| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Oost |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het stadsdeel Oost-Watergraafsmeer van de gemeente Amsterdam |
| Citeertitel | Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het stadsdeel Oost-Watergraafsmeer van de gemeente Amsterdam |
| Vastgesteld door | deelraad |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp |
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-11-2003 | 05-05-2010 | nieuwe regeling |
| ''-'' |
In deze verordening worden de volgende begrippen gedefinieerd:
Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van relevante informatie met als doel het besturen, functioneren en beheersen van het stadsdeel en haar organisatorische eenheden Tevens heeft de administratie het afleggen van verantwoording tot doel.
Financiële organisatie: De financiële administratie maakt deel uit van de algehele administratie en heeft tot doel het zodanig vastleggen en verwerken van aantekeningen inzake de financiële gegevens van de organisatie van de stadsdelen (en eventueel onderdelen) dat een goed inzicht mogelijk is in:
De financieel-economische positie;
Het beheer van vermogenswaarden;
De uitvoering van de begroting;
Het afwikkelen van vorderingen en schulden;
Het afleggen verantwoording in de jaarrekening en tussentijdse rapportages;
Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de doelmatige en rechtmatige werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
Beheer van vermogenswaarden: Het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van vermogenswaarden van het stadsdeel.
Rechtmatigheid: Ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder stadsdeel verordeningen, besluiten van het Dagelijks Bestuur en stadsdeelraad
Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
1. De stadsdeelraad stelt tenminste bij de aanvang van de nieuwe stadsdeelraadsperiode een programma-indeling voor de stadsdeelraadsperiode vast.
2. De stadsdeelraad stelt per programma vast:
De beoogde maatschappelijke effecten;
De te leveren prestaties;
De baten en lasten van het programma.
3. Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten, de te leveren prestaties en de bijbehorende activiteiten.
4. De stadsdeelraad stelt de indicatoren, bedoeld in het vorige lid, vast.
5. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, de beoogde maatschappelijke effecten en de bijbehorende activiteiten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de stadsdeelraad, kunnen worden getoetst.
1. Bij iedere begroting en jaarverslag wordt een overzicht gegeven welke producten uit de productraming onder welke programma’s behoren.
2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de stadsdeelraadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen, die dan bij de begroting expliciet zullen worden gemeld.
1. Het Dagelijks Bestuur biedt voor mei van het begrotingsjaar een kadernota aan over de kaders voor het komend begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze voorjaarsnota worden de bevindingen betrokken de jaarstukken bedoeld in artikel 8 en de beleidsmatige structurele wijzigingen die zijn ontstaan tussen het moment van opstellen van de begroting en de voorjaarsnota.
2. De stadsdeelraad stelt voor juli de voorjaarsnota vast.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die tot doel hebben dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor dat:
De producten van de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde productraming eenvoudig zijn toe te wijzen aan de door de raad vastgestelde programma’s;
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
de lasten resp de baten van de programma’s niet worden over- resp onderschreden. Daar waar lasten en baten van de programma’s worden onderof overschreden, stelt het bestuur de stadsdeelraad hiervan tijdig op de hoogte en legt aan de stadsdeelraad een gemotiveerde begrotingswijziging voor.
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komen.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van het jaarverslag en de jaarrekening, zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de output en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt ze maatregelen tot herstel.
2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de interne toetsing van de sectoren op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening.
3. Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de interne toetsing genoemd in lid 2 indien nodig voor een plan tot verbetering. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
4. De resultaten van de interne toetsing en het plan van verbetering, worden ter kennisgeving aan de stadsdeelraad aangeboden.
1. Het Dagelijks Bestuur stelt eenmaal per jaar de tussentijdse bestuursrapportage (BURAP) op over de realisatie van de programmabegroting van het stadsdeel ten behoeve van de stadsdeelraad.
2. De BURAP wordt uiterlijk vastgesteld in oktober.
3. De inrichting van de BURAP sluit aan bij de programma-indeling van de begroting
4. De BURAP gaat op hoofdlijnen in op afwijkingen van baten en lasten, de geleverde prestaties en de gevolgen op de maatschappelijke effecten
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de prestaties naar de productenrealisatie en naar de programma-verantwoording.
2. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de programma’s inzake de beoogde maatschappelijke effecten, de geleverde prestaties, de bijbehorende baten en lasten en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
3. De stadsdeelraad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt in de programmabegroting zorg voor verwerking van het beleid waartoe de stadsdeelraad heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenraming.
2. De stadsdeelraad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de budgetten en de investeringskredieten.
3. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf de stadsdeelraad en neemt pas een besluit, nadat de stadsdeelraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur te kunnen uiten voor zover het betreft niet bij de begroting vastgestelde verplichtingen1 inzake:
Investeringen groter dan € 100.000;
Aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000;
Het verstrekken van waarborgen en garanties groter dan € 25.000;
1 Verplichting is hier een binding van het stadsdeel met een derde ook wel genoemd een juridisch opeisbare verplichting.
Nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 50.000.
Het totaalbedrag aan verleende waarborgen en garanties worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
Het Dagelijks Bestuur zal jaarlijks op basis van de jaarrekening de nota reserves en voorzieningen actualiseren.
De stadsdeelraad stelt in een afzonderlijke notie het investerings- en afschrijvingsbeleid van het stadsdeel vast. In deze notitie wordt in ieder geval het volgende opgenomen:
1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair in 4 jaar afgeschreven.
2. De materiele activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden overeenkomstig hun economische levensduur lineair afgeschreven. Activa met een aanschafwaarde van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.
3. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, wordt verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimte, parken en overig openbaar groen;
4. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden, bestemmingsreserves of voorzieningen ten laste van de exploitatie gebracht. Op grond van budgettaire overwegingen kan de investering worden geactiveerd. In geval van activering bij stadsdeelraadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven in een door de stadsdeelraad aan te geven tijdsduur.
Voor de totale post inzake openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historisch percentage van oninbaarheid. Het meerdere boven of het mindere onder dit percentage wordt gemotiveerd.
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de stadsdelen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
2. Bij de kostentoerekening bedoelde indirecte kosten worden meegenomen de bijdragen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van betrokken activa, de kapitaalslasten van de in gebruik zijnde activa en voor reinigingsrechten en van afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaalslasten wordt bepaald op basis van het rentetotaal van de uitstaande leningen en bij begroting vastgesteld.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto geactiveerde investeringen in de openbare ruimte
2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor dat de registratie en ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd.
3. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en het (eventuele) plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de stadsdeelraad aangeboden.
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota, op het niveau van de stadsdelen, inzicht geven in de lokale heffingen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de begroting en indien nodig voorjaarsnota nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij zal aandacht worden besteed aan de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen, de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden, de kostendekkendheid van de heffingen, de druk van de lokale belastingen en heffingen, het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid. Verder bevat de nota een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actueel overzicht van tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.
2. Voor het vaststellen van de hoogte van de stadsdeel tarieven, heffingen en prijzen door de stadsdeelraad, verstrekt het Dagelijks Bestuur aan de stadsdeelraad per verordening waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, de actueel geraamde hoeveelheden per door het stadsdeel verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de door het stadsdeel verstrekte diensten.
3. Bij de begroting en jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per stadsdeelheffing, het volume en bedrag aan kwijtscheldingen, de kostendekkendheid van de afvalstoffenheffing, de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota inzicht geven in het weerstandsvermogen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de, jaarrekening en indien noodzakelijk in de Voorjaarsnota, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald.
2. Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang met enige kwantificering van risico. Het Dagelijks Bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in lid 1.
3. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en jaarverslag de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in de een kaderstellende nota inzicht geven in het onderhoud van kapitaalgoederen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de jaarrekening en indien noodzakelijk in de Voorjaarsnota nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt het kader weergegeven voor de inrichting van het onderhoud en beoogde onderhoudsniveau voor de openbare ruimte en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
2. Ook zal het Dagelijks Bestuur eens in de vier jaar in een kaderstellende nota aandacht besteden aan onderhoud gebouwen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de, jaarrekening en indien noodzakelijk in de Voorjaarsnota dit onderwerpnader worden uitgewerkt en geactualiseerd. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en bijbehorende kosten aan de stadsdeel gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
3. Bij de begroting en jaarverslag doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbare ruimte en gebouwen.
1. Inzake het thema bedrijfsvoering zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota de algemene kaders worden weergegeven. In de begroting, en indien nodig in de Voorjaarsnota zal deze nota verder worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt speciale aandacht besteed aan de relatie tussen het stadsdeel apparaat en de inwoners van het stadsdeel.
2. Bij de begroting en jaarverslag doet het Dagelijks Bestuur in de bedrijfsvoeringparagraaf verslag over de onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
1. Het Dagelijks Bestuur biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verbonden partijen aan. De stadsdeelraad stelt de nota vast uiterlijk binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.
2. Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.
3. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.
4. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.
1. Het Dagelijks Bestuur zal in de begroting in relatie tot de kaders van het Ontwikkelingsbedrijf Amsterdam aandacht besteden aan het grondbeleid. Hierbij kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen:
De relaties met de programma’s van de begroting;
De strategische visie van het toekomstig grondbeleid van het stadsdeel;
De te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
De voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
De uitgiften van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
2. In de paragraaf grondbeleid van het jaarverslag wordt ingegaan op de uitvoering van de in de begroting voorgenomen grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen, zoals winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.
Het kader voor de verstrekking van stadsdeel subsidies is vastgelegd in de subsidieverordeningen van het stadsdeel. Indien het kader van de subsidieverstrekking actualisatie behoeft, dan is een aanpassing van de subsidieverordening vereist. Het Dagelijks Bestuur zal zorgdragen voor een dergelijke actualisatie van de subsidieverordening.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor dat:
De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan de Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
De vereiste informatie verstrekt wordt aan de gemeente Amsterdam, het Rijk, de Provincies en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan stadsdelen.
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het stadsdeel als geheel; het Dagelijks Bestuur van het Stadsdeel stelt mede daartoe een uitvoeringsregeling vast over de informatiebeveiliging en privacy, conform de in de centrale stad geldende maatregelen.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, kapitaalgoederen, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast:
Een eenduidige indeling van de stadsdeelorganisatie;
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid en tijdigheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
De regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van interne leveringen.
de te maken afspraken met de organisatie-eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatie-eenheden
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, alsmede de algemene inkoopvoorwaarden van het stadsdeel en de voorwaarden voor aanbesteding van werken van het stadsdeel.
Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het stadsdeel Oost-Watergraafsmeer van de gemeente Amsterdam"
Artikelsgewijze toelichting op verordening artikel 212 GW
Artikel 2. Programmabegroting
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de stadsdeelraad tot uiting komt. De stadsdeelraad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop de stadsdeelraad wil sturen en controleren.
In het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 was de indeling van de begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is dat niet meer zo. Het stadsdeel bepaalt nu zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Zo kan de stadsdeelraad programma’s indelen naar doelgroepen of indelen volgens de pijlers van het grote stedenbeleid. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de stadsdeelraad de indeling vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele stadsdeelraadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de stadsdeelraad de indeling wijzigen.
Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk indicatoren nodig zijn. Aan de hand van die indicatoren kan de stadsdeelraad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de stadsdeelraad de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen. In het dualistisch bestel zal de stadsdeelraad de w-vragen zoveel mogelijk zelf beantwoorden;.
Artikel 3. Producten
De stadsdeelraad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het Dagelijks Bestuur - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording – een productraming op. Het Dagelijks Bestuur is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting. De stadsdeelraad kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting en verantwoording een overzicht wil hebben van welke producten er bij de programma’s horen. Dit wordt geregeld in het eerste lid.
Artikel 4. Kaders begroting
De artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt, zoals in de meeste gemeenten gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de stadsdeelraad, is het logisch dat de stadsdeelraad expliciet een budgettair en beleidsmatig kader vaststelt.
Artikel 5. Uitvoering begroting
In artikel 5 legt de stadsdeelraad het Dagelijks Bestuur een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het Dagelijks Bestuur de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. In het duale stelsel geeft de stadsdeelraad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het Dagelijks Bestuur.
Artikel 6. Interne controle
De stadsdeelraad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de stadsdeelraad de zekerheid dat het Dagelijks Bestuur aan de eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen. Deze verordening geeft in het eerste lid aan het Dagelijks Bestuur de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In het tweede lid van artikel 6 geeft de stadsdeelraad aan, welke onderzoeken hij nodig acht om de eisen van controle te waarborgen en met welke frequentie deze onderzoeken worden uitgevoerd.
Het derde en vierde lid regelt dat het Dagelijks Bestuur op grond van de uitkomsten van de onderzoeken bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft en dat de stadsdeelraad over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt gebracht.
De genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van het Dagelijks Bestuur naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 213a Gemeentewet.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage
Artikel 7 regelt wanneer de stadsdeelraad tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar wordt gerapporteerd. Door het vastleggen van de datum in het artikel kan de stadsdeelraad een maximale termijn vastleggen, waarbinnen de tussenrapportage wordt samengesteld en opgeleverd.
In het derde lid van het artikel worden kaders gegeven voor de inrichting van de tussenrapportage. In het vierde lid geeft de stadsdeelraad aan waarover zij in elk geval in de tussenrapportage wil worden geïnformeerd. Om de stadsdeel organisatie niet op te zadelen met een rapportagecircus is het natuurlijk wel zaak, dat de tussenrapportage beknopt en overzichtelijk is
Artikel 8. Jaarverslag
Artikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het Dagelijks Bestuur, cq. de controle van de stadsdeelraad daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het derde lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.
Artikel 9. Tussentijdse informatieplicht
Dit artikel gaat in op de informatieplicht van het Dagelijks Bestuur voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen activiteiten. De stadsdeelraad autoriseert het Dagelijks Bestuur met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door het Dagelijks Bestuur uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het Dagelijks Bestuur de informatieplicht uit het vierde lid artikel 169 Gemeentewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het Dagelijks Bestuur met ingrijpende gevolgen voor het stadsdeel wint het Dagelijks Bestuur eerst het gevoelen van de stadsdeelraad in. De stadsdeelraad schrijft nu in dit artikel voor welke privaatrechtelijke rechtshandelingen in elk geval vooraf aan de stadsdeelraad moeten worden gemeld. De stadsdeelraad perkt hiermee de beoordelingsvrijheid in van het Dagelijks Bestuur door zelf te bepalen wat belangrijk genoeg is om vooraf aan de stadsdeelraad mee te delen. De stadsdeelraad schept op deze wijze echter ook zekerheid voor het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur weet welke informatie hij in elk geval vooraf aan de stadsdeelraad dient mee te delen. Het haalt mogelijke misverstanden en politieke spanningen uit de lucht. Voor verschillende privaatrechtelijke rechtshandelingen kunnen in de verordening limietbedragen worden ingevuld. Bij de rechtshandelingen boven deze limieten wordt het Dagelijks Bestuur verplicht vooraf het gevoelen van de stadsdeelraad in te winnen. Beneden deze bedragen blijft overigens de informatieplicht voor het Dagelijks Bestuur gelden, zoals neergelegd in artikel 169, vierde lid, Gemeentewet, dat wil zeggen dat het Dagelijks Bestuur gehouden is de stadsdeelraad te informeren over het gebruik van Dagelijks Bestuursbevoegdheden indien er om welke reden dan ook ingrijpende gevolgen zijn te verwachten. Een andere mogelijkheid voor de vormgeving van dit artikel is het uitdrukken van de limieten in percentages van het begrotingstotaal.
Het is natuurlijk wel zaak dat de limietbedragen in de verordening voldoende hoog zijn vastgesteld, zodat het Dagelijks Bestuur niet bij elke kleine zaak eerst de stadsdeelraad hoeft te raadplegen. Hierdoor zou kostbare tijd van de stadsdeelraad en het Dagelijks Bestuur verloren gaan en de handelingsvrijheid van het Dagelijks Bestuur worden gefrustreerd. Iets wat de dualiseringsoperatie juist probeert te voorkomen. De stadsdeelraad en het Dagelijks Bestuur zullen steeds afwegen de kosten die aan de informatievoorziening is verbonden versus het nut, de toegevoegde waarde ervan. Al snel namelijk wordt er in de praktijk een overvloed aan informatie gevraagd.
Artikel 10. Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een stadsdeel. Het eigen vermogen van een stadsdeel bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de stadsdeelraad. Artikel 10 bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur jaarlijks bij het opmaken van de rekening kritisch kijkt naar de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen. Het Dagelijks Bestuur kan bijvoorbeeld in haar rekeningcirculaire beleid ontwikkelen ten aanzien van het instandhouden en vrijvallen van reserves en voorzieningen. Bij het opmaken van de jaarrekening dient dan te worden gecontroleerd of de in de rekeningcirculaire voorgeschreven beleid wordt nageleefd.
Artikel 11. Waardering & afschrijving vaste activa
De verordening bevat volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval de "regels voor waardering en afschrijving activa". Artikel 11 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiele vaste activa worden onderverdeeld in materiele vaste activa met economisch nut en materiele vaste activa met alleen maatschappelijk nut.
Het eerste lid bepaalt, dat de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief lineair worden afgeschreven in 4 jaar. Deze immateriële activa mogen volgens het "Besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincies" ook ineens ten laste van het resultaat worden gebracht. Er geldt een maximale afschrijvingstermijn van 5 jaar voor de kosten van onderzoek en ontwikkeling. De stadsdeelraad kan de afschrijvingstermijn en wijze op deze plaats in de verordening vastleggen. Hier is gekozen om dit niet in deze verordening te doen, maar dit op te nemen in de genoemde beleidsnota Het tweede lid geeft een richtlijn voor de afschrijvingstermijnen van de materiele vaste activa met economisch nut. De afschrijvingswijze van deze activa is lineair. De afschrijvingstermijnen kunnen worden afgestemd op de specifiek stadsdeel situatie. De maat voor de afschrijvingstermijnen is de economische levensduur. Het derde lid geeft een opsomming van de activa van het stadsdeel, welke slechts een maatschappelijk en geen economisch nut hebben. Investeringen in vaste activa met alleen maatschappelijk nut mogen ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht. Deze investeringen genereren geen inkomsten en brengen bij verkoop geen geld op. Activering van deze activa geeft een opwaartse vertekening van het eigen vermogen. Het is de bedoeling dat de verordening een limitatieve opsomming geeft. Het vierde lid bepaalt, dat activa met alleen maatschappelijk nut onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. In gevallen van budgettaire afweging mogen dergelijke investeringen met toestemming van de stadsdeelraad worden geactiveerd. Dit kan nodig zijn ingeval een stadsdeel een (aantal) zeer grote investering in de openbare ruimte wil uitvoeren. Een stadsdeel kan bij een dergelijk (meerjarige) investering de begroting mogelijk niet sluitend krijgen. Dit is echter wel verplicht. Artikel 189 Gemeentewet bepaalt namelijk, dat de begroting in enig jaar in evenwicht is, dan wel evenwicht in de eerstvolgende jaren tot stand wordt gebracht. In een dergelijk geval kan activering van deze investeringen uitkomst bieden.
Artikel 12. Waardering oninbare vorderingen
Artikel 12 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Hierbij is gekozen om als regel een voorziening te treffen op basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, Indien dit naar mening van het dagelijks bestuur niet toereikend is kan een gemotiveerd voorstel worden gedaan
Artikel 13. Kostprijsberekening
In artikel 13 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, let b Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke besluitvorming door de stadsdeelraad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.
Artikel 13, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product toe te rekenen kosten ook de indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de vervaardiging van het product, worden meegenomen voor de kostprijsbepaling. De salariskosten van de stadsdeelvoorzitter hoeven dus niet worden meegenomen voor de kostprijsberekening van de afvalstoffenheffing. Het toe te rekenen deel van de overhead van de sector van het stadsdeel waaronder de afvalinzameling valt dient dus wel worden meegenomen in de kostprijsberekening.
Artikel 229b, lid 2, Gemeentewet stelt, dat bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor bepaling van de geraamde kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief of de heffing mogen worden meegenomen. Veel gemeenten hanteren daarnaast het mechanisme van rentetoerekening over de reserves en de voorzieningen aan in gebruik zijnde kapitaalgoederen. Artikel 13, lid 2 van de modelverordening bepaalt, dat deze beide kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van de geraamde kostprijs. Indien is gekozen voor het systeem van het toerekenen van bespaarde rente dan is het verplicht deze rente als lasten mee te nemen in de kostprijs.
Op grond van lid 2 wordt ook meegenomen de kosten compensabele BTW voor, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor dit soort heffingen is echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen mogen worden in de kostprijsberekening, omdat het stadsdeel deze kosten wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd.
Het rentepercentage van de toerekening van kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de kostprijs. Indien men voor de bouw van een school een lening heeft afgesloten, kan men er voor kiezen de rentelasten op de kosten van het schoolgebouw te laten drukken. Dit wordt in de gemeentelijke boekhouding bereikt door de zogenaamde rente-omslagmethode. Het rentepercentage dat wordt gehanteerd bij de omslagmethode, is van invloed op de kostprijs. Het rentepercentage valt zodoende onder het budgetrecht van de stadsdeelraad. Daarnaast is bij de rente-omslag van de kapitaallasten toerekening van de bespaarde rente over het eigen vermogen toegestaan.
Artikel 14. Registratie bezittingen en activa
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het Dagelijks Bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Artikel 15. Lokale heffingen
Het nieuwe artikel 212 Gemeentewet eist in het tweede lid, onderdeel b, dat de verordening 212 Gemeentewet minimaal de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet en in rekening te brengen heffingen als bedoeld in artikel 15.33 Wet milieubeheer. In dit artikel is er voor gekozen om als uitgangspunt van het financieel beleid de grondslagen voor de bepaling van heffingen, tarieven en prijzen in het algemeen te verankeren. Zo zijn ook opgenomen regels voor de bepaling van de lokale belastingen.
Het eerste lid van artikel 15 regelt, dat het Dagelijks Bestuur eens in de vier jaar in een kaderstellende nota aandacht besteden aan de lokale heffingen. De nota bevat onder andere een overzicht van de overige verordeningen, waarin heffingen, tarieven en prijzen zijn vastgelegd. Zo kan de stadsdeelraad op grond van de nota ook de actualisatie van deze verordeningen agenderen. Artikel 229b Gemeentewet en artikel 15.33 Wet milieubeheer stellen echter randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en heffingen. Behalve tarieven voor het geven van vermakelijkheden en belastingen mogen de tarieven en heffingen niet het bedrag van de geraamde kostprijs te boven gaan. Voor het vaststellen van de hoogte van de verschillende tarieven en heffingen heeft de stadsdeelraad dus de geraamde kostprijs per tarief c.q. heffing nodig.
In afwijking van de voorgaande alinea is, bij meer producten en diensten opgenomen in één verordening, het mogelijk dat een bepaald product hoger wordt geprijsd dan de geraamde kostprijs zolang het totaal van de geraamde opbrengst de totale kosten van de in de verordening genoemde producten en diensten niet overschrijdt. Dit is het geval bij de leges, welke in de regel bijeen worden gebracht in één legesverordening.
Voor inzicht in de hoogte van de baten in begrotingstechnische zin heeft de stadsdeelraad ook informatie nodig over de geraamde afzet in hoeveelheid. Het tweede lid regelt, dat het Dagelijks Bestuur de geraamde kostprijs per verordening en de geraamde hoeveelheden per product/dienst aan de stadsdeelraad verstrekt voor vaststelling van de heffingen, tarieven en prijzen. Het derde lid regelt over welke feiten aangaande de lokale lasten de stadsdeelraad in elk geval in de verplichte paragraaf lokale heffingen bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. Hier kan de stadsdeelraad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de lokale lasten en heffingen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten schrijft de minimumeisen voor die in de paragraaf worden vermeld, namelijk:
de geraamde inkomsten;
het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;
een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;
een aanduiding van de lokale lastendruk;
een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.Daarnaast kan men bijvoorbeeld opnemen:
de kostendekkendheid van de rioolrechten, reinigingsheffing en afvalstoffenheffing;
de lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudens, meerpersoonshuishoudens en bedrijven;
het aantal en het bedrag aan kwijtscheldingen;
de waardeontwikkeling van onroerende zaken in het stadsdeel.
Artikel 16. Weerstandsvermogen
Een stadsdeel loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan een stadsdeel zich verzekeren, voorzieningen treffen of anderszins opvangen. Voor een deel van de risico’s is dit echter niet het geval.
Daarnaast kiezen gemeenten er soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico’s eigen risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico’s te verzekeren. De niet verzekerde risico’s hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties. Het is dus zaak voor een stadsdeel, dat ze zich bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico’s is echter niet mogelijk. Waar gewerkt wordt vallen spaanders. Niet verzekerde risico’s die zich voordoen, dient het stadsdeel op te vangen met het eigen vermogen, door belastingverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.
Het eerste lid van artikel 17 eist dat het Dagelijks Bestuur eens in de vier jaar in een nota uiteenzet hoe het Dagelijks Bestuur omgaat met de inventarisatie en beheersing van risico’s. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen van het stadsdeel worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden.
Ieder Dagelijks Bestuur kan zelf invulling geven hoever hij met deze regels wil gaan. Het Dagelijks Bestuur dient in deze nota de risico’s kwantificeren en aan de hand ervan het gewenste weerstandscapaciteit bepalen.
Het tweede lid regelt over welke risico’s en hun financiële consequenties de stadsdeelraad in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken wordt geïnformeerd. Het "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten" verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, namelijk:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
een inventarisatie van de risico’s;
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen
In artikel 17 stelt de stadsdeelraad regels voor de begrotings- en verantwoordingsinformatie aan de stadsdeelraad over het onderhoud aan kapitaalgoederen. De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste en het tweede lid regelen, dat er in nota’s in wordt gegaan op het onderhoud van de verschillende categorieën kapitaalgoederen. Hierbij kan op de stand van zaken worden ingegaan en kan de stadsdeelraad de kaders voor het toekomstig beleid uiteenzetten.
Het stadsdeel kan er voor kiezen om voor de diverse soorten kapitaalgoederen geen afzonderlijke nota op te stellen, maar deze soorten kapitaalgoederen te bundelen in één nota. Artikel 17, derde lid, regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de stadsdeelraad in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de jaarstukken in elk geval geïnformeerd wordt. Hier kan de stadsdeelraad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het onderhoud kapitaalgoederen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten schrijft enige feiten voor, die in de paragraaf worden vermeld. Namelijk het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling daarvan in de begroting van het onderhoud wegen, het onderhoud riolering, het onderhoud water, het onderhoud groen en het onderhoud gebouwen.
Artikel 18. Bedrijfsvoering
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het Dagelijks Bestuur. Hierover wordt de stadsdeelraad niet apart over geïnformeerd. Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering de stadsdeelraad in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd wordt. In dit artikel kan de stadsdeelraad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de middelen bedrijfsvoering. Als leidraad kan het in het Stadsdeel gehanteerde kwaliteitsmodel dienen Aan de orde komen dan:
De resultaatgebieden:
De door de organisatie te realiseren in- en externe doelen De klant- en partnertevredenheid (of ook de wijze waarop het stadsdeel als organisatie omgaat met zowel de klanten als andere partners in de keten)
De medewerkerstevredenheid
De wijze waarop het stadsdeel als organisatie omgaat met maatschappelijke ontwikkelingen (interne milieuzorg, bieden van stageplaatsen)
De Organisatiegebieden
De effectiviteit en efficiency van de processen
Strategie en beleid
Medewerkers
Inzet en gebruik van middelen
Leiderschap
En de wijze waarop permanent wordt omgegaan met het verbeteren van de kwaliteit van de resultaat en organisatiegebieden
Artikel 19. Verbonden partijen
Artikel 19 stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partijen. In een nota wordt eens in de vier jaar ingegaan op de kaders voor het toekomstig beleid. Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van het stadsdeel schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het voornemen om een financieel belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van het stadsdeel aantast. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s. Ingevolge het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.
Artikel 20. Grondbeleid
Een belangrijke taak van het stadsdeel is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. In de begroting of in een kaderstellende nota wordt hiertoe de kaders bepaald voor het toekomstig grondbeleid. Het tweede lid van artikel 20 schrijft de feiten voor aangaande het grondbeleid waarover in elk geval in de verplichte paragraaf grondbeleid wordt gerapporteerd.. Dit naast de verplichtingen die het Besluit begroting en verantwoording voorschrijft. Het besluit schrijft voor:
een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;
een aanduiding van de wijze waarop het stadsdeel het grondbeleid uitvoert;
een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;
een onderbouwing van de geraamde winstneming;
de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s van de grondzaken.
Daarnaast kan men denken aan:
huidige vastgoedpositie;
de aan- en verkoop van vastgoed;
de deelname in PPS-constructies;
de geraamde kosten en opbrengsten per in ontwikkeling genomen project;
in erfpacht uitgegeven gronden;
inkomsten erfpacht en bijstelling erfpachtvergoedingen.
Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening geëiste informatie de belangen van het stadsdeel schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het opnemen van de financiële onderhandelingsruimte in de begroting voor de aankoop van een stuk grond. Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van het stadsdeel aan. Zulke gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.
Artikel 21. Verstrekking subsidies
Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die de kaderstellende rol en het budgetrecht van de stadsdeelraad raakt, betreft de verstrekking van gemeentelijke subsidies. Hiervoor is geen paragraaf bij de begroting en de jaarstukken opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een subsidie slechts door een bestuursorgaan kan worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift. Het voorschrift regelt voor welke activiteiten subsidies kunnen worden verstrekt. Voor incidentele gevallen met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar geldt het bovengenoemde vereiste niet. De stadsdeelraad heeft in de regel op grond van deze wettelijke bepaling een subsidieverordening vastgesteld. In dit artikel is dit dan ook vastgelegd.
Artikel 22. Administratie
In artikel 22 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van het stadsdeel. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens dienen te voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het Dagelijks Bestuur. Deze zal deze zaken wel in een besluit vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 23, 24 en 25.
Artikel 23. Financiële administratie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Het gaat hier echter ook om alle registraties die van belang zijn voor het afleggen van verantwoording. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie worden gegevens aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de stadsdeelraad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.
Artikel 24. Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het Dagelijks Bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het Dagelijks Bestuur, waaraan hij zich dient te houden. In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van het stadsdeel en de toewijzing van functies aan functionarissen. In het onderdeel c worden eisen gesteld aan de volmacht en mandaat daarover.
Artikel 25. Inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 25 legt aan het Dagelijks Bestuur de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
Artikel 26. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel 212 Gemeentewet opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening artikel 212 Gemeentewet bij alle gemeenten op het begrotingsjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarrekening van 2003.
Artikel 27. Citeertitel
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de bestuurlijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.