Inkoop en aanbestedingsbeleid  2006

1. Inleiding

Bij het inkopen en aanbesteden worden gemeenschapsgelden aangewend. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid deze gelden op een rechtmatige, doelmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Dit vereist de nodige zorgvuldigheid. Gelet op haar verantwoordelijkheid is het noodzakelijk om te beschikken over een heldere en eenduidige werkwijze teneinde de risico’s van onrechtmatig, ondoelmatig, niet-efficiënt en niet-integer aanbesteden zoveel mogelijk te beperken.

Gelet op de gemeentelijke verantwoordelijkheid als hierboven omschreven kunnen de volgende doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geformuleerd:

• 1.

  Bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen;

• 2.

  Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern;

• 3.

  Het afleggen van verantwoording over de besteding van gemeenschapsgelden.

• 4.

  Bevorderen van economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt;

De noodzaak van correcte toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt hier, gezien de recentelijk verscherpte aandacht voor het aanbestedingsproces, nog eens uitdrukkelijk benadrukt.

In deze notitie wordt het beleid verwoord dat de gemeente Reeuwijk hanteert bij het inkopen en aanbesteden van opdrachten. Deze notitie vervangt het geldende aanbestedingsbeleid uit 1996.

In deze notitie worden de kaders en richtlijnen aangegeven, waarbinnen de inkoopfunctie en met name het aanbesteden “gemeentebreed” dient te worden uitgevoerd. Hierbij zijn niet alleen de geldende voorschriften met betrekking tot het Openbaar- en Europees aanbesteden opgenomen maar wordt ook aandacht besteed aan de overige aanbestedingsvormen en dus feitelijk aan alle activiteiten die leiden tot een contract met een externe opdrachtnemer.

In hoofdstuk 2 wordt een aantal begripsbepalingen toegelicht. In hoofdstuk 3 wordt o.a. teruggekeken naar de aanbestedingsregels uit 1996. Hoofdstuk 4 behandelt de doelstellingen van het inkoop en aanbestedingsbeleid. In hoofdstuk 5 wordt het nieuwe aanbestedingsbeleid beschreven.

2. Begripsbepalingen

Inkoop

Alle handelingen waar een externe factuur tegen over staat.

Aanbesteden (algemeen)

De uitnodiging aan één of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.

Enkelvoudige onderhandse aanbesteding

Definitie: het verlenen van een opdracht zonder dat daaraan een aanbesteding is voorafgegaan (volgens art. 4, UAR 2001). De gemeente kiest zelf een leverancier uit! één op één offertemethode. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers.

Bij enkelvoudige aanbestedingen of enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt aan de hand van een offerte of de prijzen van een leverancier die blijken uit een folder of advertentie een keuze gemaakt voor een leverancier.

Meervoudige onderhandse aan besteding

Definitie: Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee natuurlijke rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan zes (art. 33 UAR 2001). Dit is een aanbesteding zonder een openbare aankondiging. De aanbesteder bepaalt zelfde wijze waarop hij zijn voornemen een werk, levering of dienst bekend maakt. Daarbij dient hij wel te vermelden welke gegevens moeten worden overlegd om tot inschrijving te kunnen komen.

In de praktijk komt de enkelvoudige onderhandse aanbesteding en de meervoudige onderhandse aanbesteding het meeste voor. De variant van enkel- en meervoudige onderhandse aanbesteding (na selectie) wordt in de praktijk door de gemeente Reeuwijk gehanteerd voor het aanbesteden van civiele werken. De andere varianten worden bij alle afdelingen gehanteerd.

Openbare Aanbestedingsprocedure

Definitie: Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder in kan schrijven (art. 5 UAR 2001). Aanbesteden waarbij de gemeente op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers. De openbare Aanbestedingsprocedure kent twee varianten te weten met en zonder voorafgaande selectie.

1.Openbare aanbesteding

De aanbesteding, die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. Bij deze openbare procedure kunnen alle belangstellende partijen direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van het voornemen tot het verstrekken van een opdracht. De opdrachtgever moet zijn objectieve selectie- en gunningcriteria bekendmaken en op basis daarvan beslissen aan welke gegadigde hij de opdracht gunt.

2. Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie

De aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor tenminste één, doch niet meer dan een vooraf bekend gemaakt aantal gegadigden tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd. Ook dit is een openbare procedure, althans voor wat betreft de eerste fase, waarin belangstellende opdrachtnemers zich, naar aanleiding van de publicatie, als gegadigde kunnen aanmelden.

Vervolgens selecteert de aanbesteder op grond van vooraf bekend gemaakte objectieve selectiecriteria, een aantal gegadigden, die worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Uit deze offertes maakt de aanbesteder op grond van eveneens vooraf bekend gemaakte gunningcriteria, een keuze aan wie hij de opdracht gunt.

Binnen de gemeente heeft alleen de sector Gemeentewerken ervaring met openbare aanbestedingsprocedures.

Europese aanbesteding

Aanbesteden waarbij de gemeente op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing. Deze procedure is grotendeels gelijk aan de nationale openbare aanbesteding, met dien verstande dat de opdracht niet in een landelijk, maar in de hele Europese Unie moet worden bekendgemaakt, middels het publicatieblad van de Europese Unie. Ook bij de Europese aanbesteding zijn er twee varianten, met of zonder voorselectie. De procedures komen overeen met de procedures zoals beschreven bij de varianten van openbare aanbesteding.

Veel gemeenten die een opdracht Europees (moeten) aanbesteden, laten zich voor wat betreft de procedure begeleiden door een van de gespecialiseerde bureaus die daarvoor hun diensten aanbieden. Ook de gemeente Reeuwijk hanteert deze werkwijze.

Werk

Uit te voeren werk, eventueel met inbegrip van het ontwerp en ten behoeve van dat werk te verrichten leveringen. Het is het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel, dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Deze definitie sterkt ertoe te verzekeren dat (bouw)werken niet kunstmatig kunnen worden gesplitst teneinde aan de toepassing van de Europese richtlijn te kunnen ontsnappen.

Levering

Opdracht tot levering: de schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een opdrachtgever en een leverancier voor de aankoop, leasing huur(koop) van producten. N.B. “Producten” ziet enkel op roerende zaken; de aankoop van onroerende zaken valt buiten de werkingssfeer van de richtlijn. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht van levering. Dit is met name van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, waarboven de richtlijn moet worden toegepast.

Dienst

Opdracht voor dienstverlening: De schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een opdrachtgever en een dienst verlener tot het verrichten van diensten als: onderhoud en reparatie, accountancy, adviesbureaus schoonmaak e.d..

Directe gunning uit de hand

Hierbij wordt rechtstreeks een order geplaatst bij een leverancier.

Gunning uit de hand met meerdere offertes

Voordat een order wordt geplaatst, worden er minimaal drie offertes opgevraagd. De uiteindelijke keuze moet onderbouwd zijn.

3. Huidige richtlijnen inkoop- en aanbestedingsbeleid

(delen uit: oorspronkelijke beleidsnota aanbestedingen gemeente Reeuwijk d.d. 29 april 1996)

3.1 Basisrichtlijnen uit 1996

A. Standaard aanbesteding te Reeuwijk,

In de gemeente Reeuwijk werd tot op heden standaard de onderhandse aanbesteding met voorafgaande selectie gehanteerd.

Voor de meeste aanbestedingen worden 4 tot 6 aannemers uitgenodigd. Het betreft dan aannemers die bewezen hebben c.q. waarvan bekend is dat zij ervaring hebben met de aan te besteden werkzaamheden en bekend zijn met de grondslag zoals deze in Reeuwijk is. Het komt ook voor, dat een onbekende aannemer wordt uitgenodigd. Dit om de andere aannemers scherp te houden.

Wanneer een aannemer als hoogste op een werk inschrijft, wordt deze aannemer voor de eerst volgende 2 aan te besteden werken niet uitgenodigd. Dit betreft dan werken die in soort gelijk zijn aan die waarop men als hoogste heeft ingeschreven. Dit om deze aannemer “scherp” te houden. Met het uitnodigen.van 4 tot 6 aannemers, waar soms ook ongeorganiseerde aannemers bij zijn betrokken, wordt de concurrentie bevorderd.

B. Binnen de gemeente Reeuwirjk worden er ook nog afwijkende “AANBESTEDINGSPROCEDURES” gehanteerd.

B1. Het uitnodigen van één aannemer voor het maken van een offerte/aanbieding.

In dit specifieke geval wordt met één aannemer, op basis van een open begroting en afstandsverklaring onderhandeld.

Het gaat hier bij dan om een enkelvoudige uitnodiging.

Een afstandsverklaring houdt in dat de aannemer waarmee de aanbesteder, in dit geval de gemeente Reeuwijk, op basis van de open begroting onderhandelt over de aanneemsom, afstand doet van zijn rechten ingeval de onderhandelingen niet met succes worden afgerond. De aanbesteder heeft dan de vrijheid met een andere aannemer in zee te gaan.

In de toelichting op de U.A.R. 1986 staat over de afstandsverklaring het volgende opgenomen. Artikel 3, Afstand van rechten, in de toelichting op dit artikel staat vermeld, dat het U.A.R. 1986 ziet niet op de situatie dat een aanbesteder offerte vraagt of prijsonderhandelingen gaat voeren met een aannemer.

Het U.A.R. 1986 geldt immers alleen voor aanbestedingen. Hieruit volgt dat het U.A.R 1986 niet uitsluit dat tussen opdrachtgever en aannemer, in een zogenaamde één op één onderhandeling, toch met een afstandsverklaring wordt gewerkt.

Verder staat in de toelichting op het nieuwe U.A.R. 1986 ten aanzien van het tekenen van een afstandsverklaring het volgende.

Van aannemerszijde is gesteld, dat aanbesteders van meerdere aannemers vragen een verklaring te ondertekenen waarin zij toezeggen dat zij de aanbesteder niet zullen belemmeren in zijn streven het werk aan een derde op te dragen indien hij niet tot overeenstemming komt met (een van de) aannemers die deze verklaring hebben ondertekend. Let op: Het betreft hier meerdere aannemers.

Indien een aannemer lid is van een zogenaamde maatschappelijke of prijsregelende organisatie van aannemers, heeft hij zich jegens zijn organisatie en haar leden verplicht dergelijke verklaringen, de afstandsverklarinq niet te ondertekenen.

In artikel 3 van de U.A.R. 1986 staat daarom opgenomen dat een aanbesteder niet gerechtigd is dit van een inschrijver of gegadigde te bedingen.

Weigert een gegadigde op grond van het bovenstaande een af standsverklaring te ondertekenen, dan zullen met deze gegadigde de onderhandelingen stopgezet dienen te worden.

B2. Onderhandse aanbesteding op basis waarvan een meerjarig contract wordt afgesloten

Binnen de gemeentè Reeuwijk is een aantal meerjarige contracten afgesloten.

Het betreft hier:

A. Een contract voor loonwerk en handmatig verwerken van asfalt, looptijd tot en met 1997;

B. Een contract voor straat- en machinaal asfaltwerk, loopptijd tot en met

1997;

C. Een contract voor maaien slootwerk, looptijd tot en met 1997;

D. Een contract voor het aanbrengen van wegmarkeringen, maximale tijdsduur tot

2 jaar na het eerste contractjaar, afgesloten 29 juli 1993, looptijd tot en met 1995.

E. Een contract groot onderhoud sportvelden, maximale tijdsduur 2 jaar, afgesloten 4 juni 1993, looptijd tot en met 1994.

F. Een contract voor schoonhouden gemeentelijke gebouwen, looptijd tot uiterlijk 31 december 1998.

G. Een contract voor het inzamelen huishoudelijke afvalstoffen, dit contract is ingegaan 1 april 1994 en loopt tot uiterlijk 31 maart 1999.

Ten aanzien van de onder A, B en C genoemde meerjaren contracten wordt opgemerkt dat op verzoek van deze onderhoudsaannemers besloten is over te gaan naar een meerjaren contract. Basis is geweest het onderhoudscontract van deze aannemers. Er heeft dus geen aparte aanbesteding plaatsgevonden. Een en ander is een besloten vergadering met de leden van de commissie 0W besproken. De leden van de commissie zijn met het bovenstaande akkoord gegaan.

Ten aanzien van het onder D genoemde contract wordt opgemerkt, dat dit contract doorloopt tot uiterlijk 31 december 1995. Dit contract zal dan ook dit jaar opnieuw worden aanbesteed.

Ten aanzien van het onder E genoemde contract wordt opgemerkt, dat dit in 1995 voor een seizoen is aanbesteed.

Voor 1996 kunnen weer meerdere aannemers worden uitgenodigd tot het maken van een aanbieding. Daar het groot onderhoud niet geprivatiseerd wordt kan dit contract weer voor meerdere jaren worden afgesloten.

Ten aanzien van het onder F genoemde contract wordt opgemerkt, dat het contract per 1 januari 1996 is afgesloten. De inschrijver heeft gedurende twee op volgende jaren het recht als eerste, zonder mededinging van derden een prijsopgaaf te doen. M.a.w. het contract kan tot uiterlijk 30 december 1998 doorlopen.

Nog af te sluiten is het contract voor het onderhoud van de drukriolering. Ingangsdatum 1 januari 1996 met een looptijd van 2 jaar. Hier aan gekoppeld een stilzwijgende verlenging van het contract met drie jaar.

Procedure ten aanzien van het aanbesteden van de meerjarencontracten.

Voor het betreffende aan te besteden werk wordeh 3 tot 5 aannemers/bedrijven uitgenodigd tot het maken van een offerte op basis van de door de aanbesteder verstrekte lijst met, door de aannemer in te vullen, eenheidsprijzen.

Op de door de aanbesteder verstrekte lijst staan geraamde hoeveelheden. De door de inschrijvers ingediende eenheidsprijzen worden losgelaten op een zgn. referentie bestek. Hieruit volgt de laagste inschrijver. Deze inschrijver krijgt de mogelijkheid een meerjarig contract af te sluiten. Hij moet dan voldoen aan de volgende criteria:

a. Het geleverde werk moet van een oede kwaliteit zijn. Dit wordt jaarlijks gecontroleerd.

b. De eenheidsprijzen worden aangepast op basis van de gemaakte afspraken inzake indexering b.v. met de inflatiecorrectie van de overheid.

De inschrijver heeft door het afsluiten van een meerjarigcontract de zekerheid van een hoeveelheid werk binnen de gemeente gedurende een aantal jaren.

Bovenstaand aanbestedingsbeleid heeft betrekking op onderhoudswerkzaamheden die het bedrag van fl. 25.000,= te boven gaan. Voor werkzaamheden onder dit bedrag wordt over het algemeen een aannemer uitgenodigd op basis van een open begroting en afstandsverklaring. Op de vraag tot welk bedrag de werkzaamheden worden opgedragen aan de onderhoudsaannemers waarmee de meerjarige contracten zijn afgesloten wordt in het-beleidsvoorstel t.a.v. aanbestedingen teruggekomen.

C. De openbaar gehouden aanbestedingen.

Verschillende fracties hebben in de raad en commissievergaderingen de wens uitgesproken om in Reeuwijk werken openbaar aan te besteden.

In het laatste kwartaal van 1994 is openbaar aanbesteed “de aanleg van een drukrioleringssysteem langs de Twaalfmorgen e.o’. In het eerste kwartaal van 1995 is openbaar aanbesteed “de renovatie sportvelden’.

D. Bestellingen.

Momenteel is het zo, dat alle bestellingen middels het bonnensysteem gaan. Voor bestellingen tussen de fl. 5.000,= en de fl. 25.000,= geldt dat er minimaal 2 offertes aangevraagd worden. De opdracht tot het leveren van een bestelling loopt via het college.

Voor bestellingen boven de fl. 25.000,= geldt, dat deze worden geplaatst na verkregen toestemming van het college.

Uiteraard geldt dit niet voor de diverse onderhoudscontracten. Met name waar dit de doorlopende werkzaamheden betreft.

Ten aanzien van bestellingen nog het volgende.

Jaarlijks wordt er bij diverse bedrijven offerte gevraagd voor de leverantie van verschillende producten. De laagste inschrijvers wordt de leverantie gedurende het lopende jaar gegund.

3.2 BELEIDSAANBEVELINGEN t.a.v. aanbestedingsvorm, bestellingen en onderhoudscontracten in de gemeente REEUWIJK.

Onderstaand wordt voorgesteld hoe het beleid in de toekomst kan zijn ten aanzien van aanbestedingen, bestellingen en werkzaamheden te verrichten vanuit de meerjaren contracten.

Aanbestedingsvormen.

A1. Openbare aanbestedingen.

Zoals aangegeven zijn er tot op heden binnen de gemeente twee werken openbaar aanbesteed. Uit de twee gehouden openbare aanbestedingen, is gebleken dat er een ruime belangstelling bestaat voor het inschrijven op een bestek.

Een duidelijk financieel voordeel met de reeds jaren gehanteerde aanbestedingsprocedure, onderhands aanbesteden op uitnodiging, is er nog niet direct uitgekomen.

Om te zien hoe zich dat in de toekomst ontwikkelt dienen er meerdere openbare aanbestedingen te worden gehouden.

Op de ingeslagen weg kan verder worden gegaan. Wel kan er een drempelbedrag worden aangehouden, boven welk bedrag een werk openbaar zal worden aanbesteed.

A2. Aanbesteding met voorafgaande selectie.

Op basis van hetgeen is aangegeven op bladzijde 4 met betrekking tot de motivatieplicht als een gegadigde dan wel een bepaalde aannemer het werk niet wordt opgedragen, deze aanbestedingsvorm in Reeuwijk niet toepassen. Een niet gekozen gagadigde kan de aanbesteder binnen 10 dagen na ontvangst van het bericht van de afwijzing schriftelijk verzoeken in kennis te worden gesteld van de redenen die er toé hebben geleid dat hij niet is uitgenodigd. De aanbesteder deelt binnen veertien dagen na ontvangst van het verzoek aan de verzoeker schriftelijk deze redenen mee.

Een en ander kan vertragend werken.

A3. Onderhandse aanbesteding.

Het beleid zoals tot op heden gevoerd ten aanzien van onderhandse aanbestedingen op uitnodiging behoeft geen aanpassingen. Het heeft tot op heden uitstekend gefunctioneerd.

A4. Onderhandse aanbesteding na selectie.

Deze aanbestedingsvorm niet in Reeuwijk toepassen.

AANBEVELINGEN T.A.V. DE AANBESTEDINGSVORM.

- Werken die het bedrag van fl. 200.000,= incl. arbeid en leveranties van diverse materialen, doch excl. B.T.W. en leveranties die door de gemeente verzorgd worden, te boven gaan openbaar aanbesteden.

Het betreft bedragen opgesteld als directieraming.

- Werken tussen een bedrag van fl. 100.000,= en fl. 200.000,= incl. arbeid en leveranties van diverse materialen, doch excl. B.T.W. en leveranties die door de gemeente verzorgd worden, onderhands op uitnodiging aanbesteden.

Het betreft bedragen opgesteld als directieraming.

Voor de toetsing aan de grensbedragen (fl. 100.000,= en fl. 200.000,=) wordt

uitgegaan van de directieraming van de aanneemsom.

- Werken, waarbij een zekere specialisatie van de aannemer wordt verlangd, in overleg met leden van de desbetreffende vakcomissie, onderhands op uitnodiging aanbesteden dan wel door middel van een enkelvoudige uitnoding.

B. De Enkelvoudige Uitnodiging.

Ten aanzien van het onderhands gunnen van werkzaamheden aan de onderhoudsaannemer, de zgn. enkelvoudige uitnodiging, het navolgende.

Het gunnen van deze werken heeft betrekking op onderhoudswerkzaamheden, kapitaalswerken en werken uit het grondbedrijf.

Er worden dan de eenheidsprijzen, zoals vastgelegd in de contracten, gehanteerd. Deze eenheidsprijzen zijn aan de scherpe kant.

Tevens omvatten deze prijzen alle bijkomende kosten die voor een aannemer van belang zijn, zoals alle directe en indirecte arbeidskosten, materieelkosten, transportkosten (waaronder aan- afvoer materiaal en materieel), bebakeningskosten, algemene bouwplaatskosten en algemene bedrijfskosten (waaronder uitvoeringskosten, kosten uitvoerder enz.)

Werken tot een bedrag van fl. 100.000,= excl. E.T.W. kunnen dan ook direct gegund worden aan de onderhoudsaannemer met wie het betreffende onderhoudscontract is afgesloten. Dit heeft tot gevolg, dat bijvoorbeeld bestratingswerkzaamheden en rioleringswerkzaamheden tot een bedrag van fl. 100.000,= excl. E.T.W. aan de aannemer van het meerjarencontract straatwerk en machinaal asfalt verwerken worden gegund. Het loonwerk zou dan in dit geval gaan naar de aannemer die het meerjaren contract loonwerk en handmatig asfalt verwerken heeft.

Voorbeeld:

In een straat dient bijv. het trottoir te worden herstraat, een deel van de riolering te worden gelicht en de rijbaan te worden geasfalteerd. Vallen deze werkzaamheden beneden het bedrag van fl. 100.000,= excl. B.T.W. dan worden deze werkzaamheden onderhands gegund aan de onderhoudsaannemer van het straat- en machinaal asfalt werk, tegen een vaste prijsafspraak op basis van de eenheidsprijzen. Zo weet een ieder waar hij aan toe is. Het kleine reparatiewerk tot bijv. 10 m2 en verdere kleine reparaties kunnen door de straatmakersploeg worden verholpen.

Wel is het zo, dat ondanks de enkelvoudige uitnodiging, er met de desbetreffende onderhoudsaannemer vaste prijsafspraken moeten worden gemaakt. Dit dan tegen de geldende onderhoudsprijzen. Dit heeft tot gevolg dat het een en ander beter is te verwerken op de begrotingsposten. Men weet direct wat de stand van zaken is met betrekking tot de financiën. Het financieel voordeel zit hierin dat in de onderhoudsprijzen alle bijkomende kosten, betrekking hebbende op de aannemer, zijn verwerkt. Het zijn vaste Prilzen.

Uiteraard moet het altijd mogelijk zijn van deze vorm af te wijken in die zin, dat afhankelijk van het soort werkzaamheden het bedrag van fl. 100.000,=’ excl. B.T.W. overschreden kan worden, te denken valt hierbij aan asfaltwerkzaamheden in het kader van het onderhoudscontract. Hier kan het bij voorkomen, dat er meer werkzaamheden verricht moeten worden dan in eerste instantie is voorzien. In deze gevallen wordt het college hiervan direct op de hoogte gesteld. De werkzaamheden zullen echter doorgang vinden, daar het stil leggen van een werk meer kost. Tevens zal de motivatie van het hoe en waarom duidelijk omschreven worden.

AANBEVELINGEN T.A.V. DE ENKELVOUDIGE UITNODIGING.

- Het onderhoudscontract van de onderhoudsaannemer straatwerk en machinaal asfaltwerk uitbreiden met werkzaamheden die betrekking hebben op straatwerk en rioleringsgebied.

- Werkzaamheden tot een bedrag van f lOO.000.= mci. arbeid en leveranties van diverse materialen, doch excl. B.T.W. en leveranties die door de gemeente verzorgd worden, op basis van de eenheidsprijzen gunnen aan de onderhoudsaannemer op basis van de enkelvoudige uitnodiging.

C. Turnkey-contract.

Ondanks hetgeen eerder (note: niet in citaat opgenomen) is aangegeven, in de gemeente Reeuwijk, als proef, een civieltechnisch project laten uitvoeren op basis van een Turnkey-contract.

AANBEVELING T.A.V. HET TURNKEY-CONTRACT.

- Gezien de positieve ervaring bij de gemeente Zoeterwoude, een civieltechnisch project, op basis van een turnkey-contract laten uitvoeren.

- Per bouwkundig werk een nadere afweging maken of dit werk op basis van een turnkey-contract kan worden uitgevoerd.

D. Bestellingen.

Het beleid in deze behoeft geen aanpassing. Wel dienen de fakturen via Gemeentewerken te blijven lopen. Immers, hier weet men of datgene waarvoor een faktuur wordt gestuurd ook daadwerkelijk is geleverd.

AANBEVELING T. A . V. BESTELLINGEN.

- Het beleid ten aanzien bestellingen ongewijzigd handhaven:

Evaluatie:

Als de aanbevelingen door de raad worden geaccordeerd, is het een goede zaak om na een periode van 3 jaar de uitvoering van de vastgestelde aanbevelingen uit de nota te evalueren.

Een uitzondering dient gemaakt te worden voor het turnkey-contract. Is een werk op basis van een turnkey-contract uitgevoerd, dan dient dit werk in al zijn aspecten te worden geëvalueerd.

SAMENVATTING van de AANBEVELINGEN.

A. De aanbestedingsvorm:

1. Werken boven de fl. 200.000,= OPENBAAR AANBESTEDEN.

2. Werken van fl. 100.000,= tot fl. 200.000,= ONDERHANDS OP UITNODIGING AANBESTEDEN.

Basis van bovengenoemde aanbestedingen is steeds directieraming van de aanneemsom.

3. Werken, waarbij een zekere specialisatie van de aannemer wordt verlangd, in overleg met leden van de desbetreffende vakcomissie, onderhands op uit nodiging aanbesteden dan wel door middel van een enkelvoudige uitnoding.

B. De enkelvoudige uitnodiging.

1. Het onderhoudscontract van de onderhoudsaannemer straatwerk en machinaal asfaltwerk uitbreiden met werkzaamheden die betrekking hebben op straatwerk en rioleringsgebied.

2. Werken tot een bedrag van f 100.000.= op basis van de eenheidsprijzen gun nen aan de onderhoudsaannemer op basis van DE ENKELVOUDIGE UITNODIGING. Dit tijdens de duur van het onderhoudscontract, dus t/m 1997.

C. Turnkey- contract.

1. Een civieltechnisch werk op basis van een TURNKEY-CONTRACT laten uitvoeren.

2. Per bouwkundig werk een nadere afweging maken of dit werk op basis van een TURNKEY-CONTRACT kan worden uitgevoerd.

D. Bestellingen.

1. Het beleid t.a.v. bestellingen ongewijzigd handhaven.

E. Aanbestedingsbeleid.

1. Nota voorleggen aan de commissie OWV ter advisering.

2. De nota voorleggen aan de raad ter accordering

F. Voordracht aannemers.

1. De sector gemeentewerken draagt, in overleg met de vakwethouder, de uit te nodigen aannemers voor aan het college ter accordering.

G. Commissies.

1. Uitsplitsing kredietaanvraag in een besloten vergadering behandelen.

2. Commissies informeren over de gehouden aanbestedingen.

3. De commissies jaarlijks overzicht verstrekken gehouden aanbestedingen.

H. Evaluatie.

1. Na 3 jaar de vastgestelde aanbevelingen uit de nota evalueren.

2. Het turnkey-project direct na uitvoering van het project evalueren.

3.3 Laatste evaluatie

Eén van de aanbevelingen uit de beleidsnota was het regelmatig evalueren van de in de nota vastgestelde aanbevelingen.

In april/mei 2000 is de beleidsnota “Aanbestedingen gemeente Reeuwijk” geëvalueerd en aangepast bij raadsbesluit van 27 november 2000..

In 2003 is de tweede ‘Evaluatie van het aanbestedingsbeleid binnen de gemeente Reeuwijk over de periode 2000-2003” opgesteld

SAMENVATTING VAN DE AANBEVELINGEN

A. De aanbestedingsvormen.

Aanbeveling:

1. Het openbaar aanbesteden waar mogelijk hanteren

2. De huidige wijze van op uitnodiging aanbesteden onverkort handhaven.

3 Uit te nodigen aannemers régelmatig wjjzigen/aan vullen

B. De enkelvoudige uitnodiging.

Aanbeveling:

4. Het enkelvoudig uitnodigen voor een gelijksoortig veivolg werk op basis van eerder geleverde kwaliteit en prijsvorming niet uitsluiten.

5. Het gunnen van werkzaamheden tot een bedrag van € 75000,00 op basis van het contract Straat- en asfaitwerk niet uitsluiten.

C. Turnkéy-contract.

Aanbeveling:

6. Het laten uitvoeren van een project op basis van een Turnkey-contract niet uitsluiten.

D. Design & Constructcontract.

Aanbeveling:

7. Het laten uitvoeren van een project op basis van en Design & Constructcbntract niet uitsluiten. Niet eerder dan na evaluatie van de Tuurluur. Anders instemming van de raad noodzakelijk

E. Bestellingen.

Aanbeveling:

8. Het beleid ten aanzien van bestellingen niet wijzigen.

F. Keuze van de aanbestedingsvorm.

Aanbeveling:

9. Het beleid ten aanzien van de keuze van de aanbestedingvorm niet wijzigen.

G. Voordracht aannemers.

Aanbeveling:

10. Het beleid ten aanzien van de keuze van de voordracht van de aannemers niet wijzigen.

H. Aanbesteclingsbeleid.

Aanbeveling:

11. De aanpassingen voorleggen aan de commissie 01? ter advisering

12. De aanpassingen voorleggen aan de raad ter accordering.

I. Evaluatie.

Na 3 iaar de vastgestelde aanbevelingen uit de nota evalueren.

Aanbeveling:

13. Het na 3 jaar evalueren van de vastgestelde uitgangspunten onverkort handhaven

De raad heeft deze aanbevelingen uit de evaluatie vastgesteld op 27 oktober 2003.

4. Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Reeuwijk

De raad van de gemeente Reeuwijk heeft voorgaande Beleidsnota aanbestedingen per evaluatie in 2003 opnieuw vastgesteld. Binnen de daarmee door de raad aangegeven kaders stellen burgemeester en wethouders nadere beleidsregels en richtlijnen op, die zijn neergelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2006.

Het doel van het formeel vastleggen van een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft een financiële en een organisatorische achtergrond. In principe zijn drie aspecten te benoemen.

1. doelmatig inkopen en aanbesteden: systematisch en tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden;

2. een gemeentelijk inkoop- een aanbestedingsproces dat transparant en controleerbaar is voor bestuur, management, burgers en bedrijven;

3. de gemeente treedt op als betrouwbare, integere partij

De navolgende richtlijnen zijn bindend voor medewerkers en bestuur van de gemeente Reeuwijk. In bijzondere gevallen is afwijken mogelijk, mits daarvoor goede redenen zijn, die in het bestuurlijke besluit expliciet worden aangegeven met een deugdelijke onderbouwing.

In het onderstaande wordt het Reeuwijkse beleid uitgewerkt aan de hand van deze stappen in het inkoopproces.

Stap 1: Inventariseren

De behoefte om een werk, dienst of levering in te kopen ontstaat vanuit de bedrijfsvoering van de gemeente, dan wel ter uitvoering van bestuurlijke besluiten. De binnen de organisatie gebruikelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn van toepassing. Uitgangspunt is dat er voor elke uitgave (van tevoren) financiële dekking is. In bepaalde gevallen kan van dat uitgangspunt worden afgeweken, mits dat degelijk wordt onderbouwd.

De afweging tussen zelf doen of uitbesteden gaat altijd vooraf aan de beslissing om een werk, dienst of levering in te kopen dan wel aan te besteden. Het criterium bij die afweging is de doelmatigheid. Per productsoort heeft het college soms al nadere regels vastgesteld. Deze criteria spelen een rol in de beslissing zelf doen of uitbesteden. Van geval tot geval wordt dit bekeken. Bijzondere regelingen voor de inhuur, inkoop of aanbesteding van bepaalde producten gaan voor de in dit protocol vastgelegde algemene beleidslijnen.

Stap 2a : Specificeren

Naar aanleiding van de behoefte aan een werk, dienst of levering wordt gespecificeerd aan welke eisen en (rand)voorwaarden het in te kopen product dient te voldoen.

Er zijn twee manieren:

1. een specificatie van het eindresultaat (functionele specificatie);

2. een technische specificatie van het product.

Van geval tot geval wordt bekeken welke methode wordt gebruikt.

Bij methode 1, specificatie op eindresultaat, wordt er een programma van eisen opgesteld. Het wordt daarbij aan de (potentiële) leveranciers overgelaten om in de aanbieding een voorstel te doen om het door de gemeente gespecificeerde eindresultaat te bereiken. Deze methode zal vooral worden gebruikt voor werken, diensten of leveringen die slechts incidenteel door de gemeente worden ingekocht. Voorbeelden: een nieuwe sporthal, een zwembad, een cursus voor alle medewerkers. Door te specificeren op eindresultaat stimuleert de gemeente het gebruik van inventieve en innovatieve methoden. De inschrijver kan namelijk zelf aangeven op welke manier hij het door de gemeente gewenste eindresultaat wil bereiken. De gemeente zal de inschrijvingen beoordelen op van tevoren vastgestelde criteria.

Methode 2, een technische specificatie, wordt vooral gehanteerd voor zaken die meer routinematig worden ingekocht, zoals kantoorbenodigdheden, kantoormeubilair en civiele werken op het gebied van weg- en waterbouw. Voor de laatstgenoemde categorie werkt de gemeente Reeuwijk zo veel mogelijk met standaardbestekken en rekenmodellen.

Om te kunnen bepalen op welke wijze de markt voor deze opdracht moet worden benaderd, dient er voldoende inzicht te bestaan in de aard en de omvang van de opdracht. Dit betekent dat er een duidelijke specificatie wordt gemaakt van de wensen van de gemeente. Aan de hand van de specificatie wordt bepaald in welk segment de toekomstig opdrachtnemer moet worden gezocht en welke aanbestedingsprocedure zal worden gevolgd. De specificatie is de basis voor de op te stellen kostenraming.

Het is essentieel dat de specificatie helder en allesomvattend is. Pas daarna kan er worden begonnen met een aanbestedingsprocedure. Onduidelijkheden in de specificatie kunnen resulteren in vragen of foutieve aanbiedingen. Dat laatste zou kunnen leiden tot ernstige vertragingen in de uitvoering en zelfs tot het mislukken van een aanbesteding.

De specificatie wordt opgesteld door de (deel)budgethouder.

Voor werken hanteert de gemeente Reeuwijk het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (hierna te noemen UAR 2001), zoals gepubliceerd in de Staatscourant 15 juni 2001, nr. 113 / pag. 8, met inachtneming van de gemeentelijke uitgangspunten zoals in dit protocol genoemd op bladzijde 4 en verder. Voor zover mogelijk wordt ook voor de aanbesteding van leveringen en diensten het stramien van het UAR 2001 gehanteerd. Zodra er landelijk een nieuw reglement wordt ingevoerd, ter vervanging van het huidige UAR 2001, zal de gemeente dat nieuwe reglement overnemen.

Stap 2b: Kostenraming

Als de specificatie gereed is, wordt door middel van voorcalculatie een inschatting gemaakt van de kosten die de realisatie van de opdracht met zich mee zal brengen. Het is van belang om een zo realistisch mogelijke kostenraming te maken. Aan de hand van die kostenraming wordt bepaald welke aanbestedingsregelgeving van toepassing is en welke procedure dient te worden gekozen (zie de tabel met drempelbedragen op bladzijde 14). De kostenraming speelt een belangrijke rol bij de verantwoording, bijvoorbeeld bij de vraag of een EU-aanbestedingsprocedure gevolgd had moeten worden. Daarnaast geeft de kostenraming inzicht in de financiële middelen die nodig zijn om het project te realiseren. Later in het aanbestedingsproces biedt de kostenraming referentiemateriaal bij de beoordeling van (prijs)aanbiedingen. De kostenraming speelt ook een belangrijke rol bij de verantwoording en evaluatie. Het college kan dan achteraf (bijvoorbeeld tegenover de raad of de externe accountant) helder aantonen welke keuzes zijn gemaakt, op basis van welke gegevens. Daarom dient de kostenraming altijd in het aanbestedingsdossier te zijn opgenomen.

Stap 3: Selecteren van de leverancier

De selectie van de leverancier geschiedt direct (gunning uit de hand), door middel van een onderhandse of een openbare aanbestedingsprocedure.

In deze fase wordt besloten welke leveranciers in staat zijn om het werk, levering of dienst te kunnen leveren. 1 Als eenmaal is gekozen voor een bepaalde aanbestedingsprocedure zijn de selectie- en gunnincriteria aan de orde. Een zorgvuldige en heldere keuze vooraf van deze criteria, geeft de beste waarborgen voor een zorgvuldige procedure en voorkomt problemen verderop in de onderhandelingen.

Selectiecriteria zijn de eisen die vooraf aan bedrijven gesteld worden als voorwaarde om aan de aanbesteding mee te mogen doen. De toelaatbare selectiecriteria zijn opgesomd in de Europese regelgeving en moeten ook op lokaal niveau toegepast worden. Het gemeentebestuur acht het van groot belang voor de bedrijvigheid in Reeuwijk om locale bedrijven in de gelegenheid te stellen om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten.

De gunningcriteria bepalen vervolgens welke keuze wordt gemaakt uit de ingebrachte offertes. Voor de gunningcriteria bestaan twee mogelijkheden:

a) de laagste prijs

b) de economisch meest voordelige aanbieding: omwille van de objectiviteit vereist dit subcriteria zoals prijs, gebruikskosten, dienstverlening, kwaliteit, geschiktheid, planning, uitvoeringstermijn, garanties, technische waarde, esthetische kenmerken, etc.

Op basis van de vooraf geformuleerde selectie- en gunningcriteria wordt de offerte geselecteerd die daar het beste aan voldoet. Zie verder stap 4.

De gemeente gaat voor de procedure in beginsel uit van de volgende tabel, waarin de waarde van de opdracht is uitgedrukt in euro’s, exclusief omzetbelasting:

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

1. In de eerste categorie werken/diensten/leveringen (< € 25.000) is de uitdrukkelijke toepassing van het hiervoor omschreven inkoopproces facultatief.

2. De gevolgde procedure verloopt voor werken in beginsel in overeenstemming met de bepalingen van het UAR 2001, met inachtneming van het onderstaande;

3. “Degene die de aanbesteding houdt” als bedoeld in artikel 21, eerste lid, van de UAR is dezelfde als degene, die in bovenstaande tabel “bevoegd” is verklaard. Waar dat het college van burgemeester en wethouders is, worden de enveloppen geopend door minimaal één collegelid.

4. In overeenstemming met artikel 41 van het UAR zal de gemeente in de meeste gevallen in de bekendmaking dan wel de uitnodiging tot inschrijving bepalen dat er geen inschrijvingskosten zullen worden vergoed; de artikelen 42 en 43 UAR zijn dan niet van toepassing;

5. Voor het overige wordt er alleen afgeweken van het UAR 2001 of van de bovenstaande tabel met drempelbedragen als daar goede redenen voor zijn, een en ander ter beoordeling van burgemeester en wethouders, waarbij de reden om af te wijken deugdelijk wordt gemotiveerd;

6. Met inachtneming van het bovenstaande wordt het stramien voor zover mogelijk ook gevolgd voor de inkoop of aanbesteding van diensten en leveringen, tenzij er bijzondere redenen zijn om dit niet te doen. Bijzondere redenen zullen niet te snel worden aangenomen. De gronden om af te wijken zullen worden onderbouwd;

7. Gunning geschiedt op basis van vooraf geformuleerde gunningscriteria of onder de bepalingen van het UAR 2001;

De waardebepaling bij leveringen geschiedt volgens de EG-richtlijn Leveringen (ook als er geen sprake is van een Europese aanbesteding):

De waardebepaling bij diensten geschiedt volgens de EG-richtlijn Diensten, in het bijzonder artikel 7, lid 3 tot en met 7 (ook als er geen sprake is van een Europese aanbesteding):

De waardebepaling bij werken geschiedt volgens de EG-richtlijn Werken, in het bijzonder artikel 6 lid 3 tot en met 6:

N.B. voor de bepaling van de waarde moeten alle opties (ook al wordt er slechts indicatief een kostenopgave van de inschrijver gevraagd) maximaal worden meegeteld. Het kan dus betekenen dat er een 'zwaardere' aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden als er in het bestek opties zijn opgenomen.

Stap 4: Selectie- en gunningcriteria

Om uiteindelijk de “beste” aanbieder te kunnen selecteren, dient zowel de aanbieder als zijn aanbod te worden beoordeeld ten opzichte van de andere(n). Die beoordeling vindt plaats aan de hand van “tevoren” opgestelde selectie- en gunningcriteria. Selectiecriteria dienen ertoe, om de geschiktheid van de aanbieder vast te stellen. Gunningcriteria dienen ertoe, om de aanbieding zelf aan de gestelde eisen te toetsen. Bij aanbestedingen dienen de selectie- en gunningcriteria reeds voor de publicatie bekend te zijn. Zij moeten in de aankondiging, en/of de uitnodiging tot inschrijving en/of het bestek worden vermeld, zo mogelijk o.v.v. de mate waarin de criteria zullen wegen.

Selectiecriteria

De bedrijven die zich voor selectie hebben aangemeld of hebben ingeschreven op een openbare aanbesteding, worden met behulp van selectiecriteria op kwalitatieve gronden getoetst aan de door de gemeente gestelde eisen voor geschiktheid. Het gaat hierbij om de vaststelling, dat het bedrijf dat zich aanmeldt voor deelname, in staat geacht moet worden, de werkzaamheden in goede orde uit te voeren en af te ronden. De criteria die hierbij worden gesteld, hebben betrekking op technische, financieel economische, organisatorische en wettelijke aspecten, zoals betrouwbaarheid, omvang, draagkracht en ervaring.

De EG-richtlijnen schrijven de te hanteren selectiecriteria strikt voor. Zij bestaan uit de uitsluitinggronden en criteria met betrekking tot beroepsbekwaamheid, financiële en economische geschiktheid en (milieu)technische geschiktheid. Belangrijk is, dat de gestelde eisen in verhouding staan tot de uit te voeren opdracht. Indien de eisen te hoog zijn gesteld (buitenproportioneel, zullen gegadigden afvallen omdat zij niet aan de te hoge eis kunnen voldoen, terwijl zij wellicht zeer geschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten: onterecht afgevallen kandidaten kunnen tegen de gang van zaken protesteren en mogelijk de voortgang van de procedure frustreren en mogelijk geschikte kandidaten vallen af, zodat de concurrentie kleiner wordt en de gemeente daarmee zichzelf in de keuzemogelijkheden beperkt.

a) Uitsluitingsgronden

De uitsluitingsgronden hebben betrekking op m.n. de betrouwbaarheid van de onderneming. Een gegadigde kan van deelname worden uitgesloten als zich één van de genoemde situaties voordoet, zoals een (aangevraagd) faillissement of surséance van betaling, de afdracht van belastingen en sociale premies niet heeft plaatsgevonden of een ernstige beroepsfout of beroepsdelict is begaan. In dit verband is ook de zgn. Bibob-toets van belang. Zie hoofdstuk 5.

b) Beroepsbekwaamheid

Ten bewijze van de beroepsbekwaamheid wordt gecontroleerd of de gegadigde is ingeschreven in het beroeps- of handelsregister conform de wetgeving van de lidstaat waar deze is gevestigd. In Nederland is dat de Kamer van Koophandel. Indien de uitoefening van het beroep in het land van vestiging is voorbehouden aan een beroepsorganisatie of een vergunning is vereist, kan het lidmaatschap resp. het houden van de vergunning worden geëist.

c) Financiële en economische geschiktheid

De richtlijnen geven slechts aan, welke referenties door de aanbestedende dienst kunnen worden opgevraagd om de geschiktheid van de gegadigde te kunnen beoordelen. De beoordelingscriteria zelf worden niet genoemd. Vaak wordt aangehouden dat sprake dient te zijn van “voldoende” geschiktheid om de opdracht zonder risico’s voor de opdrachtgever uit te kunnen voeren. De algemene financiële toestand (solvabiliteit, liquiditeit, rentabiliteit) en omzetgegevens op het vlak van de opdracht kunnen daarbij van belang zijn. De financiële en economische geschiktheid kan onder meer worden afgeleid uit bankverklaringen en verzekeringsbewijzen en financiële informatie uit jaarverslagen met betrekking tot omzet en winst en verlies.

d) technische geschiktheid

Net als bij de financiële en economische geschiktheid, dienen de criteria met betrekking tot de technische geschiktheid objectief te worden vastgesteld en gericht te zijn op en in verhouding te staan met de aard en omvang van de opdracht. De gegadigde kan gevraagd worden naar ervaringsgegevens met betrekking tot (naar aard en omvang) vergelijkbare opdrachten. Veelal worden daarbij een X-aantal referenties gevraagd van projecten die door de opdrachtgever zijn goedgekeurd. Ook ten aanzien van het minimumaantal referenties dat de kandidaat moet kunnen overleggen geldt de eis van proportionaliteit. Vrij vertaald gaat het hierbij om zoveel referenties als nodig, om aan te kunnen tonen dat de kandidaat in staat moet worden geacht, de opdracht met goed gevolg uit te voeren. In de regel worden één of enkele referenties als voldoende beschouwd. Indien voor de uitvoering van de opdracht specifieke kennis of vaardigheden dan wel specifiek materieel benodigd is, kan de gegadigde naar de beschikbaarheid daarvan worden gevraagd, eventueel voorzien van een verklaring dat bepaalde personen ook daadwerkelijk ten behoeve van de uitvoering van de opdracht beschikbaar zullen zijn.

De technische geschiktheid kan worden aangetoond met opgaven van studie- en beroepsdiploma’s, personeelsomvang en beschikbare technici of technische organen, beschikbaar materieel, kwaliteitsborging, -bewaking en -certificaten. Ten aanzien van niet onder de EG-richtlijnen uitgevoerde aanbestedingen geeft het UAR 2001 nadere instructies. Naast de bovenvermelde selectiecriteria (m.u.v. de uitsluitinggronden), bestaat ook de mogelijkheid tot het stellen van maatschappelijke eisen en criteria. Ook hier geldt echter dat alle eisen en criteria steeds objectief en in verhouding tot de opdracht dienen te staan. Bij de overige aanbestedingsvormen (onderhands en enkelvoudig) gelden dezelfde uitgangspunten maar bestaat een grotere vrijheid bij het vaststellen van de selectiecriteria.

Gunningcriteria

Er zijn, zoals aangegeven in stap 3, twee gunningcriteria waaraan een aanbieding kan worden getoetst, te weten:

a) de laagste prijs

b) de economisch meest voordelige aanbieding

In veel gevallen kan gekozen worden voor het criterium van “de laagste prijs’: Indien gekozen wordt voor de laagste prijs, dient de opdracht te worden gegund aan de aanbieder met het laagste aanbod. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen op specifieke inhoudelijke aspecten. Indien het aanbod voldoet aan de gestelde (minimum)eisen, moet de opdracht aan de aanbieder met de laagste prijs worden gegund. Daarom kan het criterium “laagste prijs” alleen gebruikt worden, indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven, dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel is er dan sprake van relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn en eenvoudig meetbaar en beheersbaar zijn.

Indien niet aan de hiervoor beschreven voorwaarden is voldaan, dient gekozen te worden voor het criterium “de economisch meest voordelige aanbieding” Er kan dan een uitgebreide (inhoudelijke) vergelijking plaatsvinden tussen de aanbiedingen en een optimale afweging van de prijskwaliteit/verhouding plaatsvinden. Naast de prijs, kan de beoordeling zich ook richten op onder meer de leveringstermijn, gebruikskosten, rentabiliteit, kwaliteit, esthetische en functionele kenmerken, architectonische waarde, technische waarde, klantenservice, garantie, technische bijstand en bijvoorbeeld milieuaspecten.

De gunningcriteria dan wel de vooraf geformuleerde eisen worden achteraf niet eenzijdig gewijzigd of aangevuld;

Gunning geschiedt in beginsel zonder onderscheid tussen leveranciers van binnen of buiten de gemeente; elke inschrijver krijgt een gelijke kans;

In de gunningcriteria dan wel de vooraf geformuleerde eisen wordt zonodig rekening gehouden met rijtijden voor service en onderhoud. In verband met de voorrijkosten en -tijden, en de snelle beschikbaarheid van een leverancier, bijvoorbeeld in het geval van een (nood)reparatie, kan het noodzakelijk zijn dat een bedrijf in de gemeente c.q. de regio is gevestigd;

Bij het opvragen van offertes (gunning uit de hand) of onderhandse aanbesteding wordt gelet op een goede geografische spreiding, dus niet uitsluitend leveranciers uit de gemeente, noch uitsluitend leveranciers van buiten de gemeente, maar een goede mix van leveranciers van binnen en buiten de gemeente, waarbij er zo mogelijk minimaal één leverancier uit de gemeente in de procedure wordt betrokken. Daarbij geldt dan wel de voorwaarde dat er geen redenen zijn om die betreffende plaatselijke leverancier niet uit te nodigen, bijvoorbeeld als uit de leveranciersevaluatie na een eerdere gunning is gebleken dat deze leverancier niet goed presteerde;

Bij onderhandse aanbesteding wordt (indien mogelijk) gebruik gemaakt van een rouleersysteem, waarbij telkens de inschrijver met de hoogste inschrijfprijs, dan wel de economisch minst voordelige aanbieding de eerstvolgende keer, bij een soortgelijke aanbestedingsronde, niet wordt uitgenodigd;

Procedures voor het plaatsen van opdrachten worden in beginsel alleen dan georganiseerd, wanneer het voornemen bestaat om de opdracht ook daadwerkelijk aan te besteden. In bepaalde gevallen echter zou er een aanbesteding 'onder voorbehoud' kunnen plaatsvinden. Dat voorbehoud zou kunnen bestaan uit het al dan niet verstrekken van een (aanvullend) raadskrediet inzake de opdracht. Een dergelijk voorbehoud wordt uitdrukkelijk in het bestek aangegeven.

In aanbestedingsprocedures kan de gemeente zich laten begeleiden door een externe deskundige;

Alle in de tabel genoemde bedragen zijn in euro’s, en exclusief omzetbelasting.

Dooronderhandelen en nacalculatie

Het kan tijdens een aanbestedingsprocedure voorkomen, dat prijsaanbiedingen van inschrijvers sterk afwijken (hoger of lager) van de door de aanbesteden opgestelde kostenbegroting. Welke stappen de aanbesteden in dat geval kan ondernemen, is onder meer afhankelijk van de toepasselijke regelgeving en de specifieke omstandigheden van de situatie. Duidelijk is in ieder geval, dat er sprake zal moeten zijn van een substantiële of abnormale afwijking van de kostenraming. Bovendien moet de afwijking worden getoetst aan een reële en marktconforme kostenraming. Een dergelijke situatie geeft de aanbesteden slechts in een zeer beperkt aantal gevallen de mogelijkheid tot dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers.

Gezien de complexe materie die het hier betreft, dient het voor de aanbesteding verantwoordelijke sector- c.q. afdelingshoofd, in het geval de indruk bestaat dat er sprake is van een substantiële afwijking van de prijsaanbieding ten opzichte van de kostenraming, altijd advies te vragen bij de controller en de afdeling FIN, voordat wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan. Het college neemt hierover een besluit.

Het aanbestedingsdossier speelt bij aanbestedingsprocedurea een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel extern als intern) maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid. Daarom dient bij elke aanbestedingsprocedure een aanbestedingsdossier te worden opgebouwd. Het aanbestedingsdossier wordt centraal gearchiveerd, met alle originele documenten. De projectleider kan voor eigen gebruik een schaduwdossier bijhouden met kopieën van alle documenten. Indien slechts één bouwtekening beschikbaar is, wordt dit tijdens de uitvoering opgeborgen in het schaduwdossier. Na afronding van de opdracht levert de (deel)budgethouder de bouwtekening aan bij het centrale archief.

Stap 5: Contracteren

Met de geselecteerde leverancier(s) wordt een contract gesloten. De niet geselecteerde leveranciers worden schriftelijk geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen is gegund.

In het kader van de rechtmatigheidtoets, precontractuele verplichtingen en het beperken van schadeclaims wordt geadviseerd in overleg met de afdeling BVZ de risico’s te bespreken.

De stappen van het inkoopproces worden door de projectleider uitgevoerd onder de verantwoording van de desbetreffende budgethouder.

4.1 Uitzonderingsmogelijkheden algemeen

Vanuit de wetgeving en de daarin vervatte beginselen van openheid en non-discriminatie, dient de gemèente vaker dan tot dusver over te gaan tot openbare aanbesteding. Vandaar de in vorige paragraaf beschreven voorstellen, inclusief de bijbehorende beslisbomen in de bijlage 2.

Er bestaan— voor zowel opdrachten boven als onder de EU-drempelwaarden- uitzonderingen op het primaat van Europese aanbesteding, zoals:

• Er is geen goed publicatiemedium om de potentiële leveranciers voor deze aanbesteding te bereiken;

• De opdracht is niet nauwkeurig genoeg te formuleren doordat de uitgangspunten nog onvoldoende duidelijk zijn;

• Het is aantoonbaar dat er maar een zeer beperkt aantal partijen is die deze opdracht kunnen uitvoeren en men kent al deze partijen;

• Er heeft al een openbare aanbesteding plaatsgevonden, maar zonder resultaat;

• Dwingende spoed als gevolg van onvoorziene situaties die bij niet tijdige oplossing tot ernstige gevolgen leiden;

• Technische en/of artistieke redenen maken het onaanvaardbaar of onevenredig kostbaar om een andere leverancier of uitvoerder te selecteren.

In geval van één van de bovenstaande aantoonbare uitzonderingssituaties, kan de gemeente voor een andere dan openbare c.q. meervoudige onderhandse aanbesteding kiezen. Een uitgebreidere toelichting op de uitzonderingen die zijn toegestaan bij Europese aanbestedingen is opgenomen als bijlage 3 bij deze nota.

De Europese aanbestedingsrichtlijn Diensten maakt een onderscheid tussen opdrachten voor dienstverlening die onder de volledige werking van de Richtlijn vallen (1A lijst) en opdrachten waarop slechts een deel van de Richtlijn van toepassing is (1 B lijst).

Schoonmaakwerkzaamheden en leerlingenvervoer zijn voorbeelden van diensten die vallen onder categorie 1A diensten. Hierop zijn de Europese aanbestedingsverplichtingen in hun geheel van toepassing.

Reïntegratiediensten en plantsoencliensteri zijn voorbeelden van diensten die worden aangemerkt als zogenaamde 1B diensten. Na de opdrachtverlening vereist de Europese aanbestedingsrichtlijn Diensten slechts een meldingsplicht achteraf aan de Commissie in het geval het drempelbedrag van € 200.000,- excl. BTW wordt overschreden (zie artikél 14 en 16 van de richtlijn).

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat alle (leverings-)afspraken en overeenkomsten met leveranciers schriftelijk worden vastgelegd in een overeenkomst die is getekend door bevoegde personen. Uit doelmatigheidsoverwegingen wordt voor eenmalige en/of kleine bestellingen op deze regel een uitzondering worden gemaakt, in die zin dat het schriftelijk vastleggen van leveringsafspraken voor opdrachten onder € 10.000 facultatief is. Ook daarbij wordt de opdracht in beginsel schriftelijk vastgelegd door middel van de zgn. opdrachtbon.

Ten aanzien van mondelinge afspraken geldt:

1. medewerkers van de gemeente betrachten de grootst mogelijke terughoudendheid bij het maken van mondelinge afspraken;

2. als medewerkers van de gemeente (in onvermijdelijke gevallen) toch een mondelinge afspraak maken met een leverancier, is die afspraak altijd onder voorbehoud van instemming van het gemeentebestuur;

3. elke mondelinge afspraak wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk bevestigd;

4. wat voor mondelinge afspraken geldt, geldt ook voor e-mails; van e-mails met afspraken wordt altijd een ontvangstbevestiging gevraagd.

Overige uitgangspunten met betrekking tot het contracteren:

1. Voor regelmatig terugkerende bestellingen sluit de gemeente zo mogelijk mantel- of raamovereenkomsten, mits dat voor de gemeente aantoonbaar voordeliger is;

2. De gemeente kan van de leverancier een zekerheidstelling (bijvoorbeeld een bankgarantie of waarborgsom) verlangen, evenals bewijsstukken betreffende de juridische situatie van de leverancier, de economische en financiële draagkracht en de technische bekwaamheid, een en ander in overeenstemming met de bepalingen van het UAR 2001;

3.Overeenkomsten worden vóór ondertekening namens de gemeente eerst ter toetsing voorgelegd aan de gemeentelijke juridisch medewerkers dan wel een door de gemeente aan te wijzen externe jurist;

Stap 6: Bestellen en bewaken

Bestellingen geschieden volgens de bepalingen van de overeenkomst. De verantwoordelijkheid voor het bewaken van de afspraken en het controleren van de leveringen ligt zo laag mogelijk in de gemeentelijke organisatie.

Stap 7: Nazorg en evaluatie

Aan de hand van een standaardformulier worden leveranciers periodiek beoordeeld. De informatie, die daaruit naar voren komt, wordt opgeslagen en gebruikt in de fase van de (voor)selectie. Leveranciers waarmee slechte ervaringen zijn opgedaan kunnen in een toekomstige ronde worden uitgesloten van de (voor)selectie. Alle leveranciers worden getoetst op prestatie-indicatoren als de geboden kwaliteit (onder meer in verhouding tot de prijs), leveringsbetrouwbaarheid, betalingsvoorwaarden, continuïteit bedrijfsvoering, bereikbaarheid, dienstverlening en support/after sales. De gegevens die voortkomen uit de periodieke evaluatie van leveranciers zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik door de betreffende medewerkers van de gemeente. Hiermee wordt strikt vertrouwelijk omgegaan. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt. Eventuele problemen dan wel klachten worden door de contactpersoon van de gemeente besproken met de leverancier.

Overige beleidsmatige uitgangspunten:

Gezamenlijk inkopen

De gemeente Reeuwijk zal gezamenlijk met andere gemeenten of organisaties inkopen als dit betekent dat er daardoor voordelen te behalen zijn. Ook in de toekomst zal de gemeente niet nalaten om dit soort voordelen te benutten. Vanzelfsprekend gelden de in dit protocol geformuleerde eisen zoals transparantie en non-discriminatie ook bij gezamenlijke inkoop.

Centrale inkoop- en aanbestedingsfunctie

De gemeente Reeuwijk streeft ernaar om op termijn de inkoop en aanbesteding onder te brengen bij een gespecialiseerd organisatieonderdeel, zo mogelijk en bij voorkeur in Rebo- dan wel ISMH-verband.

5. Integriteit

Algemeen

Bij de onderhandelingen tussen de gemeente en een leverancier, anders dan bij directe gunning uit de hand, wordt de gemeente in beginsel vertegenwoordigd door minimaal twee ambtenaren, tenzij de omstandigheden van het geval zodanig zijn dat er een goede reden is om van dit beginsel af te wijken;

Bestuurders worden in beginsel niet te snel betrokken bij de onderhandelingen, opdat zij achteraf een onafhankelijk oordeel kunnen geven over het onderhandelingsresultaat;

In het geval dat een medewerker of bestuurder privé een binding heeft met een (potentiële) leverancier, wordt de zakelijke relatie overgedragen aan een collega; (de schijn van) een vermenging van privé- en zakelijke belangen wordt te allen tijde vermeden;

Leveranciers zien zo veel mogelijk af van het geven van attenties, uitnodigingen, lunches, diners, kerstpakketten en wat dies meer zij aan medewerkers of bestuurders van de gemeente; en voor zover er toch iets gegeven wordt, houdt men rekening met het gemeentelijke beleid inzake integriteit alsmede de in de maatschappij heersende opvattingen dienaangaande;

Medewerkers of bestuurders die toch een attentie of iets dergelijks ontvangen, melden dit volgens de richtlijnen en gedragscodes van het integriteitbeleid van de gemeente;

In voorkomende gevallen zal de gemeente, na eigen onderzoek, op grond van de Wet BIBOB (Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) bij het Bureau BIBOB advies vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die bij aanbestedingen aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten.

Integriteit inschrijvers; NMa en Wet Bibob

Naast de integriteit van de interne organisatie dient de nodige aandacht te worden besteed aan de zogenoemde externe integriteit; de integriteit van (kandidaat) inschrijvers. De problematiek betreffende bouwfraude en ongeoorloofde prijsafspraken tussen ondernemers in de bouw zijn inmiddels bekend. In de praktijk blijkt het echter weerbarstig om dergelijke praktijken te voorkomen. Om die reden zijn er instanties met een toetsende c.q. controlerende functie in het leven geroepen, die de gemeente als aanbesteden hierbij kunnen ondersteunen.

De Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa)

De NMa ziet erop toe, dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen. Indien er reële vermoedens z(jn dat de (veel) te hoge inschrjfbedra gen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient door tussenkomst van de controller en de afdeling BVZ besloten te worden of er contact dient te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa). Het college neemt hierover een besluit gehoord hebbende het Directieteam.

Bibob

Op 1juni 2003 is de Wet bevordering integriteitbeoordeling door het openbaar bestuur (Wet Bibob) grotendeels in werking getreden. De Wet Bibob biedt de mogelijkheid voor de controller om het ‘Bureau Bibob’ om advies te vragen. Het gaat daarbij om bij AMvB aan te wijzen sectoren van bedrijven, waartoe naar verwachting in elk geval zullen behoren de bouwnijverheid, de automatisering en opdrachten in het kader van het milieu. Advies kan worden gevraagd over:

• feiten en omstandigheden die grond kunnen opleveren voor de toepassing op de gegadigde (dan wel in voorkomend geval: een onderaannemer) van een van de uitsluitingcriteria uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen (welke criteria o.g.v. art. 5 lid 1 van de wet kunnen worden toegepast op opdrachten die niet onder de richtlijnen vallen). Deze uitsluitinggronden zijn er onder meer op gericht om niet-solide en malafide gegadigden van deelneming uit te sluiten;

• de mogelijkheid dat een gegadigde of onderaannemer wordt gefinancierd uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen voordelen;

• de mate van gevaar dat een gegadigde ingeval van gunning aan hem, dan wel een onderaannemer, bij de uitvoering van de opdracht strafbare feiten zal plegen.

Het advies kan worden gevraagd:

a) voordat een beslissing wordt genomen omtrent gunning;

b) t.a.v. de acceptatie van een onderaannemer (indien die acceptatie door de aanbestedende dienst is voorzien in het bestek);

c) indien een aanbestedende dienst een lopende overeenkomst wil ontbinden ingeval een van de genoemde drie situaties zich voordoet (mits hierin in die overeenkomst is voorzien, zie hierna).

Betreffende de vraag in welke situaties een dergelijk advies wordt ingewonnen, dient beleid te worden ontwikkeld, waarin in algemene termen wordt aangegeven in welke gevallen advies wordt gevraagd. Dit schept duidelijkheid naar de ondernemingen die potentieel aan een Bibob-onderzoek kunnen worden onderworpen. Vooral de afweging om tot een dergelijk onderzoek over te gaan dient, juist met het oog op het ingrijpende karakter van het instrument, weloverwogen en met inachtneming van de beginselen van behoorlijk bestuur te worden genomen.

Aanbeveling

De afdeling BVZ dient bij het opstellen van de standaard inkoopvoorwaarden rekening te houden met de toepassing van de mogelijkheden uit de wet BIBOB.

Vergoeding inschrijvingskosten

De gemeente Reeuwijk hanteert het beleid dat in beginsel ten behoeve van de inschrijving gemaakte kosten voor zowel werken, diensten en leveringen geen vergoeding wordt toegekend.

Dit houdt in, dat bij iedere aanbesteding waarbij het UAR 2001 van toepassing is, de regeling met betrekking tot de vergoeding van inschrijvingskosten zowel in de bekendmaking als in de uitnodiging tot inschrijving uitdrukkelijk moet worden uitgesloten.

Slechts in bijzondere situaties kan een dergelijke vergoeding worden toegekend. Van een bijzondere situatie kan bijvoorbeeld sprake zijn, als van de inschrijver een aanzienlijke inspanning wordt verlangd, zoals het bij de inschrijving overleggen van een ontwerp in het kader van een “design and construct” of “turnkey”-contract.

Indien het toekennen van een vergoeding van inschrijvingskosten gerechtvaardigd lijkt, dient de projectverantwoordeljke hiertoe een gemotiveerd voorstel in bij de controller en de afdeling BVZ. Nadat zij akkoord zijn gegaan met het voorstel, kan de regeling met betrekking tot inschrijvingskosten hij een aanbesteding worden toegepast. In dat geval dient de toepassing en de hoogte van het bedrag in de publicatie waarmee de aanbesteding wordt aangekondigd te worden vermeld.

Kartelvorming of illegale prijsafspraken

Uit het rapport van de parlementaire enquêtecommissie bouwnijverheid en berichten in de media is gebleken dat er in het verleden in de bouw sprake was van ongeoorloofde kartelvorming en illegale prijsafspraken tussen aannemers onderling. Voor zover dat in haar mogelijkheden ligt, wil de gemeente voorkomen dat dergelijke praktijken zich in het heden en de toekomst kunnen voordoen. Inzake ongeoorloofde praktijken hanteert de gemeente de volgende uitgangspunten:

- bij gerede verdenking wordt de zaak verder onderzocht;

- zonodig wordt aangifte gedaan bij de bevoegde instanties;

- bij een eventueel onderzoek verleent de gemeente alle medewerking en stelt zij op verzoek documentatie ter beschikking aan de bevoegde instanties;

- leveranciers waarvan de gemeente mag aannemen dat zij zich hebben ingelaten met ongeoorloofde praktijken (of een poging daartoe) kunnen voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld vijf jaar, worden uitgesloten van opdrachten;

- de schade die de gemeente lijdt als gevolg van ongeoorloofde praktijken zal – voor zover dit financieel en juridisch haalbaar is – worden verhaald op de veroorzaker(s).

Interne en externe controle

Te beginnen bij de jaarrekening 2004 is de accountantscontrole bij gemeenten verscherpt. De accountant zal onder meer controleren of conform de Europese regelgeving en het gemeentelijk aanbestedingsbeleid is gehandeld. Niet rechtmatig gedane aanbestedingen kunnen leiden tot een afkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening.

Wel moet ook op dit punt nog een nadere taakafbakening worden vastgesteld tussen de accountant en de gemeentelijke controller.

NOG ACTUALISEREN

Nieuwe Ontwikkelingen

Uiterlijk 31januari 2006 wordt de procedure voor de ontwikkeling van algemene aanbestedingwetgeving afgerond. Deze wetgeving gaat behalve voor het Rijk ook gelden voor alle andere overheidslichamen, zoals

gemeenten. De in deze nota opgenomen grensbedragen voor de keuze van een aanbestedingsvorm zullen naar verwachting naar beneden worden bijgesteld.

Zodra de nieuwe aanbestedingswetgeving definitief is vastgesteld en in werking treedt, moeten de drempelwaarden voor de verschillende aanbestedingsvormen worden bgesteld tot het niveau dat in de nieuwe wetgeving wordt voorgeschreven.