| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Oost |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand Stadsdeel Oost |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand Stadsdeel Oost |
| Vastgesteld door | deelraad |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp | Ambtelijke organisatie |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: -
Gemeentewet, artikel 33, derde lid
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-05-2010 | 14-12-2015 | nieuwe regeling | 25-11-2015 Amsterdams Stadsblad, Bekendmakingen Stadsdeel Oost, 2010, 18 | - |
1. Een stadsdeelraadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:
a. feitelijke informatie van geringe omvang;
b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;
2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de stadsdeelsecretaris daarvan in kennis. De stadsdeelsecretaris beslist.
3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de stadsdeelsecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de stadsdeelsecretaris ambtelijke bijstand tenzij:
a. het stadsdeelraadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de stadsdeelraad;
b. dit het belang van het stadsdeel kan schaden.
2. De stadsdeelsecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de stadsdeelsecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het stadsdeelraadslid dat het verzoek heeft ingediend.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de stadsdeelsecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken stadsdeelraadslid het verzoek voorleggen aan de voorzitter van het Dagelijks Bestuur. De voorzitter van het Dagelijks Bestuur beslist binnen twee weken over het verzoek.
1. Indien een stadsdeelraadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier. Indien de griffier dit deelt treedt hij hierover in overleg met de stadsdeelsecretaris.
2. Indien overleg niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing wordt afhankelijk van de aard van het geschil de volgende werkwijze gevolgd om tot een besluit te komen:
a. bij een geschil tussen een raadslid en de griffier wordt dit voorgelegd aan overleg van de fractievoorzitter en de griffier;
b. bij een geschil tussen een fractievoorzitter en de griffier wordt dit voorgelegd aan overleg van de raadsvoorzitter en de griffier;
c. bij een geschil tussen de griffier en de stadsdeelsecretaris wordt dit voorgelegd aan overleg van de raadsvoorzitter en de voorzitter van het Dagelijks Bestuur.
3. Bij het in artikel 4, lid 2 onder a tot en met c bedoelde overleg volgt binnen 2 weken een besluit.
De stadsdeelsecretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand, als bedoeld in artikel 1, derde lid, bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:
a. welk stadsdeelraadslid om bijstand heeft verzocht;
b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
c. welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
d. hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;
e. de reden waarom een verzoek is geweigerd.
1. De stadsdeelsecretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het Dagelijks Bestuur desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.
2. Op verzoek verstrekt de stadsdeelsecretaris tevens een afschrift van het verzoek uit het register aan de stadsdeelraadsleden.
Een raadslid kan in overleg met griffier en stadsdeelsecretaris aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim is.
Indien leden van het Dagelijks Bestuur dan wel het Dagelijks Bestuur, informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken stadsdeelraadslid.
Deze verordening treedt in werking op de dag van bekendmaking. Op dat moment vervalt de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Zeeburg vastgesteld op 10 december 2005 en de verordening op de ambtelijke bijstand Oost-Watergraafsmeer vastgesteld op 24 juni 2002.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 3 mei 2010.
(...), griffier (...), raadsvoorzitter
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Artikel 14 van de Verordening op de stadsdelen verklaart artikel 33 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing op de stadsdeelraden. Artikel 33 van de Gemeentewet is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de stadsdeelraad en individuele stadsdeelraadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. Een en ander heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan stadsdeelraadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de stadsdeelraadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De voorzitter van het dagelijks bestuur vervult ook een rol in het proces.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de stadsdeelraad en voor het stadsdeelbestuur. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een stadsdeelraadslid kan bewerkstelligen dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de stadsdeelraad verricht.
Daarom zal een bestuurslid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken stadsdeelraadslid en niet tot de behandelend ambtenaar. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de stadsdeelraadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels.
De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele stadsdeelraadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de stadsdeelraad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle stadsdeelraadsleden een beroep worden gedaan.
Artikel 1
Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een stadsdeelraadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie, of zich rechtstreeks wenden tot de betrokken ambtenaar. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de stadsdeelraad, het reglement van orde voor het dagelijks bestuur en de verordening op de stadsdeelraadscommissies. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris.
De griffier heeft evenwel geen zeggenschap over de reguliere ambtelijke organisatie. Het zal in gevallen waarbij het gaat om meer omvattende verzoeken om ambtelijke bijstand (artikel 1, derde lid) de stadsdeelsecretaris zijn die de ambtenaar aanwijst die de bijstand verleent. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de stadsdeelsecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ambtenaren zijn in de in zin van de Ambtenarenwet.
Artikelen 2 en 3
Beoordeling of één van de in artikel 2.1 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de stadsdeelsecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de voorzitter van het dagelijks bestuur. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de stadsdeelsecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken stadsdeelraadslid). Uiteraard kan de stadsdeelraad via de gebruikelijke weg hierover de voorzitter van het stadsdeelbestuur verzoeken verantwoording af te leggen.
Artikel 4
Ook indien — naar de mening van het stadsdeelraadslid — op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd. De daarbij te volgen route is afhankelijk van de vraag wie het met elkaar oneens zijn.
Artikel 5
De registratie biedt de ambtelijke organisatie de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Het register dat door de stadsdeelsecretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.
Artikel 6
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen stadsdeelraad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het bestuur en de stadsdeelsecretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt. Ook deelraadsleden hebben natuurlijk recht op inzage.
Artikel 7
Indien een stadsdeelraadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het bestuur. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een stadsdeelraadslid bewerkstelligt dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. In de regel gaat beantwoording van raadsvragen van individuele raadsleden altijd ook cc naar de griffie.
Artikel 8
Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een stadsdeelraadslid is in dit artikel bepaald dat leden van het dagelijks bestuur zich voor informatie direct tot het betrokken stadsdeelraadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het dagelijks bestuur dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.