| Overheidsorganisatie | Gemeente Menterwolde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Menterwolde 2008 |
| Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Menterwolde 2008 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-03-2009 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 10-02-2009 | Organisatiebesluit gemeente Menterwolde 2008 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Menterwolde;
Gelet op artikel 160, eerste lid, sub c van de Gemeentewet;
BESLUITEN:
Vast te stellen het:
ORGANISATIEBESLUIT GEMEENTE MENTERWOLDE 2008
Het college is op grond van artikel 160, eerste lid, sub c van de Gemeentewet bevoegd regels vastte stellen die betrekking hebben op de inrichting en werking van de ambtelijke organisatie van degemeente. In dit Organisatiebesluit gemeente Menterwolde 2008 is vastgelegd op welke wijzeonze organisatie is ingericht (de structuur) en hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdhedenzijn geregeld.In dit besluit gaat het vooral om algemene regels. Het organisatiebesluit is een basisdocument,dat alleen gewijzigd wordt wanneer structurele aanpassingen in de organisatie of in de verdelingvan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden dat nodig maken. Daar waar nadereuitwerkingen nodig zijn gebeurt dit in uitvoeringsvoorschriften.
In deze verordening wordt verstaan onder:a. afdeling: elke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die, op grond vandit besluit, een eigen verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris heeft.b. bureau: elke organisatie-eenheid binnen een afdeling die, op grond van dit besluit, eeneigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan het afdelingshoofd van dedesbetreffende afdeling heeft.c. team: 1. elke kleinere eenheid binnen een bureau die is belast met eenmin of meer afgerond takenpakket en werkt onder directe aansturing vanhet bureauhoofd2. elke kleinere eenheid die op grond van zijn specifieke taak nietbinnen een bureaustructuur is ondergebracht, maar werkt onderdirecte aansturing van het afdelingshoofd van de desbetreffendeafdeling.d. middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:- het personeelsbeleid;- het financiële beleid;- het organisatiebeleid;- het informatiebeleid;- het automatiseringsbeleid;- het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;- het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat,alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerdebeheer.e. juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvanaan gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving.f. financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvanaan gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgevingop het gebied van het financieel beleid, de regels voor hetfinancieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.
De ambtelijke organisatie van de gemeente Menterwolde is, afgezien van de griffie, ingedeeld inde volgende afdelingen:a. afdeling Grondgebiedszaken.;b. afdeling Samenlevingszaken;c. afdeling Middelen en Ondersteuning.
De taak van de afdeling Grondgebiedszaken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, dewerkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie, toegespitst op:a. ruimtelijke ordening, volkshuisvesting en economische zaken;b. milieuzaken;c. bouwzaken;d. handhaving en veiligheid;e. realisatie, beheer en onderhoud ruimtelijke infrastructuur (wegen, riolering, groen,kunstwerken etc.) en gemeentelijke gebouwen,alsmede het afleggen van verantwoording daarover.
De taak van de afdeling Samenlevingszaken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, dewerkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie, toegespitst op:a. welzijnszaken;b. sociale zaken;c. burgerzaken;d. frontoffice-aangelegenheden,alsmede het afleggen van verantwoording daarover.
De taak van de afdeling Middelen en Ondersteuning is de zorg voor de beleidsontwikkeling, dewerkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie, toegespitst op:a. algemeen bestuurlijke en juridische zaken;4b. financieel beleid en beheer;c. gemeentelijke belastingen;d. personeel en organisatie;e. informatievoorziening en automatisering;f. facilitaire ondersteuning,alsmede het afleggen van verantwoording daarover.
1 Op basis van de hoofdtaken, genoemd in de artikelen 2.a tot en met 2.c zijn deafdelingen ingedeeld in bureaus en, eventueel, in teams.
2 Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen en bureaus of detoewijzing van taken aan afdelingen en bureaus vraagt het college vooraf hetgemeentelijk managementteam om advies.
3 De secretaris is bevoegd om, in overleg met het afdelingshoofd van de desbetreffendeafdeling, de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en bureaus nader tepreciseren en daartoe aanwijzingen te geven.
1 Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheervan de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de secretaris. Hij treedtop als directeur. Hij kan uit eigen beweging en/of na overleg met het collegeaanwijzingen geven aan de afdelingshoofden.
2 Onder verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het middelenbeheer vande gemeente bij de secretaris.
3 Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris berust het dagelijks beheer van eenafdeling bij het afdelingshoofd.
4 Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd van de afdelingberust het dagelijks beheer van een bureau bij het bureauhoofd.
5 Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het collegemandaten, volmachten en machtigingen – overeenkomstig het mandaatbesluit gemeenteMenterwolde - aan de medewerkers van de ambtelijke organisatie.
1 Het college wijst een afdelingshoofd aan als loco-secretaris. Bij afwezigheid van desecretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de loco-secretaris.
2 Bij afwezigheid van het afdelingshoofd wordt zijn functie uitgeoefend door een van detot de afdeling behorende bureauhoofden, dan wel de secretaris, respectievelijk de locosecretaris.
3 Voor alle binnen de gemeente voorkomende functies geldt dat medewerkers mettoepassing van de geldende procedures voor werving en selectie worden benoemd doorhet college; ook schorsing en ontslag is voorbehouden aan het college.
Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen, als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 vande Gemeentewet, bepaalt het college, op voordracht van de secretaris, welke afdelingen tenbehoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunendewerkzaamheden verrichten.
1 De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, dezorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
2 De secretaris draagt er - desgevraagd en uit eigen beweging - zorg voor dat de leden vanhet college tijdig over alle informatie beschikken, die zij behoeven om hun functie goedte kunnen uitoefenen.
3 De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zonodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.
4 De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van devoorbereiding van de besluitvorming.
5 De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van debeslissingen van het college.
6 De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen vande beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van debesluitenlijst van het college.
7 Ingeval van diens afwezigheid wordt de functie van secretaris waargenomen doorrespectievelijk de door het college aangewezen 1e, 2e of 3e loco-secretaris.
1 Ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, heeft desecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van debestuursorganen;b. het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodigeambtelijke adviezen en ondersteuning;c. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming vanhet door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;d. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelenvan de ambtelijke organisatie;e. de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en dedoeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;f. de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoordingover het gevoerde beleid, eng de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.
2 Het college houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de secretaris, zulksovereenkomstig de procedure, als omschreven in de Regeling functioneringsgesprekken.
De secretaris draagt er zorg voor dat de afdelingshoofden tijdig op de hoogte worden gesteld vanalle door de raad en het college genomen besluiten.
1 Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijksbeheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. Hij bevordert, onverminderd deverantwoordelijkheid van de afdelingshoofden, de samenwerking en samenhang tussen deorganisatorische eenheden. Hij kan uit eigen beweging en/of na overleg met het collegeaanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang teverzekeren.
2 De secretaris houdt jaarlijks met ieder afdelingshoofd een functioneringsgesprek, zulksovereenkomstig de procedure, als omschreven in de Regeling functioneringsgesprekken.4. Functies.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van deambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de secretaris. De secretaris draagt bijhet dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, in het bijzonder de zorg voor:a. de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;b. implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van dejuridische rechtmatigheid;c. de behandeling van burgerreacties, de behandeling van beroepschriften en beslissingenop verzoek- en bezwaarschriften en de behandeling van juridische procedures;d. de aansturing van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie;e. het opstellen, de uitvoering en het bewaken van de begroting alsmede het afleggen vanverantwoording over het op basis daarvan gevoerde beleid, enf. de ondersteuning van de bestuursorganen.
1 Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt een afdelingshoofd met inachtneming van de geldende gemeentebrede kaders de zorg voor:a. het plannen, het uitvoeren en het bewaken van de aan de afdeling toegewezentaken;b. het middelenbeheer van zijn afdeling;c. de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering vanafdelingstaken;d. de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten;e. het opvolgen van de aanwijzingen van de secretaris;f. het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties;g. het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie,h. de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van deafdelingstaken, eni. de afhandeling van vragen, suggesties en klachten van burgers.
2 Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen, die in opdracht vande secretaris voor de bestuursorganen worden voorbereid, op:- de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie en eengoed verzorgde presentatie daarvan;- de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid endoeltreffendheid, alsmede- de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheidzullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
3 Een afdelingshoofd houdt jaarlijks met elk van zijn bureauhoofden en met demedewerkers die niet binnen een bureau zijn ondergebracht een functioneringsgesprek,zulks overeenkomstig de procedure, als omschreven in de Regelingfunctioneringsgesprekken.
1 Onder de verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd draagt een bureauhoofd, naastzijn reguliere werkinhoudelijke functiebestanddelen, voor zijn bureau zorg voor:a. een goede uitvoering van de aan het bureau opgedragen taken;b. het begeleiden van de medewerkers;c. het taakgericht leidinggeven aan de medewerkers (het geven van functioneleaanwijzingen);d. de coördinatie van de werkzaamheden;e. het voeren van werkinhoudelijk overleg met de medewerkers;f. de afhandeling van meer gecompliceerde zaken, eng. werkgerichte advisering aan het afdelingshoofd.
2 Een bureauhoofd houdt jaarlijks met elk van zijn medewerkers eenfunctioneringsgesprek, zulks overeenkomstig de procedure, als omschreven in deRegeling functioneringsgesprekken.
3 Voorts vormt het bureauhoofd zowel in- als extern het eerste aanspreekpunt vooraangelegenheden die de werkterreinen van het bureau betreffen.
1 De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit één centralefinanciële administratie.
2 Het bureau Middelen voert deze financiële administratie.
3 De administratie wordt gevoerd overeenkomstig het “Besluit begroting enverantwoording provincies en gemeenten”, de financiële verordening gemeenteMenterwolde, ex. artikel 212 van de Gemeentewet en de overige van gemeentewegeopstelde inrichtingseisen.
Onverlet het bepaalde in artikel 14 draagt het afdelingshoofd Middelen en Ondersteuning - onderde bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college - in nauw overleg met en onder ambtelijkeverantwoordelijkheid van de secretaris - de zorg voor:a. het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning- encontrolsysteem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie en het planningencontrolsysteem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden enverantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Hetgeheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd;b. de bewaking van de planning van de gemeentelijke begrotingscyclus;c. de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheiden doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Hij neemt hierbij dekaders uit de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van degemeente Menterwolde, ex. artikel 213a van de Gemeentewet” in acht;d. de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole vande gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagteveneens de zorg voor het faciliteren van de accountant bij de voorbereiding enuitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de“Controleverordening gemeente Menterwolde, ex. art. 213 Gemeentewet” in acht en zieter op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen;e. de bewaking van de financiële rechtmatigheid;f. het toetsen van beleidsvoornemens en het doen van voorstellen aan het college opbedrijfseconomische aspecten.
1 Het hoofd van het bureau Ondersteuning treedt op als juridisch controller en draagt -onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en onverminderd deverantwoordelijkheid van de afdelingshoofden en hun senior medewerkers de zorg voor:a. het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van degemeente met derden op juridische rechtmatigheid;b. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de secretaris en deafdelingshoofden;c. het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellenaan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichtenrechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;d. het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van deafdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;e. het toezicht op een juiste behandeling van en inhoudelijke toetsing vanbeslissingen op verzoek-, bezwaar en/of beroepschriften;f. het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures, enhet onderhouden van contacten met advocaten en notarissen,voor zover deze taken niet aan andere ambtenaren in de organisatie zijnopgedragen.
2 De juridische controller deelt rechtstreeks aan een afdelingshoofd zijn bevindingen meeover de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door deafdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.
3 Indien daartoe aanleiding bestaat, doet de juridische controller aan de secretaris verslagvan zijn bevindingen.
1 Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de secretaris.
2 Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.
3 De secretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijkeorganisatie.
De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:a. de programmabegroting, de productbegroting en het investeringsprogramma;b. de tussenbalans (voorjaar en najaar);c. de jaarrekening en het jaarverslag.
1 De secretaris en de afdelingshoofden of hun plaatsvervangers vormen samen hetgemeentelijk management team (MT).
2 De secretaris is voorzitter van het MT.
3 Bij afwezigheid van de secretaris treedt de loco-secretaris op als voorzitter van het MT.
4 De voorzitter van het MT stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen vanhet MT vast. Ieder lid van het MT kan zaken voor bespreking indienen en in bijzondereomstandigheden de voorzitter verzoeken een extra vergadering bijeen te roepen. Tebehandelen stukken worden zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering inhet bezit gesteld van de leden van het MT.
5 Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter anderen dan de in heteerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het MT deel tenemen.
6 De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het MT, de nodigde besluitenen draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.
1 Het MT heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderendoor middel van:a. de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;b. het vaststellen van de inhoud van afdelingsoverstijgende adviezen;c. de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en inrelatie tot de bestuursorganen;d. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgangvan de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;e. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken enf. het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.
2 Naast de in het eerste lid beschreven taken vindt in het MT terugkoppeling plaats uit devergaderingen van het college, de raadscommissie en de raad.
3 Het gemeentelijk management team voert minimaal twee keer per jaar afstemmendoverleg met het college.In dit overleg wordt tenminste aan de orde gesteld:a. de (kwaliteit van de) dienstverlening van de ambtelijke organisatie aan hetcollege,b. de afstemming tussen (besluiten van) het college en (de gevolgen daarvan voor)de ambtelijke organisatie, enc. ontwikkelingen, die gevolgen kunnen hebben voor de bestuursorganen en deambtelijke organisatie.
1 Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dag van openbarebekendmaking, waarmee de organisatieverordening gemeente Menterwolde, vastgesteldbij besluit van 10 april 2007 is vervallen.
2 Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Menterwolde 2008”.
Muntendam, 10 februari 2009
Burgemeester en wethouders van Menterwolde,
de burgemeeester, de secretaris,
E.A. van Zuijlen K. Nieland
Artikelsgewijze toelichting.
Artikel 1. BegripsbepalingenIn artikel 1 worden begrippen gedefinieerd.Bij de begripsbepaling is bij rechtmatigheid een onderscheid gemaakt tussen juridischerechtmatigheid en financiële rechtmatigheid. Dit is gedaan, omdat de controle op de naleving vanhet rechtmatig handelen bij verschillende functionarissen berust. De financiële rechtmatigheidbehoort tot het taakveld van financiën. Van functionarissen uit deze discipline kan men nietverwachten, dat zij ook de juridische aspecten in brede zin van uiteenlopende wet- en regelgevingoverzien. Voor deze juridische aspecten is in het organisatiebesluit een juridische controlfunctiegecreëerd.
Artikel 2. Organisatie-eenhedenIn artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in afdelingen. Uitgezonderd is de inrichtingvan de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot debevoegdheid van de raad.
Artikel 2a t/m 2c. Hoofdtaken van de afdelingenIn deze artikelen worden de hoofdtaken van de gemeente toegewezen aan de afdelingen. Ditgebeurt per afdeling in een apart artikel.
Artikel 3. Structuur afdelingenIn artikel 3 wordt bepaald, hoe de afdelingen zijn ingericht. Hier zijn de afdelingenonderverdeeld in taakvelden. De basis voor de indeling in taakvelden van een afdeling vormt dein artikel 2 aan de afdeling toewezen hoofdtaken.Het artikel bepaalt verder, dat bij wijziging van de organisatie het college de secretaris en hetafdelingshoofd betrekt. Daarnaast wordt de secretaris de bevoegdheid gegeven in overleg met hetdesbetreffende afdelingshoofd nader te bepalen, wat tot de hoofdtaak van een taakveld behoort.Tezamen met de artikelen 2 en 2 a t/m c wordt met dit artikel invulling gegeven aan deverplichting, neergelegd in artikel 25, onder a, van de “Financiële verordening gemeenteMenterwolde”, ex. artikel 212 van de Gemeentewet.
Artikel 4. Leiding dagelijks beheerIn artikel 4 worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot het aansturen van de ambtelijkeorganisatie toebedeeld aan de verschillende leidinggevende functionarissen. Hun onderlingehiërarchische verhouding wordt aangegeven.In het vijfde lid wordt bepaald, dat de bevoegdheden nader worden (zijn) geregeld inmandaatbesluiten, volmachten en machtigingen, zijnde het gemeentelijke mandaatbesluit. Methet vijfde lid wordt invulling gegeven aan de verplichting neergelegd, in artikel 25, onder c, vande “Financiële verordening gemeente Menterwolde”, ex artikel 212 Gemeentewet.
Artikel 5. Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissenIn artikel 6 wordt de benoeming, de schorsing, het ontslag en de vervanging van functionarissengeregeld. Het eerste lid regelt de vervanging van de secretaris, een verplichting die is neergelegdin het eerste lid van artikel 106 Gemeentewet.Bij de vervanging van functionarissen is gekozen voor verticale vervanging, aangevuld met demogelijkheid, afhankelijk van de concrete situatie, van horizontale vervanging. Bij afwezigheidvan een afdelingshoofd worden zijn taken in principe waargenomen door een van zijnbureauhoofden. Daarnaast kan in voorkomend geval zowel de secretaris of de loco-secretaris alswaarnemer fungeren, of een van de andere afdelingshoofden.In artikel 160 van de Gemeentewet is de bevoegdheid om ambtenaren van de gemeente,uitgezonderd de ambtenaren van de griffie, te benoemen, te schorsen en te ontslaan neergelegdbij het college.
Artikel 6. Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonenArtikel 6 regelt de ondersteuning door de ambtelijke organisatie van vertegenwoordigers van degemeente in bijv. samenwerkingsverbanden, stichtingen, vennootschappen, e.d.
Artikel 7. Ondersteuning collegeOp grond van het tweede lid van artikel 103 van de Gemeentewet moet het college een instructievoor de secretaris opstellen. In dit besluit op de organisatie is de instructie voor de secretarisopgenomen in de artikelen 7 t/m 10. Dit artikel 7 omschrijft de taken van de secretaris inzake deondersteuning van het college.
Artikel 8. Aansturing ambtelijk organisatie.
Artikel 8 omschrijft de verantwoordelijkheidsgebieden van de secretaris in zijn rol als directeur,ten aanzien van de aansturing van de ambtelijke organisatie.
Artikel 9. InformatieplichtDit artikel legt aan de secretaris de plicht op om de financiële maar ook overige functionarissenop de hoogte te stellen van raadsbesluiten en collegebesluiten, met name die waaraan financiëleconsequenties zijn verbonden.
Artikel 10. Aansturing afdelingshoofdenArtikel 10 regelt de hiërarchische verhouding tussen de secretaris en de afdelingshoofden.
Artikel 11. SecretarisArtikel 11 beschrijft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de secretaris in zijn rolals directeur.In aanvulling op artikel 11 geldt voor de secretaris dus tevens de instructie, zoals neergelegd inparagraaf 3 “Instructie secretaris” (artikelen 7 t/m 10). Hierin zijn de taken en bevoegdheden vande secretaris nader uitgewerkt.
Artikel 12. AfdelingshoofdenArtikel 12 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie afdelingshoofd.Daarbij wordt aangegeven voor welke verantwoordelijkheidsgebieden hij valt onder de secretaris.In lid 4 van dit artikel worden de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden ten aanzienvan de juridische rechtmatigheid beschreven.
Artikel 13. BureauhoofdArtikel 13 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden weer van de functie vanbureauhoofd. Deze beschrijving is ontleend aan/gebaseerd op de huidige systematiek vanfunctiewaardering, geldend in deze gemeente.
Artikel 14. AdministratieDeze bepaling legt vast dat er slechts één centrale financiële administratie is, waarbij de eisenzijn opgenomen waaraan deze administratie moet voldoen. Dit als aanvulling op de eisengeformuleerd in de “Financiële verordening gemeente Menterwolde”, ex artikel 212 van deGemeentewet.
Artikel 15. Financiële controlDit artikel geeft in hoofdlijnen de controltaken weer, zoals die uiteindelijk moeten wordenvervuld. De verantwoordelijkheid voor deze taken ligt bij het afdelingshoofd Middelen enOndersteuning, maar worden feitelijk uitgevoerd door het bureauhoofd Middelen.
Artikel 16. Juridische controlIn dit organisatiebesluit wordt een onderscheid gemaakt tussen financiële rechtmatigheid enjuridische rechtmatigheid. De verantwoordelijkheid voor de bewaking van de financiëlerechtmatigheid is in de eerste plaats neergelegd bij het afdelingshoofd Middelen enOndersteuning. Voor de bewaking van de juridische rechtmatigheid – waarvoor primair hetafdelingshoofd van de functionele afdeling de verantwoordelijkheid draagt (zie art. 12, lid 2) -vervult daarenboven onder de verantwoordelijkheid van de secretaris het hoofd van het bureauOndersteuning de functie van juridisch controller.
Artikel 16 beschrijft de taken van de juridische controller en de procedure bij het constateren vanafwijkingen betreffende de juridische rechtmatigheid.
Artikel 17. BestuursopdrachtenIn artikel 17 zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie.
Artikel 18 BegrotingscyclusArtikel 18 geeft de stukken weer, die de begrotingscyclus vormen.
Artikel 19. Gemeentelijk managementteam MTArtikel 19 regelt, wie deelnemen aan het MT. Dit artikel bevat een reglement van orde voor dezevergaderingen. De secretaris is voorzitter. Er is een regel voor vervanging van de voorzitter alsdeze afwezig is. Besluitvorming van het MT vindt plaats, doordat de voorzitter - gehoord demeningsvorming van het team - een besluit neemt.
Artikel 20. Taken gemeentelijk managementteamArtikel 20 beschrijft de taken van het gemeentelijke managementteam.
Artikel 21. SlotbepalingenIn de slotbepalingen is de datum van inwerkingtreding en de citeertitel opgenomen.Het besluit treedt in de plaats van organisatieverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 10september 1998. In de slotbepalingen wordt daarnaast de naam gegeven, waarmee men in degemeentelijke stukken naar dit besluit kan verwijzen.