| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Nieuw-West |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het stadsdeel Osdorp |
| Citeertitel | Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het stadsdeel Osdorp |
| Vastgesteld door | deelraad |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp | Financiën |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-02-2006 | 01-05-2010 | nieuwe regeling | 16-02-2006 Gemeenteblad, afd. 3A, nr. 17/28 | Gemeenteblad, afd. 3A, nr. 17/28 |
In deze verordening worden de volgende begrippen gedefinieerd:
Administratie:
Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en beheersen van de huishouding van het stadsdeel Osdorp en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.
Financiële organisatie:
De financiële administratie maakt deel uit van de algehele administratie en heeft tot doel het zodanig vastleggen en verwerken van aantekeningen inzake de financiële gegevens van de organisatie van het stadsdeel Osdorp dat een goed inzicht mogelijk is in:
De financieel-economische positie;
Het beheer van vermogenswaarden;
De uitvoering van de programmabegroting;
Het afwikkelen van vorderingen en schulden;
Het afleggen verantwoording in het jaarverslag en tussentijdse rapportages;
Administratieve organisatie:
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening.
Beheer van vermogenswaarden:
Het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van vermogenswaarden van het stadsdeel Osdorp.
Rechtmatigheid:
Ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder stadsdeelverordeningen, besluiten van het Dagelijks Bestuur en stadsdeelraad.
Doelmatigheid:
De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten tegen een zo hoog mogelijke kwaliteit worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
Doeltreffendheid:
De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Hoofdstuk 1 Begroting en verantwoording
1. De stadsdeelraad stelt tenminste bij de aanvang van de nieuwe stadsdeelraadsperiode een programma-indeling voor de stadsdeelraadsperiode vast.
2. De stadsdeelraad stelt per programma vast:
De beoogde maatschappelijke effecten;
De te leveren goederen en diensten;
De lasten van het programma.
3. Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten, de te leveren goederen en diensten en de bijbehorende activiteiten.
4. De stadsdeelraad stelt de indicatoren, bedoeld in het vorige lid, vast.
5. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten, de beoogde maatschappelijke effecten en de bijbehorende activiteiten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de stadsdeelraad, kunnen worden getoetst.
1. Bij iedere programmabegroting en jaarverslag wordt een overzicht gegeven welke producten uit de productraming onder welke programma’s behoren.
2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de stadsdeelraadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen, die dan bij de programmabegroting expliciet zullen worden gemeld.
1. Het Dagelijks Bestuur biedt voor het zomerreces van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het komend begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen verwerkt van de tussentijdse rapportages (artikel 7) en het jaarverslag (artikel 8).
2. De stadsdeelraad stelt voor het zomerreces deze nota vast.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die tot doel hebben dat de uitvoering van de programmabegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Het Dagelijks Bestuur zorgt er voor dat:
De gemeentelijke producten in de financiële administratie eenduidig zijn toe te wijzen aan de producten van de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde productraming;
De lasten van de programma’s niet worden overschreden;
De lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van het jaarverslag zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de output en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt hij maatregelen tot herstel.
2. Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de interne toetsing genoemd in het vorige lid voor een plan tot herstel. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
3. De resultaten van de interne toetsing en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de stadsdeelraad aangeboden.
1. Het Dagelijks Bestuur stelt de tussentijdse rapportage over de realisatie van de programmabegroting van het stadsdeel vast. Deze tussentijdse rapportage vindt in ieder geval plaats binnen de voorjaarsnota en najaarsnota die ter vaststelling aan de stadsdeelraad worden aangeboden. Indien de uitkomsten van de tussentijdse rapportage leiden tot een begrotingswijziging, dan zal een samenvatting van de knelpunten aan de stadsdeelraad worden voorgelegd.
2. De voorjaarsnota wordt jaarlijks uiterlijk in juni ter vaststelling aan de stadsdeelraad aangeboden. De najaarsnota wordt jaarlijks uiterlijk in november ter vaststelling aan de stadsdeelraad aangeboden.
3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de programmabegroting.
4. De rapportages gaan op hoofdlijnen in op afwijkingen van lasten, de geleverde goederen en diensten en - indien daar aanleiding voor is - de maatschappelijke effecten.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar programmaverantwoording.
2. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de programma’s inzake de beoogde maatschappelijke effecten, de geleverde goederen en diensten en de bijbehorende lasten.
3. De stadsdeelraad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.
Hoofdstuk 2 Financiële positie
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor verwerking van het beleid waartoe de stadsdeelraad heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen.
2. De stadsdeelraad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
3. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf de stadsdeelraad en neemt pas een besluit, nadat de stadsdeelraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur te kunnen uiten voor zover het betreft niet bij de programmabegroting vastgestelde verplichtingen inzake:
Investeringen groter dan € 25.000;
Aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 25.000;
Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 25.000;
Nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 25.000.
4. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
Het Dagelijks Bestuur zal in de programmabegroting kritisch kijken naar de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen.
1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair in 5 jaar afgeschreven.
2. De materiële activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden overeenkomstig hun economische levensduur lineair afgeschreven. Activa met een aanschafwaarde van minder dan €25.000, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.
3. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, wordt verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimte, parken en overig openbaar groen;
4. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij stadsdeelraadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij stadsdeelraadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven in een door de stadsdeelraad aan te geven tijdsduur.
Voor de totale post inzake openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historisch percentage van oninbaarheid.
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van het stadsdeel Osdorp wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
2. Bij de kostentoerekening bedoelde indirecte kosten worden meegenomen de bijdragen aan voorzieningen voor noodzakelijk onderhoud van betrokken activa, de kapitaalslasten van de in gebruik zijnde activa en voor reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.
2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd.
3. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten en het (eventuele) plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de stadsdeelraad aangeboden.
Hoofdstuk 3 Paragrafen
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota aandacht besteden aan lokale heffingen die tot de bevoegdheden van het stadsdeel Osdorp zelf behoren. Deze nota wordt jaarlijks uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij zal aandacht worden besteed aan de kostendekkendheid van de deze heffingen en het tarievenbeleid. Verder bevat de nota een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actueel overzicht van tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.
2. Voor het vaststellen van de hoogte van de stadsdeeltarieven, heffingen en prijzen door de stadsdeelraad verstrekt het Dagelijks Bestuur aan de stadsdeelraad per verordening waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, de actueel geraamde hoeveelheden per door het stadsdeel verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de door het stadsdeel verstrekte diensten.
3. Bij de programmabegroting en jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per stadsdeelheffing, het volume en bedrag aan kwijtscheldingen en de kostendekkendheid van de afvalstoffenheffing.
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota aandacht besteden aan het weerstandsvermogen. Daarnaast zal in de programmabegroting, jaarverslag en voorjaarsnota dit onderwerp nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald.
2. Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang met enige kwantificatie van risico.
Het Dagelijks Bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in lid 1.
3. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvemogen van de programmabegroting en jaarverslag de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.
1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota aandacht besteden aan onderhoud kapitaalgoederen. Daarnaast zal in de programmabegroting, jaarverslag en voorjaarsnota dit onderwerp nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt het kader weergegeven voor de inrichting van het onderhoud en beoogde onderhoudsniveau voor de openbare ruimte en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
2. Ook zal het Dagelijks Bestuur eens in de vier jaar in een kaderstellende nota aandacht besteden aan onderhoud gebouwen. Daarnaast zal in de programmabegroting, jaarverslag en voorjaarsnota dit onderwerp nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en bijbehorende kosten aan de stadsdeel gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
3. Bij de programmabegroting en het jaarverslag doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbare ruimte en gebouwen.
1. Inzake het thema bedrijfsvoering zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota de algemene kaders worden weergegeven. In de programmabegroting, jaarverslaf en voorjaarsnota zal deze nota verder worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt speciale aandacht besteed aan de relatie tussen het stadsdeel apparaat en de inwoners van het stadsdeel.
2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de programmabegroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in een kaderstellende nota aandacht besteden aan verbonden partijen. Daarnaast zal in de programmabegroting, jaarverslag en voorjaarsnota dit onderwerp, indien noodzakelijk, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. De kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name ten aanzien van hoe het publiek belang is gediend met de verbonden partijen, de taken, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële condities.
1. Het Dagelijks Bestuur zal in de programmabegroting aandacht besteden aan het grondbeleid. Hierbij kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen:
De relaties met de programma’s van de programmabegroting;
De strategische visie van het toekomstig grondbeleid van het stadsdeel;
De te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
De voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
De uitgiften van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
2. In de paragraaf grondbeleid van het jaarverslag wordt ingegaan op de uitvoering van de in de programmabegroting voorgenomen grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen, zoals winstverwachtingen, de verwerving van gronden en dergelijke en de relaties van het grondbeleid met de programma’s. Inzake het grondbeleid is het stadsdeel Osdorp gehouden aan de kaders van het Ontwikkelbedrijf Gemeente Amsterdam en heeft in die zin weinig bewegingsvrijheid.
Het kader voor de verstrekking van stadsdeel subsidies is vastgelegd in de subsidieverordening van het stadsdeel Osdorp. Indien het kader van de subsidieverstrekking actualisatie behoeft, dan is een aanpassing van de subsidieverordening vereist. Het Dagelijks Bestuur zal zorgdragen voor een dergelijke actualisatie van de subsidieverordening.
Hoofdstuk 4 Financiële organisatie en administratie
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:
De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
De vereiste informatie verstrekt wordt aan de gemeente Amsterdam, het Rijk, de Provincies en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan stadsdelen.
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het stadsdeel als geheel. Het Dagelijks Bestuur stelt mede daartoe een uitvoeringsregeling vast over informatiebeveliging en privacy conform de in de Centrale Stad geldende maatregelen;
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden enzovoorts;
Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast:
Een eenduidige indeling van de stadsdeel organisatie;
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, alsmede de algemene inkoopvoorwaarden van het stadsdeel en de voorwaarden voor aanbesteding van werken van het stadsdeel.
Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het stadsdeel Osdorp van de gemeente Amsterdam”