Besluit financiële organisatie Stadsdeel Amsterdam Oud Zuid, conform art. 24 van de Verordening art. 212 Gemeentewet

In dit besluit wordt verstaan onder:

1. organisatie-eenheid: iedere eenheid binnen de organisatie die als zodanig in het besluit is aangewezen;

2. administratie: het totaal van de systematisch verzamelde, vastgelegde, verwerkte en verstrekte informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de stadsdeelorganisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

3. financiële administratie: dat gedeelte van de administratie dat financiële informatie betreft. De financiële administratie verschaft een goed inzicht in:

• de financieel-economische positie;

• het beheer van vermogenswaarden;

• de uitvoering van de begroting;

• het afwikkelen van vorderingen en schulden,

en dient het afleggen van rekening en verantwoording mogelijk te maken.

4. administratieve organisatie: het stelsel van maatregelen, regels en procedures gericht op het op de afgesproken wijze doen verlopen van de bedrijfsprocessen en op het in stand houden van de goede werking van de administratie daarvan.

5. beheer: het beheer van vermogenswaarden, dat wil zeggen het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de stadsdeelmiddelen en -rechten.

6. rechtmatigheid: in overeenstemming met wet en recht: de formele en materiële juistheid van een administratieve verantwoording c.q. de formele juistheid van het beheer.

- formele juistheid: de (administratieve) handelingen en/of beheersdaden zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheden van de handelende functionaris en overeenkomstig de daarvoor gegeven (wettelijke en andere) voorschriften.

- materiële juistheid: de verantwoording of administratie is in overeenstemming met de werkelijkheid.

7. doelmatigheid: het, binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de Raad en in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van de Raad, zodanig handelen dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt, met inzet van zo weinig mogelijk middelen.

8. middelenbeleid en -plannen: beleid en plannen voor personeel, financiën, informatie, aanschaffingen en huisvesting.

9. budgetsysteem: een systeem van uit de begroting afgeleide opstellingen, ingedeeld naar verantwoordelijke afdelingen en/of functionarissen. Budgetten hebben het karakter van een taakopdracht, houden de bevoegdheid in om onder nader vastgestelde voorwaarden uitgaven te doen en/of verplichtingen aan te gaan en zijn de grondslag voor controle op de taakuitoefening na afloop van de periode waarop ze betrekking hebben.

10. budgethouder: de beheerder van een budget, dat wil zeggen een ten behoeve van een bepaald doel opgenomen bedrag in de begroting.

11. gemachtigde: functionaris die vanwege de burgemeester volmacht respectievelijk machtiging heeft om namens de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

12. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een ander besluiten te nemen.

1. De organisatie van en de verantwoordelijkheid voor het beheer en van de administratie berust bij het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur berust de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken rond het beheer en de administratie van de stadsdeelorganisatie bij de stadsdeelsecretaris.

3. Binnen de verantwoordelijkheid voor het totaal van de stadsdeelsecretaris, ligt de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken rond beheer en administratie van een organisatie-eenheid bij de leiding van die organisatie-eenheid

4. De in de leden 1, 2 en 3 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie. De stadsdeelsecretaris delegeert het opzetten en het in stand houden van de administratieve organisatie aan de controller van de algemene dienst (hierna te noemen concerncontroller). De controller van een organisatie-eenheid (hierna te noemen sectorcontroller) ziet erop toe dat administratieve organisatie binnen zijn organisatie-eenheid conform de daarvoor geldende regels wordt beheerd.

5. De administratieve organisatie, alsmede het geheel van interne controlemaatregelen dat als waarborg voor een correcte naleving van de administratieve organisatie dient, wordt vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures en werkafspraken en zonodig tijdsplanningen

1. Binnen de stadsdeelorganisatie hebben de volgende functionarissen een specifieke rol ten aanzien van het beheer en de administratie:

• Het hoofd van de Concernstaf is aangewezen als concerncontroller;

• Het hoofd van de afdeling Financieel Beleid van de concernstaf is aangewezen als eerstverantwoordelijke voor het opstellen en beheer van de begroting van het stadsdeel;

• Het hoofd van de afdeling Middelenbeheer van de concernstaf is aangewezen als administrateur;

• Het hoofd van de onderafdeling Financiële Administratie is aangewezen als beheerder financiën;

• De medewerker Interne Controle, die onafhankelijk van de laatste hierboven genoemde 3 functionarissen is gepositioneerd binnen de concernstaf, heeft de zorg voor de uitvoering van het jaarplan interne controle.

• Eén of meer kassiers aan te wijzen door de stadsdeelsecretaris.

• Binnen elke organisatie-eenheid is een sectorcontroller werkzaam.

2. De onderscheiden functies in lid 1 van dit artikel zijn onderling onverenigbaar, en onverenigbaar met enige, de functiescheiding wezenlijk aantastende, andere functie.

1. De concerncontroller heeft, onverlet de in artikel 2 aangeduide verantwoordelijkheden, de zorg voor:

• de financiële (meerjaren)planning op stadsdeelniveau voor het programma en de producten en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, inclusief de plannen ten aanzien van de overige middelen; het bewaken van de onderlinge consistentie;

• het doen opstellen van kaders en richtlijnen, alsmede de toetsing hieraan, t.a.v. het opstellen van de begroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen;

• het doen opstellen van de stadsdeelbrede planning voor het opstellen van de programma - en produktenbegroting en het bewaken van de onderlinge consistentie;

• het analyseren en interpreteren van beschikbare gegevens zodanig dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten door het management en om het dagelijks bestuur c.q. de raad in staat te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen; het verschaffen van inzicht in het maatschappelijk effect per resultaatgebied;

• de bedrijfseconomische advisering van management, dagelijks bestuur en raad;

• het stellen van kaders en richtlijnen met betrekking tot de opzet van de administratieve organisatie voor het stadsdeel als geheel;

• het informatiebeleid voor het stadsdeel als geheel.

2. De concerncontroller heeft onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de leiding van de diverse organisatie-eenheden een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid van het beheer. Indien de concerncontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van de desbetreffende organisatie-eenheid. Zo nodig legt hij voorstellen voor aan de stadsdeelsecretaris.

3. De concerncontroller heeft daarnaast, onverlet de in artikel 2 aangeduide verantwoordelijkheden, de zorg voor:

• het doen opstellen van een stadsdeelbrede planning, alsmede stadsdeelbrede richtlijnen ten behoeve van het opstellen van de programma- en produktenjaarrekening;

• het doen opstellen van de programma - en productenrekening en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende administraties op stadsdeelniveau;

• het doen opstellen van periodieke rapportages op stadsdeelniveau;

• de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administratie en verstrekte informatie.

• het doen opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem;

• het beheer van de administratieve organisatie voor het stadsdeel als geheel.

4. De concerncontroller draagt zorg voor het opstellen en doen uitvoeren van het jaarplan interne controle.

5. De concerncontroller kan indien nodig het dagelijks bestuur rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.

1. Het hoofd Financieel Beleid van de Concernstaf is de eerstverantwoordelijke voor de in artikel 4, lid 1 aangegeven taken.

1. Het hoofd Middelenbeheer van de Concernstaf is aangewezen als administrateur en is als zodanig eerstverantwoordelijke voor de in artikel 4, lid 3 aangegeven taken.

2. De administrateur geeft, binnen de wettelijke en gemeentelijk bepaalde richtlijnen, kaders en richtlijnen ten aanzien van het voeren van administraties, stadsdeelbreed en binnen de organisatie-eenheden, alsmede ten aanzien van de verantwoording over die administraties.

3. De administrateur heeft onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de leiding van de diverse organisatie-eenheden een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de rechtmatigheid van het beheer.

4. De administrateur geeft kaders en richtlijnen ten aanzien van het beheer van kassen in de stadsdeelorganisatie.

1. De sectorcontroller heeft, binnen zijn organisatie-eenheid, onverlet de in artikel 2 en 4 aangeduide verantwoordelijkheden, de zorg voor:

• de financiële planning en de aansluiting daarvan op de beleids- en werkplanning en de planning van de overige middelen binnen zijn organisatie-eenheid;

• de coördinatie met betrekking tot het tijdig aanleveren van alle vanuit zijn organisatie-eenheid benodigde gegevens ten behoeve van het opstellen van de programma- en productenbegroting en de programma- en productenjaarrekening;

• het opstellen van periodieke rapportages ten behoeve van sturing door het management van de organisatie-eenheid en ten behoeve van verantwoording aan het diensthoofd, het dagelijks bestuur en de raad;

• de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administratie(s) en verstrekte informatie;

• het beheer van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle);

• de coördinatie met betrekking tot het aanleveren van gegevens ten behoeve van (de opzet van) het budgetsysteem;

• de uitvoering van het binnen het stadsdeel vastgestelde informatiebeleid;

• het toezien op beheer van de binnen zijn organisatie-eenheid aanwezige kassen, conform de richtlijnen;

• de analyse en interpretatie van beschikbare gegevens ten behoeve van de sturing en de beheersing van processen en activiteiten en voor de bevordering en de beoordeling van de doelmatigheid en de rechtmatigheid door het management van de organisatie-eenheid; het verschaffen van inzicht in het maatschappelijk effect per resultaatgebied;

2. De sectorcontroller kan de leiding van zijn organisatie-eenheid (sectorhoofd en afdelingshoofden), gevraagd en ongevraagd, adviseren over alle hiervoor genoemde taken.

3. Indien de sectorcontroller een meer doelmatig beheer mogelijk acht, treedt hij hierover in overleg met het betrokken afdelingshoofd en het hoofd van de organisatie-eenheid. Zo nodig treedt hij in overleg met de concerncontroller.

4. De sectorcontroller heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de financieel-technische aspecten van de programma- en productenbegroting, de programma -en productenrekening, de financiële rapportages en de beleidsvoorstellen van zijn organisatie-eenheid en het bewaken van hun onderlinge consistentie . Indien en voor zover er sprake is van een afwijkend standpunt, doet de controller hiervan, na overleg met de leiding, mededeling in een separaat advies bij het desbetreffende stuk.

1. De beheerder financiën is belast met het toezicht op het beheer van de (niet-chartale) geldmiddelen van het stadsdeel. Dit omvat het voeren van een juiste, volledige en tijdige financiële administratie, voor juiste en tijdige (girale) betalingen van het stadsdeel, alsmede volledige en tijdige inning van inkomsten van het stadsdeel. Zonodig maakt hij daarbij gebruik van incasso-opdrachten.

2. De beheerder financiën houdt een registratie van kassen en kassiers bij.

1. De medewerker interne controle stelt jaarlijks, in overleg met de sectorcontrollers en de administrateur, een jaarplan interne controle op, ziet toe op en rapporteert over de uitvoering van interne controlemaatregelen binnen de sectoren en voert de geplande concernbrede interne controlemaatregelen uit.

2. De medewerker interne controle toetst (wijzigingen in) de administratieve organisatie op interne controleaspecten en adviseert de hoofden van de diverse organisatie-eenheden en de concerncontroller hieromtrent.

1. Het beheer van de chartale middelen van het stadsdeel is opgedragen aan een of meer kassiers. Het beheer omvat de bewaring van de kasgeldmiddelen, de inning van contante inkomsten en het doen van contante betalingen van het stadsdeel.

2. De administrateur geeft richtlijnen omtrent het beheer van kassen.

3. De beheerder financiën houdt een centrale registratie bij van alle in het stadsdeel aanwezige kassen, alsmede van het doel van elk van die kassen en van de kassier die verantwoordelijk is voor elk van die kassen. Het aanhouden van chartale kassen vindt overigens slechts in uitzonderingsgevallen plaats, en slechts na goedkeuring van de administrateur.

4. Alvorens welke betaling dan ook te doen vergewist de kassier zich ervan dat de opdrachten door daartoe bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd.

5. De stadsdeelsecretaris wijst binnen de organisatie één of meer kassiers aan.

1. De concerncontroller geeft voor wat betreft de in artikel 4 genoemde taken, functioneel leiding aan de sectorcontrollers.

2. De concerncontroller voert in het kader van het gestelde in lid 1, regelmatig overleg met de sectorcontrollers, het hoofd Financieel Beleid en de administrateur. Dit overleg wordt aangeduid als "controllersoverleg". Specifiek in dit overleg te bespreken onderwerpen zijn:

• het verder ontwikkelen van de planning & control-cyclus en alle producten die daar deel van uitmaken;

• het bevorderen van de doelmatigheid en regelmaat van het beheer in de stadsdeelorganisatie;

• het ontwikkelen van de informatieverzorging aan management, dagelijks bestuur en Raad;

• de afstemming over (beleids)ontwikkelingen op het vakgebied, die consequenties hebben voor ons stadsdeel;

3. Naast dit overleg vindt frequent overleg plaats tussen het hoofd Financieel Beleid en de sectorcontrollers en tussen de administrateur en de sectorcontrollers omtrent de dagelijkse gang van zaken bij de uitvoering van de in artikel 5 en 6 beschreven taken. Deze overleggen worden aangeduid als "planning en control groep" respectievelijk "beheeroverleg".

1. De controllers, het hoofd Financieel Beleid en de administrateur worden tijdig op de hoogte gesteld van alle door de raad en het dagelijks bestuur, respectievelijk de leiding van de dienst en de organisatie-eenheden genomen besluiten waaraan consequenties voor hun werkzaamheden zijn verbonden.

2. De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken gevraagd en ongevraagd aan de controllers c.q. de administrateur alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaggeving nodig hebben. Zij stellen in overleg met hen zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig, juist, volledig en juist geautoriseerd wordt voldaan.

3. De programma - en productenbegroting en de programma- en productenjaarrekening worden opgesteld conform de geldende wettelijke bepalingen, het Besluit Begroting en Verantwoording 2004, de binnengemeentelijke richtlijnen en voor het stadsdeel specifieke bepalingen.

4. Het opstellen van programma - en productenbegroting en de programma- en productenjaarrekening gebeurt binnen de door het dagelijks bestuur vastgestelde randvoorwaarden en tijdsplanning.

5. De concerncontroller stelt na overleg met de sectorcontrollers en uitgaand van de door het dagelijks bestuur vastgestelde planning, een interne tijdsplanning vast. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de gegevens t.b.v. de begroting resp. de rekening alsmede andere relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel van de planning is de juistheid, volledigheid en de tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de verschillende organisatie-eenheden te waarborgen.

1. De volgende functionarissen zijn gemachtigd tot het aanbesteden en gunnen van werken en diensten en het aangaan van contracten en verplichtingen namens het stadsdeel voorzover ze op de Machtiging van de Burgemeester staan:

• De stadsdeelsecretaris;

• Alle hoofden van organisatie-eenheden (dat wil zeggen alle (5) sectorhoofden)

• Het hoofd van de afdeling Grondzaken binnen de sector Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling;

• Het hoofd van de afdeling Nieuw Werk binnen de sector Stadsdeelwerken.

2. De stadsdeelsecretaris en het hoofd Grondzaken zijn bevoegd ondervolmacht, respectievelijk ondermachtiging te geven aan andere ambtenaren van stadsdeel Amsterdam Oud Zuid. Eén en ander is vastgelegd in de machtiging die de burgemeester van Amsterdam hiertoe heeft afgegeven.

3. Elke budgethouder is gemandateerd door zijn/haar sectorhoofd tot het doen van uitgaven ten laste van de budgetten die in de werkbegroting onder zijn/haar beheer zijn geplaatst, mits het budget wordt aangewend voor het doel waarvoor het ter beschikking is gesteld. Budgethouders leggen achteraf, in tussentijdse budgetgesprekken en bij het opstellen van de programma- en productenjaarrekening, verantwoording af over de besteding van de hen toegewezen budgetten.

4. Het aangaan van nieuwe verplichtingen met derden vindt via het sectorhoofd (of hoofd Nieuw Werk) plaats. Binnen aangegane verplichtingen tekent de ambtelijk opdrachtgever mee ingeval er sprake is van een externe (niet onder de Rechtspositie Gem. Amsterdam vallende) projectleider. De interne projectleider is integraal verantwoordelijk, de ambtelijk opdrachtgever tekent mee boven € 250.000.

5. Voor de betaalbaarstelling van facturen binnen aangegane verplichtingen tekent het sectorhoofd respectievelijk de ambtelijke opdrachtgever mee indien het factuurbedrag boven € 250.000 (inclusief BTW) is.

6. De stadsdeelsecretaris is bevoegd om het mandaat omschreven in lid 2 en lid 3, te beperken.

1. De dienst stelt elk jaar door middel van de programmajaarrekening en het tegelijkertijd aan te bieden sociaal jaarverslag een verslag over het gevoerde beheer op. Iedere sector of organisatie-eenheid levert daaraan een bijdrage. Deze verslaglegging dient mede voor het afleggen van verantwoording aan de raad.

2. Aanbieding door het dagelijks bestuur van de jaarrekening en van het sociaal jaarverslag aan de stadsdeelraad, geeft décharge van de onder de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opererende ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

1. In geval dit besluit geen uitsluitsel geeft, beslist het dagelijks bestuur.

2. Dit besluit treedt in werking, de dag volgend op vaststelling door het dagelijks bestuur.

3. Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Besluit Financiële Organisatie Stadsdeel Amsterdam Oud Zuid’.