70272_1Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsnlregelingNijefurd2010-12-20OnbekendArchief verordening Nijefurd 1997Archiefwet 1995, art. 30, lid 1algemeengemeenteraadDe tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht1997-11-25Archiefwet 1995, par. 1 1997-11-252011-01-01Nieuwe regelingGeenGeenGeenGeenDe raad van de gemeente Nijefurd,gelezen het voorstel van burgemeester en (wethouders van 11 november 1997; gehoord de commissie Algemeen Bestuurlijke Zaken / Middelen;gelet op artikelen 30, eerste lid en paragraaf 1 van de Archiefwet 1995;Besluit:vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats.1Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder;
de wet: de Archief wet 1995.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende rot de gemeente.
de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht,
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel.
informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
2De aanwijzing van de archiefbewaarplaats2De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de "kluis" onder het gemeentekantoor van Nijefurd, Merk 1, 8711 CL te Workum.3De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.61.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.7Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.8Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organisaties die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.9Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per vier jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.4Het beheer van de archiefbewaarplaats10Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris hierin een deskundige aanwijzen die in het bezit is van een diploma archivisti als bedoeld in artikel ?? van de vet.11De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig, van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.12Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet s~er_etier, verricht de gemeentesecretaris, of eer: door hem aangewezen persoon, desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeente. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.13Voorrover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verschenen, is de gemeentesecretaris, of een door hem aangewezen persoon, bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daarbij aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.Memorie van toelichtingDeze model-Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Aw 1995, fitte. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 , (Ab 199.,, Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Aw 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Aw 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Ab 1995.Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt hei beheer op dezelfde wijze.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.Artikel 3Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Ab 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Ab 1995).Artikel 4De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit informatiebeheer. Artikel 6Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 1 tweede lid van het Ab 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Ab 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Ab 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 8De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Nijefurd omdat de gemeenteraad ook de gemeentesecretaris aanstelt.Artikel 9Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.Artikel 10De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.Artikel 13De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten. Artikel 14De kosten voor hei verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteldArtikel 15De gemeentesecretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.HOOFDSTUK 5 OVERGANGS- EN SL0TBEPALNGENArtikel 16Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na die waarop zij is bekendgemaakt. Te zelfde tijd vervalt de Archiefverordening 24 november 1992.Artikel 17Deze verordening kan worden aangehaald als "Archief verordening Nijefurd 1997.