| Overheidsorganisatie | Gemeente Boskoop |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Privacyverordening basisregistratie personen gemeente Boskoop 2004 |
| Citeertitel | Privacyverordening basisregistratie personen gemeente Boskoop 2004 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-06-2004 | 06-01-2014 | Nieuwe regeling | 13-05-2004 Gouwe koerier 23-06-2004 | 1.752.3 / 1029 |
De raad van de gemeente Boskoop;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 4 mei 2004;gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens;besluit: vast te stellen de navolgendePRIVACYVERORDENING BASISREGISTRATIE PERSONEN
Deze verordening verstaat onder:de Wet:de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;basisregistratie personen:de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens van de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de Wet; aangehaakte gegevens:in de basisregistratie personen opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de Wet;verantwoordelijke:het college van burgemeester en wethouders;beheerder:de functionaris die onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen; ingeschrevene:degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;geregistreerde:degene die geen ingeschrevene is en over wie gegevens zijn opgenomen in de basisregistratie personen van de gemeente;bestuursorgaan:een orgaan van een rechtspersoon die krachtens het publiekrecht is ingesteld alsmede een ander persoon of college, bekleed met enig openbaar gezag.interne gebruiker:elke medewerker van de gemeente die op enige wijze gebruik mag maken van gegevens uit de basisregistratie personen;. derde:elke andere persoon of instelling dan een bestuursorgaan, interne gebruiker en de ingeschrevene. verwijsgegevens:gegevens in de basisadministratie die gebruikt worden om een persoonslijst te lokaliseren.
Beheerder van de basisregistratie personen is de productverantwoordelijke publiekszaken van de Gemeentewinkel.
1 De gegevens van de basisregistratie personen kunnen slechts op een daartoe strekkend schriftelijk besluit van de verantwoordelijke in verband worden gebracht met andere registraties;
2 Een dergelijk besluit wordt bij deze verordening in bijlage 3 opgenomen
1 Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben:
de beheerder;
de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam bij de frontoffice en het product publiekszaken van de Gemeentewinkel, die belast zijn met de uitvoeringsvoorschriften van publiekszaken;
met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, de volgende binnengemeentelijke afnemers: - belastingen, voor wat betreft de volgende gegevens: geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geslacht, sofi-nummer, burgerlijke staat, adres, datum vestiging adres, gegevens van medebewoners op het adres, historische adresgegevens, verwijsgegevens en datum overlijden ten behoeve van invordering van gemeentebelastingen en het heffen van onroerend zaak belasting, hondenbelasting, precariobelasting;- Werk, Inkomen en Zorg, voor wat betreft de volgende gegevens: geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geslacht, sofi-nummer, nationaliteit, burgerlijke staat, gegevens van de partner/echtgeno(o)t(e), adres, datum vestiging adres, verblijfstitel, gegevens van medebewoners op het adres, historische adresgegevens, verwijsgegevens en datum overlijden ten behoeve van het vaststellen van het recht op WWB, IOAZ en IOAW uitkeringen, de uitvoering van de Wet Voorziening Gehandicapten, het vaststellen van het recht op VVTV en ROA uitkeringen en het vaststellen van het recht op (vangnetregeling) huursubsidie (IHS).
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet worden aan interne gebruikers slechts die gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor hun taakvervulling, voor wat betreft de volgende gegevens: geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geslacht, sofi-nummer, nationaliteit, burgerlijke staat, gegevens van de partner/echtgeno(o)t(e), adres, datum vestiging adres, verblijfstitel, gegevens van medebewoners op het adres, historische adresgegevens, verwijsgegevens en datum overlijden.
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de Wet, aan de in bijlage 1 genoemden gegevens op schriftelijk verzoek worden verstrekt.
De verwerking van aangehaakte gegevens heeft tot doel: a. informatie te leveren aan de verantwoordelijke ten behoeve van de uitvoering van haar taak; b. informatie te leveren ten behoeve van statistisch- en wetenschappelijk onderzoek.
De basisregistratie personen bevat naast de gegevens die zijn opgenomen in de basisadministratie: van de ingeschrevenen en de geregistreerden de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 2.
Aangehaakte gegevens in de basisregistratie personen worden verkregen door:
opgave door de ingeschrevene;
opgave uit andere registraties;
gegenereerd door de registratie.
Op de rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisregistratie personen is artikel 4.1 van overeenkomstige toepassing.
Aan interne gebruikers worden slechts die aangehaakte gegevens verstrekt, die noodzakelijk zijn voor hun taakvervulling.
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 4 weken na dit besluit.
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 8, aan binnengemeentelijke afnemers als bedoeld in artikel 5, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de wet GBA, van toepassing.
Tenzij anders bepaald, geschiedt vernietiging van brondocumenten voor verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen met inachtneming van de Archiefwet.
De informatiebeveiliging is vastgelegd in het Beveiligings- en privacyhandboek GBA. De taken van de functionarissen belast met informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, systeembeheer, privacybeheer en gegevensverwerking zijn vastgelegd in de beheerregeling.
1 Het verwerken en verstrekken van persoonsgegevens in/uit de basisregistratie personen is voorbehouden aan de beheerder en de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam in de frontoffice en voor het product Publiekszaken.
2 Het is een ieder die bij de uitvoering van zijn taak de beschikking heeft over gegevens uit de basisregistratie personen verboden deze anders dan ter uitoefening van zijn taak aan te wenden.
1 Deze verordening wordt aangehaald als Privacyverordening basisregistratie personen.
2 Deze verordening treedt in werking met ingang van de derde dag na die van de bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 13 mei 2004.
De griffier, De voorzitter,
Derden gerechtigd tot het verkrijgen van gegevens als bedoeld in artikel 100, lid 2 van de wet.- door de overheid gesubsidieerde instellingen; - organisaties binnen de gemeente Boskoop met een niet commercieel doel;- instellingen in de gezondheidszorg; - particulieren met een persoonlijk - niet commercieel - belang, met schriftelijke toestemming vóóraf van de ingeschrevene; - universiteiten ten behoeve van een wetenschappelijk onderzoek.De wijzen van verstrekking zijn:- incidentele of ad-hoc verstrekking; - spontane verstrekking als betrokken persoon is gemarkeerd als zijnde tot de "doelgroep" behorend of per mutatiesoort; - periodieke selecties.Soort derde Ad-hoc Spontaan SelectieDoor de overheid gesubsidieerde instellingen; Ja Nee JaOrganisaties binnen de gemeente Boskoop met een niet commercieel doel: Ja Nee JaParticulieren met een persoonlijk, niet commercieel belang; Ja Nee Nee
De aangehaakte gegevens, als bedoeld in artikel 1 van deze verordening.
Diversen- Einddatum geldigheid rijbewijs; - Burgerlijke staat; - Gezinsrelatie; - Stemdistricten;- Wijken; - Binnengemeentelijke afnemers; - SignaleringenBovenstaande rubrieken zijn niet allemaal in gebruik. De mogelijkheid hiertoe bestaat echter wel.
Vrije aantekeningenHierin kunnen door medewerkers, die rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie en basisregistratie personen, vrije aantekeningen worden geplaatst die van belang zijn voor een goede taakvervulling.
OverigeTevens zijn in de basisregistratie personen gegevens opgenomen van personen die voor 01-10-1994 (de inwerkingtreding van de Wet GBA) zijn overleden en van personen die na 01-10-1994 zijn verhuisd naar een andere gemeente. (waarvan verwijsgegevens zijn opgenomen in de basisadministratie)
Verbanden met andere registraties:
GWS4all (Zorg, Werk en Inkomen)
GISVG (belastingen)
LLA4all (leerlingenadministratie)
Deze verordening is bewerkt conform het gemeentelijk privacybeleid inzake de GBA en voldoet aan de eisen, zoals gesteld in de Wet Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA); bij het opstellen van deze verordening is uitgegaan van de Aanpassingswet WBP en de Wet bescherming persoonsgegevens. Hieronder volgt artikelsgewijs een toelichting, die ingaat op de wijze waarop de gemeente invulling heeft gegeven aan de verordening.Artikel 1 In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rot meer.
Artikel 2 Beheer In de beheersregeling is aangegeven wie beheerder is. Deze regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA. Het tweede lid is alleen van belang wanneer gebruik gemaakt wordt van de bewerkersconstructie die op grond van de Wet GBA is toegestaan. Hiervoor is nog steeds een machtiging nodig van de Minister van Binnenlandse Zaken.
Artikel 3 Verbanden met andere registraties. Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het in de gemeente eventueel geformuleerde informatiebeleid. Op grond van de Wet is de verplichting de verbanden, die de gemeente heeft aangelegd tussen de verschillende administraties te benoemen.
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensIn dit hoofdstuk is de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt en onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Rechtstreekse toegang is het door middel van een online verbinding kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. De onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren Gemeentewinkel tot de GBA. In onderdeel c wordt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers geregeld.
Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Deze komen dan ook in deze verordening niet voor. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA. De GBA applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. Hier kan ook worden gedacht aan gemeenschappelijke regelingen, waarin de gemeente participeert.
Artikel 5 Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers Het is voorstelbaar om aan binnengemeentelijke afnemers wel "systematisch" gegevens te verstrekken zonder hen rechtstreeks toegang tot de GBA te geven bijvoorbeeld via periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk zijn in deze verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA.
Artikel 6 Overige verstrekkingen In dit artikel kunnen de verstrekkingen toegestaan op grond van artikel 100 geregeld worden, de verstrekkingen aan de "vrije derden". Er moet voldaan worden aan de eisen die in artikel 100 van de Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:- niet verstrekken aan rechtspersonen met winstoogmerk. Met andere woorden commerciële instellingen. - per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking aangeven.- verstrekkingen kunnen alleen maar plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen. - nagegaan moet worden of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.- Elke verstrekking moet getoetst worden op proportionaliteit en subsidiariteit. - Bij verstrekking aan organisaties buiten de Europese Unie moet worden nagegaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. - Wanneer gegevens verstrekt worden aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is het verplicht om eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene te vragen.
Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn: - door de gemeente gesubsidieerde instellingen; - vakbonden; - ouderenbonden; of- stichtingen met een maatschappelijk doel.
Uitsluitend de volgende gegevens mogen verstrekt worden: Algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerd partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Hoofdstuk 3 Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens
Artikel 7 tot en met artikel 14 Geen toelichting.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen In dit hoofdstuk staan een tweetal bepalingen. De eerste gaat over de beveiliging en het laatste artikel is de slotbepaling
Artikel 15 Vernietiging Geen toelichting.
Artikel 16 Beveiliging Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt. Artikel 31 van het Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde kan uitgesplitst naar de volgende aandachtsgebieden:- het systeem c.q. de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten c.q. controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;- maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;- de maatregelen van organisatorische aard van verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.
Artikel 53 van het Besluit GBA is van toepassing ingeval een gemeente gebruik maakt van een bewerker. In dat geval geldt:- dat er een systeem moet zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 53 van het Besluit GBA.
Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog hetgeen in paragraaf 7.3.5 staat zijnde; - dat het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.
Artikel 17 Verbodsbepaling Geen toelichting.
Artikel 18 Slotbepaling en inwerkingtreding Citeertitel en ter inzagelegging.