Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het Stadsdeel Amsterdam Oud Zuid van de Gemeente Amsterdam

In deze verordening worden de volgende begrippen gedefinieerd:

a ) Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van relevante informatie met als doel het besturen en beheren van het stadsdeel. Tevens heeft de administratie het afleggen van verantwoording tot doel.

b ) Financiële organisatie:

De financiële administratie maakt deel uit van de algemene administratie en heeft tot doel het zodanig vastleggen en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van het stadsdeel (en eventueel onderdelen) dat een goed inzicht mogelijk is in:

. De financieel-economische positie;

. Het beheer van vermogenswaarden;

. De uitvoering van de begroting;

. Het afwikkelen van vorderingen en schulden;

. Het afleggen van verantwoording in de jaarrekening en tussentijdse rapportages;

c ) Administratieve organisatie:

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

d ) Beheer van vermogenswaarden:

Het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van vermogenswaarden van het stadsdeel.

e ) Rechtmatigheid:

Ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder stadsdeel verordeningen, besluiten van het Dagelijks Bestuur en stadsdeelraad

f ) Doelmatigheid:

De mate waarin de afgesproken prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

g ) Doeltreffendheid:

De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

1. De stadsdeelraad stelt ten minste bij de aanvang van de nieuwe stadsdeelraadsperiode een programma-indeling voor de nieuwe periode vast.

2. De stadsdeelraad stelt per programma vast:

. De beoogde maatschappelijke effecten;

. De te leveren prestaties;

. De baten en lasten van het programma.

3. Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten, de te leveren prestaties en de bijbehorende activiteiten.

4. De stadsdeelraad stelt de indicatoren, bedoeld in het vorige lid, vast.

5. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, de beoogde maatschappelijke effecten en de bijbehorende activiteiten, zodat de doelmatigheid en doelmatigheid van het beleid zoals vastgesteld door de stadsdeelraad, kunnen worden getoetst.

1. Bij iedere begroting en jaarverslag wordt een overzicht gegeven welke producten uit de productraming onder welke programma’s behoren.

2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de stadsdeelraadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen, die dan bij de begroting expliciet zullen worden gemeld.

1. Het Dagelijks Bestuur biedt voor het zomerreces van het begrotingsjaar de voorjaarsnota aan met daarin de kaders voor het komend begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de komende ontwikkelingen aangegeven, de bevindingen verwerkt van de tussentijdse rapportages (artikel 7) en de jaarrekening (artikel 8).

2. De stadsdeelraad stelt voor het zomerreces deze nota vast.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die tot doel hebben dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor dat:

a ) De gemeentelijke producten in de financiële administratie eenduidig zijn toe te wijzen aan de producten van de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde productraming;

b ) De lasten van de programma’s niet worden overschreden; Daar waar lasten en baten van de programma’s worden onder- of overschreden, stelt het bestuur de stadsdeelraad hiervan tijdig op de hoogte en legt aan de stadsdeelraad een begrotingswijziging voor. Indien toch een overschrijding optreedt, dient een verklaring te worden opgenomen in de verantwoording.

c ) De lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komen.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de output en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt ze maatregelen tot herstel.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de interne toetsing genoemd in het vorige lid voor een plan tot herstel. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

3. De resultaten van de interne toetsing en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de stadsdeelraad aangeboden.

1. Het Dagelijks Bestuur stelt ten minste twee maal per jaar (bij voor- en najaarsnota) de tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het stadsdeel vast. Indien de uitkomsten van de tussentijdse rapportage leiden tot een begrotingswijziging, dan zal een samenvatting van de knelpunten aan de stadsdeelraad worden voorgelegd.

2. De tussentijdse rapportages zullen voor de vergadering van de stadsdeelraad van juni en van oktober worden aangeboden.

3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

4. De rapportages gaan op hoofdlijnen in op afwijkingen van lasten, de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de prestaties naar de productenrealisatie en naar het programma verantwoording.

2. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de programma’s betreffende de beoogde maatschappelijke effecten, de geleverde prestaties, de bijbehorende lasten en baten en over de wijze waarop de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

3. De stadsdeelraad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor verwerking van het beleid waartoe de stadsdeelraad heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen.

2. De stadsdeelraad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de hierin opgenomen investeringskredieten.

3. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf de stadsdeelraad en neemt pas een besluit, nadat de stadsdeelraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het Dagelijks Bestuur te kunnen uiten voor zover het betreft niet bij de begroting vastgestelde budgetten betreffende:

. Investeringen groter dan € 50.000 aangezien deze in principe geactiveerd moeten worden;

. Aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000;

. Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties;

. Nieuwe meerjarige verplichtingen.

4. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

Het Dagelijks Bestuur zal in de begroting en bij het opmaken van de rekening kritisch kijken naar de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen.

1. De stadsdeelraad stelt in een afzonderlijke notitie het investerings- en afschrijvingsbeleid van het stadsdeel vast

2. Voor deze notitie gelden in ieder geval de volgende uitgangspunten:

2.1 De materiele activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begoting en verantwoording provincies en gemeenten, worden overeenkomstig hun economische levensduur lineair afgeschreven. Activa met een aanschafwaarde van minder dan € 50.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd

2.2 Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, wordt verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimte, parken monumenten in de openbare ruimten en overig openbaar groen. Activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij stadsdeelraadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij stadsdeelraadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven in een door de stadsdeelraad aan te geven tijdsduur.

Voor de totale post betreffende openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historisch percentage van oninbaarheid.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van het stadsdeel wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

2. Bij de kostentoerekening bedoelde indirecte kosten worden meegenomen de bijdragen aan reserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van betrokken activa, de kapitaalslasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en van afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor dat de registratie en ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd.

3. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in de begroting of in een kaderstellende nota aandacht besteden aan lokale heffingen. Daarnaast zal in de begroting, jaarrekening of Voorjaarsnota dit onderwerp, indien noodzakelijk, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij zal aandacht worden besteed aan de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen, de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden, de kostendekkendheid van de heffingen, de druk van de lokale belastingen en heffingen, het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid. Verder bevat de nota een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actueel overzicht van tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.

2. Voor het vaststellen van de hoogte van de stadsdeeltarieven, heffingen en prijzen door de stadsdeelraad verstrekt het Dagelijks Bestuur aan de stadsdeelraad per verordening waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, de actueel geraamde hoeveelheden per door het stadsdeel verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de door het stadsdeel verstrekte diensten.

3. Bij de begroting en jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per lokale heffing, het volume en bedrag aan kwijtscheldingen, de kostendekkendheid van de afvalstoffenheffing, de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in de begroting of in een kaderstellende nota aandacht besteden aan het weerstandvermogen. Daarnaast zal in de begroting, jaarrekening of Voorjaarsnota dit onderwerp, indien noodzakelijk, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald.

2. Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang met enige kwantificatie van risico. Het Dagelijks Bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de eerder benoemde risico’s.

3. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

1. Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in de begroting of in een kaderstellende nota aandacht besteden aan onderhoud kapitaalgoederen. Daarnaast zal in de begroting, jaarrekening of Voorjaarsnota dit onderwerp, indien noodzakelijk, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. Hierbij wordt het kader weergegeven voor de inrichting van het onderhoud en beoogde onderhoudsniveau voor de openbare ruimte en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

2. Ook zal het Dagelijks Bestuur eens in de vier jaar in de begroting of in een kaderstellende nota aandacht besteden aan onderhoud gebouwen. Daarnaast zal in de begroting, jaarrekening of Voorjaarsnota dit onderwerp, indien noodzakelijk, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en bijbehorende kosten aan de stadsdeelgebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

3. Bij de begroting en jaarverslag doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbare ruimte en gebouwen.

1. Inzake het thema bedrijfsvoering zal eens in de vier jaar in de begroting of in een kaderstellende nota de algemene kaders worden weergegeven. Hierbij wordt speciale aandacht besteed aan de relatie tussen het stadsdeel apparaat en de inwoners van het stadsdeel. In de begroting, jaarrekening of Voorjaarsnota zal deze nota verder worden uitgewerkt en geactualiseerd.

2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering evenals over nieuwe ontwikkelingen.

Het Dagelijks Bestuur zal eens in de vier jaar in de begroting aandacht besteden aan verbonden partijen. Daarnaast zal in de begroting, jaarrekening of Voorjaarsnota dit onderwerp, indien noodzakelijk, nader worden uitgewerkt en geactualiseerd. De kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name ten aanzien van hoe het publiek belang is gediend met de verbonden partijen, de taken, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële condities.

1. In de paragraaf grondbeleid van het jaarverslag wordt ingegaan op de uitvoering van de in de begroting voorgenomen grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen, zoals winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s. Hierbij dient vermeld te worden dat de stadsdelen inzake het grondbeleid in sterke mate de kaders van het Ontwikkelbedrijf Gemeente Amsterdam dienen te volgen en in die zin weinig bewegingsvrijheid hebben.

2. Het Dagelijks Bestuur zal in de begroting aandacht besteden aan het grondbeleid. Hierbij kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen:

. De relaties met de programma’s van de begroting;

. De strategische visie van het toekomstig grondbeleid van het stadsdeel;

. De te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

. De voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

. De uitgiften van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

Het kader voor de verstrekking van stadsdeel subsidies is vastgelegd in de subsidieverordeningen van het stadsdeel. Indien het kader van de subsidieverstrekking a ctualisatie behoeft, dan is een aanpassing van de subsidieverordening vereist. Het Dagelijks Bestuur zal zorgdragen voor een dergelijke actualisatie van de subsidieverordening.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

a ) De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan de Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

b ) De vereiste informatie verstrekt wordt aan de gemeente Amsterdam, het Rijk, de Provincies en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan stadsdelen.

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a ) Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het stadsdeel als geheel; Het Dagelijks Bestuur van het Stadsdeel stelt mede daartoe een uitvoeringsregeling vast over informatiebeveiliging en privacy, conform de in de centrale stad geldende maatregelen.

b ) Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, , voorraden, vorderingen en schulden;

c ) Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

d ) Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

e ) Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

f ) De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast:

a ) Een eenduidige indeling van de stadsdeelorganisatie;

b ) Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c ) De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, alsmede de algemene inkoopvoorwaarden van het stadsdeel en de voorwaarden voor aanbesteding van werken van het stadsdeel.

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003.

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van het stadsdeel Amsterdam Oud Zuid van de gemeente Amsterdam”.