts bij vervolgstappen en de frequentie ervan.
    
  • - Bespreekt bij frequent verzuim het verzuimgedrag met de medewerker.
    
  • - Bespreekt desgewenst in het Sociaal Medisch Team de begeleiding van de medewerker.
    
  • - Noteert na ieder contact met de medewerker de gegevens op het ziektemeldverslagformulier, met behulp waarvan het traject mede bewaakt kan worden. Het ziektemeldverslagformulier wordt ingeleverd bij de verzuimcoördinator.
    
• 2 De bedrijfsarts:
  
  • - Onderhoudt in de eerste drie weken van het verzuim, alleen op indicatie van de leidinggevende of de medewerker zelf, contact met de zieke medewerker.
    
  • - Voert op verzoek van de leidinggevende een spoedspreekuur uit of legt een huisbezoek af.
    
  • - Geeft na ieder (spreekuur-)contact een terugkoppeling met een advies aan leidinggevende en medewerker, die hierover vervolgens afspraken maken. Het advies wordt schriftelijkbevestigd en ingeleverd bij de verzuimcoördinator.
    

• - De medewerker meldt zich zo spoedig mogelijk na ziekte hersteld bij de leidinggevende. Als datum van herstel geldt de datum waarop de medewerker feitelijk beter was (die kan dus liggen vóór de eerste werkdag, bijv. als de datum van herstel in het weekend valt of op een vrije dag).
  
• - De leidinggevende geeft dit aan de medewerker P&Odie dit in het personeelsinformatiesysteem registreert en de hersteldmelding doorgeeft aan de Arbo-dienst.
  
• - De Arbo-dienst meldt zieke medewerkers die bij het UWV zijn gemeld (zie onder D 4) daar digitaal hersteld.
  

• 1 Probleemanalyse Arbo-dienst (binnen 6 weken na 1e ziektedag)
  
  • - De bedrijfsarts roept, indien er nog geen of onvoldoende contact is geweest, de zieke medewerker in de 4e ziekteweek op voor het verzuimspreekuur in verband met het kunnen opstellen van de wettelijk verplichte Probleemanalyse. De bedrijfsarts meldt dit aan de leidinggevende.
    
  • - De Probleemanalyse bevat het oordeel van de Arbodienst over de aard van de ziekte en een advies inzake re-integratiemogelijkheden.
    
  • - De Arbodienst stuurt de probleemanalyse naar de verzuimcoördinator én de werknemer.
    
  • - De verzuimcoördinator verstrekt de Probleemanalyse aan de leidinggevende en informeert hem over het maken van een Plan van aanpak.
    
• 2 De leidinggevende stelt Plan van aanpak op (na 6e week, maar uiterlijk vóór 8e week) indien de ziekte naar verwachting langer dan 13 weken zal gaan duren.
  
  • - Samen met de zieke medewerker wordt op basis van de Probleemanalyse bekeken of en op welke manier de medewerker kan re-integreren. Vaak bestaat re-integratie uit een combinatie van verschillende maatregelen, bijvoorbeeld:
    
    • o tijdelijke aanpassing van de functie: aanpassing van de werkplek (bijv. een andere bureaustoel), van de werkzaamheden of aanpassing van de arbeidsduur;
      
    • o activiteiten gericht op terugkeer naar de oude functie: medische behandelingen (bijv. fysiotherapie), trainingen, opleidingen of psychische begeleiding; werkplekonderzoek;
      
    • o activiteiten gericht op herplaatsing naar een andere functie: onderzoek naar beroeps­wensen en -mogelijkheden, opleiding of training om te voldoen aan eisen van de nieuwe functie.
      
  • - Het Plan van aanpak wordt opgesteld door de leidinggevende en de medewerker. Het document Plan van aanpak wordt door de verzuimcoördinator opgemaakt en beschikbaar gesteld. Dit document is alleen toegankelijk voor de leidinggevende, de zieke medewerker, de verzuimcoördinator en de P&O-adviseur.
    
  • - Leidinggevende en medewerker vullen het Plan van aanpak in, tekenen voor akkoord en sturen het naar de verzuimcoördinator. De verzuimcoördinator bewaakt de tijdige invulling en draagt zorg voor verzending van een kopie naar de bedrijfsarts van de Arbo-dienst, de leidinggevende, de medewerker, de P&O-adviseur en DIV (personeelsdossier).
    
• 3 Uitvoeren Plan van aanpak
  
  • - De leidinggevende is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Plan van aanpak (is casemanager). De medewerker is verplicht medewerking te verlenen. De leidinggevende kan worden ondersteund door de Arbodienst, de P&O-adviseur, de bedrijfsmaatschappelijk werker, een extern re-integratiebureau en/of de verzuimcoördinator.
    
  • - De leidinggevende bekijkt iedere 6 weken samen met de zieke medewerker de voortgang van het Plan van aanpak. Zonodig worden de afspraken bijgesteld. 
    
  • - De Arbo-dienst heeft regelmatig (minimaal eenmaal per zes weken) contact met de zieke medewerker en geeft de bevindingen door aan de leidinggevende en de medewerker.
    
  • - Op gezette tijden bespreken leidinggevende, Arbodienst en P&O-adviseur in het Sociaal Medisch Team (SMT) de voortgang van de reïntegratie.
    
  • - De verzuimcoördi­nator bewaakt de gemaakte procedure-afspraken en wijst de leiding­gevende zonodig op het uitblijven van noodzakelijke acties.
    
  • - Alle acties ter uitvoering van het Plan van aanpak en wijzigingen van het Plan van aanpak worden doorgegeven aan de verzuimcoördinator.
    
• 4 Melding zieke medewerker bij UWV (na 8 maanden)
  
  • - De Arbo-dienst doet deze melding.
    
  • - De Arbo-dienst meldt ook een gemelde herstelde medewerker die binnen 4 weken opnieuw ziek wordt. (NB: zie voor hersteld melding ook C.).
    
• 5 1ste jaars evaluatiemoment (tussen 46e en 52e week)(voor medewerkers die vanaf 2004 ziek zijn geworden)
  
  • - Hierbij wordt bekeken hoe het re-integratietraject verloopt met als doel een evt. stagnerend re-integratietraject weer vlot te trekken. De verzuimcoördinator levert de stukken aan.
    
  • - De evaluatie wordt door leidinggevende en werknemer opgesteld, ondertekend en aan de verzuimcoördinator gestuurd. Het evaluatieverslag maakt t.z.t.onderdeel uit van het re-integratieverslag.
    
  • - De verzuimcoördinator bewaakt de tijdige invulling en draagt zorg voor verzending van een kopie naar de bedrijfsarts van de Arbo-dienst, de leidinggevende, de medewerker, de P&O-adviseur en DIV (personeelsdossier).
    
• 6 Aanvraag WIA-uitkering en re-integratieverslag (na 91 weken)
  
  • - Omstreeks de 20e verzuimmaand stuurt de UWV de zieke medewerker een WIA-aanvraagformulier met toelichting. De verzuimcoördinator ontvangt het werkgeversformulier, hetwelk hij doorstuurt naar de betreffende leidinggevende.
    
  • - De medewerker is er verantwoordelijk voor dat de complete WIA-aanvraag volledig ingevuld, tijdig (voor de 91e week), bij de UWV binnen is, inclusief het re-integratieverslag, dat bestaat uit de werkgeversbijdrage, het medische deel en de werknemersbijdrage.
    
  • - Het werkgeversdeel van het re-integratieverslag komt als volgt tot stand:
    
    • o de Arbo-dienst zorgt ervoor dat de werkgever (=verzuimcoördinator) een actueel oordeel van de Probleemanalyse ontvangt.
      
    • o De verzuimcoördinator zorgt er voor dat het document Plan van aanpak en andere relevante gegevens worden geprint en tezamen met het actuele oordeel van de Arbo-dienst en de loongegevens die UWV heeft opgevraagd ter beschikking worden gesteld aan de leidinggevende, voor een laatste evaluatie, die het daarna aan de werknemer uitreikt. Het werkgeversdeel wordt naar DIV (personeelsdossier) gestuurd.
      
  • - Het medische deel van het re-integratieverslag wordt door de Arbo-dienst aan de medewerker verstrekt.
    
  • - De medewerker vult zelf het werknemersdeel in.
    
  • - Indien gewenst kan verzocht worden de WIA-aanvraag uit te stellen.
    
  • - Een re-integratieverslag is ook verplicht als de medewerker ziek uit dienst gaat.
    
• 7 Second opinionWerkgever of werknemer kunnen het UWV om een second opinion vragen bij een meningsverschil over:
  
  • - de mate van arbeidsongeschiktheid
    
  • - de vraag of er sprake is van passende arbeid in de organisatie
    
  • - de vraag of de werkgever voldoende re-integratie-inspanning heeft gepleegd