| Overheidsorganisatie | Gemeente Nijefurd |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Financiële verordening |
| Citeertitel | Financiële verordening |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Geen |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-11-2003 | 01-01-2011 | Nieuwe regeling | 11-11-2003 Onbekend | Geen |
De raad van de gemeente Nijefurd,
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, Besluit vast te stellen de
"Financiële verordening gemeente Nijefurd"
In deze verordening wordt verstaan onder:
afdeling: de afzonderlijke eenheden binnen de gemeentelijke organisatie.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de gemeente en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de gemeente, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
1. de financieel-economische positie;
2. het financiële beheer;
3. de uitvoering van de begroting;
4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;
5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatie-verzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
doelmatigheid: de mate waarin het benoemde doel en de daarbij behorende prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van arbeid en middelen.
doeltreffendheid: de mate waarin het benoemde doel en de daarbij behorende prestaties van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
kwalitatieve doelstelling: het benoemde doel.
kwantitatieve doelstelling: de te behalen prestaties.
1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.
2. De raad stelt per programma vast:
de kwalitatieve doelstellingen;
de kwantitatieve doelstellingen;
de baten en lasten.
3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.
4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
5. Het college draagt jaarlijks zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.
2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor het begrotingsjaar vast. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
1. Het college biedt uiterlijk 1 juni van het begrotingsjaar de raad een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
2. De raad stelt deze nota uiterlijk 15 juli vast.
1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Het college draagt, zoals onder ander is vastgelegd in het mandaatstatuut en de beheers- en organisatieverordening, ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
1. Het college is verantwoordelijk voor de inrichting van de administratieve organisatie, de financiële administratie en het financieel beheer dat gericht is op het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening. Het college toetst, indien hier aanleiding toe is, op onderdelen de getrouwheid van de informatievoorziening en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
2. Het college biedt de raad ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.
3. Het college draagt jaarlijks zorg voor een interne toetsing van tenminste één afdeling op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.
4. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid, indien nodig, voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
1. Het college informeert de raad tenminste één keer per jaar en voor het eerst uiterlijk 1 juni over de eerste vier maanden van het begrotingsjaar.
2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
3. De rapportage gaat in op financiële afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. De raad en het college maken nadere afspraken over de inrichting van de tussentijdse informatievoorziening.
4. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college niet bij begroting vastgestelde verplichtingen of nieuwe meerjarige verplichtingen wil aangaan.
1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.
2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
wat er is gedaan;
wat de kosten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
Regels omtrent waardering en afschrijving van activa worden vastgelegd in de notitie Financieel Beleid welke door de raad wordt vastgesteld.
Het college biedt de raad tweejaarlijks een nota Reserves en voorzieningen aan. Deze wordt vastgesteld door de Raad.
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen.
1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht zoals vermeld in het treasurystatuut.
1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuur-historische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
2. Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste éénmaal in de 4 jaar.
3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
1. Het college biedt jaarlijks in de conceptprogrammabegroting de financiële kaders aan voor de lokale heffingen. In deze paragraaf kan worden verwezen naar actuele uitgangspunten die in andere beleidskaders zijn vastgelegd. In het jaarverslag wordt hier verantwoording over afgelegd. Deze paragraaf behandelt, tenzij hier in een andere paragraaf op in wordt gegaan, in ieder geval:
-de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;
-de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
-de kostendekkendheid van de heffingen;
-de druk van de lokale belastingen en heffingen;
-het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
2. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per afdeling.
3. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.
1. Het college biedt aan de raad jaarlijks in de concept-programmabegroting de financiële kaders aan voor het weerstandsvermogen en risico’s. In deze paragraaf kan worden verwezen naar actuele uitgangspunten die in andere beleidskaders zijn vastgelegd. In het jaarverslag wordt verantwoording over het weerstandsvermogen afgelegd. Deze paragraaf behandelt in ieder geval:
-een inschatting van de risico’s van materieel belang en een inschatting dat deze risico’s zich voordoen. Deze risico’s worden gepresenteerd in de paragraaf;
-het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins;
-de beschikbare en gewenste weerstandscapaciteit.
2. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
1. In de programmabegroting en het jaarverslag doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan kapitaalgoederen. Het onderhoud van kapitaalgoederen is geregeld in afzonderlijke gemeentelijke beheersplannen, zoals het Gemeentelijk RioleringsPlan, het wegenbeheersplan, het plan oevers en kaden, het plan overige kunstwerken en het gebouwenbeheersplan.
2. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar van de afzonderlijke kapitaalgoederen een beheersplan aan de raad aan ter vaststelling. Hierin wordt ingegaan op de huidige en gewenste situatie, de kwaliteit van het milieu, de normkosten-systematiek en het meerjarig budgettair beslag.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
de kasgeldlimiet;
de renterisico norm;
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
de rentevisie en
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
1. Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de gemeente.
2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
3. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.
1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verbonden partijen aan de gemeenteraad aan ter vaststelling.
2. Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.
3. De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties en met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.
4. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.
1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:
de relatie met de programma’s van de begroting;
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.
Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan de raad ter vaststelling aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.
Het college legt regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Het college legt regels vast voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële verordening gemeente Nijefurd”.
CHECKLIST (EUROPEES) AANBESTEDEN
Stap 1: bepalen aard opdracht
| - Werk -levering -dienst zie drempelbedragen | Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht aanbesteed dient te worden, wordt allereerst de aanbestedingsvorm bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk: leveringen, diensten en werken. Het is dus van belang om de opdracht in één van de genoemde categorieën te kunnen indelen. Daarbij is het onderwerp van de op-dracht bepalend. Indien het echter een samengestelde opdracht betreft (een combinatie van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienst-verlening), is het onderwerp dat de grootste financiële waarde ver-tegenwoordigt, bepalend voor de categorie waarin de opdracht dient te worden ingedeeld. Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke om-schrijving worden gegeven van de opdracht. |
Stap 2: bepalen totale geraamde waarde opdracht
| - totale geraamde waarde zie drempelbedragen | Nadat de aanbestedingsvorm is vastgesteld, dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde van de opdracht te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming, kan worden vastgesteld, welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Bij het bepalen van de totale (geraamde) waarde dienen de volgende randvoorwaarden in acht te worden genomen: de volledige omvang van de behoeftestelling van de gehele gemeente moet als uitgangs-punt worden genomen. De gecoördineerde inkoopfunctie bepaalt de volledige omvang van de behoeftestelling. Er mag niet een bepaalde ramingmethode worden gekozen met het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden. Dit betekent dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk) en dit betekent ook dat de opdracht niet in de tijd beperkt mag worden. |
| -gecoördineerde inkoopfunctie | Aangezien het bepalen van de totale (geraamde) waarde in grote mate bepalend is voor de wijze waarop de aanbesteding zal plaatsvinden, moet zowel de gekozen procedure als de onderliggende motivatie (kostenraming en overige randvoorwaarden) in het aanbe- stedingsdossier worden opgenomen. Indien er twijfel bestaat over het resultaat van de toets of de te kiezen procedure, dient de adviesfunctie om advies te worden gevraagd. Afdelingsoverstijgende opdrachten worden gebundeld ingekocht door een gecoördineerde inkoopfunctie. Afdelingsspecifieke opdrachten kunnen decentraal worden ingekocht. De aanbesteding van afdelingsspecifieke opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende productbeheerder. De aanbesteding van afdelingsoverstijgende opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de directeur-secretaris, dan wel een door deze persoon aangewezen mandataris. |
| -aanbestedingsdossier | Van elke aanbesteding moet conform het voorgeschreven model (bijlage 1) een dossier worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon. In het geval van Europese aanbestedingen moeten in het dossier ook de gegevens worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst worden verschaft. |
| -Adviesfunctie aanbesteden | De adviesfunctie aanbesteden houdt een registratie van aanbeste-dingen bij van opdrachten met een geraamde waarde vanaf € 30.000. Daartoe moet de productbeheerder van iedere aanbesteding van een opdracht met een geraamde waarde vanaf € 30.000 melding doen aan de adviesfunctie aanbesteden. Geregistreerd worden in elk geval of het een werk, een levering of een dienst betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbeste-dingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering. |
Stap 3: bepalen aanbestedingsprocedure en uitvoering door betrokken functionarissen
| Aanbestedingsprocedures (voorkeur) | Type aanbesteding | Betrokken Functionarissen | Drempelbedrag (indicatief, exclusief BTW) | Opmerkingen |
| Enkelvoudige uitnodiging | Gunning | Productbeheerder | Werken: <30.000 Leveringen en diensten: <10.000 | Indien mogelijk bij een bedrijf uit Nijefurd |
| Onderhandse aanbesteding (na selectie) | Onderhands | Productbeheerder en afdelingshoofd Productbeheerder Productbeheerder en afdelingshoofd | Werken: 30.000 en <200.000 Leveringen en diensten: 10.000 en <30.000 30.000 en <50.000 | Minimaal drie bedrijven, waarvan zo mogelijk één uit Nijefurd |
| Openbare aanbesteding (na selectie) | Openbaar | Productbeheerder, Afdelingshoofd en Directeur-secretaris | Werken: 200.000 en < europees drempelbedrag Leveringen en diensten: 50.000 en < europees drempelbedrag | |
| Europees aanbesteden | Europees | Directeur-secretaris | Werken: vanaf europees drempelbedrag Leveringen en diensten: vanaf europees drempelbedrag |
Stap 4: aankondiging opdracht
| -vooraankondiging -aankondiging zie wijze van publiceren | In geval van twijfel dient de adviesfunctie bij de procedurekeuze be-trokken te worden. In geval de opdracht Europees aanbesteed moet worden, moet de voorgenomen opdracht gemeld worden bij de Europese Gemeen-schap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de aanbestedende afdeling de aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan per post of per fax of digitaal via het internet http://simap.eu.int (ook veel overige informatie verkrijgbaar). Het bureau neemt de vertaling en publicatie in het Supplement bij het Publicatieblad voor haar rekening. De aanbestedende afdeling kan een vooraankondiging publiceren. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de aanbeste-dende afdeling (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding. Het doen van de vooraankondiging heeft als voordeel dat in het kader van de richtlijnen Diensten en Werken de termijnen van de aanbeste-dingsprocedure mogen worden verkort. |
Stap 5: keuze Europese aanbestedingsprocedure
| -openbare procedure -niet-openbare procedure -onderhandelingsprocedure aanbestedingsprocedures | In geval van opdrachten die Europees moeten worden aanbesteed is advies van de adviesfunctie aanbesteden verplicht ten aanzien van: -het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid; -de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de gefor-muleerde selectie- en gunningcriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd?); -het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies. Van de adviezen van de adviesfunctie aanbesteden betreffende opdrachten die Europees worden aanbesteed, kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders. Voorstellen daartoe aan het college gaan vergezeld van het advies van de adviesfunctie. De adviesfunctie bewaakt door steekproefsgewijze controle achteraf ook dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid is uitgevoerd. De openbare procedure is de procedure waarbij alle belangstellende leveranciers/dienstverleners mogen inschrijven. De selectie en gunning vinden in één stap plaats. In de openbare procedure doet de aanbestedende afdeling een uitnodiging tot inschrijving. Bij de niet-openbare procedure vinden de selectie en gunning in twee afzonderlijke stappen plaats. Bij de eerste stap kunnen alle belanghebbende leveranciers/dienstverleners zich aanmelden voor de voorselectie, waarbij wordt beoordeeld welke belanghebbenden geschikt zijn. Vervolgens komen slechts die gegadigden die door de voorselectie zijn gekomen voor inschrijving in aanmerking. Het beoordelen van de offerten en het gunnen van de opdracht vindt dan in de tweede stap plaats. De niet-openbare procedure kent twee varianten: de “normale” en de “versnelde” procedure. De “versnelde” procedure mag alleen worden toegepast wanneer het in dringende gevallen onmogelijk is de gewone termijnen in acht te nemen, voor zover dit niet aan de aanbestedende afdeling te wijten is. Het verschil tussen deze beide procedures zit in de termijnen die volgens de richtlijnen moeten worden aangehouden. De termijnen mogen in bepaalde gevallen worden verkort. Bij de procedure van gunning via onderhandelingen, met of zonder voorafgaande bekendmaking, vindt gunning van de opdracht plaats na onderhandelingen met één of meer door de aanbestedende afdeling geselecteerde leveranciers/dienstverleners. Deze procedures vinden slechts plaats in bepaalde expliciet in de richtlijnen omschreven uitzonderingsgevallen. |
Stap 6: keuze selectie- en gunningcriteria
| -selectiecriteria -gunningcriteria selectie- en gunningcriteria (zie tevens de beleidsnotitie van februari 2006) | De selectiecriteria zijn financieel-economische en technische minimumeisen. Bij een aanbestedingsprocedure moet voor de kwalitatieve selectie van een onderneming gebruik worden gemaakt van objectieve criteria. De Europese richtlijnen geven een limitatieve lijst van gronden waarop bedrijven uitgesloten kunnen worden. Gegadigden kunnen worden uitgesloten van deelname indien een onderneming niet aan de selectie-eisen kan voldoen of als de onderneming de gestelde vragen niet volledig heeft beantwoord. Er kan bijvoorbeeld gevraagd worden om de jaarrekening van de afgelopen drie jaren; een verklaring van de bedrijfsvereniging dat de verplichte sociale premies zijn afgedragen; een overzicht van referenties. Criteria waarop de technische bekwaamheid kan worden vastgesteld zijn o.m. vakkundigheid, efficiency, ervaring en betrouwbaarheid. De te hanteren criteria mogen niet te zwaar zijn in relatie tot de opdracht. De gunningscriteria bepalen de keuze van de beste aanbieding. Opdrachten worden gegund aan de economisch voordeligste aanbieding, waarbij aspecten zoals prijs, kwaliteit, levertijd en service een belangrijke rol spelen. Aan de verschillende criteria kunnen door de aanbestedende afdeling scores worden toegekend op basis van wegingsfactoren, die bepalend zijn voor de gunning. Zo mogelijk worden de wegingsfactoren in volgorde van belangrijkheid vooraf bekendgemaakt en kunnen ondernemingen precies zien aan welke aspecten de aanbestedende afdeling veel waarde hecht. Voorwaarden zijn dat er niet mag worden gediscrimineerd en dat de toegepaste criteria tot een economisch voordeel voor de aanbestedende afdeling moeten leiden (b.v. het energieverbruik van het product). |
Stap 7: inbouwen termijn tussen gunning en sluiten overeenkomst
| -alcatel-arrest selectie- en gunningcriteria | In het Alcatel-arrest is bepaald dat er een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst in acht dient te worden genomen teneinde de aanbieders/inschrijvers de gelegenheid te bieden het gunningbesluit nietig te kunnen laten verklaren. In het geval er wordt uitgegaan van de privaatrechtelijke contractuele vrijheid en een navenante redelijke termijn, is een contractuele beroepstermijn van om en nabij de 15 werkdagen na dagtekening van de schriftelijke gunningbeslissing redelijk. |
Stap 8: gunning opdracht na Europees aanbesteden
| -publicatie gunning -opstellen proces verbaal wijze van publiceren | De gunning van de opdracht moet gepubliceerd worden in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Onder meer moet informatie worden gegeven over de wijze van aanbesteding, de gehanteerde gunningcriteria, de naam van de onderneming aan wie de opdracht is gegund, enzovoort. De aanbestedende afdeling moet van iedere pre-selectie en gunning van een opdracht een proces-verbaal opstellen. Dit proces-verbaal bevat ten minste de volgende onderwerpen: -de naam en het adres van de aanbestedende afdeling; -het onderwerp en de waarde van de opdracht; -de namen van de uitgekozen gegadigden; -de namen van de uitgesloten gegadigden; -de naam van de gegadigde aan wie de opdracht is gegund met motivering. Dit proces-verbaal (of hoofdpunten daarvan) kan door de Europese Commissie worden opgevraagd om te toetsen of de procedures correct zijn toegepast. |
Voor- en nadelen belangrijkste Europese aanbestedingsprocedures
| Openbare procedure | Niet-openbare procedure | |
| Voordelen | -kortere doorlooptijd (circa 1,5 maand) dan niet openbare procedure | -meer sturing wie een offerte mag uitbrengen -minder offertes te beoordelenvoor leveranciers aantrekkelijker door gunstiger verhouding inspanningen offerte t.o.v. de kans tot het verwerven van de opdracht |
| Nadelen | -bestek mogelijk in grote aantallen opgevraagd -kan veel offertes opleveren die beoordeeld moeten worden | -langere doorlooptijd -de eenmaal geselecteerde potentiële aanbieders zijn gelijkwaardig en later niet meer op deze gronden te beoordelen |
| Conclusie | minder geschikt: -voor complexe offertetrajecten -waarvoor van de leverancier veel inspanningen wordt gevraagd en/of -waar veel aanbiedingen kunnen worden verwacht en er meerdere beoordelingscriteria zijn | minder geschikt: -voor trajecten waarbij een minimale doorlooptijd is gewenst -als er maar weinig aanbieders van het betreffende product zijn |
Toelichting Inkoop- en aanbestedingsbesluit.
In de financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet) is in artikel 26 bepaald dat het college regels vast legt voor de inkoop en aanbesteding van diensten en werken. Deze regels dienen te waarborgen dat ondermeer wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese regelgeving.
Inmiddels is een beleidsnotitie Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Nijefurd samengesteld met de titel : Oanbestede mei beleid (juni 2005). In deze nota is in het bijzonder gekeken naar de behoeften en de mogelijkheden voor de gemeente Nijefurd om tot een eigen inkleuring te komen van een inkoop- en aanbestedingsbeleid. De nota heeft met name betrekking op een aantal beleidsmatige beslissingen die genomen moeten worden, voordat begonnen kan worden met een verdere, meer op de dagelijkse praktijk gerichte invulling van het beleid in een collegebesluit.
In het Inkoop- en aanbestedingsbesluit gemeente Nijefurd zijn de uitgangspunten van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid geconcretiseerd. Deze regels moeten vervolgens worden geïmplementeerd in de organisatie, waarna steekproefsgewijs interne controle moet plaatsvinden. Tot slot zal er een moment moeten zijn waarop het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt geëvalueerd.
Definities (art. 1)
In artikel 1 wordt aangegeven wat onder een aantal begrippen die in het besluit naar voren komen wordt verstaan. Het gaat hierbij ondermeer om de begrippen Inkoop, Aanbesteden, Werk, Levering, Dienst, Enkelvoudige uitnodiging, Onderhands -, Openbaar – en Europees aanbesteden.
Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid (art. 2)
De gemeente Nijefurd streeft met haar inkoop- en aanbestedingsbeleid ondermeer de volgende doelstellingen na:
-het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving;
-het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid;
-het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden;
-het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen;
-het bij voorkeur verstrekken van opdrachten voor inkoop in de regio aan degene die de beste kwaliteit kan leveren tegen zo mogelijk de laagste prijs.
Organisatievorm (art. 4)
In de gemeente Nijefurd wordt een model gehanteerd waarbij afdelingspecifieke producten (die men binnen één afdeling/bureau gebruikt) decentraal worden ingekocht en de afdelingsoverschrijdende producten (die meerdere afdelingen/bureaus inkopen, zoals kantoorartikelen, schoonmaak, uitzendkrachten) centraal worden gebruikt.
Een gecoördineerde inkoopfunctie wordt ingevoerd om:
-gelijksoortige opdrachten te kunnen samenstellen;
-om schaalvoordelen te bereiken;
-de inzet van medewerkers efficiënt over de organisatie te verdelen.
Het gaat hierbij met name om de afdelingsoverstijgende inkoop van leveringen, diensten of werken van gelijksoortige aard die door meer dan één afdeling ingekocht worden.
Onze gemeente is aangesloten bij het NIC (Nederlands Inkoop Centrum) dat uiteenlopende diensten verleend op het gebied van het totale inkoopproces. Zij adviseren over, begeleiden en voeren inkoopprocessen uit, waardoor inkoopbesparingen worden verkregen.
Zij zijn gespecialiseerd in bepaalde producten & markten:
-Huisvesting & Facilitaire voorzieningen.
-Gebouwen en Terreinen.
-ICT.
-Zorg.
-Energie, transport, technisch materieel.
-Overig.
Adviesfunctie aanbesteden (art. 5)
Deze functie is belast met zowel gevraagde als ongevraagde advisering omtrent aanbestedingen. Tevens worden alle gemeentelijke aanbestedingen geregistreerd van opdrachten met een geraamde waarde van € 30.000 en hoger.
Deze functie wordt in Nijefurd verricht door de beleid- en financieel controller en de juridisch controller.
Interne controle (art. 6)
Bewaakt moet worden dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van het collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding wordt uitgevoerd. Achteraf en steekproefsgewijs wordt getoetst of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden. Het resultaat van de toets wordt, voorzien van motiveringen en parafen, in het aanbestedingsdossier vastgelegd.
Deze functie wordt in Nijefurd verricht door het bureau Financiën.
Beslissingsbevoegdheden (art. 7)
Essentieel hiervoor is dat de verschillende bevoegdheden duidelijk worden vastgelegd en dat er sprake is van een goede functiescheiding.
De aanbesteding van afdelingsspecifieke opdrachten worden geplaatst onder de verantwoordelijkheid van de betreffende productbeheerder/het afdelingshoofd dan wel de directeur-secretaris.
De aanbesteding van afdelingsoverschrijdende opdrachten wordt geplaatst onder de verantwoordelijkheid van de directeur/secretaris, dan wel een door hem aangewezen persoon.
Te hanteren aanbestedingsprocedures (art. 8)
Globaal zijn er voor een overheid vier vormen van marktbenadering:
Enkelvoudige uitnodiging, er wordt één leverancier uitgekozen.
Onderhands aanbesteden, een beperkt aantal van tenminste drie leveranciers, waarvan zo mogelijk één uit Nijefurd, worden uitgenodigd.
Openbaar aanbesteden, de aanbesteding wordt algemeen bekend gemaakt waardoor een ieder kan offreren.
Europees (openbaar) aanbesteden, de aanbesteding vindt plaats volgens één van de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten.
Bepalen aanbestedingsprocedure (in hoofdlijnen):
| Aanbestedingsprocedures (voorkeur) | Type aanbesteding | Betrokken Functionarissen | Drempelbedrag (indicatief, exclusief BTW) | Opmerkingen |
| Enkelvoudige uitnodiging | Gunning | Productbeheerder | Werken: <30.000 Leveringen en diensten: <10.000 | Indien mogelijk bij een bedrijf uit Nijefurd |
| Onderhandse aanbesteding (na selectie) | Onderhands | Productbeheerder en afdelingshoofd Productbeheerder Productbeheerder en afdelingshoofd | Werken: 30.000 en <200.000 Leveringen en diensten: 10.000 en <30.000 30.000 en <50.000 | Minimaal drie bedrijven, waarvanzo mogelijk één uit Nijefurd |
| Openbare aanbesteding (na selectie) | Openbaar | Productbeheerder, Afdelingshoofd en Directeur-secretaris | Werken: 200.000 en < europees drempelbedrag Leveringen en diensten: 50.000 en < europees drempelbedrag | |
| Europees aanbesteden | Europees | Directeur-secretaris | Werken: vanaf europees drempelbedrag Leveringen en diensten: vanaf europees drempelbedrag |
Het europees drempelbedrag voor werken bedraagt vanaf 1 januari 2006 € 5.278.000 en voor leveringen en diensten € 211.000.
Bij alle aanbestedingen (zowel onderhands, openbaar als Europees) moet aandacht worden gegeven aan:
-de in acht te nemen inschrijvingstermijn;
-de te verstrekken gegevens;
-de te hanteren selectie- en gunningscriteria;
-de verplichting tot motivering van de gunning.
Om elke medewerker in staat te stellen om op hoofdlijnen te beoordelen welke aanbestedingsprocedure gevolgd moet/kan worden, is een checklist gemaakt die onderdeel uitmaakt van deze toelichting.
Met betrekking tot de te hanteren selectie- en gunningscriteria wordt verwezen naar stap 6 van de checklist Keuze selectie- en gunningscriteria en naar de beleidsnotitie van februari 2006.
Met toestemming van de directeur-secretaris kan worden afgeweken van de hierboven aangegeven aanbestedingsprocedures.
Bij de leveringen en diensten ten behoeve van de aanleg, reconstructie en het onderhoud van (water)wegen, riolering en openbaar groen geldt voor een enkelvoudige procedure een drempelbedrag van € 20.000.
Tevens is in artikel 9 aangegeven het aantal en de herkomst van bedrijven die mogen worden uitgenodigd of aan de aanbesteding mogen deelnemen.
Besluiten en reglement (art. 9)
Bij de aanbesteding zijn van toepassing de (landelijke) richtlijnen die zijn vastgelegd in besluiten (Boa, Bass) en reglement (AWR 2005).
Verbod op splitsen van opdrachten (art. 10)
De (Europese) aanbestedingsrichtlijnen bepalen dat het splitsen van opdrachten om de toepassing van de richtlijnen te ontduiken niet is toegestaan.
Organisatorisch splitsen
Opdrachten binnen één aanbestedende gemeente dienen in principe bij elkaar te worden opgeteld, tenzij het opdrachten van zelfstandige eenheden betreft die aan bepaalde eisen voldoen. Deze eisen zijn: decentralisatie van inkoopeenheden, scheiding van budgetten, voorziening in eigen behoeften.
Inhoudelijk splitsen
Voor de raming van de waarde van de opdracht dienen de waarden van deelopdrachten bij elkaar te worden opgeteld. De deelopdrachten vormen een (functionele) eenheid.
In de tijd splitsen
Opdrachten mogen niet in de tijd worden beperkt.
Dooronderhandelen (art. 11)
Tijdens een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat prijsaanbiedingen van inschrijvers sterk afwijken (hoger of lager) van de door de aanbesteder opgestelde kostenbegroting.
Bij dooronderhandelen dient altijd advies te worden gevraagd bij de adviesfunctie aanbesteden, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan.
Van dit advies kan niet worden afgeweken, anders dan met instemming van het college van burgemeester en wethouders.
Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.
Nacalculatie (art. 12)
Om te kunnen beoordelen of sprake is van een afwijking van de prijsaanbieding ten opzichte van de kostenraming die aanleiding geeft om nadere stappen te ondernemen, dient voldoende inzicht te bestaan in de opbouw van kosten door gedegen nacalculaties en het volgen van markt-, prijs-, product- en productontwikkeling,
Inschakeling NMa (art. 13)
De Nma ziet erop toe, dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen.
Advies in het kader van de Wet BIBOB (art. 14)
De Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet BIBOB de overheid onbedoeld bepaalde ‘criminele’ activiteiten faciliteert.
Bij Besluit BIBOB zijn alleen de sectoren bouw, ict en milieu aangewezen als de sectoren waarover met betrekking tot overheidsopdrachten advies kan worden gevraagd.
Vergoeding inschrijvingskosten (art. 15)
De gemeente Nijefurd hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend.
Aanbestedingsdossiers (art. 16)
Door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. In het dossier worden ten minste de volgende onderdelen opgenomen:
algemene administratieve gegevens;
kostenraming;
proceduregegevens;
aanbestedingsbescheiden;
opdrachtverstrekking;
vertrouwelijke gegevens;
overige gegevens.
Het aanbestedingsdossier moet een adequate interne en externe verantwoording en accountantscontrole tijdens en na uitvoering van de opdracht mogelijk maken. In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft.
Omgang met geconstateerde fouten en adviezen (art.17)
Het is essentieel dat geconstateerde fouten en adviezen opvolging vinden binnen de gemeentelijke organisatie. Van bijvoorbeeld door de controllers en de accountant geconstateerde fouten dient te worden geleerd.
Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid (art. 18)
Evaluatie zal eens per vier jaar plaats vinden op basis van vragen als:
-Zijn de beleidsuitgangspunten nog actueel?
-Is het beleid voldoende bekend onder de medewerkers?
-Worden de vastgestelde regels voldoende nageleefd?
-Wordt geleerd van de geconstateerde fouten?
-Hoe zijn de ervaringen met gekozen leveranciers?
Afwijking van de in het besluit opgenomen interne regels (art. 19)
Op verzoek (gemotiveerd) kan het college besluiten af te wijken van de regels opgenomen in het onderhavige besluit