| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Oost |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het algemeen bestuur van de bestuurscommissie van het stadsdeel Oost |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het Dagelijks Bestuur van Stadsdeel Oost |
| Vastgesteld door | gedelegeerde functionaris |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp | Bestuurlijke organisatie |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: -
Onbekend.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-05-2010 | 27-03-2014 | nieuwe regeling | 04-05-2010 Amsterdams Stadsblad, Bekendmakingen Stadsdeel Oost, 2010, 18 | - |
1. Het Dagelijks Bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2. Het Dagelijks Bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der leden.
3. Het regelt de vervanging van de voorzitter in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4. Een lid van het Dagelijks Bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
1. Het Dagelijks Bestuur vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een lid van het Dagelijks Bestuur het nodig acht. (indien dag en tijdstip bekend is, dit opnemen)
2. Indien een lid van het Dagelijks Bestuur een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in het stadsdeel gebruikelijke wijze aan de leden van het Dagelijks Bestuur wordt toegezonden.
3. De vergaderingen worden als regel in het stadsdeelhuis gehouden.
1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
1. Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het Dagelijks Bestuur een agenda met bespreekstukken toegezonden (A-stukken). De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden ter inzage op het bestuurssecretariaat.
2. Vergaderstukken die naar verwachting geen bespreking behoeven worden op de agenda als B- stuk geplaatst. Als een lid van het Dagelijks Bestuur staande de vergadering aangeeft dat hij een B-stuk wil bespreken, wordt het stuk op de A-lijst geplaatst.
3. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 24 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris als actualiteit.
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het Dagelijks Bestuur.
Het Dagelijks Bestuur kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
1. Indien geen van de leden van het Dagelijks Bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2. Indien een lid van het Dagelijks Bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.
1. Indien een lid van het Dagelijks Bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
2. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
3. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.
2. Het verslag bevat ten minste:
a. de namen van de afwezige leden;
b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
c. een formulering van de door het Dagelijks Bestuur genomen besluiten (besluitenlijst).
3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het Dagelijks Bestuur daarom vraagt.
4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
5. Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.
1. Het Dagelijks Bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2. De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Ingevolge artikel 20 van de Verordening op de stadsdelen is artikel 55 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing op vergaderingen van het Dagelijks Bestuur.
Dit reglement treedt in werking op 4 mei 2010. Op dat moment vervalt het Vergaderreglement van het Dagelijks Bestuur van het Stadsdeel Zeeburg en het Reglement van orde van Stadsdeel Oost-Watergraafsmeer.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur op 4 mei 2010.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het Dagelijks Bestuur direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het Dagelijks Bestuur als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het Dagelijks Bestuur).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een lid van het Dagelijks Bestuur. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal leden (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra portefeuillehouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken.
Artikel 3 Verhindering
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Artikel 4 Agenda
De rol van de stadsdeelsecretaris bij de Dagelijks Bestuurvergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de instructie voor de stadsdeelsecretaris.
In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het verstrekken van de agenda aan de leden van het Dagelijks Bestuur.
Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met het Dagelijks Bestuur of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het Dagelijks Bestuur en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de stadsdeelsecretaris weer.
Artikel 7 en 8 Stemmingen
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het Dagelijks Bestuur vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Artikel 9 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het Dagelijks Bestuur een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het Dagelijks Bestuur de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt.
Artikel 10 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het Dagelijks Bestuur kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het Dagelijks Bestuur overgelaten. Indien een vergadering van het Dagelijks Bestuur openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de stadsdeelvoorzitter dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Behoeft geen nadere uitleg.