Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Memorie van toelichting + artikelsgewijze toelichting

[Het Besluit Informatiebeheer houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van het besluit daarop aangepast.

Het gebruik van het begrip 'document' is daarvan een voorbeeld.

Organisaties, die nog specifieker zowel papieren als digitale informatiebronnen willen aanduiden, kunnen in de begripsbepalingen naast het begrip document het begrip registraties opnemen. In dat geval beperkt het begrip document zich tot tekstbestanden en registraties zich tot andere gegevensbestanden. Beide begrippen dienen vervolgens gerelateerd te worden aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.

Het besluit Informatiebeheer kan - althans voor wat betreft begripsaanduidingen - op eenvoudige wijze ook een meer traditioneel karakter krijgen door wijziging van de titel in Besluit Post- en Archiefzaken en vervanging van het begrip document door het begrip archiefbescheiden.]

Dit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening

Gaasterlân-Sleat 1997. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Onder d en e, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

Artikel 2

Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.

Artikel 5

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling.

Artikel 6

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.

Artikel 7

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.

Artikel 8

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 9

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

Artikel 10

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 11

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordenings-

systematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).

Artikel 12 en 13

De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.

Artikel 15

Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.

Artikel 16

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 18

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.

Artikel 19

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

Artikel 20

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

Artikel 21

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.

Artikel 22

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van

artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels.

Voorwoord

De Archiefwet 1995 (Aw 1995) en het Archiefbesluit (Ab 1995) - van kracht sinds 1 januari 1996 - nopen tot aanpassing van regelgeving van lagere overheden, die gebaseerd is op Archiefwet 1962. Voor organen van lagere overheden vertoonden deze regelingen onder de werking van de Archiefwet 1962 al veel overeenkomsten in archiefrechtelijke zin. De Archiefwijziging 1995 heeft deze overeenkomst alleen maar vergroot. Tegelijkertijd is de provinciale bemoeienis met de archiefzorg van deze organen groter geworden door decentralisatie van een aantal bevoegdheden. Waar toestemming van hoger gezag is vereist in verband met archiefrechtelijke handelen van deze organen, is het college van gedeputeerde staten in de betreffende provincie in de meeste gevallen het aan te spreken orgaan. Voorheen was dit de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Uniformiteit in archiefrechtelijke uitvoeringsregelingen bleek in verband met de genoemde overeenkomsten eenvoudig te realiseren. Als logisch gevolg van deze constatering zijn de in deze opgave opgenomen modellen het product van gemeenschappelijke inspanning van de hieronder genoemde instellingen. Voorafgaand aan de modellen is een korte Toelichting opgenomen op de modellen en een uiteenzetting over de hoofdlijnen van de Archiefwijziging 1995. In de toelichting op de afzonderlijke modellen wordt in verband met de voorkoming van onnodige verdubbelingen zoveel mogelijk verwezen naar eerdere toelichtingen.

Landelijke overleg van provinciale archiefinspecteurs (LOPAI)

Kring van archivarissen bij lagere overheden (KALO)

Unie van Waterschappen (UvW)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)

ODRP facilitair (ODRP)

I. De modellen, de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995

De Archiefwet 1995 (Aw 1995) die sinds 1 januari 1996 van kracht is (Stb 1995, 276 en 277), is de

derde archiefwet van deze eeuw, na die van 1918 en 1962. De belangrijkste uitvoeringsregeling van de Aw 1995 is het Archiefbesluit 1995 (Ab 1995), een algemene maatregel van bestuur (Stb. 1995, 671). Op grond van de Aw 1995 dienen de provinciale staten van de provincies, de gemeenteraden, de algemene besturen van waterschappen en gemeenschappelijke regelingen en de regionale colleges van de politie verordeningen op te stellen, waarin wordt geregeld op welke wijze colleges van gedeputeerde staten, burgemeesters en wethouders, de dagelijkse besturen van waterschappen en gemeenschappelijke regelingen, en de korpsbeheerders van de politie inhoud geven aan de zorg voor de archiefbescheiden van de betreffende overheidsorganen. Ook voor het toezicht op de archiefzorg en het archiefbeheer door respectievelijk gedeputeerde staten, provinciale archiefinspecteur en archivaris dienen verordeningen te worden opgesteld.

In de modellen zijn beide verordeningen per overheidsorgaan geïntegreerd.

De verplichte aanwijzing van een archiefbewaarplaats door de gemeenteraad en de algemene besturen van waterschappen en gemeenschappelijke regelingen zijn eveneens in de verordening opgenomen.

Met de zorg voor de archiefbescheiden, die in de verordening wordt geregeld, bedoeld de

wetgever de bestuurlijke verantwoordelijkheid, die berust bij de dagelijkse bestuursorganen van de lagere overheden. De Aw 1995 geeft geen definitie van dit begrip, maar de memorie van toelichting geeft inzicht in de minimale inhoud van het begrip: het zorgen voor voldoende financiële middelen, kwalitatief voldoende ruimte en voldoende deskundig personeel. Deze elementen komen daarom voor in de modelverordeningen.

Tot de zorg voor de archiefbescheiden behoort ook het geven van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Voorheen gebeurde dit in een Besluit Post- en Archiefzaken, dat door de zorgdragers (de dagelijkse besturen) werd vastgesteld. Dit besluit was niet toegesneden op selectie en beheer van digitale archiefbescheiden. Om tot uitdrukking te brengen, dat de voorschriften ook van toepassing zijn op dergelijke vormen van informatie, die in veel gevallen niet worden beheerd door registratuurafdelingen, is in deze uitgave als beheersvoorschrift een Besluit Informatiebeheer opge-

nomen. De moderne snit van het Besluit Informatiebeheer is mede gekozen ten behoeve van automatiseerders, syteembeheerders en anderen die niet direct een relatie leggen tussen digitale informatie en de wettelijke verplichtingen ten aanzien van archiefbescheiden.

II. De Archiefwet 1995 in hoofdlijnen

Structuur van de Aw 1995

De structuur van de Aw 1995 is als volgt: na een aantal begripsbepalingen (art. 1 en 2) volgen die betrekking hebben op alle archiefbescheiden ongeacht het overheidsorgaan waar zij zich bevinden (art. 3-21). Hiertoe behoren bepalingen inzake organisatieverandering bij overheidsorganen, selectie en vernietiging, vervanging, vervreemding, afgedwaalde archiefbescheiden, overbrenging, openbaarheid, uitlening en kwaliteitseisen die aan archiefbescheiden en hun bewaring moeten worden gesteld. Artikel 22 regelt de opleiding ter verkrijging van een diploma in de archivistiek. De artikelen 23-41 regelen de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden per categorie overheidsorgaan (Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen en andere). Artikel 42 bevat een strafbepaling. De overige artikelen, 43-87 zijn overgangs- en slotbepalingen.

De hoofdlijnen van de Aw 1995 wijken daarmee niet af van de AW 1962: de wet heeft betrekking op

archieven gedurende hun gehele 'levensloop', vanaf het moment van ontstaan. Evenals in de AW 1962 wordt aan de overheidsorganen een zorgplicht voor hun archieven opgelegd en wordt het toezicht daarop geregeld. En de Aw 1995 kent net als haar voorganger bepalingen inzake overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats en inzake vervreemding, vernietiging en uitlening van archiefbescheiden. Ook de openbaarheidsregeling van de Aw 1995 is niet principieel veranderd.

Nieuwe elementen in de Aw 1995

De reikwijdte van de AW 1995 is groter dan die van de Aw 1962:

• –

  Ook privaatrechtelijke organen, die bekleed zijn met enig openbaar gezag, worden als overheidsorgaan onder de werking van de Aw 1995 gebracht.

• –

  In de definitie van het begrip archiefbescheiden is de toevoeging 'ongeacht hun vorm' opgenomen, zodat ondubbelzinnig vastligt, dat ook digitale registratievormen onder de werking van de wet vallen.

Nieuw is voorts dat de termijn van overbrenging naar een archiefbewaarplaats is verkort van 50 naar 20 jaar.

De wellicht grootste verandering betreft de mogelijkheid tot vervanging van archiefbescheiden, die voor bewaring in aanmerking komen, door reproducties. De Aw 1995 draagt voorts een aantal voorheen op rijksniveau uitgeoefende bevoegdheden ten aanzien van gemeenten en waterschappen over aan de provincies. Het systeem van selectie en vernietiging is veranderd. Aan selectielijsten worden hogere eisen gesteld. Het ontwerpen van kwaliteitseisen ten aanzien van archiefbewaarplaatsen wordt, anders dan in de oude Aw, dwingend voorgeschreven. Nieuw is verder, dat dit ook met betrekking tot archiefruimten zal plaatsvinden. De verplichting tot uitlening van archiefbescheiden aan allerlei instellingen is omgezet in een bevoegdheid. Door het Rijk aan gemeenten in bewaring gegeven archiefbescheiden van lokale oorsprong kunnen onder voorwaarden door deze gemeenten in eigendom worden verkregen.

Bestuurlijke organisatie

Bij de verdeling van het 'archievenlandschap' tussen het Rijk en de lagere overheden is geen rekening

gehouden met de instelling van nieuwe provincies en de ontwikkeling van bestuurlijke regio's.

De Aw 1995 bepaalt net als de oude wet, dat in de hoofdstad van iedere provincie een rijksarchiefbewaarplaats is gevestigd. Deze blijft tevens bestemd voor het bewaren van de archieven van provinciale organen.

De Aw 1995 kent een restcategorie niet nader omschreven overheidsorganen. De archieven van deze

restcategorie worden uiteindelijk overgebracht naar rijksarchiefbewaarplaatsen. Nu is het zeer wel voorstelbaar, dat er overheidsorganen worden ingesteld, die meer een regionaal of lokaal karakter hebben dan een rijkskarakter. Indien men op grond daarvan de archieven van deze organen naar een andere dan de rijksarchiefbewaarplaats wenst te zien overgebracht, dan dient dit in de betreffende instellingsregeling expliciet te worden bepaald. Hetzelfde geldt voor het toezicht op het archiefbeheer in de fase vóór de overbrenging.

De politie is hiervan een voorbeeld. Voor deze organisatie gelden zonder meer de zorgverplichtingen

van de Aw 1995. Omdat de politie behoort tot de restcategorie overheidsorganen, zouden volgens het systeem van de wet de archiefbescheiden van politie naar een rijksarchiefbewaarplaats worden overgebracht en zou het toezicht op het beheer in de periode voor de overbrenging bij de rijksarchiefdienst berusten. Voor een overheidsorgaan met meer lokale dan rijksbinding is dit een ongewenste situatie. In de instellingsregeling, de Politiewet 1993 en de daarbij behorende uitvoeringsregeling, zijn daarom de aspecten 'archiefbewaarplaats' en 'toezicht op het beheer' in een lokaal kader gegoten.

Op grond van deze regeling oefenen gedeputeerde staten toezicht uit op aan de korpsbeheerder opgedragen zorg voor de archieven. De archieven van de politieregio worden uiteindelijk overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente, waarvan de burgemeester korpsbeheerder is. De archivaris van deze gemeente oefent toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de politie. De door deze gemeente voor toezicht en bewaring te maken kosten komen ten laste van de regio.

De Aw 1995 kent net als de vorige wet de plicht om in een regeling als bedoeld in de Wet

Gemeenschappelijke regelingen een voorziening op te nemen inzake de archiefzorg en het toezicht. Nieuw is, dat indien een dergelijke voorziening achterwege blijft, de regeling van de gemeente van vestiging van overeenkomstige toepassing is. Indien een provincie deelneemt aan een gemeenschappelijke regeling is in dat geval de regeling van de provincie van toepassing (art. 40, lid 3).

Beheer van de archiefbewaarplaats

Net als de vorige wet gaat ook de huidige Aw ervan uit, dat de door de gemeenteraad aan te wijzen gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gekwalificeerde gemeente-archivaris. Voor waterschappen is dezelfde redactie gekozen om aan te geven, dat ook daar het beheer in de regel gevoerd dient te worden door een archivaris. Indien geen archivaris is benoemd, is de secretaris verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbewaarplaats.

Decentralisatie

De Aw 1995 draagt aan de provincies een aantal bevoegdheden over die met name de archiefzorg bij

gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en politieregio's betreffen:

• –

  Wanneer bij deze organen de behoefte bestaat om de overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats uit te stellen, omdat ze nog veelvuldig door de administratie moeten worden geraadpleegd, dan kan dat met machtiging van gedeputeerde staten. Eerder was dit een bevoegdheid van de minister van OCenW.

• –

  Onder het vorige regime mochten beperkingen van de openbaarheid bij deze organen geen betrekking hebben op archiefbescheiden, die ouder zijn dan 100 jaar, tenzij de minister van OCenW anders besliste. De nieuwe Archiefwet stelt deze termijn op 75 jaar en legt de beslissingsbevoegdheid voor verdere beperking van de openbaarheid bij gedeputeerde staten.

• –

  De plaatsing van archiefbescheiden van deze organen in dwangdepot, wanneer ze niet aan hun zorgverplichtingen voldoen, gebeurde voorheen op last van de Kroon, gehoord gedeputeerde staten. De bevoegdheid gaat over op gedeputeerde staten, gehoord het betrokken orgaan.

• –

  Voorts wordt het toezicht dat gedeputeerde staten uitoefenen op de archiefzorg van deze organen niet meer bij algemene maatregel van bestuur geregeld, maar bij een regeling door provinciale staten. Deze overdracht van bevoegdheden naar provinciaal niveau maakt duidelijk, dat het streven van de wetgever erop is gericht, dat gemeenten en waterschappen bij de uitoefening van de archiefzorg zoveel mogelijk alleen met het naast hogere niveau te maken hebben.

Openbaarheid

De Aw 1995 bepaalt in algemene zin, dat in een archiefbewaarplaats

berustende bescheiden

openbaar zijn. Onder de vorige Aw was het zo, dat overheidsorganen hun archiefbescheiden, die ouder waren dan vijftig jaar binnen tien jaar dienden over te brengen naar een archiefbewaarplaats. De Aw 1995 verkort deze overbrengingstermijn tot twintig jaar. Deze openbaarheid gaat verder dan die van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In tegenstelling tot de Wob kent de Aw 1995 een expliciteit inzagerecht. Ten aanzien van overheidsarchieven kan deze openbaarheid slechts op grond van enkele limitatief opgesomde bepalingen beperkt worden. De gronden tot het beperken van de openbaarheid zijn ontleend aan de Wob. Beperkingen op de openbaarheid op grond van de Aw 1962 blijven echter van kracht. Onveranderd is ook gebleven, dat de individuele burger de in archiefbewaarplaatsen opgenomen archiefbescheiden kosteloos kan raadplegen.

Voor allerlei andere diensten kunnen echter kosten in rekening gebracht worden. Wanneer een

burger bijvoorbeeld de keus heeft tussen het op traditionele wijze raadplegen van bestanden of via eventueel aanwezige, snellere, geautomatiseerde zoekbestanden, mogen voor die laatste vorm van raadpleging kosten worden berekend. Indien echter reproducties in de plaats worden gesteld van de oorspronkelijke archiefbescheiden en deze reproducties slechts door middel van apparatuur geraadpleegd kunnen worden, dan mogen daarvoor geen kosten berekend worden.

Vervanging

Onder de werking van de oude wet diende, tenzij de archiefbescheiden in vernietigingslijsten stonden

beschreven, de informatie met zijn oorspronkelijke drager bewaard te worden. De Aw regelt in artikel 7 dat de zorgdragers bevoegd zijn archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Dit wordt wel aangeduid met 'substitutie'. De wetgever maakt hier een principiële keuze voor informatiebeheer in plaats van documentenbeheer.

De keerzijde is, dat de beheersproblemen op termijn enorm zijn. Het adagium van de wet, dat

overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren (art. 3), geldt onverkort ook voor digitale en andersoor-

tige informatiesystemen, ook als deze al tientallen jaren niet meer door de administratie gebruikt worden. En juist in deze fase gaat het inzagerecht van de Aw 1995 gelden. Overheidsorganen zullen procedures moeten scheppen, waardoor gecompliceerde informatiesystemen ook na lange tijd met behoud van functionaliteit toegankelijk zijn voor de burger.

Selectie en vernietiging

De vorige Aw kende een systeem van vernietigingslijsten, waarin categorieën archiefbescheiden

worden opgesomd met daarbij een opgave of deze bescheiden vernietigd mogen worden en zo ja, op welke termijn. De term vernietigingslijst is vervangen door selectielijst. Hiermee wordt tot uitdrukking gebracht, dat aan daadwerkelijke vernietiging van archiefbescheiden een proces van waardering vooraf gaat, dat uiteindelijk leidt tot selectie van archiefbescheiden in categorieën te bewaren en categorieën te vernietigen archiefbescheiden. Het oude regime voorzag in ofwel vernietiging op grond van lijsten, ofwel incidentele vernietiging. De regeling was in beide gevallen tamelijk omslachtig. In het nieuwe regime is de mogelijkheid van incidentele vernietiging komen te vervallen. De plicht tot het ontwerpen van selectielijsten wordt bij de individuele zorgdrager gelegd. Hoewel de wet de mogelijkheid schept, dat iedere zorgdrager, en dus iedere provincie, gemeente, waterschap en politieregio een eigen selectielijst opstelt, ligt het voor de hand te veronderstellen, dat er in samenwerking per soort orgaan uniforme lijsten worden opgesteld. De vigerende vernietigingslijsten blijven van kracht tot deze door nieuwe selectielijsten zijn vervangen.

Kwaliteitseisen

De vorige Aw schiep de mogelijkheid om bij algemene maatregel van bestuur regels vaste te stellen

met betrekking tot bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefbewaarplaatsen. Deze algemene maatregel van bestuur is nooit tot stand gekomen. In de aw 1995 wordt deze kwestie gedelegeerd naar het Archiefbesluit 1995. Verdere uitvoering zal plaatsvinden bij ministeriële regeling. Artikel 13, lid 4, van het Ab 1995, waarin dit is bepaald, treedt echter pas op een bij koninklijk besluit nader te bepalen tijdstip in werking.

Hoogst noodzakelijk zijn de regels voor duurzaamheid van archiefbescheiden. Niet alleen dienen

kwaliteitseisen te worden opgesteld voor het gebruik van papier als informatiedrager voor de lange termijn, maar ook voor andere informatiedragers. Dit laatste met name met het oog op de mogelijkheid van substitutie, waarbij veelal de papieren informatiedrager zal worden vervangen door een digitale informatiedrager of door een microfilm. Iedere zorgdrager dient zelf maatregelen te nemen ten aanzien van het waarborgen van de raadpleegbaarheid van voor bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden na honderd jaar. Verdere uitvoering zal plaatsvinden bij ministeriële regeling. Artikel 11, lid 2, van het Archiefbesluit 1995, waarin dit is bepaald, treedt eveneens pas op een bij koninklijk besluit nader te bepalen tijdstip in werking.

Ook ten aanzien van het in geordende en toegankelijke staat brengen van archiefbescheiden worden bij ministriële regeling regels gesteld, die pas op een bij koninklijke besluit nader te bepalen tijdstip in werking treden.

Overdracht van archiefbescheiden door het Rijk

In het verleden heeft het Rijk de zorg voor verschillende archieven van de gemeenten overgenomen.

Dit betreft onder meer oud-rechterlijke archieven, archieven van wees- en momboirkamers, kerkelijke doop-, trouw en begraafboeken, die aan het begin van de 19e eeuw als retro-akten van de burgerlijke stand van de kerken zijn gevorderd, en registers van eigendomsovergang over de periode 1812-1832.

De meeste besluiten, op grond waarvan deze archieven aan het Rijk werden overgedragen, bevatten tevens de mogelijkheid dat gemeenten deze archieven weer in bewaring verkrijgen. De figuur van bewaringgeving komt in de nieuwe Archiefwet niet meer voor. Gemeenten, die dergelijke archieven reeds in bewaring hebben kunnen deze op verzoek in eigendom verkrijgen (art. 46). Zolang zij dit niet doen blijven de bestaande overeenkomsten van kracht. Gemeenten, die dergelijke archieven nog niet in beheer hebben, kunnen deze op verzoek rechtstreeks in eigendom verkrijgen (art. 46 en 47). In de memorie van toelichting wordt het voornemen aangekondigd ook andere archieven dan de hiervoor genoemde op verzoek in eigendom over te dragen aan gemeenten. In dit verband worden genoemd de notariële archieven, de in enkelvoud opgemaakte bijlagen bij de registers van de burgerlijke stand, alsmede de archieven van de Kamers van Koophandel (tot 1922).

Uitlening van archiefbescheiden

Het oude wettelijke regime kende in het Archiefbesluit een regeling van uitlening van in archiefbewaarplaatsen berustende archiefbescheiden. In een ministeriële regeling waren in extenso alle archiefbewaarplaatsen, bibliotheken en andere instellingen opgenomen, waaraan op verzoek verplicht archiefbescheiden moesten worden uitgeleend. De figuur van verplichte uitlening aan externe instellingen is in de Aw 1995 ingeruild voor een bevoegdheid tot uitlening.

Het archiefveld heeft inmiddels in zelfregulering richtlijnen opgesteld voor de veilige uitlening van archiefbescheiden. De verplichting blijft slechts bestaan bij uitlening aan het overheidsorgaan, waaronder de bescheiden zouden berusten, indien zij niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. De uitlening geldt in dat geval voor een bepaalde tijd en de toestand van de archiefbescheiden moet zich naar het oordeel van de beheerder niet tegen uitlening verzetten.