| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Oost |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening fractieondersteuning Stadsdeel Oost-Watergraafsmeer |
| Citeertitel | Verordening fractieondersteuning 2002 |
| Vastgesteld door | deelraad |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp |
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2002 | 05-05-2010 | nieuwe regeling |
| ''-'' |
1. De fracties, zoals bedoeld in het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 3000 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 300 per raadszetel.
1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
opleidingen voor raads- en commissieleden.
1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.
2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 4, derde lid.
1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage
a.
bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
b.
bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 1, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.
1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.
2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 1.
3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 6 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.
4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.
6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.
1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.
2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de raad.
3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
de wijziging van de reserve;
de resterende reserve;
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 2002;
Toelichting
Artikel 1
De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 2
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
Artikel 3
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Artikel 4
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Artikel 5
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeelt wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeelt moet worden.
Artikel 7
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en zal het derde lid aangepast moeten worden.
Inleiding
Artikel 33 van de Gemeentewet, lid 2 bepaalt: ‘de in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op ondersteuning’. In artikel 14 van de Verordening op de stadsdelen wordt dit artikel ook op de stadsdeelraad van toepassing verklaard.
De deelraad dient uiterlijk 7 maart 2003 een verordening vast te stellen waarin de fractieondersteuning is vastgelegd. De wijze waarop dit moet worden ingevuld, is niet aangegeven. Dit een zaak van de gemeenten zelf.
Huidige situatie
In het stadsdeel zijn de volgende vormen van fractieondersteuning:
1. Vergaderruimte
2. Kopieerfaciliteit
3. Fractiekamer
4. Fractiebudget
Toelichting:
1. De fracties kunnen hun fractievergadering in het stadsdeelskantoor houden op momenten dat het kantoor geopend is
2. De fracties kunnen (gratis) gebruik maken van de kopieerfaciliteit van bestuurszaken, overigens is hier niets formeel over geregeld
3. De fractiekamer wordt gedeeld met de flex-plek (thans kamer 159); in de praktijk wordt er van de fractiekamer geen gebruik gemaakt. De fractiekamer heeft ook geen leeskamerfunctie.
4. Het fractiebudget is in 1998 ingesteld, voornamelijk met de bedoeling om hieruit duo’s een tegemoetkoming te kunnen geven. Het budget bedraagt thans ….
Fractieondersteuning onder dualisme
Met de dualisering van het stadsdeelbestuur is er voor gekozen om de raad een krachtige ‘tegenmacht’ van het dagelijks bestuur te laten zijn. Dit betekent een steviger invulling van de dualistische instrumenten en daarmee ook voor een steviger ondersteuning.
De eerste twee bestaande vormen van ondersteuning kunnen worden gecontinueerd. Niet elke fractie blijkt er behoefte aan te hebben om in het stadsdeelkantoor te vergaderen. De een heeft een eigen vergaderruimte (zoals Meerbelangen) en andere fracties doen het in een huiskamer. Maar voor de fracties die het willen staat het stadsdeelkantoor open.
De kopieerfaciliteit is een soort gewoonterecht, maar hier is niets over geregeld. Het lijkt voor de hand te liggen om fracties deze faciliteit nadrukkelijker aan te bieden, waarbij dan wel enkele afspraken gemaakt moeten worden m.b.t. de aard van het aangeboden kopieerwerk, nl. dat het wel op fractiewerk betrekking moet hebben.
De fractiekamer-faciliteit zal beter uitgewerkt moeten worden. Permanent beschikbaar, een computer met internetverbinding, bureaus en vergadertafel, alsmede een adequate leeskamerfunctie.
Het fractiebudget tenslotte zal verhoogd moeten worden, omdat hiermee fracties naar eigen inzicht hun werk kunnen laten ondersteunen.
Fractiebudget
Hoewel de raad bij het vaststellen van een totaalbudget een keuze maakt voor de mate waarin fractieondersteuning wordt toegekend, betekent dit niet dat elke fractie er eenzelfde uitwerking aan zal geven. Bij de organisatie van de ondersteuning is het wenselijk deze zo in te richten dat iedere fractie, binnen bepaalde kaders, haar eigen richting kan kiezen. Die kaders, vastgelegd in een verordening, hebben betrekking op zaken die in elk geval geregeld moeten zijn. Hierbij gaat het om de verdeling van de budgetten, de voorwaarden waaronder deze besteed mogen worden en verantwoording en controle van de bestedingen.
In de klankbordgroep is al gesproken over de opzet van het fractiebudget. Daarbij ontstond overeenstemming over een budget dat uit twee componenten bestaat:
een vast bedrag per fractie
plus
een bedrag per fractielid.
Het ligt voor de hand om in een verordening een aantal voorwaarden voor de besteding van het fractiebudget vast te leggen.
Hiermee kan de raad aangeven waaraan fracties hun budget mogen besteden en kunnen die zaken genoemd worden waarvoor het fractiebudget absoluut niet bedoeld is.
Daarbij kan worden gedacht aan zaken als:
het inhuren van extern advies
het in dienst nemen van een fractieassistent, fractiesecretaris of ander personeel
voorlichtingsactiviteiten van de fractie
het ondersteunen van het volksvertegenwoordigende activiteiten van de fractie
In de verordening kan de raad ook beperkingen aangeven ten aanzien van zaken waaraan het fractiebudget besteed mag worden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de volgende zaken:
een verbod op het aanwenden van het budget voor campagne- dan wel partijbelangen
een verbod op het inzetten van het budget ten behoeve van controle of contra-expertise; dit om vermenging met het onderzoeksbudget van de raad te voorkomen.
Tenslotte kan de raad aangeven wat wettelijk gezien zaken zijn die van de vaste onkostenvergoeding van raadsleden betaald horen te worden. Voor dergelijke persoonlijke onkosten van raadsleden is fractieondersteuning niet bestemd. Indien voor dergelijke onkosten toch aanvullende financiële middelen door de gemeente worden verstrekt, kan dit zelfs (negatieve) fiscale gevolgen voor raadsleden hebben.
Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor cursussen, congressen en opleidingen. Politieke ambtsdragers kunnen individueel aanspraak maken op vergoeding van de kosten. Individuele aanspraken kunnen niet via fracties bekostigd worden. Ook kunnen fracties geen beslissende rol spelen in individuele aanspraken. Het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en het nieuwe stelsel voor onkostenvergoedingen voorzien in de realisatie van de individuele aanspraken.
Opleidingen die gericht zijn op het functioneren van de fractie als geheel en door alle fractieleden gevolgd worden, kunnen hier een uitzondering op vormen en eventueel wel vanuit een fractiebudget vergoed worden.
Verantwoording en controle van bestede budgetten
Indien de raad er voor kiest om fracties een eigen budget toe te kennen, is enige vorm van controle op de doelmatigheid van de bestede gelden wenselijk. In de verordening kan de verplichting worden opgenomen om jaarlijks, voor een vaste datum na afloop van een begrotingsjaar, een schriftelijke verantwoording in te dienen. Controle kan plaatsvinden tezamen met de controle op de jaarstukken, door de accountant. Hierbij kan er ook voor gekozen worden bij wijze van steekproef jaarlijks het kostenoverzicht van een door loting te bepalen fractie te (laten) controleren. In de verordening kan een bepaling worden opgenomen die aangeeft dat als onterechte uitgaven worden geconstateerd, deze kosten bij de betreffende fractie worden gedeclareerd. Het is dan raadzaam een termijn aan te geven waarbinnen terugbetaling dient plaats te vinden. Om de controle gestructureerder te laten verlopen, kan fracties ook gevraagd worden vooraf een plan en een begroting over de inzet van het toegekende budget in te dienen.