Verordening op ambtelijk bijstand en fractieondersteuning deelraad Geuzenveld-Slotermeer 2007

Art. 1 Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1. Een deelraadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • c.

    bijstand bij het opstellen van onder andere voorstellen, amendementen en moties.

• 2. De informatie, zoals bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar verstrekt, behoudens het bepaalde in artikel 3, lid 1.

• 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie of documentatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de stadsdeelsecretaris daarvan in kennis. De stadsdeelsecretaris beslist.

• 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de stadsdeelsecretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen, met inachtneming van artikel 3, lid 1, onderdeel c.

Art. 2 Verzoek om ambtelijke bijstand van niet-geringe omvang

• 1. Een verzoek van een deelraadslid of fractie om ambtelijke bijstand van niet-geringe omvang wordt gericht aan de griffier.

• 2. De griffier beoordeelt samen met de stadsdeelsecretaris of het verzoek al dan niet van geringe omvang is. Is het verzoek naar hun oordeel van geringe omvang, dan wordt het geacht een verzoek als bedoeld in artikel 1, lid 1, onderdeel a of c, te zijn.

• 3. Is het verzoek naar het oordeel van de griffier en de stadsdeelsecretaris van niet-geringe omvang, dan leggen zij het verzoek voor aan het vierhoeksoverleg, zoals bedoeld in artikel 1 van het reglement van orde. Aldaar wordt beslist omtrent (gedeeltelijke) inwilliging van het verzoek met inachtneming van artikel 3, lid 1.

Art. 3 Weigering verlening ambtelijke bijstand

• 1. Het verzoek tot het verlenen van ambtelijke bijstand wordt gehonoreerd, tenzij:

  • a.

    het deelraadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de deelraad;

  • b.

    honorering van het verzoek het belang van de gemeente zou kunnen schaden;

  • c.

    het deelraadslid of de  fractie reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het aan hem of hun op grond van artikel 6, lid 1, beschikbare gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

• 2. De stadsdeelsecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de stadsdeelsecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan de fractie of het deelraadslid, dat het verzoek heeft ingediend.

Art. 4 Interventie vierhoeksoverleg

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de stadsdeelsecretaris wordt geweigerd kan de griffier, het betrokken deelraadslid of fractie het verzoek voorleggen aan het vierhoeksoverleg, zoals bedoeld in artikel 1 van het reglement van orde. Het vierhoeksoverleg beslist zo spoedig mogelijk  over het verzoek.

Art. 5 Beklag over de verleende ambtelijke bijstand

• 1. Indien een deelraadslid of fractie niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet het deelraadslid, de fractie of de griffier hiervan gemotiveerd mededeling aan de stadsdeelsecretaris.

• 2. Indien overleg met de stadsdeelsecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan het vierhoeksoverleg, zoals bedoeld in artikel 1 van het reglement van orde. In dit vierhoeksoverleg wordt gestreefd zo spoedig mogelijk tot een oplossing te komen.

Art. 6 Kwantiteit en register van de ambtelijke bijstand

• 1. Ieder lid van de deelraad en iedere fractie heeft per kalenderjaar recht op respectievelijk tweeëndertig en twaalf uren ambtelijke bijstand, als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, en artikel 2, lid 1.

• 2. De stadsdeelsecretaris houdt een register bij van de verleende bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, en artikel 2, lid 1, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

  • a.

    welk raadslid of welke fractie bijstand heeft verzocht;

  • b.

    over welk onderwerp bijstand is verzocht;

  • c.

    welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

  • d.

    hoeveel tijd het verlenen van bijstand heeft gekost;

  • e.

    bij weigering van het verzoek: wat de reden voor zulke weigering was.

Art. 7 Inzicht in en verstrekking van een afschrift uit het register

• 1. De stadsdeelsecretaris verstrekt de portefeuillehouder van het dagelijkse bestuur desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

• 2. Het register is ter inzage voor deelraadsleden.

Art. 8 Bescherming behandelend ambtenaren

Indien het dagelijks bestuur of leden van het dagelijks bestuur informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken deelraadslid.

Art. 9 Verbod tot opleggen geheimhouding

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, kan door een deelraadslid dat daarom heeft verzocht niet worden verplicht tot geheimhouding.

Art. 10 Samenstelling en hoogte financiële bijdrage

• 1. De deelraad stelt jaarlijks het budget voor fractieondersteuning vast.

• 2. De fracties, zoals bedoeld in artikel 1 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 3. Vijfenzeventig procent van het budget voor fractieondersteuning wordt gelijkmatig verdeeld over de fracties, zoals bedoeld in artikel 1 van het reglement van orde.

• 4. Vijfentwintig procent van het budget voor fractieondersteuning wordt gelijkmatig verdeeld over de deelraadsleden.

Art. 11 Doelen besteding financiële bijdrage

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. Onder de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning vallen:

  • a.

    normaal te achten kantoorkosten ter ondersteuning van het raadswerk;

  • b.

    kosten voor tijdschriften, abonnementen en vakliteratuur;

  • c.

    oprichtingskosten van een rechtspersoon ter ondersteuning van het raadswerk;

  • d.

    representatiekosten, zoals een herdenkingskrans voor de plechtigheden op 4 mei, rouwboeketten bij overlijden, afscheidsboeketten, et cetera;

  • e.

    kosten voor teambuilding binnen de fractie, tevens geldende voor commissieleden;

  • f.

    kosten van werkbezoeken, bijvoorbeeld reis- en lunchkosten. Dit geldt ook voor commissieleden, zoals bedoeld in artikel 1 van het reglement van orde;

  • g.

    kosten voor advertenties, voor zover van toepassing zijnde op het raadswerk;

  • h.

    voorlichtingskosten, voor zover van toepassing zijnde op het raadswerk;

  • i.

    werving en selectie, voor zover van toepassing zijnde op het raadswerk.

• 3. De bijdrage mag met name niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen of overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en goederen) geleverd ten behoeve van de fracties op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit voor deelraadsleden en commissieleden toekomen;

  • e.

    opleidingen voor deelraadsleden;

  • f.

    diensten of goederen, die niet aan de uitvoering van raadswerk zijn toe te wijzen.

Art. 12 Voorschot financiële bijdrage

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van het kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Art. 13 Wijziging hoogte financiële bijdrage

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen deelraad plaatsvindt bij

  • a.

    hetzij vermindering van het zeteltal;

  • b.

    hetzij vermeerdering van het zeteltal.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 10, lid 3 en 4, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden voor de gehele raadsperiode.

• 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid, voor zover het voorschot nog niet besteed is.

Art. 14 Geen reservering niet-gebruikte financiële bijdrage

Niet gebruikte bijdragen, als bedoeld in artikel 10, worden niet gereserveerd voor de volgende jaren, maar vloeien terug naar de algemene middelen van het stadsdeel.

Art. 15 Verantwoording besteding financiële bijdrage

• 1. Aan het begin van elke zittingsperiode van de deelraad wordt door het fractievoorzittersoverleg een kascommissie ingesteld bestaande uit drie leden, die voldoen aan de eisen zoals gesteld in artikel 16.

• 2. Elke fractie legt, binnen zes weken na het einde van het kalenderjaar, aan de kascommissie verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. Bij het verslag worden met betrekking tot de daarin vermelde uitgaven schriftelijke bewijsstukken en een toelichting gevoegd.

• 3. Binnen 4 weken na overlegging van de verslagen toetst de kascommissie of de uitgaven conform de opgave zijn en of de uitgaven conform artikel 11 zijn aangewend. Vervolgens brengt de kascommissie daarover rapport en advies uit aan het fractievoorzittersoverleg.

• 4. Het fractievoorzittersoverleg neemt in zijn rapportage het advies van de kascommissie op en stelt de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de verrekening tussen de in onderdeel a van dit lid genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de bedragen die zullen worden teruggevorderd. van ontvangen voorschotten.

• 5. De uitgaven van de fracties en de eventuele verrekening worden verwerkt in de jaarrekening.

• 6. Tijdens het controleren van de jaarrekening toetst Accountants Amsterdam (hierna: ACAM) de uitkomsten van de rapportage van het fractievoorzittersoverleg aan wet- en regelgeving in het algemeen en in het bijzonder aan artikel 11. De bevindingen over de jaarrekening van ACAM worden ter kennisname aan de deelraad toegestuurd.

Art. 16 Eisen leden kascommissie

• 1. Leden van de kascommissie zijn niet tevens:

  • a.

    lid van de rekeningcommissie;

  • b.

    fractievoorzitter in de deelraad;

  • c.

    penningmeester van een fractie in de deelraad;

  • d.

    afkomstig uit eenzelfde fractie.

• 2. Ieder jaar is een ander lid de voorzitter van de kascommissie.

• 3. De leden van de kascommissie worden aangewezen voor een tijdsduur welke gelijk is aan de zittingsperiode van de deelraad.

• 4. Het lidmaatschap van de kascommissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de deelraad van rechtswege of eindigt bij schriftelijk opzegging door het lid zelf.

Art. 17 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag, volgende op die waarin de bekendmaking heeft plaatsgevonden. Bij de inwerkingtreding van deze regeling, komt de verordening op ambtelijk bijstand en fractieondersteuning 2003 te vervallen.

Art. 18 Aanhalingstitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning deelraad Geuzenveld-Slotermeer 2007.