| Overheidsorganisatie | Gemeente Veghel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
geen
Gemeentewet, art. 52, 53, 56, 57 en 59
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-12-1994 | 02-01-2017 | Nieuwe regeling | 13-12-1994 Veghelse Courant, 21-12-1994 | 4.4-94.15558 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veghel;
Gelet op het bepaalde in de artikelen 52, 53, 56, 57 en 59 van de Gemeentewet;
B E S L U I T E N:
vast te stellen, het volgende
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.
1. De vergaderingen vinden in de regel eenmaal per week in beslotenheid plaats op een in onderling overleg vast te stellen dag.
2. In afwijking van de in het eerste lid vinden de vergaderingen voorts plaats zo dikwijls een van de leden dit nodig acht
3. Een vergadering bedoeld in het tweede lid wordt gehouden binnen 36 uur nadat een der leden de wens daartoe kenbaar heeft gemaakt.
4. De vergaderingen worden als regel in het stadhuis gehouden.
1. De vergaderingen worden zonder schriftelijke oproeping gehouden.
2. De vergaderstukken liggen in de regel tenminste 2 werkdagen vóór de vergadering ter inzage voor de leden.
3. De secretaris doet de leden van het college in de regel tenminste 1 werkdag vóór de vergadering een agenda toekomen waarop de stukken worden vermeld die een of meer leden van het college wensen te bespreken.
1. De voorzitter regelt de orde van de werkzaamheden tijdens de vergaderingen.
2. Het college behandelt de stukken in de volgorde zoals aangegeven op de agenda.
3. Het college kan in afwijking van het bepaalde in het tweede lid besluiten de volgorde van behandeling zoals aangegeven op de agenda te wijzigen.
4. Het college kan besluiten, op voorstel van een zijner leden, onderwerpen die niet geagendeerd zijn terstond in behandeling te nemen.
1. De voorzitter opent de vergadering, nadat hem is gebleken dat het door de wet vereiste aantal leden aanwezig is.
2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de burgemeester dag en uur van de nieuwe vergadering, als bedoeld in artikel 56 van de Gemeentewet.
1. De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een ontwerp-besluitenlijst die in de regel binnen 2 dagen na de vergadering voor de leden ter inzage ligt.
2. Bij het begin van de vergadering wordt, zoveel mogelijk, de besluitenlijst collegestukken van de vorige vergadering vastgesteld.
3. De besluitenlijst moet inhouden:
a. de namen van de burgemeester, de secretaris, en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren;
b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
c. de genomen besluiten;
d. de verklaring van degenen die geacht willen worden te hebben tegengestemd.
4. Aan de besluitenlijst wordt toegevoegd een zakelijke samenvatting van tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.
5. De vastgestelde besluitenlijst wordt ter kennis gebracht aan de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie, behoudens voor zover één van de in de wet Openbaarheid van bestuur genoemde weigeringsgronden van toepassing is.
1. In afwijking van het bepaalde in artikel 5 draagt de secretaris zorg voor het opstellen van een ontwerpbesluitenlijst waarop worden vermeld de stukken waarvan door de op grond van artikel 15 aangewezen portefeuillehouder geen bespreking wordt verlangd.
2. De ontwerpbesluitenlijst, bedoeld in het eerste lid, ligt in de regel 1 dag vóór de vergadering voor de leden ter inzage.
3. Indien een lid van het college bespreking wenst van een op de ontwerpbesluitenlijst geplaatst stuk wordt dit stuk geplaatst op de op de agenda, bedoeld in artikel 2 en op de ontwerpbesluitenlijst, bedoeld in artikel 5.
4. Bij het begin van de vergadering wordt de besluitenlijst bedoeld in het eerste lid vastgesteld.
5. Met betrekking tot de inhoud van de besluitenlijst paraafstukken is artikel 5 , derde lid sub a. t/m c. van overeenkomstige toepassing.
6. Het bepaalde in artikel 5, vijfde en zesde lid is van overeenkomstige toepassing.
Indien een of meer leden het stuk voor akkoord noch voor bespreking parafeert c.q. paraferen, wordt hij c.q worden zij geacht het stuk in de vergadering te willen bespreken.
1. Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op deze voorstellen in te dienen.
2. Het college van burgemeester en wethouders beslist of een voorstel, dat buiten de agenda valt, direct in behandeling wordt genomen of op de agenda van de eerstvolgende vergadering wordt geplaatst.
3. Indien een voorstel of amendement, bedoeld in het eerste lid, leidt tot een besluit, wordt dit besluit opgenomen in de besluitenlijst als bedoeld in artikel 5.
Niet-leden kunnen worden uitgenodigd in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen.
1. Nadat de beraadslaging is gesloten, formuleert de voorzitter de conclusie en brengt hij het ingebrachte advies dan wel het gedane voorstel tot besluitvorming.
2. Indien geen stemming wordt gevraagd stelt de voorzitter vast dat overeenkomstig het ingebrachte advies is besloten dan wel dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.
3. De stemming geschiedt mondeling.
1. Wanneer bij het doen van een keuze, voordracht of aanbeveling van personen het advies of voorstel is beperkt tot één persoon voor elke te vervullen vacature, wordt geen stemming gehouden, tenzij een van de leden dit verlangt.
2. De stemming geschiedt schriftelijk, bij gesloten en ongetekende stembriefjes.
3. Indien de stemmen staken over personen tot wie de keuze is beperkt wordt het advies of voorstel door de voorzitter teruggenomen voor hernieuwd beraad in de eerstvolgende vergadering.
4. Staken in deze vergadering de stemmen opnieuw, dan beslist het lot.
1. Aan het einde van de vergadering vindt zo nodig een onderlinge afstemming van activiteiten en besluiten plaats.
2. De secretaris draagt zorg voor een zakelijk samenvatting van de afstemming bedoeld in het eerste lid.
Na de vergadering worden de media door of namens de burgemeester geïnformeerd omtrent de in de vergadering genomen besluiten, tenzij daartoe, gelet op deze besluiten geen aanleiding bestaat.
1. Als het college van burgemeester en wethouders zulks wenselijk acht, kan een openbare vergadering worden gehouden.
2. Op een openbare vergadering zijn de bepalingen van toepassing die gelden voor een besloten vergadering, voor zover in deze afdeling niet anders is bepaald.
1. De oproeping voor een openbare vergadering vindt schriftelijk plaats.
2. De oproeping bevat tevens de agenda van de vergadering en de te behandelen zaken.
1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
3. Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- of beeldregistraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen besproken wordt.
4. De voorzitter kan degenen, die in strijd met dit artikel handelen, dadelijk uit de vergaderzaal doen verwijderen.
1. Het college van burgemeester en wethouders brengt in de eerste vergadering na de benoeming van de wethouders door middel van het verdelen van de portefeuilles een taakverdeling aan tussen de leden van het college. Deze taakverdeling geldt gedurende de zittingsperiode van het college, tenzij het college tussentijds besluit tot het wijzigen van de taakverdeling.
2. De besluiten bedoeld in het eerste lid, eerste en tweede volzin, worden medegedeeld aan de raad en op de voor afkondiging in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.
3. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
4. Het college regelt de vervanging van de voorzitter in geval van diens verhindering of ontstentenis.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing daarvan, beslist het college van burgemeester en wethouders op voorstel van de voorzitter.
Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders".
Dit reglement treedt in werking op de achtste dag na die van zijn bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van
hun college van 13 december 1994.
Burgemeester en wethouders op voornoemd,
De burgemeester, De secretaris,
Algemeen.
Op grond van artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college van burgemeester en wethouders een reglement van orde vast voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Onder andere werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting op de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten waarin niet op een andere wijze is voorzien en de onderlinge vervanging tussen de wethouders.
De Gemeentewet bevat diverse bepalingen die van belang zijn voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders. Deze bepalingen zijn als bijlage bij deze toelichting gevoegd.
Artikel 34, lid 2 van de Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester voorzitter is van het college van burgemeester en wethouders. In de Gemeentewet wordt de burgemeester in diverse artikelen aangeduid als burgemeester zowel als voorzitter. Waar de Gemeentewet spreekt van burgemeester c.q. voorzitter wordt dit in dit reglement waar nodig gevolgd.
Artikel 54 van de Gemeentewet bepaalt dat de collegevergaderingen in principe met gesloten deuren worden gehouden. De wetgever acht dit van belang omdat het beraad in het college - waarin in een open sfeer over veelal nog onvoldragen standpunten en voorstellen gesproken moet kunnen worden - zich in het algemeen niet leent voor openbaarheid. In het systeem van artikel 54 kan evenwel het college van burgemeester en wethouders zelf bepalen in welke gevallen er wel en wanneer er geen openbaarheid zal zijn.
De raad mist de bevoegdheid om algemene regels, als bedoeld in artikel 148 Gemeentewet, te stellen ten aanzien van de openbaarheid en andere aspecten van collegevergaderingen. De raad kan het college dus in geen geval opdragen in het openbaar te vergaderen.
In de praktijk zal door het college alleen bij hoge uitzondering openbaar worden vergaderd. Afdeling II bevat hiervoor enkele bepalingen.
Afdeling I: Besloten vergaderingen.
Artikel 1. Tijd en plaats
Artikel 53, 1e lid Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college van burgemeester en wethouders heeft bepaald, dag en plaats van de vergaderingen van het college en het tijdstip van de opening vaststelt.
Afwijking van de reguliere vergaderdag dient in beginsel alleen in spoedeisende gevallen plaats te vinden. Om deze reden is in lid 3 bepaald dat een tussentijdse vergadering, nadat de wens daartoe kenbaar is gemaakt, binnen 36 uur dient te worden gehouden.
Artikel 2 en 3. Oproep en agenda
De voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders geschiedt door de burgemeester. Artikel 103 van de Gemeentewet bepaalt dat de secretaris de burgemeester ter zijde staat bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. Een en ander is nader uitgewerkt in de Organisatieverordening. Als uitvloeisel van deze taak wordt de secretaris in dit reglement belast met de opstelling en toezending van de agenda.
Omwille van een goede vergaderdiscipline dienen tijdens de vergadering in beginsel alleen onderwerpen aan de orde komen die op de agenda vermeld staan. In uitzonderingsgevallen, i.e. gevallen waarin de spoedeisendheid van de zaak geen uitstel duldt, moet het echter mogelijk zijn om een niet geagendeerd onderwerp onmiddellijk te behandelen.
Artikel 4. Opening en quorum
Ingevolge artikel 56 Gemeentewet kan slechts worden beraadslaagd en besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegd de burgemeester onder verwijzing naar artikel 56 opnieuw een vergadering. Voor deze vergadering geldt niet het vergaderquorum, althans niet voor aangelegenheden waarvoor de eerdere vergadering was belegd.
Artikel 5. Besluitenlijst collegestukkken
Gekozen is voor een besluitenlijst in plaats van voor notulen. Aan een uitgebreide verslaglegging, zoals voor vergaderingen van de gemeenteraad, bestaat geen behoefte. Wel is voorzien in een beknopt verslag van tijdens de vergadering te houden besprekingen met derden.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor de opmaking van de besluitenlijst. In de organisatieverordening zijn hiervoor en voor zijn overige taken t.a.v. (de vergaderingen van) het college van burgemeester en wethouders bepalingen opgenomen.
Lid 5 bepaalt dat de besluitenlijst ter kennis wordt gebracht van de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie. Dit lijdt uitzondering indien er sprake is van een absolute of relatieve weigeringsgrond in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. De in deze wet genoemde weigeringsgronden zijn:
Absolute weigeringsgronden: informatie moet worden geweigerd indien ze de eenheid van de Kroon of de veiligheid van de Staat in gevaar brengen of indien het gaat om vertrouwelijk verstrekte bedrijfsgegevens.
Relatieve weigeringsgronden: informatie kan worden geweigerd in het geval van diplomatieke bezwaren; wegens economische of financiële overheidsbelangen; in het belang van de opsporing van en vervolging van strafbare feiten; in het belang van overheidsinspectie; wegens privacybelangen en in het belang van het voorkómen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken particulieren of derden.
Artikel 6. Besluitenlijst paraafstukken
Dit artikel legt de bestaande praktijk m.b.t. de zogenaamde paraafstukken vast. Deze praktijk lijkt op mandaat, maar is het niet. De besluiten worden immers niet door de portefeuillehouder maar door het voltallig college genomen.
Artikel 7. Bespreking stuk
Indien een lid een stuk voor akkoord noch voor bespreking parafeert wordt het stuk in de vergadering besproken. Doel van deze bepaling is dat ten alle tijden besluitvorming plaatsvindt.
Artikel 8. Voorstellen en amendementen
De meeste besluiten in het college worden genomen op basis van ingebrachte ambtelijke adviezen. Deze bepaling bevestigt het recht van elk lid van het college om zonodig zelf een voorstel te doen c.q. een wijzigingsvoorstel daarop in te dienen.
Artikel 9. Beraadslaging
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 57 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Als de gemeentesecretaris wordt uitgenodigd om aan de beraadslagingen deel te nemen, is deze bepaling ook voor hem van toepassing.
Artikel 10. Stemming over zaken
Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet een mondelinge stemming plaats vinden.
Bij staking van stemmen bepaalt artikel 59 Gemeentewet dat de voorzitter beslist. Opgemerkt dient te worden dat een stemming inzake het verlenen van ontslag anders dan een benoeming wordt aangemerkt als een stemming over een zaak en niet als een stemming over een persoon.
Artikel 11. Stemming over personen
Het bepaalde in het eerste lid voorkomt veelal onnodige stemmingen over personen. Wordt stemming gevraagd, dan bepaalt het reglement n.a.v. het bepaalde in artikel 31 Gemeentewet, dat schriftelijk moet worden gestemd.
Omtrent de te volgen procedure bij staken van stemmen over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, zijn in de Gemeentewet geen bepalingen opgenomen. In het reglement is gekozen voor een terugneming van het desbetreffende voorstel voor nader beraad, teneinde te trachten alsnog zoveel mogelijk consensus te bereiken over zulke belangrijke zaken.
Uiteraard zou terzake ook aansluiting kunnen worden gezocht bij de procedure in artikel 59 Gemeentewet t.a.v. staken van stemmen over zaken (beslissende stem voorzitter) of bij de procedure in artikel 31 Gemeentewet t.a.v. staken van stemmen over personen in raadsvergaderingen (beslissing door het lot).
Artikel 12.Onderlinge afstemming
In dit artikel wordt de bestaande praktijk vastgelegd.
Artikel 13. Informatie media
In het Beleidsplan Veghel is bepaald dat de media actief zullen worden geïnformeerd omtrent door het college genomen besluiten. Dit artikel geeft uitvoering aan dit uitgangspunt. Indien er geen belangrijke feiten te melden zijn kan de informatieverstrekking aan de pers achterwege blijven.
Afdeling II: Openbare vergaderingen.
Artikel 14. Algemeen
Zie voor een toelichting op het houden van openbare collegevergaderingen de rubriek "Algemeen" ( voorafgaand aan Afdeling I).
Op een openbare vergadering zijn, voorzover in deze afdeling daarvan niet is afgeweken, de vergaderregels van besloten vergaderingen van toepassing.
Artikel 15. Oproep, agenda en voorstellen
In afwijking van een besloten vergadering is voor een openbare vergadering een schriftelijke oproeping vereist.
Artikel 53, 2e lid Gemeentewet bepaalt dat de burgemeester dag en plaats van de te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend maakt.
Artikel 16. Toehoorders en pers
Dit artikel bevat enkele bepalingen die van belang zijn voor de voorzitter bij handhaving van de orde in openbare vergaderingen.
Afdeling III: Portefeuilleverdeling.
Artikel 17. Portefeuilleverdeling en vervangingsregeling
Portefeuilleverdeling
In de Gemeentewet wordt het beginsel van collegialiteit voor het bestuur van burgemeester en wethouders gehandhaafd. Het aanbrengen, om redenen van doelmatigheid, van een zekere taakverdeling tussen de collegeleden door middel van portefeuilleverdeling, doet geen afbreuk aan deze collegiale verantwoordelijkheid. De mogelijkheid van verlening van mandaat in artikel 170 Gemeentewet aan een lid van het college, doet aan dit beginsel evenmin afbreuk, omdat mandaattoepassing de verantwoordelijkheid van de mandant (college) onaangetast laat. Overigens is reeds bij de toelichting op artikel 6 melding gemaakt van het feit dat het college besluitvorming niet heeft gemandateerd aan de portefeuillehouders.
Portefeuilleverdeling is formeel een aangelegenheid, die het college zelf dient te regelen. In de praktijk maakt de portefeuilleverdeling veelal deel uit van de convenantsbesprekingen over collegevorming. Overigens de raad is niet bevoegd om over de portefeuilleverdeling, op grond van 149 Gemeentewet, regels te stellen; immers portefeuilleverdeling betreft niet een bij of krachtens de wet verleende bevoegdheid.
Vervangingsregeling
Artikel 51 en 77 van de Gemeentewet bevat bepalingen omtrent de vervanging van de wethouders c.q. de burgemeester. In het uiterste geval kan een raadslid als vervanger worden aangewezen.Onderhavig artikel regelt in aanvulling op de Gemeentewet feitelijk niet meer dan dat het college daadwerkelijk vervangers aanwijst.
Afdeling IV: Slotbepalingen.
Artikel 18 t/m 20. Uitleg reglement, citeerartikel en inwerkingtreding
Deze artikelen behoeven geen toelichting