| Overheidsorganisatie | Gemeente Boarnsterhim |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening inzake de interne afhandeling van klachten |
| Citeertitel | Verordening interne afhandeling van klachten |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Datum inwerkingtreding is bij benadering ingevuld
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-07-2006 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 20-06-2006 Op ' e hichte | nr. 17 |
De raad van de gemeente Boarnsterhim;
overwegende dat wij zorg dienen te dragen voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een ieder heeft gedragen;
gelet op Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 149 Gemeentewet;
B E S L U I T E N :
vast te stellen:
de verordening inzake de interne afhandeling van klachten.
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. bestuursorgaan: de raad, het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester van de gemeente Boarnsterhim;
b. klacht: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan, de voorzitter of een lid van het bestuursorgaan of een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of een rechtspersoon heeft gedragen;
c. gedraging: ieder handelen of nalaten jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon door een bestuursorgaan, de voorzitter of een lid van het bestuursorgaan dan wel door een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan;
d. klager: een persoon of rechtspersoon die zich met een klacht tot de gemeente wendt;
e. klaagschrift: een schriftelijke klacht;
f. klachtenfunctionaris: de in artikel 7 van deze verordening bedoelde persoon;
g. gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 100 Gemeentewet;
h. secretaris: de functionaris die het secretariaat van de klachtenfunctionaris voert;
i. (adjunct) directeur: de functionaris aan wie de dagelijkse leiding en het beheer van de organisatie is opgedragen;
j. onderzoeker: degene die op grond van artikel 6, tweede lid, van deze verordening, in het kader van de informele behandeling van de klacht, is belast met het onderzoek.
1. Een klacht kan door een ieder schriftelijk of mondeling worden ingediend bij de gemeente.
2. Mondelinge klachten worden door de betreffende afdelingen dan wel ambtenaren afgewikkeld. Blijft de klager ontevreden over de afwikkeling van de mondelinge klacht dan kan deze vervolgens een klaagschrift indienen.
1. Een klaagschrift dient te zijn ondertekend en bevat tenminste:
- de naam en het adres van de indiener;
- de dagtekening;
- een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.
2. Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.
3. Indien niet is voldaan aan de in lid 1 of 2 genoemde vereisten, stelt de secretaris, bij de ontvangst van het klaagschrift, de klager in de gelegenheid om dit verzuim binnen een daartoe gestelde termijn te herstellen.
1. Op het ingediende klaagschrift wordt door de postkamer de datum van ontvangst aangetekend.
2. De postkamer geeft het originele klaagschrift aan de secretaris.
3. De burgemeester, de (adjunct)directeur van de betreffende afdeling en de ambtenaar over wiens gedraging wordt geklaagd, ontvangen van de secretaris een afschrift van het ingediende klaagschrift. Degene over wiens gedraging wordt geklaagd ontvangt naast een afschrift van het klaagschrift tevens alle daarbij meegezonden stukken.
4. De secretaris bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk en verstrekt daarbij informatie over de vervolgprocedure.
5. De secretaris draagt zorg voor de registratie van de bij hem ingediende klaagschriften.
6. De secretaris draagt zorg voor de voortgangsbewaking van de klachtbehandeling.
1. De klacht wordt niet behandeld indien zij betrekking heeft op een gedraging:
a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgehandeld;
b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;
d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld;
e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechtelijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest;
of
f. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
2. De klacht wordt niet behandeld indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld door de onderzoeker van de klacht. De kennisgeving bevat de rechtsbeschermingsclausule van lid 4.
4. Mocht de klager zich met de, conform het voorgaande lid, gedane schriftelijke kennisgeving niet kunnen verenigen, dan kan hij de klachtenfunctionaris schriftelijk verzoeken de klacht alsnog in behandeling te nemen.
1. Iedere informele vorm van afdoening van klachten is mogelijk.
2. Een klaagschrift wordt, indien het ontvankelijk is, eerst op informele wijze onderzocht door:
a. de betreffende (adjunct)directeur indien het een gedraging van een ambtenaar van een van zijn afdelingen betreft; de (adjunct)directeur kan dit onderzoek overdragen aan het betreffende afdelingshoofd;
b. de gemeentesecretaris indien het een gedraging van de adjunct-directeur betreft;
c. de burgemeester indien het een gedraging van de gemeentesecretaris of een gedraging van een lid van het college betreft;
d. de loco-burgemeester indien het een gedraging van de burgemeester betreft;
e. de voorzitter van de raad indien het een gedraging van een raadslid betreft of een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de raad;
f. de plaatsvervangend voorzitter van de raad indien het een gedraging van de voorzitter van de raad betreft;
g. de klachtenfunctionaris indien het een gedraging van de voorzitter of een lid van de Sociale Kamer of de Personeelskamer van de Commissie Bezwaarschriften betreft;
h. de plaatsvervangend klachtenfunctionaris indien het een gedraging van de voorzitter of een lid van de Algemene Kamer van de Commissie Bezwaarschriften betreft.
3. Blijkt uit overleg tussen de onderzoeker en de klager dat er naar tevredenheid aan de klacht tegemoet is gekomen dan wordt zulks schriftelijk aan de klager medegedeeld onder vermelding van wat er met de klacht is of wordt gedaan dan wel welke oplossing er is bedacht. Voorts wordt bij hetzelfde schrijven klager erop gewezen dat mocht hij toch niet tevreden zijn over de afhandeling van de klacht hij dat schriftelijk kenbaar kan maken aan de klachtenfunctionaris.
4. Mocht de onderzoeker aanstonds van mening zijn of in de loop van zijn onderzoek tot de conclusie geraken dat de klacht zich niet leent voor informele afdoening, dan wordt terstond de klachtadviesprocedure gestart.
1. Burgemeester en wethouders benoemen een externe klachtenfunctionaris en een plaatsvervangend externe klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris en zijn plaatsvervanger zijn onpartijdig. Zij maken geen deel uit van de bestuursorganen van de gemeente Boarnsterhim noch zijn zij werkzaam onder verantwoordelijkheid van die bestuursorganen.
3. De klachtenfunctionaris, en bij ontstentenis van de klachtenfunctionaris zijn plaatsvervanger, is belast met de behandeling van en de advisering over klachten.
4. De klachtenfunctionaris en zijn plaatsvervanger treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad.
5. De (plaatsvervangend) klachtenfunctionaris treedt af op de dag dat hij deel gaat uitmaken van een bestuursorgaan van de gemeente Boarnsterhim of werkzaam wordt onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Boarnsterhim.
6. De klachtenfunctionaris en zijn plaatsvervanger kunnen ten hoogste 1 keer worden herbenoemd. De totale zittingsduur van de klachtenfunctionaris of zijn plaatsvervanger afzonderlijk overschrijdt nimmer de grens van 9 jaar.
7. De klachtenfunctionaris en zijn plaatsvervanger kunnen op ieder moment ontslag nemen.
8. De aftredende klachtenfunctionaris en zijn plaatsvervanger blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien, behoudens het bepaalde in lid 5.
1. De klachtenfunctionaris is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klaagschrift bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.
2. De klachtenfunctionaris kan uit eigen beweging bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen of deze in laten winnen en deze zonodig uitnodigen om op de hoorzitting te verschijnen, als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van deze verordening.
1. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. De klachtenfunctionaris bepaalt de datum en het tijdstip van de hoorzitting.
2. Gelijktijdig met de uitnodiging voor de hoorzitting ontvangt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, alle relevante stukken. Vervolgens hebben zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft de gelegenheid om tot uiterlijk 1 week voor de hoorzitting nadere stukken in te dienen.
3. De klachtenfunctionaris kan van het horen afzien indien de klager te kennen heeft gegeven geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
4. Van het horen wordt een verslag gemaakt dat wordt ondertekend door de klachtenfunctionaris en de secretaris.
5. De klachtenfunctionaris zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen aan het bestuursorgaan. Het rapport bevat het verslag van het horen, als bedoeld in het vorige lid.
1. De klachtenfunctionaris deelt de klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd tenminste drie weken voor de zitting schriftelijk mede dat zij in de gelegenheid worden gesteld zich te doen horen op de hoorzitting.
2. Binnen 3 werkdagen na de in het eerste lid bedoelde mededeling, kan de klager of degene over wiens gedraging wordt geklaagd, onder opgaaf van redenen, de klachtenfunctionaris verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen.
3. De beslissing van de klachtenfunctionaris op een verzoek als bedoeld in het tweede lid wordt zo spoedig mogelijk aan de klager en aan degene over wiens gedraging wordt geklaagd medegedeeld, doch in ieder geval twee weken voor het tijdstip van de hoorzitting.
4. De klachtenfunctionaris kan in bijzondere omstandigheden afwijken van de termijnen in het eerste, tweede en derde lid.
1. De hoorzitting vindt in beginsel plaats achter gesloten deuren, tenzij geen van de partijen bezwaar heeft tegen een openbare hoorzitting.
2. Partijen worden in elkaars aanwezigheid gehoord tenzij zwaarwegende argumenten zich daartegen verzetten.
1. Indien na afloop van de hoorzitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de klachtenfunctionaris uit eigen beweging dit onderzoek doen of laten doen.
2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de klager en aan degene over wiens gedraging wordt geklaagd toegezonden.
3. De klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd kunnen binnen een week na verzending van de in het vorige lid bedoelde nadere informatie aan de klachtenfunctionaris een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De klachtenfunctionaris beslist omtrent een dergelijk verzoek.
4. Op een nieuwe hoorzitting als bedoeld in lid 3, zijn de artikelen 9, 10 en 11 van deze verordening zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
1. Het advies van de klachtenfunctionaris is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het klaagschrift.
2. Het advies wordt door de klachtenfunctionaris ondertekend.
Burgemeester en wethouders wijzen een ambtelijk secretaris en een plaatsvervangend ambtelijk secretaris aan die het secretariaat van de klachtenfunctionaris voert en deze administratief ondersteunt bij de taken die de klachtenfunctionaris op basis van deze verordening krijgt opgedragen.
1. Het bestuursorgaan beslist zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 6 weken na datum ontvangst van het klaagschrift in het geval de klacht zich leent voor informele afdoening zoals bedoeld in artikel 6 van deze verordening.
2. In het geval dat de klachtenfunctionaris een advies uitbrengt beslist het college van burgemeester en wethouders binnen 10 weken na ontvangst van het klaagschrift.
3. De in de leden 1 en 2 genoemde termijnen kunnen elk afzonderlijk met ten hoogste vier weken verdaagd worden. Van de verdaging wordt door de secretaris schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
4. In het geval dat een klager ontevreden is over de informele afdoening bedoeld in lid 1, en dit schriftelijk kenbaar maakt bij de klachtenfunctionaris, of de onderzoeker bedoeld in artikel 6 komt tot de conclusie dat de klacht zich niet leent voor informele afdoening, dan blijft de termijn van afdoening, binnen 10 weken na ontvangst van het inleidende klaagschrift met een verdaging van ten hoogste vier weken.
Het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de raad, stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het college dan wel de raad daaraan verbindt.
Indien de conclusies van het college van burgemeester en wethouders of de raad afwijken van het advies van de klachtenfunctionaris, wordt in de conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving, bedoeld in artikel 16.
Aan het slot van de schriftelijke kennisgeving bedoeld in artikel 16, deelt het college van burgemeester en wethouders dan wel de raad aan de klager mede dat indien hij zich niet kan verenigen met de afhandeling van zijn klacht hij terzake een beroep kan doen op de Nationale ombudsman.
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks schriftelijk verslag van de uitvoering van de klachtenregeling aan de commissie BMM. Dit verslag maakt onderdeel uit van het Burgerjaarverslag en wordt gepubliceerd.
Deze verordening kan worden aangehaald als de "Verordening interne afhandeling van klachten".
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.
Grou, 20 juni 2006.
De raad voornoemd,
de griffier, M. Frensel
de voorzitter, P. Schadd-de Boer