Gedragscode dagelijks bestuur Stadsdeel Zeeburg

Inleiding

Aan het Dagelijks Bestuur is het dagelijks bestuur van het stadsdeel toevertrouwd. De stadsdeelwethouders vervullen hun functie op basis van een politiek mandaat. Voor elk van hen en voor het Dagelijks Bestuur als geheel zijn de belangen van het stadsdeel het primaire richtsnoer, De stadsdeelwethouders realiseren zich daarbij dat zij als vertegenwoordiger van het publiek belang een voorbeeldfunctie hebben. Hun gedrag en beleidsbeslissingen dienen daarom door doelmatigheid maar evenzeer door bestuurlijke integriteit te worden gekenmerkt.

Bestuurlijk integriteit houdt in dat bestuur de verantwoordelijkheid aanvaarde die met hun bestuursfunctie is gegeven en bereid zijn om daarover verantwoording af te leggen, tegenover de stadsdeelraad, tegenover collega-bestuurders, en tegenover degenen ten dienste van wie zij  hun functie vervullen. Bestuurlijke integriteit en verantwoordelijkheid kunnen met een aantal kernbegrippen nader worden ingevuld.

Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit

Dienstbaarheid

Met hun bestuursfunctie staan leden van het Dagelijks Bestuur aan de frontlijn van de dienst aan het stadsdeel. Inzet voor de belangen van het stadsdeel en van burgers dient daarom het kenmerk te zijn van hun handelingen.

Functionaliteit

Handelingen van leden van het Dagelijks Bestuur dienen een aanwijsbaar verband te hebben met de functie die zij vervullen in het stadsdeelbestuur en met het stadsdeelbelang als primaire richtsnoer.

Onafhankelijkheid

Leden van het Dagelijks Bestuur vermijden verhoudingen waarin hun persoonlijke belangen of belangen van groepen waarmee zij in contact staan enerzijds en de belangen van het stadsdeel anderzijds door elkaar lopen of kunnen lopen. Voorzover het in hun vermogen ligt, vermijden zij zelfs de schijn van belangenverstrengeling.

Openheid

Gegeven de democratische verhoudingen waarbinnen het openbaar bestuur opereert en de verantwoordingsbereidheid die van bestuurders wordt verwacht, is openheid ten aanzien van handelingen en handelingsredenen een noodzakelijke vereiste.

Terughoudendheid

In het licht van hun voorbeeldfunctie in de omgang met publieke middelen vermijden leden van het Dagelijks Bestuur gedragingen die als luchthartig geïnterpreteerd kunnen worden.

Vertrouwelijkheid

Kennis en informatie waarover leden van het Dagelijks Bestuur uit hoofde van hun functie beschikken, wordt door hen op een zodanig wijze aangewend dat daarbij geen belangen van het stadsdeel of van derden worden geschaad.

Zorgvuldigheid

Leden van het Dagelijks Bestuur verplichten zich ertoe aan alle individuen en instanties waarmee zij in de uitoefening van hun functie contact hebben, respect te tonen, gelijke rechten toe te kennen en passende zorg te besteden.

De hier omschreven kernbegrippen dienen als achtergrond en toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken voor de leden van het Dagelijks Bestuur. Gedragingen dienen de toets van de kernbegrippen te kunnen doorstaan.

Afspraken

Uitnodigingen voor lunches, diners en recepties

De leden van het Dagelijks Bestuur hebben contacten met andere overheden, het bedrijfsleven en de burgers waar de stadsdeelraad en het publiek niet altijd rechtstreeks zicht op hebben. De werkzaamheden van een bestuurders brengen met zich mee dat een netwerk in stand gehouden moet worden. In dit kader is er regelmatig sprake van uitnodigingen voor lunches, diners en recepties die men ontvangt uit hoofde van de functie.

Bij het accepteren van uitnodigingen voor diners e.d. van relaties van het stadsdeel kunnen de leden van het Dagelijks Bestuur immer het belang van het contact verantwoorden.

Omgekeerd kan ook het stadsdeel en kunnen de leden van het Dagelijks Bestuur afzonderlijk relaties uitnodigen; voor dekking van de kosten is een representatiebudget aanwezig. In alle gevallen dient het belang dat het stadsdeel heeft bij deze uitnodigingen, verantwoord te kunnen worden.

Een uitnodiging door een lid of leden van het Dagelijks Bestuur van de eigen of verwante politieke groepering wordt altijd vooraf besproken in het dagelijks bestuur.

Uitnodigingen voor reizen, verblijven en werkbezoeken

De ambtsuitoefening van stadsdeelwethouders brengt uitnodigingen met zich mee. Hieronder zijn ook uitnodigingen voor (buitenlandse) reizen, verblijven en werkbezoeken. Invitaties voor reizen, verblijven en werkbezoeken op kosten van derden worden altijd besproken in het dagelijks bestuur. Bij de besluitvorming dient het stadsdeelbelang een doorslaggevende factor te zijn. Voorwaarde om op een uitnodiging in te gaan, is de controleerbaarheid en verifieerbaarheid. Van buitenlandse reizen wordt een reisverslag overlegd. Het Dagelijks Bestuur is gemachtigd een (reis)programma aan te passen. Ten aanzien van (buitenlandse) reizen en werkbezoeken op kosten van het stadsdeel worden richtlijnen inzake rechten, plichten en faciliteiten opgesteld. De stadsdeelsecretaris ziet erop toe dat aan de vereiste voorwaarden inzake reizen wordt voldaan.

Aanname geschenken en faciliteiten aangeboden door derden

Bestuurders krijgen regelmatig geschenken of faciliteiten aangeboden, waarbij het de intentie is om een goede relatie met het Stadsdeel Zeeburg te onderhouden. Daartoe behoren geschenken die bestuurders ontvangen in verband met hun optreden bij officiële gelegenheden en geschenken en faciliteiten die alleen zijdelings verband houden met de uitoefening van de functie. Al deze geschenken worden aangemerkt als stadsdeeleigendom.

Wel kan er in de praktijk op verschillende manieren mee worden omgegaan.

Geschenken en giften, ontvangen uit hoofde van de functie of bij een officieel optreden namens het stadsdeelbestuur, worden aangemerkt als stadsdeeleigendom en als zodanig gemeld aan de stadsdeelsecretaris. Daarop wordt een bestemming in het belang van het stadsdeel voor het geschenk bepaald. Ook geschenken of giften die in het vooruitzicht worden gesteld, worden gemeld. De stadsdeelsecretaris is belast met de zorg voor de registratie van geschenken en giften.

Geschenken aan bestuurders die een waarde vertegenwoordigen van maximaal € 45,00 worden aangemerkt als non-quid-quo-progeschenken, bagatelgiften en behoeven als zodanig niet gemeld c.q. geregistreerd te worden.

Geschenken van relaties van het stadsdeel die op het huisadres worden aangeboden, dienen te worden afgewezen, met uitzondering van bagatelgiften. Geschenken die bij afwezigheid van de desbetreffende stadsdeelwethouder op het huisadres zijn ontvangen worden, met uitzondering van bagatelgiften, altijd gemeld in het dagelijks bestuur.

Faciliteiten, geboden door derden, dienen in verband te staan met het functioneel handelen van bestuurders en kunnen derhalve niet privé worden aangewend.

Het stadsdeel beschikt over een representatiebudget om omwille van de hoffelijkheid ook geschenken en faciliteiten aan te bieden. Ten aanzien van de stadsdeelrepresentatie wordt een richtlijn ontwikkeld.

Nevenwerkzaamheden en genoten vergoedingen

Soms is het een aantoonbaar belang voor het stadsdeel dat bestuurders een nevenfunctie vervullen uit hoofde van het ambt. Deze qualitate qua nevenfuncties -nevenfuncties uit hoofde van het stadsdeelwethoudersambt- moeten worden neergelegd bij het einde van de ambtstermijn. Qualitate qua nevenfuncties zijn herkenbaar aan de hand van de volgende criteria, waarvan ten minste één vervuld moet zijn:

1. aanbeveling, voordracht, keuze of benoeming geschiedt door de stadsdeelraad of het Dagelijks Bestuur;

2. het betreft een functie in een orgaan waarin het stadsdeel deelneemt of waarvan zij deel uitmaakt;

3. er is een aantoonbaar belang voor het stadsdeel dat de nevenfunctie wordt vervuld door een stadsdeelbestuurder;

4. men is benoemd vanuit een andere qualitate qua nevenfunctie.

Een qualitate qua nevenfunctie is feitelijk een functionele nevenfunctie die een bestuurder dientengevolge niet op eigen titel vervult. Daarom worden genoten vergoedingen uit een quallitate qua nevenfunctie gestort in de gemeentekas. Onkosten die men maakt uit hoofde van een qualitate qua nevenfunctie, worden in beginsel door het desbetreffende orgaan vergoed.

Met inachtneming van de wettelijke grenzen kunnen de leden van het Dagelijks Bestuur overige nevenfuncties vervullend die altijd worden gemeld in het Dagelijks Bestuur. Leden van het Dagelijks Bestuur hebben in ieder geval geen qualitate qua nevenfuncties bij rechtspersonen waarmee het stadsdeel een financiële relatie heeft. Alle nevenfuncties zijn openbaar en worden ter inzage gelegd; hierbij wordt tevens vermeld, of het onbezoldigde of bezoldigde functies betreft. Ook een tussentijdse aanvaarding van een nevenfunctie dient gemeld te worden in het Dagelijks Bestuur. De stadsdeelsecretaris ziet toe op de registratie van de nevenfuncties. Een nevenfunctie mag nimmer strijden met het stadsdeelbelang. Dit geldt ook wanneer een lid van het Dagelijks Bestuur plaatsneemt in een comité van aanbeveling. Onkosten, gemaakt vanwege nevenfuncties die niet qualitate qua worden vervuld, komen niet ten laste van het stadsdeel.

Gebruik van stadsdeelvoorzieningen en -faciliteiten en onkostenvergoedingen

Met het oog op de kwaliteit van het gemeentebestuur beschikken leden van het Dagelijks Bestuur over interne voorzieningen van algemene aard, zoals secretariële ondersteuning, werkkamer, computerapparatuur met toebehoren, telefoon, fax, abonnementen op tijdschriften en dagbladen en cursusaanbiedingen. Overige stadsdeelfaciliteiten ten laste van het stadsdeel dienen in verband met de ambtsuitoefening te worden gebruikt, te weten: de consumptieve verstrekkingen op het stadsdeelkantoor, de ter beschikking gestelde mobiele telefoon, dienstfietsen en -auto’s.

Ten aanzien van het gebruik van voorzieningen en faciliteiten wordt/is beleid ontwikkeld.

Bestuurlijke uitgaven kunnen op declaratiebasis aan het lid van het Dagelijks Bestuur worden vergoed. Declaraties en rekeningen moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:

- transparantie: de declaraties en rekeningen zijn overzichtelijk;

- de uitgave valt niet onder de additionele onkostenvergoedingen.

Aan de hand van overzichten ziet de stadsdeelsecretaris toe op het gebruik van stadsdeelfaciliteiten en het declaratiegedrag.

Omgaan met vertrouwelijke informatie

Van de leden van het Dagelijks Bestuur wordt verwacht dat zij vertrouwelijk omgaan met informatie en deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor de informatie bedoeld is. Het oneigenlijk gebruik van kennis, verkregen uit hoofde van het lidmaatschap van het Dagelijks Bestuur, is niet aanvaardbaar; het prevaleren van eigenbelang door creatieve baatzucht of misbruik van voorkennis zijn in dit verband aperte voorbeelden. Een oneigenlijk gebruik wordt mede aanwezig geacht indien vertrouwelijke of geheime informatie openbaar wordt gemaakt, één en ander onder voorbehoud van de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet openbaarheid van bestuur.

Belangenverstrengeling

Het kader om ongewenste belangenverstrengeling van bestuurders tegen te gaan, wordt in de eerste plaats gevormd door bepalingen in de Gemeentewet en de Verordening op de stadsdelen. De in de gedragscode opgenomen bepalingen inzake bestuurlijke integriteit zijn soms een uitleg of een aanvulling op deze wettelijke bepalingen. Aanvullende hebben bestuurders hun eigen verantwoordelijkheid om ongewenste belangenverstrengeling en zelfs schijn daarvan te vermijden.

Privaat-publieke samenwerkingsrelaties verdienen in dit verband bijzondere aandacht. Leden van het Dagelijks Bestuur dienen bij het aangaan van dergelijke contracten (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen te voorkomen.

Leden van het Dagelijks Bestuur doen vrijwillig opgaaf van al hun (toekomstige) financiële belangen -waaronder aandelen, opties en derivaten in ondernemingen waarmee het stadsdeel zaken doet.

Deze financiële belangen zijn openbaar en worden ter inzage gelegd. Ook een tussentijds ontstaan financieel belang dient opgegeven te worden.

Om elke schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan, acht het stadsdeel een “draaideurconstructie” voor leden van het Dagelijks Bestuur slechts beperkt aanvaardbaar. Oud-Dagelijks Bestuursleden worden gedurende een jaar na het eind van de ambtstermijn uitgesloten van het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden bij het stadsdeel.

Primus inter pares: de rol van de stadsdeelvoorzitter

De stadsdeelvoorzitter als gezicht van het stadsdeel voor de buitenwereld, heeft een eigen rol ten aanzien van de gedragingen van de leden van het Dagelijks Bestuur. Indien het vermoeden bestaat dat een lid van het Dagelijks Bestuur een bepaling van de code overtreedt, stelt de stadsdeelvoorzitter, hetzij uit eigen beweging, hetzij op verzoek van leden van het Dagelijks Bestuur, een onderzoek in.

Indien zich interpretatieverschillen voordoen, bespreekt de stadsdeelvoorzitter de kwestie met betrokkene. Waar dit niet het gewenste effect heeft, legt de stadsdeelvoorzitter de kwestie voor aan de desbetreffende fractievoorzitter. Treedt er geen verandering op in de handelingen van het gewraakte Dagelijks Bestuurslid, dan informeert de stadsdeelvoorzitter de Commissie Algemene Zaken, Onderwijs c.a..

Indien het vermoeden bestaat dat er strafrechtelijke aspecten kleven aan de gedragingen van een lid van het Dagelijks Bestuur, brengt de stadsdeelvoorzitter dit ter kennis van het Openbaar Ministerie en stelt hiervan de Commissie Algemene Zaken, Onderwijs c.a. op de hoogte. Strafzaken worden altijd gemeld aan de Commissie Algemene Zaken, Onderwijs c.a..

Van elk geval wordt de stadsdeelsecretaris op de hoogte gesteld.

De overige leden van het Dagelijks Bestuur hebben de plicht om bij overtreding van de code door de stadsdeelvoorzitter de zaak aanhangig te maken in het Dagelijks Bestuur. Bij een (vermoeden van) overtreding van de code door de stadsdeelvoorzitter wordt een onderzoek ingesteld, na instemming van de overige leden van het Dagelijks Bestuur. De vice-voorzitter is in dit geval het aanspreekpunt voor leden van het Dagelijks Bestuur en de stadsdeelsecretaris.