Verordening op de raadscommissies 2002

1. In de regel vindt er in de weken voorafgaand aan de vergadering van de stadsdeelraad een vergadering van elk van de 3 raadscommissies plaats. De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 19.30 uur en vinden plaats in het stadsdeelkantoor.

2. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of ander aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

1. De voorzitter roept de leden schriftelijk op voor een vergadering, onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Hij draagt er zorg voor, dat tussen de schriftelijke oproep aan elk lid van de vergadering en de datum van de vergadering een periode ligt waarin 2 weekeinden vallen

De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 12, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

1.Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast.

• a.

  Bij ieder agendapunt waarvan bespreking in de vergadering wordt gewenst - in de regel conceptbesluiten van de stadsdeelraad - , wordt in het agendavoorstel zo veel mogelijk aangegeven hoeveel tijd de behandeling daarvan zal vergen. Deze punten krijgen de aanduiding A-punt.

• b.

  Het agendavoorstel kan tevens punten inhouden die slechts ter kennisname en ter opiniering zijn opgenomen - in de regel besluiten van het dagelijks bestuur - en waarover slechts op verzoek van een commissielid behandeling zal plaatsvinden. Deze punten krijgen de aanduiding B-punt.

• c.

  De commissie kan er tevens voor kiezen te werken met zogenaamde hamerstukken, welke de aanduiding C-punt krijgen. Dit zullen in de regel conceptbesluiten van de stadsdeelraad zijn welke geen behandeling behoeven.

2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan  de agenda toevoegen  of van de agenda afvoeren.

4. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, dan kan zij aan het dagelijks bestuur nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

5. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

6. Voorzitter en griffier stellen gezamenlijk na afloop van de vergadering een termijnagenda op van toegezegde besluiten en de uiterste datum waarop deze afgehandeld dienen te worden. Deze termijnagenda wordt in iedere volgende vergadering doorgenomen en eventueel bijgesteld.

1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het stadsdeelkantoor ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 14. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken  ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het stadsdeelkantoor gebracht.

3. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

Artikel 14 Openbare kennisgeving

1. De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in een huis-aan-huis blad, en zo mogelijk door plaatsing op de internetsite van het stadsdeel en/of op teletekst ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd, plaats en agenda van de vergadering;

• b.

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 17.

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan  de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

1. Niet-commissieleden hebben ten aanzien van geagendeerde onderwerpen het spreekrecht. Indien zij van dit recht gebruik willen maken, dan dienen zij zich tenminste 24 uur voor aanvang van de vergadering bij de voorzitter of de commissiegriffier aan te melden. Bij aanmelding vermelden zij hun naam, adres, telefoonnummer en het onderwerp waarover zij het woord willen voeren. Zij kunnen in de regel het woord voeren voorafgaand aan iedere termijn van de behandeling van het betreffende agendapunt. De voorzitter bepaalt de spreektijd voor de in het vorige lid bedoelde sprekers, afhankelijk van de lengte van de vergadering en de zwaarte van het onderwerp.

2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

6. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

1. De ontwerp-notulen van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De ontwerp-notulen worden op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

2. Bij het begin van de vergadering worden, zo mogelijk, de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

3. De leden van de commissie en de leden van het dagelijks bestuur hebben het recht, een voorstel tot wijziging van de notulen aan de raadscommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de notulen schriftelijk bij de commissiegriffier te worden ingediend.

4. De notulen moeten inhouden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de leden van het dagelijks bestuur, de stadsdeelsecretaris en de ter vergadering aanwezige leden, allen voorzover aanwezig, alsmede van de  overige personen die het woord gevoerd hebben; afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;

• d.

  een samenvatting van het advies aan de raad

• e.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

5. De notulen worden opgesteld onder de zorg van de commissiegriffier.

6. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

1. Commissieleden, leden van het dagelijks bestuur en de stadsdeelsecretaris spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

2. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken.

1. Commissieleden, leden van het dagelijks bestuur en de stadsdeelsecretaris voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

2. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over  de orde van de vergadering.

1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Een lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden.

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

• a.

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

• b.

  een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

4.De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen  over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde (de leden van) het dagelijks bestuur of de commissieleden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode is verstreken.

1. De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

3. Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

4. In het advies worden de standpunten van de fracties opgenomen.

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Het tweede en derde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. In dit model is ervoor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven. Indien er een agendacommissie is ingesteld bestaande uit de (plaatsvervangende) voorzitters van de raadscommissies en de (plaatsvervangend) voorzitter van de raad, ligt het voor de hand dat de agendacommissie hierover beslist. Het is ook denkbaar dat het voorzittersoverleg hierin een rol vervult. Hierop zal de verordening dan moeten worden aangepast.

In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter.

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het dagelijks bestuur. Voor wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad plaats.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. 

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het dagelijks bestuur maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het voorzittersoverleg of de agendacommissie bestaande uit de voorzitters van de raadscommissies en de voorzitter van de raad.

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van artikel 4 voor dat een raadscommissie bestaat uit ten minste een en maximaal 3 leden per fractie naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen is gekozen voor een minimum en een maximum aantal leden. Sommige gemeenten kiezen voor een maximum van twee leden per fractie.

Zoals ook uit het vierde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze modelbepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Deze laatste eis hoeft niet te worden gesteld, de beslissing hierover is aan de raad.

Deze bepaling opent ook de mogelijkheid om buitengewone leden te noemen. Dit kunnen burgers zijn die niet op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan, maar bijvoorbeeld op basis van hun deskundigheid tot lid van een raadscommissie worden benoemd. Er wordt vanuit gegaan dat dit niet-raadsleden zijn. Het aantal buitengewone leden dat de raad wil benoemen is opengelaten. Indien de raad het niet wenselijk acht om andere burgers te benoemen in de raadscommissies kan het derde lid worden geschrapt.

Op grond van het vierde lid moeten leden en buitengewone leden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vijfde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een raadscommissie. De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste lid benoemde leden.

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers “uit zijn midden” benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen. Het staat de raad echter vrij om te bepalen dat een raadscommissie de (plaatsvervangende) voorzitter benoemt. Gelet op de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervult, ligt het wel in de rede dat de raad de (plaatsvervangende) voorzitters benoemt. Ook kan er voor gekozen worden om de voorzitters te laten benoemen door de raad en de plaatsvervangend voorzitters door de raadscommissies.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter op grond van artikel 1 van de modelverordening) geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. Een andere keuze is echter ook denkbaar, de Gemeentewet verzet zich er niet tegen dat de (plaatsvervangend) voorzitter tevens lid van een raadscommissie is. Indien de raad er voor kiest om de voorzitters tevens lid van de raadscommissies te laten zijn dan zullen de artikelen 4 en 5 hierop aangepast moeten worden.

Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.

De zittingsperiode van de leden, de eventuele buitengewone leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het (buitengewoon) lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor buitengewone leden, deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen, ontslag nemen of overlijden. Desgewenst kan de raad er voor kiezen om hiervoor een vergelijkbare ontslagregeling als voor de voorzitter op te nemen door aanvulling van het vierde lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden.

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. Afhankelijk van de omvang van de griffie is dit een medewerker van de griffie of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De medewerker van de griffie kan ook parttime door de raad als commissiegriffier worden benoemd. Het verschil tussen deze beide opties komt tot uitdrukking in de alternatieven voor het eerste en derde lid. Indien de commissiegriffier een medewerker van de griffie is, is de raad de werkgever en benoemt deze de commissiegriffier en regelt zijn vervanging. De vervanging van de commissiegriffiers kan ook worden overgelaten aan de griffier, in dat geval zal het derde lid moeten worden gewijzigd.

Als de commissiegriffier een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie is, is het college de werkgever en zal de raad in overleg met het dagelijks bestuur moeten beslissen welke ambtenaar deze functie vervult en wie hem bij zijn afwezigheid of verhindering vervangt.

De facto zal de stadsdeelsecretaris bij deze beslissing vaak een rol vervullen.

De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 26 van deze modelverordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen. Of de griffier aanwezig is in de vergaderingen van de raadscommissies zal afhangen van de omvang van de griffie en het daarmee samenhangende profiel van de commissiegriffier. Als de commissiegriffier een ambtenaar uit de reguliere organisatie is en voornamelijk administratieve taken vervult, ligt het meer voor de hand dat de griffier ook in de vergaderingen van de raadscommissies aanwezig is.

Het kan ook zijn dat de griffier de taken van de commissiegriffier vervult, maar gelet op de overige taken die de griffier moet vervullen wordt dit minder wenselijk geacht.

De leden van het dagelijks bestuur zijn vanaf het moment van inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur geen lid meer van raadscommissies (artikel 82, tweede lid). Hun aanwezigheid is daardoor niet langer vanzelfsprekend, de raadscommissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is en of hij aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaart, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen leden van het dagelijks bestuur uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de regel zullen ze veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie.

Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om de voorzitter van de raadscommissie een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid bij en de deelname aan de beraadslagingen van de leden van het dagelijks bestuur te laten nemen. Als de raadscommissie het niet met deze voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig. Als de raadscommissie niet aangeeft dat de aanwezigheid van het dagelijks bestuur niet gewenst is, volstaat de beslissing van de commissievoorzitter.

Ook de aanwezigheid van de stadsdeelsecretaris is in een gedualiseerd stelsel niet langer vanzelfsprekend. Indien de raadscommissie het wenselijk acht dat de stadsdeelsecretaris bij een vergadering van een raadscommissie aanwezig is, zal de raadscommissie het college moeten verzoeken de stadsdeelsecretaris aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. Het college is immers zijn werkgever. Ook deze bepaling geldt zowel voor openbare als besloten vergaderingen. Op basis van artikel 26 kan de raad ook andere ambtenaren aan de beraadslagingen deel laten nemen, ook hiertoe zullen zij een verzoek aan het dagelijks bestuur moeten doen.

Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. In plaats van twee fracties kan gekozen worden voor een bepaald deel van de raadscommissie. Ook zou het voorzittersoverleg of de agendacommissie hierin een rol kunnen vervullen. Deze keuzes zijn aan de raad voorbehouden. Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Indien de commissiegriffier echter meer inhoudelijke taken vervult, is het ook denkbaar dat hierover overleg wordt gevoerd met de commissiegriffier.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze modelverordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste 2 weekeinden voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 14, vierde lid).

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raadscommissie de agenda voorlopig vast. Wel ligt het voor de hand dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier en/of de commissiegriffier. Er zou ook voor kunnen worden gekozen om het voorzittersoverleg of de agendacommissie bij de vaststelling van de agenda een rol te laten vervullen gelet op de directe relatie die er bestaat tussen de raadscommissies en de raad (zie ook de toelichting op artikel 3). 

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende is voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het dagelijks bestuur. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het dagelijks bestuur of de stadsdeelsecretaris.

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. Veelal zal dit in het stadsdeelkantoor zijn, maar uiteraard kan ook gekozen worden voor terinzagelegging op meerdere plaatsen zoals een bibliotheek. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de het stadsdeel blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies bij de (commissie)griffier inzien.

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Indien de griffier tevens de functie van commissiegriffier op zich neemt, ondertekent hij de presentielijst. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Deze bepaling heeft een facultatief karakter. Indien een raadscommissie het wenselijk acht dat burgers de gelegenheid krijgen om in te spreken, biedt deze bepaling hiervoor de grondslag. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.

Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een raadscommissie aangaan. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de griffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst.

In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich ten minste 24 uur voor de vergadering melden bij de voorzitter of de griffier. Uiteraard kan er afhankelijk van de beschikbaarheid, ook gekozen worden voor aanmelding bij de commissiegriffier.

Op basis van artikel 18, eerste lid, wordt het verslag (ontwerp-notulen) toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

De ontwerp-notulen worden tegelijkertijd met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben toegezonden. De voorzitter en de leden van het dagelijks bestuur hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een lid van het dagelijks bestuur, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de notulen vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de notulen ligt bij de (commissie)griffier op grond van het vijfde lid.. Na vaststelling van de notulen ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze.

Indien er andere sprekers zijn, dan bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken.

Het tweede lid bewerkstelligt dat een lid, de voorzitter of een lid van het dagelijks bestuur op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 23 geeft een regeling voor een voorstel van orde. Het tweede lid heeft geen betrekking op interrupties.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, dan kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen (zie ook artikel 20, tweede lid). De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 32 van deze verordening.

Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).

Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de leden van het dagelijks bestuur en de stadsdeelsecretaris. Deze hebben op grond van de artikelen 8, 9, 19 en 20 van deze modelverordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met (leden van) het dagelijks bestuur. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze modelbepaling dat de notulen van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de griffier. Uiteraard kan ook voor inzage bij de commissiegriffier worden gekozen, indien deze (vrijwel) voortdurend aanwezig is. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie of het dagelijks bestuur kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het dagelijks bestuur ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Zoals uit de toelichting op artikel 30 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze modelbepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 34 heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel standby te laten staan.

Deze artikelen behoeven geen toelichting.