| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Nieuw-West |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Financiële beleid en beheerverordening van het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer van de gemeente Amsterdam |
| Citeertitel | Financiële beleid en beheerverordening van het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer van de gemeente Amsterdam |
| Vastgesteld door | deelraad |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp | Financiën |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-12-2008 | 01-05-2010 | nieuwe regeling | 07-10-2003 23-12-2008 Westerpost | - |
In deze verordening worden de volgende begrippen gedefinieerd:
a ) Administratie:
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken van gegevens en verstrekken van relevante informatie met als doel het besturen en beheren van de financiële middelen van het stadsdeel. De administratie dient als instrument voor het tijdig afleggen van verantwoording.
b ) Financiële organisatie:
De financiële administratie maakt deel uit van de complete administratie en heeft tot doel het zodanig vastleggen en verwerken van aantekeningen inzake de financiële gegevens van de organisatie van de stadsdelen (en eventueel onderdelen) dat op alle tijden een accuraat en volledig inzicht mogelijk is in:
De financieel-economische positie;
Het beheer van vermogenswaarden;
De uitvoering van de begroting;
Het afwikkelen van vorderingen en schulden;
Het afleggen verantwoording in het jaarrekening en tussentijdse rapportages;
c ) Administratieve organisatie:
De beschrijving van werkprocessen in procedures en werkinstructies waarin opgenomen de organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
d ) Beheer van vermogenswaarden:
Het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van vermogenswaarden van het stadsdeel.
e ) Rechtmatigheid:
Ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder stadsdeel verordeningen, besluiten van het Dagelijks Bestuur en stadsdeelraad
f ) Doelmatigheid:
De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
g ) Doeltreffendheid:
De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
1. De stadsdeelraad stelt tenminste bij de aanvang van de nieuwe stadsdeelraadsperiode een programma-indeling voor de stadsdeelraadsperiode vast.
2. De stadsdeelraad stelt per programma vast:
De beoogde maatschappelijke effecten;
De te leveren producten en prestaties;
De baten en lasten van het programma.
3. Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten, de te leveren prestaties en de bijbehorende activiteiten.
4. De stadsdeelraad stelt de indicatoren, bedoeld in het vorige lid, vast.
5. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, de beoogde maatschappelijke effecten en de bijbehorende activiteiten, zodat de doelmatigheid en doelmatigheid van het beleid zoals vastgesteld door de stadsdeelraad, kunnen worden getoetst.
6. De stadsdeelraad stelt voor 15 december de programma-begroting vast.
1. Bij iedere begroting en jaarrekening wordt een overzicht gegeven welke producten uit de productraming onder welke programma’s behoren.
2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de stadsdeelraadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen, die dan bij de begroting expliciet zullen worden gemeld.
1. Het Dagelijks Bestuur biedt voor het zomerreces van het begrotingsjaar een voorjaarsnota aan. Hierin wordt aangegeven:
de incidentele gevolgen voor het huidige begrotingsjaar,
de kaders voor het komende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.
De ontwikkelingen die van belang zijn voor de uitvoering van de programma’s
Het resultaat en de structurele gevolgen van het jaarrekening (artikel 8).
2. De stadsdeelraad stelt voor het zomerreces deze nota vast.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die tot doel hebben dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorgt voor dat:
De producten in de financiële administratie eenduidig zijn toe te wijzen aan de producten van de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde productraming;
De baten en lasten van de programma’s niet worden onder- respectievelijk overschreden. Daar waar lasten en baten van de programma’s worden onder- of overschreden, stelt het bestuur de stadsdeelraad hiervan tijdig op de hoogte en legt aan de stadsdeelraad een begrotingswijziging voor.
De lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komen.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van het jaarrekening, zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de output en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.
2. Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de interne toetsing genoemd in het vorige lid, voor een plan tot herstel. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
3. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de kwaliteit en de naleving van de administratieve organisatie door middel van interne toetsing en neemt daar waar nodig maatregelen tot verbetering
4. De resultaten van de interne toetsing en het plan van verbetering, worden ter kennisgeving aan de stadsdeelraad aangeboden.
1. Het Dagelijks Bestuur stelt tenminste twee maal per jaar, de tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het stadsdeel vast. Indien de uitkomsten van de tussentijdse rapportage leiden tot een begrotingswijziging, dan zal een samenvatting van de knelpunten aan de stadsdeelraad in de voor- en najaarsnota worden voorgelegd. De voorjaarsnota wordt behandeld in de vergadering van de stadsdeelraad van juni en de najaarsnota in die van oktober.
2. De rapportage vindt plaats in een 3 en 7 maandsrapportage.
3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
4. De rapportages gaan op hoofdlijnen in op afwijkingen van baten en lasten, de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de prestaties naar de productenrealisatie en naar het programma verantwoording.
2. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de programma’s inzake de beoogde maatschappelijke effecten, de geleverde prestaties, de bijbehorende baten en lasten en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
3. De stadsdeelraad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.
4. De jaarrekening wordt in april ter besluitvorming aan de stadsdeelraad aangeboden.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor verwerking van het beleid waartoe de stadsdeelraad heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen.
2. De stadsdeelraad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
3. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf de stadsdeelraad en neemt pas een besluit, nadat de stadsdeelraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur te kunnen uiten voor zover het betreft niet bij de begroting vastgestelde verplichtingen inzake:
Aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000;
In het geval van calamiteiten en/of in het belang van de bedrijfsvoering bij:
Investeringen groter dan € 50.000;
Het verstrekken van waarborgen en garanties groter dan € 25.000;
Nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 50.000.
4. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota inzicht geven in de reserves en voorzieningen. In deze nota zal in ieder geval worden opgenomen een drempel van 10.000 euro. Daarnaast zal dit jaarlijks in de begroting of voorjaarsnota, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt ingegaan op het bereiken van de doelstellingen en de hiervoor benodigde hoogte van de reserves en voorzieningen. Het Dagelijks Bestuur zal jaarlijks in de begroting kritisch kijken naar de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen.
De stadsdeelraad stelt in een afzonderlijke notie het investerings- en afschrijvingsbeleid van het stadsdeel vast.
In deze notitie wordt in ieder geval het volgende opgenomen:
1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair in 4 jaar afgeschreven.
2. De materiele activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden overeenkomstig hun economische levensduur lineair afgeschreven. Activa met een aanschafwaarde van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.
3. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, wordt verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimte, parken en overig openbaar groen;
4. Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en eventuele bestemmingsreserves of voorzieningen bij voorkeur direct ten laste van de exploitatie gebracht. Op grond van budgettaire overwegingen kan de investering worden geactiveerd.
Voor de totale post inzake openstaande vorderingen wordt de oninbaarheid berekend op basis van het historische percentage van oninbaarheid. Bij het opstellen van de begroting wordt hierbij een relatie gelegd naar de post onvoorzien.
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de stadsdelen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
2. Bij de kostentoerekening bedoelde indirecte kosten worden meegenomen de bijdragen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van betrokken activa, de kapitaalslasten van de in gebruik zijnde activa en voor reinigingsrechten en van afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto geactiveerde investeringen in de openbare ruimte
2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor dat de registratie en ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd.
3. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en het (eventuele) plan van verbetering i worden ter kennisgeving aan de stadsdeelraad aangeboden.
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota, op het niveau van het stadsdeel, inzicht geven over de lokale heffingen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de begroting, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij zal aandacht worden besteed aan de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen, de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden, de kostendekkendheid van de heffingen, de druk van de lokale belastingen en heffingen, het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid. Verder bevat de nota een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actueel overzicht van tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.
2. Voor het vaststellen van de hoogte van de stadsdeeltarieven, heffingen en prijzen door de stadsdeelraad, verstrekt het Dagelijks Bestuur aan de stadsdeelraad per verordening waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, de actueel geraamde hoeveelheden per door het stadsdeel verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de door het stadsdeel verstrekte diensten.
3. Bij de begroting en jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per stadsdeelheffing, het volume en bedrag aan kwijtscheldingen, de kostendekkendheid van de afvalstoffenheffing, de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota inzicht geven in het weerstandsvermogen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de begroting of voorjaarsnota, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald.
2. Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang met enige kwantificatie van risico.
Het Dagelijks Bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in lid 1.
3. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvemogen van de begroting en jaarrekening de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota inzicht geven aan onderhoud kapitaalgoederen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de begroting nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt het kader weergegeven voor de inrichting van het onderhoud en beoogde onderhoudsniveau voor de openbare ruimte en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettaire beslag.
2. Ook zal het Dagelijks Bestuur eens in de vier jaar in een kaderstellende nota aandacht besteden aan onderhoud gebouwen. Daarnaast zal dit jaarlijks in de begroting, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en bijbehorende kosten aan de stadsdeelgebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
3. Bij de begroting en jaarrekening doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbare ruimte en gebouwen.
1. Inzake het thema bedrijfsvoering zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota de algemene kaders worden weergegeven. In de begroting, zal deze nota verder worden uitgewerkt en geactualiseerd.
2. In de bedrijfsvoeringparagraaf van het jaarrekening wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
Het Dagelijks Bestuur zal jaarlijks in de begroting inzicht geven aan verbonden partijen. In de daarop volgende begrotingen en jaarrekeningen zal dit nader worden geactualiseerd. De kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties vooral ten aanzien van hoe het publiek belang is gediend met de verbonden partijen, de taken, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële condities.
1. Het Dagelijks Bestuur zal in de begroting aandacht besteden aan het grondbeleid. Hierbij kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen:
De relaties met de programma’s van de begroting;
De strategische visie van het toekomstig grondbeleid van het stadsdeel;
De te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
De voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
De uitgiften van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
2. In de paragraaf grondbeleid van het jaarrekening wordt ingegaan op de uitvoering van de in de begroting voorgenomen grondbeleid, vooral de belangrijkste financiële ontwikkelingen, zoals winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s. Inzake het grondbeleid is het stadsdeel in sterke mate afhankelijk van de kaders van het Ontwikkelbedrijf Gemeente Amsterdam en in die zin de bewegingsvrijheid beperkt is.
Het kader voor de verstrekking van stadsdeelsubsidies is vastgelegd in de subsidieverordeningen van het stadsdeel. Indien het kader van de subsidieverstrekking actualisatie behoeft, dan is een aanpassing van de subsidieverordening vereist. Het Dagelijks Bestuur zal zorgdragen voor een dergelijke actualisatie van de subsidieverordening.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor dat:
De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan de Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
De vereiste informatie verstrekt wordt aan de gemeente Amsterdam, het Rijk, de Provincies en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan stadsdelen.
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het sturen en het beheren van activiteiten en processen in het stadsdeel als geheel; Het Dagelijks Bestuur stelt mede daartoe een uitvoeringsregeling vast over informatiebeveiliging en privacy, conform de in de centrale stad geldende maatregelen.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorst;
Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast:
Een eenduidige indeling van de stadsdeel organisatie;
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
De regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van interne leveringen.
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, alsmede de algemene inkoopvoorwaarden van het stadsdeel en de voorwaarden voor aanbesteding van werken van het stadsdeel.
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2004.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “financiële beleid en beheerverordening van het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer van de gemeente Amsterdam”