Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Artikel 1 Verzoeken om informatie, advies en bijstand

• 1. Een raadslid wendt zich tot de betreffend behandelend ambtenaar met een verzoek om technische en feitelijke informatie van geringe omvang van onderwerpen die voorgelegd zijn aan een commissie en of de gemeenteraad.

• 2. Een raadslid wendt zich tot de griffie met een verzoek om:

  • a.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • b.

    bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand;

  • c.

    informatie, advies en bijstand anders dan bedoeld in lid 1 en lid 2 onder a en b en niet zijnde politieke vragen.

• 3. Een raadslid wenst zich tot het college voor politieke vragen.

• 4. De ambtenaar als bedoeld in lid 1 verschaft de informatie, tenzij hij van mening is dat er geen sprake is van technische en feitelijke informatie van geringe omvang en of dat er geen sprake is van een onderwerp dat is voorgelegd aan een commissie en of de gemeenteraad. Het raadslid kan zich alsdan richten tot de secretaris. Deze bespreekt het in het afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 3.

• 5. De ambtenaar als bedoeld in lid 1 meldt een verzoek onder vermelding van onderwerp en antwoord onverwijld aan de betreffende portefeuillehouder, de secretaris en de griffier.

• 6. De bijstand als bedoeld in lid 2 onder a en b, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier op basis van voorafgaande afspraken met de secretaris, de directie verzoeken de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te verlenen. Bij twijfel of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het tweede lid onder a of b, stelt de ambtenaar de secretaris op de hoogte. Deze bespreekt het in het afstemmingsoverleg als bedoeld onder artikel 3.

• 7. De bijstand, bedoeld in lid 2 onder c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken een of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Verlenen ambtelijke bijstand

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand, tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2. Indien de secretaris en/of de griffier van mening is (zijn) dat ambtelijke ondersteuning op grond van het eerste lid geweigerd moet worden, stellen zij het verzoek om ambtelijke bijstand aan de orde in hun periodieke overleg. Over de uitslag van dit overleg wordt de burgemeester geïnformeerd. Bij twijfel of verschil van mening wordt het punt besproken in het afstemmingsoverleg bedoeld in artikel 3 lid 1.

• 3. Indien sprake is van een omvangrijke opdracht waarvoor ambtelijke bijstand wordt gevraagd, stelt de secretaris en/of de griffier dit aan de orde in het afstemmingsoverleg.

Artikel 3 Afstemmingsoverleg burgemeester, secretaris en griffier

• 1. Het afstemmingsoverleg is het reguliere overleg tussen de burgemeester, secretaris en griffier.

• 2. In het overleg vindt afstemming plaats indien:

  • a.

    twijfel bestaat over de ingediende verzoeken zoals omschreven in artikel 1;

  • b.

    het verzoek om ambtelijke ondersteuning geweigerd moeten worden, zoals omschreven in artikel 2;

  • c.

    sprake is van een omvangrijke opdracht waarvoor ambtelijke ondersteuning wordt gevraagd;

  • d.

    sprake is van politieke gevoelige zaken of misverstanden.

Artikel 4 Bewaking kwaliteit van dienstverlening

• 1. De griffier en de secretaris bewaken de kwaliteit van de dienstverlening aan de raadsleden.

• 2. De griffier en de directie bewaken de planning en de inhoudelijke kwaliteit van de afhandeling van verzoeken om informatie, advies en bijstand.

• 3. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij de griffier hiervan melding. De griffier stelt hiervan de secretaris in kennis.

• 4. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing stellen zij de zaak aan de orde in het afstemmingsoverleg. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

• 5. De griffier en de secretaris maken jaarlijks afspraken over de omvang van de te leveren ambtelijke ondersteuning en de wijze waarop deze wordt geleverd en leggen deze voor aan het college en het presidium van de raad.

Artikel 5 Financiële bijdrage

• 1. Alle fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten die nodig zijn om de fractie goed te laten functioneren.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 750,00 voor elke fractie en € 75,00 per raadszetel.

• 3. De raad bepaalt jaarlijks bij de begroting of de in lid 2 genoemde bedragen dienen te worden gewijzigd.

• 4. Het bedrag van de in het eerste lid bedoelde tegemoetkoming per raadslid wordt berekend aan de hand van het aantal leden, dat elke fractie in de eerste vergadering van de raad in een nieuwe zittingsjaar telt.

Artikel 6 Besteding financiële bijdrage

• 1. De fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

Artikel 7 Betaling financiële bijdrage

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 8 Verslag

• 1. Na afloop van elk kalenderjaar, doch uiterlijk voor 1 maart, zendt elke fractie een verslag omtrent de wijze waarop de vergoeding aan de betreffende fractie in dat jaar werd besteed, aan de voorzitter van de raad.

• 2. Indien een fractie spaart voor een bepaald doel, dan dient hiervan melding in het verslag te worden gemaakt. Tevens wordt aangegeven wanneer men dat doel wil realiseren.

• 3. De fracties storten overgehouden gelden aan het eind van de raadsperiode terug naar de gemeentekas.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ervan.

• 2. Op dat tijdstip vervalt de regeling Uitvoeringsregeling ondersteuning initiatieven van raadsfracties’.

Artikel 10 Citeertitel

De verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning’, vastgesteld op 31 oktober 2006.