| Overheidsorganisatie | Gemeente Boskoop |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-05-2004 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 13-05-2004 Gouwe Koerier - | 07.51 / 6835 |
1 Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang, zoals inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;
overige informatie, met uitzondering van de informatie zoals bedoeld onder onderdeel a;
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
2 De informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, wordt door een medewerker van BMO of door één van de productgroepmanagers gegeven. Het verzoek om informatie zoals bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, wordt doorgestuurd naar de griffier.
3 Indien de medewerker van BMO of de productgroepmanager twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a, stelt hij de griffier daarvan in kennis. De griffier beslist.
4 De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
1 Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
2 De griffier beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
3 Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de griffier dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend en aan de burgemeester.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de griffier wordt geweigerd kan het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
1 Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.
2 Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
1 BMO houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, b en c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:
welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost.
2 Indien een verzoek om bijstand wordt geweigerd, wordt in het register zoals bedoeld in het eerste lid de reden van de weigering opgenomen.
De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.
De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen geen financiële bijdrage in het kader van de fractieondersteuning.
De Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad, vastgesteld op 27 april 2000, wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Boskoop op 13 mei 2004.
de griffier, de voorzitter,
AlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De oude Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.Artikelgewijze toelichting
Artikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Uitgangspunt is dat alle verzoeken om ambtelijke bijstand dienen te worden ingediend bij BMO (griffier@boskoop.nl). Er is een model voor verzoeken om ambtelijke bijstand beschikbaar, dat dient te worden gebruikt. De griffier ontvangt van BMO altijd een afschrift van het verzoek. Indien het gaat om een verzoek om informatie van feitelijke aard, zoals inzage in of afschrift van openbare documenten, kan het verzoek worden behandeld door BMO of door een productgroepmanager. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies. Het raadslid dat een verzoek om ambtelijke bijstand heeft ingediend, ontvangt een reactie van de griffier.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de griffier weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid betreft. In het eerste lid, onderdeel c wordt onder “andere bijstand” verstaan het voorbereiden van interpellaties, voorstellen van orde en andere in het Reglement van Orde voorziene initiatieven van de gemeenteraad of zijn leden.
Artikelen 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de griffier. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4Ook indien naar de mening van het raadslid op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5 Het register dat door BMO wordt bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.
Artikel 6In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Artikel 7Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 8 en 9Deze artikelen behoeven geen toelichting.